General Setup/Module D - Users and Salespersons/fr

INTRODUCTION AUX UTILISATEURS ET AUX VENDEURS DANS SOLACE ACCOUNTING

Solace Comptabilité gérer les utilisateurs et le vendeur en place en tant que vendeur est créé en tant qu'utilisateur dans le système. Un commercial se connectera alors au système en tant qu'utilisateur normal mais avec une fonction supplémentaire liée à l'activité de vente dans l'entreprise. Tous les vendeurs sont des utilisateurs, mais tous les utilisateurs ne sont pas nécessairement des vendeurs. Solace Accounting organise le rôle pour les utilisateurs, ce qui permet de contrôler les accès des utilisateurs sur le site du rôle et chaque utilisateur ne se voit attribuer qu'un seul rôle. La modification des droits d'accès du rôle modifie les droits d'accès de tous les utilisateurs auxquels le rôle est attribué.

GESTION DES UTILISATEURS ET DES COMMERCIAUX

Pour créer des utilisateurs/rôles

À partir de l'écran principal, cliquez sur Panneau de configuration pour ouvrir le menu de configuration principal.

Double-cliquez sur le bouton Accès utilisateur dans le groupe Assistants pour accéder à l'écran suivant.

Le premier onglet répertorie tous les rôles et le second liste tous les utilisateurs. Utilise le petit bouton en bas de la liste pour créer, supprimer et enregistrer des rôles.

Dans la liste des droits d'accès, cochez toutes les options que le rôle est autorisé à exécuter dans le système. Cliquez sur Liste des utilisateurs pour gérer les utilisateurs.

Cliquez sur le bouton vert plus en bas de la liste des rôles d'utilisateur.

Tapez la description dans la zone Description du bloc en haut à droite.

Cochez la case administrateur si le nouveau rôle doit être assumé en tant que groupe d'administrateurs.

Cochez la case Actif si ce rôle est actif.

Pour enregistrer le rôle, cliquez sur le bouton de la disquette en bas de la liste des rôles.

Le rôle est maintenant enregistré et l'accès à ce rôle peut être défini à l'aide de la liste de contrôle des droits d'accès

Cliquez sur Appliquer pour enregistrer tous les droits d'accès définis pour le rôle.

Pour ajouter/supprimer/modifier des utilisateurs

À partir du même écran que les rôles, Solace donne la possibilité de gérer les utilisateurs qui seront autorisés sur le système. Chaque utilisateur doit être rattaché à un rôle. Les droits d'accès de chaque utilisateur sont ceux définis pour le rôle auquel l'utilisateur appartient.

Cliquez sur l'onglet Liste des utilisateurs pour accéder à l'écran ci-dessous

Cliquez sur le bouton vert Plus en bas pour ajouter un nouvel utilisateur

Cliquez sur le bouton Croix Rouge pour supprimer l'utilisateur sélectionné

Cliquez sur le bouton Disquette pour enregistrer les modifications.

Note: Dans Solace, une fois que le premier utilisateur est ajouté, l'ensemble de l'entreprise est maintenant sécurisé et chaque fois qu'un utilisateur ouvre l'entreprise, un écran de connexion s'affiche et l'entreprise ne s'ouvre que sur un nom d'utilisateur et un mot de passe réussis. Après l'ouverture de l'entreprise, chaque fois qu'un utilisateur tente d'accéder à une ressource restreinte qui n'est pas autorisée à accéder à la comptabilité Solace ressource une boîte de message d'erreur avec être affichée indiquant « Accès refusé »

Lors de l'ajout ou de la modification d'un utilisateur, assurez-vous que toutes les cases de l'écran ci-dessous sont remplies en conséquence, sinon l'utilisateur ne pourra pas se connecter à l'entreprise.

Donnons plus de lumière sur l'expiration de l'accès : lorsque l'utilisateur ne dispose que d'un temps limité pour accéder au système, utilisez ce fichier et spécifiez la dernière date à laquelle l'utilisateur est autorisé à accéder à ces informations sur l'entreprise.

Note: Dans Solace, tout vendeur est d'abord un utilisateur du système. Ainsi, tout vendeur ajouté sera également répertorié en tant qu'utilisateur du système.

Pour ajouter/modifier/supprimer des vendeurs

À partir de l'écran principal, cliquez sur Panneau de configuration pour ouvrir le menu de configuration principal.

Double-cliquez sur Vendeurs pour ouvrir l'écran suivant.

Pour ajouter un nouveau vendeur, cliquez sur le bouton Ajouter puis remplissez les détails. Vous devez sélectionner le rôle d'utilisateur avec lequel le vendeur accédera aux fonctionnalités de confort.

Pour éditer, sélectionnez à gauche le vendeur à modifier, mettez à jour les détails en fonction de l'enregistrement.

Pour supprimer un commercial, sélectionnez la personne à supprimer puis cliquez sur le bouton supprimer.

Note: Une fois qu'un mot de passe a été saisi, Solace Accounting obligera tous les utilisateurs et les vendeurs à entrer le nom d'utilisateur et le mot de passe pour se connecter au système. Le dernier rôle d'administrateur ne peut pas être supprimé, mais peut modifier la description pour répondre à tout autre besoin, tout en agissant en tant qu'administrateur.

Pour utiliser les commissions payées par le vendeur

Chaque vendeur peut avoir ses propres règles de récompense pour les ventes enregistrées dans le système. Solace Comptabilité utilise 2 méthodes pour évaluer les commissions de vente.

Le premier est la commission sur les ventes nettes. Le montant total de la vente est utilisé et évalué pour chaque pourcentage de la fourchette.

La seconde est la commission payée sur le bénéfice brut uniquement. La marge brute totale de la vente est utilisée et évaluée pour chaque pourcentage de la fourchette. Solace Comptabilité utilisera toujours le coût moyen dans l'évaluation de la commission.

À partir de l' écran Vendeurs, cliquez sur l'onglet Commissions pour définir le tableau des pourcentages pour le vendeur sélectionné.

Sélectionnez la source de la commission en sélectionnant la méthode à utiliser pour les calculs.

Dans le tableau, spécifiez les plages et le pourcentage pour chaque plage. Mettez la limite basse de la plage et le réconfort définira la limite maximale, la cible, en conséquence.

Solace Comptabilité calculera la commission au moment de la comptabilisation de la facture de vente en utilisant les coûts au moment de la comptabilisation. Un rapport peut ensuite être généré sur des données historiques. (Voir le rapport sur les commissions de vente)

Pour illustrer cela, utilisons notre exemple de société et utilisons les transactions suivantes.

Marie a vendu 2 suites à manger pour 8 618,40 €, prix exclusif, chacune d'entre elles au prix de 7 200,00 € chacune. Commission sur la marge brute.

Tracy a vendu 3 salons-suites pour 8 850,80 chacun, au prix de 7 980,00 chacun. Commission sur la marge brute.

Russel a vendu 10 chaises de jardin pour 285,00 chacune. Commission sur les ventes.

Commission Marie et Tracy table	Tableau de la Commission Russell

Entre Marie et Tracy à la table.

Ouvrez l'écran Vendeurs.

Cliquez sur et ouvrez l'onglet Commission.

Sélectionnez Marie dans la liste des noms.

Sélectionnez Marge brute dans la liste Source.

Cliquez dans le tableau Montant de la plage dans la première ligne de la première colonne. Laissez la valeur à 0 et appuyez sur la touche Entrée, cela passera à la colonne %.

Entrez 4.25 et appuyez sur Entrée. Cela passera à la deuxième ligne.

Tapez dans la deuxième ligne la première colonne 1000 et appuyez sur la touche Entrée, Solace calculera la première ligne et remplira la cible à 999,99

Appuyez sur Entrée pour saisir 3,50 le taux de la deuxième ligne.

Cliquez sur Enregistrer. L'écran qui s'affiche ressemble à ce qui suit.

Répétez l'opération pour Tracy.

Pour entrer dans la table de Russel.

Idem que pour Marie et Tracy,

Sélectionnez Ventes dans la liste source.

Saisissez les plages et les pourcentages (comme décrit pour Marie).

Cliquez sur Enregistrer. L'écran qui s'affiche ressemble à ce qui suit.

Saisissez maintenant les ventes via l'écran de facturation. (Voir module de facturation). Et validez les 3 factures.

Pour imprimer le rapport de la commission

Sur le rapport, nous verrons

Pour Marie, gagner une commission sur le bénéfice brut.

À partir de la facture, ces valeurs seront calculées et enregistrées.

2 articles * 8 618,40 (Prix exclusif)	= 17 236,80
Le prix de revient est de 7 200,00 * 2	= 14 400,00
Marge brute	= 2 836,80

Le rapport de la Commission évaluera comme suit

Les 1 000 premiers à 4,25	= 42,50
À partir de 1 000, 2 836,80 – 1000 = 1 836,80 à 3,50 %	= 64,29
Le montant total de la commission sera de	= 106,79

Pour Tracy, il gagne également une commission sur la marge brute.

À partir de la facture, ces valeurs seront calculées et enregistrées.

3 articles * 8 850,80 (Prix exclusif)	= 26 552,40
Le prix de revient est de 7 200,00 * 2	= 23 940,00
Marge brute	= 2 612,40

Le rapport de la Commission évaluera comme suit

Les 1 000 premiers à 4,25	= 42,50
À partir de 1 000, 2 612,40 – 1000 = 1 612,40 à 3,50 %	= 56,43
Le montant total de la commission sera de	= 98,93

Car Russell gagne une commission sur les ventes.

À partir de la facture, ces valeurs seront calculées et enregistrées.

3 articles * 285 (prix exclusif)	= 2 850,00

Le rapport de la Commission évaluera comme suit

Les 500 premiers à 4,23 % gagneront	= 21,15
La deuxième partie pour 500 à 2 000 = 1 500 à 4% rapportera	= 60,00
À partir de 2 000 = 850 à 3,5 %	= 29,75
Le montant total de la commission sera de	= 110,90

À partir de l'écran principal, cliquez sur Rapports.

Sur l'écran principal du rapport, cliquez sur Rapports de vente.

Sous Groupes de rapports sur les ventes, double-cliquez sur le bouton Commissions de vente pour ouvrir l'option de rapport

Sélectionnez la plage de périodes et d'autres paramètres, puis cliquez sur le bouton Imprimer.

Les coûts et les prix avant la saisie des factures se trouvent dans le rapport des coûts.

À partir de l'écran principal, cliquez sur Rapports.

Sur l'écran principal du rapport, cliquez sur Inventaire.

Sous Groupes de transactions, double-cliquez sur le bouton Coûts d'inventaire pour ouvrir l'option de rapport

Sélectionnez la plage de périodes et d'autres paramètres, puis cliquez sur le bouton Imprimer.

ÉTAIENT D'ICI

Ce module concernait les utilisateurs et les commerciaux, Solace comptabilité contient plus de fonctionnalités qui sont expliquées dans d'autres tutoriels et qui doivent être étudiées pour maîtriser le système. Vous trouverez plus d'informations sur la page wiki et la page Web de Solace Comptabilité.