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Comment configurer et utiliser une société avec le plan comptable OHADA (SYSCOHADA) — création de la société, comptes collectifs, TVA, clôture annuelle et états financiers réglementaires.

Cet article couvre ce qui est propre à la tenue de la comptabilité d'une société OHADA dans Solace Accounting. Les journaux, les comptes clients et fournisseurs et le rapprochement bancaire fonctionnent comme décrit dans Comptabilité, et la création d'une société en général est décrite dans Configuration générale. Deux articles complémentaires approfondissent le sujet : Plan comptable et catégories financières OHADA et États financiers OHADA.

Portée et responsabilité. Les états sont produits à partir des comptes par des règles fixes qui suivent la présentation révisée du SYSCOHADA. Ils constituent une aide au travail : ils ne remplacent ni les formulaires officiels de dépôt, ni les notes qui exigent des informations extérieures à la comptabilité, ni la relecture d'un comptable qualifié. Faites-les relire pour votre pays avant de les déposer.

1. Objectif et portée

L'OHADA est l'Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires. Ses États membres appliquent un même référentiel comptable, le SYSCOHADA, avec un plan comptable fixe (classes 1 à 9) et un ensemble fixe d'états financiers. Solace Accounting le prend en charge avec un plan comptable prêt à l'emploi, des noms de catégories financières en français et un groupe de rapports réglementaires.

Domaine	Ce que fournit Solace
Plan comptable	Le plan SYSCOHADA complet, classes 1 à 9, chargé à la création de la société (voir Plan comptable OHADA).
Catégories financières	Chaque compte est déjà rattaché à la catégorie qui pilote les rapports standard, et les noms des catégories sont fournis en français.
Paramètres par défaut	Comptes collectifs, exercice, taux de TVA, intitulé des factures et premier groupe d'inventaire sont paramétrés pour une société OHADA (§2).
États réglementaires	Bilan (Actif et Passif), compte de résultat avec les soldes intermédiaires de gestion, tableau des flux de trésorerie et notes annexes (voir États financiers OHADA).

Non inclus : la présentation ancienne (2000) des états et le TAFIRE ; les notes qui exigent des informations absentes de la comptabilité (par exemple les effectifs, les garanties données et les notes narratives) ; et les formulaires de déclaration propres à un pays, comme la déclaration fiscale de la République démocratique du Congo. Voir le §7.

2. Créer une société OHADA

Créez la société avec lAssistant Nouvelle Entreprise (voir Configuration générale). Les étapes importantes pour l'OHADA sont :

1. Lancez l'Assistant Nouvelle Entreprise et saisissez le nom, l'adresse et les numéros d'immatriculation comme pour toute société.
2. À l'étape du plan comptable, sélectionnez OHADA cadre des comptes dans la liste des plans. La grille affiche les comptes qui seront créés.
3. Vérifiez la période financière. Pour une société OHADA, l'assistant propose une année civile commençant le 1er janvier, avec 12 périodes, et nomme la première période EXERCICE suivi de l'année. Vous pouvez modifier la date de début et le nombre de périodes.
4. Terminez l'assistant. Il charge le plan comptable et applique les paramètres OHADA ci-dessous.

Paramètre	Valeur pour une société OHADA
Numéros de compte	Le numéro OHADA à trois chiffres suivi d'un sous-compte à trois chiffres. Par exemple, le sous-compte 001 du compte 411 porte le numéro 4110001.
Compte collectif clients	4110001 – Clients
Compte collectif fournisseurs	4010001 – Fournisseurs
Compte de report à nouveau	1210000 – Report à nouveau créditeur
Compte de contrôle de la taxe	4430001 – T.V.A. facturée sur ventes
Compte de taxe due	4440001 – État, T.V.A. due
Compte collectif du personnel	4220000 – Personnel, rémunérations dues
Type de taxe standard	TVA à 16 %, taux normal en République démocratique du Congo. Réglez le taux de votre pays sous Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise → Traitement fiscal avant d'émettre des factures, et vérifiez le taux en vigueur auprès de votre administration fiscale.
Intitulé des documents de vente	FACTURE (les copies s'impriment COPIE FACTURE).
Groupe d'inventaire par défaut	Ventes 7010001, stock 3110001, coût des ventes 6010001, écart d'achat 6010001, autres écarts et ajustements 6030001.
Noms des catégories financières	En français (par exemple Capital social, Produits financiers), voir Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise → Catégories Financières.
Référentiel comptable	La société est enregistrée comme société SYSCOHADA, ce qui affiche le groupe de rapports États SYSCOHADA (§3).

Ce que l'assistant ne paramètre pas : la devise locale, les journaux et les comptes bancaires. Réglez la devise sous Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise avant de saisir des écritures. Pour les journaux, créez ceux qu'utilise votre comptable (en général achats, ventes, banque, caisse et opérations diverses) comme décrit dans Configuration des journaux et types d'écriture. Les soldes d'ouverture se saisissent comme dans Soldes d'ouverture.

3. Sociétés existantes et menu des états

Le groupe États SYSCOHADA apparaît sous Écran principal → Rapports → rapports financiers (Financials) uniquement pour une société que Solace reconnaît comme société OHADA. Il s'agit d'une société créée avec le plan OHADA par l'Assistant Nouvelle Entreprise, ainsi que d'une société plus ancienne dont les numéros de compte suivent la présentation trois plus trois chiffres et dont le compte collectif clients commence par 411. Si le groupe est absent pour une société qui tient sa comptabilité selon le SYSCOHADA, vérifiez que le compte collectif clients, sous Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise, est bien un compte 411.

Les sociétés existantes reçoivent automatiquement les nouvelles catégories financières (Produits financiers, Charges financières, Produits HAO, Charges HAO et Hors états financiers) à leur première ouverture après la mise à jour.

4. Règles de saisie importantes

Règle	Pourquoi
Saisir sur les sous-comptes, pas sur les comptes titres.	Un compte qui possède des sous-comptes est un compte titre, par exemple 411 Clients. Saisissez sur ses sous-comptes, par exemple le sous-compte 001 du compte 411. Solace refuse une écriture sur un compte principal qui possède des sous-comptes.
Utiliser les comptes collectifs pour les clients et les fournisseurs.	Les opérations clients et fournisseurs passent par le compte collectif clients 4110001 et le compte collectif fournisseurs 4010001, afin que les états reprennent correctement les soldes.
Valider tous les lots avant d'imprimer.	Les états lisent uniquement le grand livre validé. Les écritures encore dans un lot non validé n'apparaissent pas.
Respecter la numérotation OHADA.	Les états placent un compte selon son numéro. Un nouveau compte numéroté 622 apparaît sous « Services extérieurs », un nouveau compte numéroté 701 sous « Ventes de marchandises ».
Ne pas passer soi-même le résultat de l'exercice.	Le bilan calcule le Résultat net de l'exercice à partir des comptes de produits et de charges. Si vous passez aussi le résultat sur les comptes 131 ou 139, il est compté deux fois. Laissez ces comptes inutilisés, sauf si votre comptable a clôturé l'exercice en dehors de Solace.

5. Clôture annuelle

Exécutez l'Assistant de fin d'année (Panneau de configuration → Outils) comme décrit dans Configuration générale. Il crée la période financière suivante et reporte les soldes du bilan. Les états affichent l'exercice précédent à côté de l'exercice en cours : ne modifiez donc plus les soldes de l'exercice précédent après avoir imprimé les états.

6. Liste de contrôle de première configuration

1. Créez la société avec l'Assistant Nouvelle Entreprise et le plan OHADA cadre des comptes.
2. Réglez la devise locale et vérifiez le taux de TVA sous Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise.
3. Créez les journaux qu'utilise votre comptable.
4. Saisissez les soldes d'ouverture et les soldes clients et fournisseurs.
5. Saisissez les écritures, toujours sur des sous-comptes.
6. Validez tous les lots, puis imprimez les états depuis Rapports → rapports financiers → États SYSCOHADA et vérifiez-les (voir Vérifier vos chiffres).
7. Faites relire les états par votre comptable avant de les déposer.

7. Limites

• Les états suivent la présentation révisée du SYSCOHADA (Acte uniforme relatif au droit comptable et à l'information financière, en vigueur depuis 2018). La présentation de 2000 et le TAFIRE ne sont pas produits.
• Les lignes sont alimentées à partir des comptes par des règles fixes (listées dans États financiers OHADA). Elles n'ont pas été vérifiées par un comptable qualifié pour chaque pays. Relisez-les pour votre pays avant de déposer vos états.
• Seules les notes annexes qui peuvent être déduites de la comptabilité sont produites. Les notes qui exigent d'autres informations doivent être préparées en dehors de Solace.
• Les formulaires de déclaration propres à un pays ne sont pas produits, par exemple la déclaration fiscale (liasse fiscale ou déclaration statistique et fiscale) de la République démocratique du Congo.
• Solace affiche les montants dans la devise locale de la société. L'assistant ne choisit pas la devise à votre place.

Glossaire

Terme	Signification
OHADA	Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires, dont les États membres partagent le référentiel comptable.
SYSCOHADA	Le référentiel comptable de l'OHADA : plan comptable, règles et états financiers réglementaires.
Bilan	Imprimé en deux rapports : Actif et Passif (capitaux propres et dettes).
Compte de résultat	État des produits et des charges de l'exercice.
SIG	Soldes intermédiaires de gestion : marge commerciale, valeur ajoutée, EBE, résultat d'exploitation, etc.
EBE	Excédent brut d'exploitation.
CAFG	Capacité d'autofinancement globale : la trésorerie générée par l'activité de l'exercice avant variation du besoin de financement.
TFT	Tableau des flux de trésorerie.
HAO	Hors activités ordinaires : produits et charges étrangers à l'activité ordinaire de l'entreprise (classe 8).
Notes annexes	Les notes qui accompagnent les états financiers.
Poste	Une ligne d'un état réglementaire, identifiée par une référence à deux lettres comme AE ou XI.

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