General Setup/fr

Configuration commune à Solace : prérequis d'installation, création et configuration d'une entreprise, succursales, traitement de fin d'année, et administration des utilisateurs et des rôles, utilisée à la fois par Accounting et POS.

Ce guide couvre tout ce qui se configure une seule fois par installation ou par entreprise, indépendamment du fait que vous utilisiez le volet Comptabilité ou le volet Point de Vente de Solace. Effectuez les étapes ci-dessous avant de suivre les modules spécifiques à la comptabilité dans Accounting ou les modules du point de vente dans POS.

Portée. Ce guide suit les menus du Panneau de configuration de Solace tels qu'ils existent dans la version actuelle de l'application. Les noms d'écrans et de boutons cités ci-dessous (par exemple « Paramètres de l'entreprise », « Multi-Devises ») sont les intitulés exacts des menus, afin que vous puissiez suivre directement dans l'application.

1. Objectif et portée

Ce guide accompagne une nouvelle installation à travers tout ce qui doit être en place avant de commencer le travail quotidien, que ce soit en Comptabilité ou en Point de Vente : vérifier que le poste respecte la configuration minimale, créer le fichier de données de l'entreprise, définir les paramètres généraux de l'entreprise, puis mettre en place les utilisateurs, les rôles et les vendeurs qui utiliseront le système.

L'ordre de configuration compte : une entreprise doit exister avant que ses paramètres puissent être définis, et au moins un rôle utilisateur doit être créé avant que d'autres membres du personnel n'utilisent le système, car l'ajout du premier utilisateur active immédiatement la sécurité de connexion pour tout le monde.

2. Configuration matérielle requise

	Minimum	Recommandé
Processeur	Pentium III 1.0GHz	Pentium IV 2.0GHz
Système d'exploitation	Windows XP	Windows 7 et supérieur, Linux (base Debian), macOS 10 et supérieur
Résolution d'écran	800x600	1024x768
RAM	1 Go (XP), 4 Go (Windows 7)	4 Go ou plus

Si le poste doit aussi exécuter le Point de Vente, prévoyez les périphériques supplémentaires nécessaires en plus du clavier, de la souris et de l'écran standard : imprimante de bordereau de caisse, lecteur de codes-barres, lecteur d'empreinte digitale biométrique, lecteur de carte, afficheur pour client (« pole display »), écran tactile, tiroir-caisse et balance/plateau de pesée. La configuration de l'interface de chaque périphérique est détaillée dans POS.

3. Créer une entreprise

Solace démarre sur un écran Sélectionner une entreprise qui répertorie toutes les entreprises connues — celles de la machine locale sous « Poste de travail », et celles du réseau sous « Emplacements réseau ». Vous pouvez rechercher dans cette liste en tapant le nom de l'entreprise.

Méthode	Ce qu'elle fait	Quand l'utiliser
Créer une société à l'aide d'une existante	Copie l'intégralité d'une entreprise existante, en vous laissant choisir quoi conserver lors de la lecture des données existantes.	Mettre en place une seconde entreprise qui doit démarrer à partir d'une configuration déjà validée.
Créer une nouvelle entreprise (vide)	Crée un fichier de données complètement vide, sans aucune configuration préalable.	Réservé aux consultants Solace, comptables et utilisateurs avancés ayant déjà maîtrisé les paramètres de Solace et les principes de comptabilité.
Assistant Nouvelle Entreprise	Vous guide pas à pas dans la création de l'entreprise.	La méthode recommandée pour la plupart des nouvelles entreprises.
Assistant Convertisseur	Migre les données d'un autre logiciel de comptabilité vers Solace.	Migration depuis un système autre que Solace.
Restaurer à partir d'une sauvegarde	Crée l'entreprise en restaurant un fichier de sauvegarde Solace. Si une entreprise du même nom existe déjà et n'est pas utilisée, elle est écrasée.	Récupérer une entreprise, ou en cloner une à partir d'une sauvegarde.

Configurer une connexion réseau

Si les données de l'entreprise se trouvent sur une autre machine, enregistrez cette connexion avant de créer ou d'ouvrir l'entreprise :

1. Depuis l'écran Sélectionner une entreprise, cliquez sur Serveurs de données.
2. Cliquez sur le bouton en croix verte et sélectionnez Nouvelle connexion.
3. Renseignez l'adresse du serveur, le nom d'utilisateur et le mot de passe PostgreSQL. Cochez Sur cet ordinateur si la connexion est en fait locale.
4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminé.

4. Aperçu des paramètres de l'entreprise

Une fois l'entreprise ouverte, allez dans Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise pour les réglages généraux, organisés en onglets :

Onglet	Ce que vous y configurez
Informations sur l'entreprise	Nom, adresse, pays, coordonnées ; numéro d'enregistrement d'entreprise (société enregistrée, close corporation ou organisation à but non lucratif) et numéro d'enregistrement fiscal (assujetti à la TVA/TPS/taxe de vente). Ces informations s'impriment sur les factures et rapports.
Multi-Devises	Devise nationale, et configuration des devises étrangères en cas de commerce international (§5).
Catégories financières	Classification des comptes pour le bilan et les rapports associés (§6) — le détail complet du plan comptable se trouve dans Accounting.
Procession générale	Paramètres du module de prêt, si l'entreprise suit des prêts avec intérêts accordés à des clients (§6).
Traitement fiscal	Types de taxe et compte de contrôle fiscal (§6).
Paramètres Internet	Configuration de l'envoi des e-mails sortants (§7).
Logos	Logo d'écran et logo de rapport (§7).
Paramètres système	Formats d'affichage des montants et des dates, langue du système, recherche par carte client (§7).
Interfaces	Ports série/USB — utilisés principalement par POS.

À faire en premier. Configurez les Informations sur l'entreprise et le format de devise/montant sous Multi-Devises avant de saisir le moindre compte ou transaction — ce format conditionne l'affichage et la saisie des nombres sur tous les écrans par la suite.

5. Configuration multi-devises

Depuis Paramètres de l'entreprise → Multi-Devises :

Champ	Signification
Symbole de la devise nationale	Votre symbole de devise nationale, utilisé dans tous les rapports.
Utiliser plusieurs devises	À cocher si l'entreprise commerce avec des fournisseurs ou clients étrangers ; active la section devises ci-dessous.
Type de saisie d'écart de devise	Le journal qui enregistre tout écart de valorisation de devise.

Ajoutez chaque devise étrangère avec le bouton + vert, sélectionnez son compte de réévaluation, puis Enregistrer. Pour chaque devise, définissez son format de montant :

Champ	Signification
Symbole de devise	Comme pour la devise nationale.
Symbole décimal	Par défaut, celui du système d'exploitation ; à adapter selon la convention de la devise.
Décimales	Généralement 2 ; toute valeur positive est acceptée.
Symbole débit/crédit	Généralement +/-.
Symbole de regroupement	Séparateur de milliers — généralement une espace.
Position du symbole	En tête (avant le montant) ou en fin (après le montant).
Numéro d'exemple	Aperçu non modifiable reflétant les choix actuels.

6. Catégories financières, prêts et traitement fiscal

Les Catégories financières classent les comptes pour le bilan et les rapports associés (par exemple le Compte de résultat). Les catégories sont prédéfinies par le système — seul le libellé peut être adapté selon votre entreprise et votre institution financière. Les codes 100 à 250 correspondent au bilan ; 300 à 370 aux produits/charges. Voir Accounting pour le détail complet du plan comptable.

Module de prêt (onglet Procession générale) — si l'entreprise prête de l'argent avec intérêts à ses clients, Solace suit l'échéancier de remboursement :

Champ	Signification
Numéro suivant	Le prochain numéro de référence de prêt, attribué automatiquement à chaque nouveau prêt.
Compte de prêt	Enregistre toutes les transactions de prêt ; sert à évaluer et contrôler la valeur du prêt.
Compte d'intérêt	Enregistre tous les intérêts payés par les clients.
Type d'écriture de versement	Le journal qui enregistre les transactions de prêt, pour pouvoir les tracer.

Traitement fiscal — Solace utilise un compte de contrôle fiscal unique auquel sont rattachés les types de taxe (ce ne sont pas des sous-comptes de celui-ci). Le type 00 est réservé aux transactions non taxables et reste toujours vide. Un seul type de TVA au taux standard suffit généralement ; Solace détecte automatiquement la taxe en aval (ventes) ou en amont (achats) selon le type de transaction lors de l'impression du rapport de taxe.

7. Internet, logos et paramètres système

Paramètres Internet — Solace peut envoyer des e-mails via votre client de messagerie par défaut, ou via son propre module d'e-mail interne. Le module interne est recommandé : certains clients de messagerie bloquent ou exigent une confirmation pour l'envoi automatisé, ce qui est peu pratique pour des envois en masse. Pour l'utiliser, sélectionnez Envoyer directement au serveur de messagerie et renseignez les paramètres de votre serveur SMTP/FAI. La signature peut être en texte simple ou en HTML, et est ajoutée à chaque e-mail sortant.

Logos — Solace gère un logo d'écran (affiché en bas à droite de l'écran principal) et un logo de rapport (imprimé sur les relevés et documents de comptes clients/fournisseurs). Utilisez Charger pour définir un logo et Effacer pour le supprimer.

Paramètres système — contrôle l'affichage et l'impression des nombres et des dates (le format de montant suit les mêmes règles que Multi-Devises, §5), ainsi que la langue du système. Si l'entreprise utilise des cartes de fidélité/d'identification client, activez ici la recherche par carte pour retrouver un compte client par lecture de carte, par exemple lors de la facturation.

Interfaces — configuration des ports série et USB pour les périphériques connectés. Ceci concerne principalement le matériel du Point de Vente ; voir POS pour la configuration détaillée de chaque périphérique.

8. Succursales de l'entreprise

Solace est un système multi-succursales et multi-utilisateurs, fonctionnant en réseau local (LAN) ou étendu (WAN), et pouvant également fonctionner en réseau de données distribué (DDN / pair-à-pair), où chaque succursale héberge ses propres données que Solace réplique vers les autres succursales (nœuds). La configuration DDN est technique et est normalement prise en charge par un installateur ou un technicien.

Créez chaque succursale pour consolider les données et garantir un bon contrôle financier de l'entreprise. L'onglet Infos de chaque succursale reprend les Informations sur l'entreprise des Paramètres de l'entreprise, et les rapports impriment leurs en-têtes de page à partir de l'écran de la succursale. Solace conserve deux jeux de coordonnées bancaires par succursale ; le premier est celui qui s'imprime sur les factures pour indiquer au client où payer.

9. Traitement de fin d'année

Solace conserve l'historique indéfiniment et fonctionne par périodes financières. À la fin d'une période financière, exécutez l'Assistant de fin d'année (Panneau de configuration → Outils) pour créer la période suivante et reporter les soldes : il transfère les soldes de clôture des comptes de bilan vers le nouvel exercice et met à jour le compte de résultat avec le bénéfice net (ou la perte nette).

L'exécution de la fin d'année ne clôture pas l'exercice précédent pour la saisie — des transactions peuvent encore y être enregistrées ensuite, et Solace continue de produire des rapports corrects sur les deux exercices.

Sauvegardez d'abord. Effectuez toujours une sauvegarde avant d'exécuter la fin d'année, ainsi qu'avant toute autre modification massive des données de l'entreprise.

10. Utilisateurs et rôles

Solace contrôle les accès par le biais de rôles : chaque utilisateur se voit attribuer exactement un rôle, et modifier les droits d'accès d'un rôle les modifie pour tous les utilisateurs qui lui sont rattachés.

Depuis Panneau de configuration → Accès utilisateur (groupe Assistants) :

1. Dans l'onglet Rôles, cliquez sur le + vert pour ajouter un rôle, saisissez sa Description, cochez Administrateur s'il doit disposer d'un accès complet, puis cochez Actif. Cliquez sur le bouton disquette pour enregistrer.
2. Cochez chaque droit que le rôle doit posséder dans la liste des Droits d'accès, puis cliquez sur Appliquer.
3. Passez à l'onglet Liste des utilisateurs pour gérer les utilisateurs individuels — + vert pour ajouter, croix rouge pour supprimer, disquette pour enregistrer. Chaque utilisateur doit être rattaché à un rôle ; ses droits d'accès sont ceux de ce rôle.

Champ	Signification
Expiration d'accès	Facultatif — dernière date à laquelle cet utilisateur peut accéder à l'entreprise, pour un compte à durée limitée.

Sécurité de connexion. Dès l'ajout du premier utilisateur, l'entreprise est sécurisée : chaque ouverture future exige un nom d'utilisateur et un mot de passe valides, et toute tentative d'accès à une ressource restreinte affiche « Accès refusé ». Le dernier rôle administrateur ne peut pas être supprimé (mais peut être renommé) — il reste ainsi toujours un moyen d'accéder au système.

11. Vendeurs et commissions

Tout vendeur est un utilisateur (avec les droits supplémentaires liés à la vente que cela implique), mais tout utilisateur n'est pas nécessairement un vendeur. Ajoutez, modifiez ou supprimez-les depuis Panneau de configuration → Vendeurs — choisissez le rôle utilisateur avec lequel le vendeur se connectera, puis renseignez ses informations.

Solace évalue la commission selon l'une de ces deux méthodes, définie par vendeur dans l'onglet Commissions :

Méthode	Mode de calcul
Commission sur les ventes (nettes)	Pourcentage appliqué au montant total de la vente.
Commission sur la marge brute	Pourcentage appliqué à la marge brute de la vente (valeur de vente moins coût moyen).

Saisissez un barème de pourcentages par vendeur : indiquez la limite basse de chaque tranche et appuyez sur Entrée — Solace calcule automatiquement la limite haute de cette tranche (la cible) — puis saisissez le taux de cette tranche. La commission est calculée au moment de la comptabilisation de la facture de vente, à partir des coûts connus à cet instant ; les rapports ultérieurs se basent sur ces valeurs historiques déjà enregistrées (Rapports → Rapports de vente → Commissions de vente).

Exemple. Un vendeur vend 2 unités à 8 618,40 chacune (coût 7 200,00 chacune) en commission sur marge brute, avec un barème de 4,25 % jusqu'à 1 000 et 3,50 % au-delà. La marge brute est (2 × 8 618,40) − (2 × 7 200,00) = 2 836,80. La commission = (1 000 × 4,25 %) + (1 836,80 × 3,50 %) = 42,50 + 64,29 = 106,79. Un barème en commission sur ventes fonctionne de la même manière, mais applique ses tranches au montant de la vente plutôt qu'à la marge brute.

Le détail des coûts et prix avant facturation est disponible via Rapports → Inventaire → Coûts d'inventaire.

12. Liste de contrôle pour la première configuration

1. Vérifier que le poste respecte la configuration minimale, et identifier les périphériques POS supplémentaires nécessaires (§2).
2. Enregistrer une connexion réseau vers le serveur de données, si les données de l'entreprise ne sont pas locales (§3).
3. Créer l'entreprise — copie d'une existante, assistant nouvelle entreprise, convertisseur, ou restauration depuis une sauvegarde (§3).
4. Renseigner les Informations sur l'entreprise, puis la devise et le format de montant sous Multi-Devises (§4–5).
5. Vérifier les Catégories financières, et configurer le module de prêt et le traitement fiscal si nécessaire (§6).
6. Configurer les Paramètres Internet, les logos et les Paramètres système (§7).
7. Créer les succursales supplémentaires si nécessaire (§8).
8. Créer au moins un rôle et un utilisateur administrateur avant de déployer le système auprès des autres membres du personnel (§10).
9. Ajouter les vendeurs et leurs barèmes de commission, le cas échéant (§11).
10. Effectuer une sauvegarde une fois la configuration initiale terminée.

13. Glossaire

Terme	Signification
Rôle	Un ensemble nommé de droits d'accès ; chaque utilisateur se voit attribuer exactement un rôle.
Catégorie financière	Un regroupement prédéfini (100–250 bilan, 300–370 produits/charges) utilisé pour classer les comptes dans les rapports financiers.
DDN (Réseau de données distribué)	Le mode de réplication pair-à-pair de Solace, où chaque succursale héberge ses propres données et réplique les modifications vers les autres.
Cible	La limite haute d'une tranche de commission, calculée automatiquement à partir de la valeur de départ de la tranche suivante.
Assistant de fin d'année	L'outil qui reporte les soldes du bilan et le résultat net dans une nouvelle période financière sans clôturer l'exercice précédent à la saisie.

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