General Setup/Module B - Create Company and Setup/fr
CRÉER DES FICHIERS DE DONNÉES D'ENTREPRISE
Solace Accounting commence par afficher l'écran de la liste des entreprises qui propose un menu pour gérer les entreprises ou, lorsqu'il est déjà ouvert, utilisez le bouton Ouvrir dans la barre d'outils principale pour accéder à cet écran.
Chaque société est affichée dans un bloc en fonction de l'emplacement du fichier de données. Tous les fichiers de données situés sur la machine locale seront répertoriés dans « Poste de travail » et toutes les sociétés situées sur le réseau sont répertoriées sous « Emplacements réseau ». Chaque bouton d'entreprise comporte 3 lignes d'informations permettant d'identifier l'entreprise.
| Note: Vous pouvez rechercher une entreprise en tapant le nom de l'entreprise lorsque cet écran s'affiche. |
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Pour créer des connexions réseau
À partir de cet écran Sélectionner une entreprise, cliquez sur le bouton Serveurs de données
Cliquez sur le bouton en forme de croix verte et sélectionnez une nouvelle connexion dans la liste
Renseignez les paramètres de connexion dans le panneau de droite. Adresse du serveur, nom d'utilisateur et mot de passe du serveur SQL Postgres. Si la connexion est en fait la machine locale, cochez Sur cet ordinateur
Cliquez sur le bouton Enregistrer avec une image de disquette.
Cliquez sur le bouton Terminéune fois terminé.
Pour créer une société
Solace Comptabilité propose 5 méthodes pour créer une nouvelle entreprise. Pour accéder au menu de création, procédez comme suit
À partir de cet écran Sélectionner une entreprise , cliquez sur le bouton Créer une entreprise
Créer une société à l'aide d'une
Avec cette méthode, solace copiera l'ensemble de l'entreprise existante et vous permettra de choisir ce que vous voulez faire lors de la lecture des données existantes. Un écran d'assistance guidera la création avec plus de détails sur chaque étape.
Créer une nouvelle entreprise
En utilisant cette méthode, solace accounting créera un fichier de données vide et vous permettra de tout créer et de tout configurer. L'utilisation de cette méthode suggère que vous maîtrisez les paramètres et les concepts de Solace Accounting et que vous maîtrisez également les principes de comptabilité et de comptabilité. En bref, cette méthode est réservée aux consultants et comptables Solace et aux utilisateurs avancés de Solace.
Assistante Entreprise Nouvelle
En utilisant cette méthode, Solace Accounting vous assistera tout au long du processus avec un assistant détaillé.
Assistant Convertisseur
Solace Accounting peut effectuer des conversions à partir d'autres progiciels de comptabilité pour faciliter la migration des progiciels existants vers Solace Comptabilité. Suivez l'assistant détaillé pour convertir vos tonnes de données existantes Solace Comptabilité
Restaurer à partir d'une sauvegarde
Cette méthode donne la possibilité de créer une nouvelle entreprise en la restaurant à partir de la sauvegarde de Solace Accounting, si la société existe déjà et n'est pas utilisée, Solace Accounting écrasera l'existant en copariant l'ensemble de l'entreprise à partir du fichier de sauvegarde.
SAISIE DES PARAMÈTRES DE L'ENTREPRISE
Lors de la création de l'entreprise, il reste encore peu de paramètres et d'informations à ajouter ou à modifier. Tous les paramètres, les paramètres de l'entreprise et leur emplacement dans l' écran du Panneau de configuration de Solace Comptabilité, accessibles depuis le menu principal sur le côté gauche. Cela montrera en détail comment modifier la plupart des informations et des paramètres.
Pour saisir et définir les informations sur l'entreprise
Double-cliquez sur Paramètres de l'entreprise pour ouvrir l'écran des paramètres
Sur le nouvel écran, paramètres de l'entreprise, cliquez sur le premier bouton Informations sur l'entreprise. La plupart des informations sont relativement faciles à remplir.
Si vous êtes une société enregistrée, une société fermée ou une organisation à but non lucratif, l'enregistrement d'entreprise correspondant doit être saisi.
Si vous êtes inscrit en tant que vendeur de TVA/TPS/taxe de vente, vous devez saisir l' enregistrement fiscal .
Pour configurer plusieurs devises
À partir de l'écran Paramètres de l'entreprise, cliquez sur le bouton de menu Multi-Devises
Cet écran vous permet de configurer les paramètres de devise locale et de devise étrangère
Options Section
| Symbole de la devise d'origine | Saisissez le symbole de votre devise nationale. Le symbole sera utilisé dans les rapports chaque fois que cela sera nécessaire |
|---|---|
| Utiliser plusieurs devises | Cochez cette option si l'entreprise négocie avec des fournisseurs ou des clients étrangers. Lorsque cette case est cochée, la section suivante est activée |
| Type de saisie d'écart de devise | Sélectionnez le journal qui enregistrera tout écart dans la valorisation de la devise |
Section Devise
Cliquez sur le + vert pour ajouter une nouvelle devise
Sélectionnez le compte de réévaluation de la devise sélectionnée et le
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer la nouvelle devise Description.
Sélectionnez Devise dans la liste, puis modifiez le « Format du montant »
| Symbole de devise | Identique au symbole de la devise nationale. |
|---|---|
| Symbole décimal | Par défaut, Solace Accounting remplit ce symbole décimal du système d'exploitation. En fonction du système métrique de votre pays, indiquez la décimale qui sera utilisée par Solace Accounting |
| Décimaux | La plupart du temps, seuls 2 chiffres sont nécessaires pour afficher le montant de la devise, mais toute valeur positive peut être utilisée |
| Symbole de débit / crédit | Sélectionnez dans la liste le symbole de votre choix. Le plus utilisé est +/- |
| Symbole de regroupement | Aussi appelé séparateur de milliers, il permet d'afficher de grands nombres dans un format beaucoup plus lisible. Le plus utilisé est l'espace |
| Position du symbole | En fonction du système métrique de votre pays, sélectionnez la position à laquelle le symbole monétaire sera placé. L'interligne le placera devant la valeur et la fin le placera à la fin de la valeur du montant. |
| Numéro d'échantillon | Il s'agit d'un échantillon de votre sélection et il ne s'agit pas d'une boîte directement modifiable, mais elle reflète toute votre sélection pour ce format actuel |
-Pour configurer les catégories financières
Les catégories financières sont principalement utilisées pour classer les comptes pour le rapport de bilan et tout rapport financier lié au bilan comme le « Compte de résultat ». Le système prédéfinit toutes les catégories financières et vous ne pouvez modifier le libellé qu'en fonction des recommandations de votre entreprise et de votre institution financière. Les codes de catégorie de 100 à 250 sont de type bilan et de 300 à 370 sont de type dépenses de revenus. Ceci est expliqué plus en détail dans le « Module A Configuration des comptes »
-Autres paramètres généraux
Dans l'onglet Procession générale, vous pouvez configurer le module de prêt. Le module de prêt consiste à suivre les prêts aux clients et si votre entreprise doit donner de l'argent avec intérêt aux clients, Solace vous aidera à gérer facilement les versements et le calendrier de remboursement. Les paramètres ici sont simples
-Section Paramètres de prêt
| Numéro suivant | Définissez le numéro de référence du prochain prêt. Solace Accounting sélectionnera automatiquement le numéro suivant lors de la création d'un nouveau projet de prêt |
|---|---|
| Compte de prêt | Ce compte est utilisé pour enregistrer toutes les transactions de chargement. Il est utilisé pour évaluer et contrôler la valeur du prêt. |
| Compte d'intérêt | Ce compte enregistrera tous les intérêts payés par les clients |
| Type d'écriture de versement | Il s'agit du journal qui enregistrera toutes les transactions de chargement. Cela vous aidera à suivre les transactions de chargement. |
-Traitement fiscal
L'onglet Paramètre de traitement des taxes permet de gérer tous les types de taxes. Solace Accounting utilise un compte de contrôle fiscal attaché aux types. Les types de taxe ne sont pas des sous-comptes du compte collectif. Le type 00 est réservé aux transactions non taxées et la description sera toujours vide. Il n'est pas nécessaire de spécifier la taxe de vente (type de taxe en aval) et le type de taxe d'achat (type de taxe en amont) un seul type (TVA standard avec taux normal), Solace détectera automatiquement le type par type de transaction et imprimera correctement le rapport de taxe.
-Paramètres Internet
Le système de comptabilité Solace a la capacité d'envoyer des e-mails directement à n'importe quelle adresse e-mail enregistrée ou non. Il existe 2 types de traitement des e-mails, l'envoi avec votre client de messagerie par défaut et l'envoi avec le module de messagerie interne de Solace Comptabilité. Nous recommandons le second car certains clients de messagerie n'autorisent pas l'application externe à envoyer des e-mails et certains nécessitent une confirmation avant l'envoi ou affichent un avertissement qui doivent être confirmés avant d'envoyer un autre e-mail. Cela peut être gênant si vous envoyez des e-mails en masse. Pour configurer le module interne, sélectionnez l'option « Envoyer directement au serveur de messagerie ».
Renseignez tous les paramètres de votre serveur SMPT de FAI (fournisseur d'accès à Internet).
La signature mail peut être définie en texte simple ou au format html. Celui-ci sera ajouté au pied de page de tous les e-mails sortants.
-Pour configurer les journaux
Solace Accounting Give a deux types de logo, le logo de l'écran et le journal de rapport. Le logo de l'écran s'affichera sur l'écran principal dans le coin inférieur droit et le logo du rapport sera affiché sur les documents de relevé et de compte (fournisseurs et clients).
Pour charger un logo, cliquez sur le bouton « Charger » et pour supprimer le logo, cliquez sur le bouton « Effacer ». Les options de logo offrent des choix sélectifs pour l'affichage.
-Paramètres du système
Sous cet onglet, vous pouvez modifier la façon dont les numéros et la date sont affichés à l'écran et imprimés sur les rapports. Vous pouvez également changer la langue du système et d'autres. Le « Format du montant » est comme l'onglet multidevises et veuillez vous référer à cet onglet. Le bloc de format de date est beaucoup plus simple à définir car il contient un exemple montrant votre format de date final.
Si l'entreprise utilise des cartes numériques pour les clients, cela peut être activé et configuré de manière à ce que la carte client puisse être glissée pour rechercher le compte client, en particulier lors de la facturation.
-Les interfaces
Les interfaces sont principalement des ports série et des ports USB que le système peut utiliser. Il est beaucoup plus facile pour un technicien avancé de configurer l'interface série et de laisser l'utilisateur la sélectionner en cas de besoin. Ceux-ci sont plus utilisés par le module Point de vente (POS). Reportez-vous au module POS pour plus de détails.
MISE EN PLACE DE SUCCURSALES D'ENTREPRISE
Solace Accounting est un système multi-succursales. Il est nécessaire de créer toutes les succursales de l'entreprise, de consolider vos données et d'avoir un bon contrôle des finances de votre entreprise. Solace Accounting est un système multi-utilisateurs qui peut fonctionner en réseau (LAN) ou en réseau étendu (WAN). Mais le système Solace Accounting est également conçu pour fonctionner sur un réseau de données distribué (DDN) qui est également appelé peer-to-peer. Dans DDN, chaque branche héberge les données et les données répliquées de Solace Accounting sur toutes les autres branches (nœuds) à l'aide d'un modèle peer-to-peer. Ceci est plus technique et ne sera détaillé qu'aux techniciens et aux installateurs.
L'onglet Infos est une réplication de l'onglet « Informations sur l'entreprise » « Paramètres de l'entreprise », Tous les rapports imprimeront les détails de l'en-tête de la page à partir de cet écran de branche.
-Coordonnées bancaires
Solace dispose de 2 sections de coordonnées bancaires ; La première section est utilisée sur la mise en page de la facture pour informer le point de paiement du client.
FIN DE L'ANNÉE D'EXÉCUTION
Le compte Solace conserve l'historique indéfiniment et fonctionne avec les périodes financières. À la fin de l'exercice, une nouvelle période doit être créée et les soldes doivent être reportés à l'année suivante. Cela se fait automatiquement par le système à l'aide de l'assistant de fin d'année. Il est fortement recommandé de faire une sauvegarde de vos données avant ce processus.
La procédure de fin d'exercice permet de créer de nouvelles périodes, puis de transférer tous les soldes de clôture du compte de bilan vers le nouvel exercice et de mettre à jour le compte de produits avec le bénéfice net (ou la perte nette)
Cela ne clôturera pas l'année en cours pour la comptabilisation, une fois que les transactions de processus peuvent encore être traitées à l'année dernière et que Solace fera un rapport correctement équilibré pour la nouvelle année et les années futures.
-Pour exécuter la fin de l'année
Double-cliquez sur « Exécuter la fin de l'année » et suivez l'Assistant.
La dernière section du Panneau de configuration est la section Outils. Tous les outils sont assez simples à utiliser et présentent un écran simple avec un bouton de processus.
ÉTAIENT D'ICI
Solace Accounting a plus de paramètres et de paramètres qui sont expliqués dans d'autres modules. Nous vous recommandons d'étudier tous les modules pertinents à votre type d'activité pour en savoir plus sur le panneau de contrôle.