Accounting/Module F - Trading in Stock/fr

CONFIGURATION DU MODULE D’INVENTAIRE SOLACE

Avant d’utiliser l’inventaire dans Solace Comptabilité, tous les paramètres doivent être remplis. Ce module suppose que vous avez terminé les modules D et E.

Pour configurer Solace pour le trading d’inventaire ou de détail

Depuis l’écran principal, cliquez sur « Panneau de configuration »

Dans le navigateur, double-cliquez sur Inventaire pour accéder à l’écran suivant

Paramètres globaux

La première option à gauche est le « Paramètre général » pour l’inventaire. Tous les paramètres sont répertoriés à droite.

Multi Store	Cochez cette option pour permettre au système d’utiliser et d’afficher les magasins. Si ce n’est pas le cas, le système fonctionnera avec seulement 1 magasin. Cette option peut être activée ultérieurement.
Impossible de vendre en rupture de stock.	Cochez cette option pour empêcher le système d’enregistrer des ventes lorsqu’il n’y a pas de stock. Cela signifie également que le système ne permettra pas que les quantités négatives ou les quantités soient inférieures à zéro.
Message d’avertissement en cas de rupture de stock	Cochez cette option pour afficher un message chaque fois qu’un stock d’inventaire est sur le point de passer en dessous de zéro.
Créer un nouvel élément sur le code manquant	Cochez cette option si le processus nécessite un nouveau code à la volée lors de la capture des transactions.
Avertir si le fournisseur préféré n’est pas utilisé	Cochez cette option pour afficher un message chaque fois qu’un achat est effectué à l’aide d’un fournisseur qui ne figure pas dans la liste préférée de l’article en stock.
Définir le coût moyen 0,00 lorsque zéro est disponible	Cochez cette option pour réinitialiser le coût moyen de l’article en stock à zéro lorsque le niveau de quantité disponible atteint 0,00
Inventaire de réserve de commandes client	Cochez cette option pour réduire la quantité disponible de l’inventaire et la réserver au client.
Numéro de série de la réserve de commande client	Identique à l’option précédente, une coche dans cette option réservera le numéro de série pour le client.
Pas de commande en souffrance	Une coche dans cette option supprimera la création d’une commande en souffrance pour les quantités non réclamées sur facture. S’il n’est pas coché, le système créera une commande en souffrance de différence entre la quantité commandée et la quantité expédiée ou facturée.
Vérifier le niveau de réorganisation	Cette option permet au système d’afficher une notification pour la quantité de stock de bas niveau ou de niveau atteignant le niveau de réapprovisionnement défini par article de stock.

Le bloc suivant Intégration sur ce même écran, vous pouvez configurer le système pour intégrer l’inventaire au grand livre pour l’évaluation des stocks. Cela signifie simplement que les transactions Cost of Sales seront générées. La méthode utilisée pour enregistrer le coût des ventes est le coût moyen ou le coût le plus récent pour évacuer l’inventaire. Lorsque cette option est activée, vous devez sélectionner le journal Cost of Sales qui sera utilisé pour enregistrer les transactions.

Ce journal peut être forcé d’utiliser des transactions de consolidation ou de fusion lors de la publication dans le grand livre. Le mode d’intégration doit être décidé une fois avant de commencer toute évaluation des actions et toute transaction d’inventaire est enregistrée. Pour plus de détails, voir le module G.

Le dernier bloc Limites permet de définir des limites de remise lors de la capture de transactions pour des articles en stock.

Ligne de remise maximale %	Cette option détermine la remise maximale autorisée par transaction
Escompte maximum sur facture %	Cette option détermine la remise maximale pour l’ensemble de la facture.

Groupe

La comptabilité Solace facilite le lien entre les articles d’inventaire et les comptes du grand livre. Le deuxième bouton à gauche de l’écran des paramètres d’inventaire ouvre le panneau suivant avec la liaison du compte du grand livre.

Créez un groupe et attachez tous les comptes pertinents. Ce type de taxe peut être défini un seul type pour les ventes et les achats, Solace attribuera correctement la taxe en amont et la taxe en aval aux transactions pertinentes. Les comptes du grand livre qui doivent être sont les suivants.

Code	Code de groupe
Description	Le nom du groupe
Taxe d’achat	Type de taxe utilisé lors de transactions avec des fournisseurs.
Taxe de vente	Type de taxe à utiliser lors de transactions avec des clients.
Ventes	Utilisation du compte de vente lors de la vente et des transactions avec les clients
Inventaire	Il s’agit du compte de contrôle des stocks utilisé pour l’évaluation des stocks.
Écart d’achat	Compte enregistrant tous les écarts sur les achats. ceci est plus utile lors de la négociation dans différentes devises
Écart de comptage	Compte enregistrant les différences sur les quantités d’articles en stock.
Coût des ventes	Comptabilisation du coût des marchandises vendues. Ceci est utilisé conjointement avec le paramètre d’intégration.
Ajustement	Compte enregistrant toutes les transactions d’ajustement des stocks.

Par défaut

Lors de la création d’un article d’inventaire, Solace Accounting peut vous aider à intégrer la capture en définissant des valeurs par défaut pour l’article nouvellement créé.

Ces paramètres seront utilisés lors de la création d’un nouvel article d’inventaire.

Unité	Description du type d’unité
Description fixe	Cochez cette option pour désactiver la modification ou la modification de la description de l’élément dans l’écran de saisie du document.
Groupe d’inventaire	Groupe de comptes qui sera sélectionné pour tout nouvel élément.
Boutique de facturation	Magasin par défaut sélectionné sur la nouvelle ligne dans l’écran de saisie de la facture.
Élément de service	Tout nouvel article d’inventaire est créé en tant qu’élément de service ou élément physique
Élément physique	Tout nouvel article d’inventaire est créé en tant qu’élément de service ou élément physique
Article avec numéro de série	Cette option est sélectionnée sur chaque nouvel élément pour activer ou désactiver le mécanisme de contrôle du numéro de série.

Prix de vente

Solace Accounting prend en charge 10 régimes de prix que l’utilisateur peut définir des noms et des paramètres. Ceci est disponible sur la même configuration avec le bouton prix de vente qui ouvre l’écran suivant.

Options, régimes disponibles	Définit le nombre de régimes ou de types de prix affichés et utilisés dans le système
Nom du régime	Définit sous quel nom le régime sera identifié.

Fabrication et nomenclatures

Pour plus de clarté et de transparence, la fabrication est décrite dans le « Module G à l’aide de la fabrication »

Gestion de la logistique et du transport

Pour la même raison, la logistique est également décrite dans un module séparé pour une meilleure compréhension.

CRÉER UN ARTICLE D’INVENTAIRE

Dans ce tutoriel, nous allons échanger avec 2 articles d’inventaire namely une table de dinner et une table basse à titre d’exemple.

CODE	DESCRIPTION	PRIX DE REVIENT	PRIX DE VENTE	OUVERTURE DU STOCK
0DINER	Table du dîner	750	1000	20
0COFFEE	Table basse	1100	1700	5

La comptabilité Solace utilise Code pour identifier les articles d’inventaire. Chaque article est contrôlé au moyen du coût de vente, du prix de vente et des quantités. Chaque article est lié à un groupe d’inventaire qui décrit le côté grand livre de l’article. Le groupe est un moyen simple de lier l’article d’inventaire aux comptes du grand livre. Les comptes les plus importants sont le compte de vente, le coût des ventes et le compte de contrôle des stocks. Ces 3 comptes sont tous des comptes de grand livre impliqués dans les 2 opérations de base du stock: les achats d’actions et les ventes d’actions.

Opération	DR	CR
Achats d’actions	Article en stock (prix de revient)	Créancier (prix de revient)
Ventes de stock	Débiteur (vente d’articles)	Ventes (prix de vente)
	Coût des ventes (prix de revient)	Stock (Prix de revient)

L’écran de saisie de l’inventaire comporte de nombreux onglets qui aident à créer et à configurer toutes sortes d’articles d’inventaire. Le code d’inventaire doit être pratique car il est obligatoire pour chaque article.

Pour créer ou modifier des articles d’inventaire :

Depuis l’écran principal, cliquez sur l’inventaire.

Double-cliquez sur l’inventaire pour ouvrir l’écran de saisie de l’inventaire « Modifier le maître d’inventaire ».

Cliquez sur le bouton Ajouter.

Entrez le code et utilisez la touche Entrée pour naviguer à l’écran.

Entrez la description et l’unité si nécessaire

Sélectionnez le groupe dans le bloc de paramètres. Notez que le bloc fiscal est rempli automatiquement avec les types de taxes de groupe sélectionnés

Sélectionnez le type d’élément

Configurez les paramètres de traitement selon vos besoins. Une note spéciale liée à l’élément précédent. L’option Solace a la capacité de créer un article avec une base de prix sur le calcul à l’aide de l’élément de ligne précédent dans un document. Un exemple sera fourni pour illustrer cela.

Dans la zone de manteau , entrez la dernière valeur de code de l’article. Cela peut également être utilisé en mode édition.

Pour saisir ou modifier les prix des articles

A. Prix normaux

À partir de l’écran de saisie de l’inventaire. ( voir section précédente)

Cliquez sur l’onglet Prix.

Sélectionnez ou vérifiez le magasin sélectionné dans les détails de l’article.

Entrez le prix dans la colonne inclusive ou la colonne exclusive. Entrez dans une colonne et la comptabilité Solace recalculera l’autre colonne en utilisant le taux d’imposition du type de taxe du groupe d’articles sélectionné. Solace utilise 10 types de prix possibles. Selon le nombre de régimes utilisés par l’entreprise, configurez tous les régimes en conséquence.

B. Prix futurs

Les futurs sont utilisés pour préparer les changements de prix sans modifier le prix actuel applicable à la transaction en cours. Pour appliquer le prix actuel ou remplacer les prix actuels par des prix futurs, utilisez l’assistant disponible dans le Panneau de configuration de la comptabilité Solace.

C. Prix spéciaux

Un régime de prix différent peut être appliqué pour une période spécifique, c’est-à-dire un prix spécial. Sur l’écran de saisie de l’article dans l’onglet Prix, la section inférieure permet de configurer, par article, le prix spécial.

Pour ajouter un élément aux magasins

Utilisation du même écran de saisie d’élément

Cliquez pour l’onglet Stocker. Tous les magasins seront listés

Cochez n’importe quel magasin qui présentera l’article.

Pour ajouter ou supprimer une image d’élément

Toujours sur le même écran de saisie d’élément

Cliquez sur l’onglet image.

Deux boutons sont fournis. Charger et effacer.

Cliquez sur charger et localisez votre photo. Cette image est également utilisée pour le bouton d’accès rapide du menu principal du point de vente.

Cliquez sur effacer pour supprimer toute image chargée.

Pour vérifier les quantités d’articles

Un rapport peut être utilisé avec plus de détails , mais une vérification rapide est accessible à partir de l’inventaire.

Cliquez sur l’onglet statistiques

Pour configurer les niveaux de commande de stock

Ceci est accessible à partir de la même entrée d’inventaire d’articles d’écran.

Entrez les quantités de réapprovisionnement min et max

Entrez les comptes des fournisseurs préférés.

Note: L’onglet Nomenclature est décrit dans le module G « Utilisation de la fabrication »

UTILISATION DE L’INVENTAIRE DANS LES DOCUMENTS

Tous les documents de la comptabilité Solace sont directement liés à l’inventaire. Il existe deux types de documents virils: les documents aux fournisseurs et les documents au client. Les deux types sont accessibles depuis le menu client et fournisseur. La comptabilité Solace est un système piloté par lots. Tous les documents sont en mode temporaire jusqu’à ce qu’ils soient validés et mis à jour le grand livre. Une fois validé, le document est scellé et ne peut pas être modifié.

À titre d’illustration, nous utiliserons l’achat fournisseur (facture fournisseur) et la facture client, mais tous les documents utilisent la même mise en page d’écran. Nous achetons 10 coiffeuses à 1500 chacune et en vendons une pour 2500. Voir Création d’un article d’inventaire dans ce module pour le côté du grand livre.

Pour enregistrer l’achat d’un objet

Dans l’écran du menu principal, cliquez sur le bouton fournisseur à gauche.

Double-cliquez sur Documents dans le menu de droite.

Dans l’écran Saisie, sélectionnez Facture fournisseur.

Appuyez sur Entrée et utilisez la touche Entrée pour naviguer à l’aide de l’assistant de navigation de flux essentiel de réconfort. laissez le numéro sur *Auto* et sélectionnez le compte dans la recherche de compte. Sélectionnez Sous-compte si nécessaire, modifiez la date et entrez la référence du document.

Appuyez sur Entrée jusqu’à ce que la section des lignes du document soit activée.

La première colonne est le type de ligne.

Appuyez sur Entrée et sélectionnez le magasin si aucune valeur par défaut n’a été configurée.

Appuyez et sélectionnez l’article que nous achetons.

Appuyez sur Entrée et modifiez la description si nécessaire.

Cliquez sur le bouton Suivant pour le document suivant.

Pour publier dans le grand livre, cliquez sur Annuler la mise à jour et sélectionnez Document actif uniquement dans le menu. Le système affichera le document à l’écran avec la possibilité d’imprimer, d’enregistrer ou d’envoyer un e-mail.

Fermez l’écran de rapport et fermez l’écran de saisie de document.

Certains rapports ont été mis à jour et les plus importants sont:

- Quantités d’inventaire (menu Rapport d’inventaire)

- Type d’entrée par lot (menu Rapport du grand livre)

- Transactions avec les fournisseurs (menu Rapport fournisseur)

- Et tous les autres rapports de transaction et d’inventaire.

Note: L’en-tête du document contient de nombreux détails , mais la plupart sont classés avec des valeurs par défaut configurées dans le réconfort. En utilisant la clé d’entrée, la comptabilité Solace ne sautera que dans les détails essentiels nécessaires pour démarrer les documents. Tous les autres peuvent encore être ajustés pendant .

Pour enregistrer la vente d’objets

C’est exactement le même processus que l’enregistrement du processus d’achat d’articles à l’aide du menu principal des clients. Le menu principal des clients propose le menu Facture fiscale et le menu Devis qui démarrent tous deux le même écran, l’écran de saisie du document. Le type de document peut être modifié à partir de l’option de premier en-tête de l’écran de saisie du document.

- Peu de rapports ont été mis à jour et en voici quelques-uns.

- Quantités d’inventaire.

Notez que la quantité disponible est maintenant de 9 après avoir vendu 1 coiffeuse de l’achat pervers.

- Rapport de lot de type d’entrée.

- Rapport de transaction client.

- Le rapport de la balance de vérification.

Ce rapport est l’un des rapports financiers donnant un aperçu des livres pour la période sélectionnée. Après cet achat et cette vente, le rapport de balance de vérification montre tous les soldes de tous les comptes mis à jour par ces deux transactions.

De nombreux autres rapports peuvent être imprimés montrant plus de détails sur les deux transactions. L’analyse des ventes contient plus de détails pour les décisions stratégiques de l’entreprise.

-Liste de tous les documents disponibles dans Solace Comptabilité.

Nom du document	But et utilisation
Documents clients	Documents clients
Citation	Il s’agit d’un devis envoyé à un client en fourniture de vente.
Commandes client	La commande client peut être traitée avant une facture. Ceci du client accord d’acheter.
Facture	Pour toute vente à un client, vous émettez une facture. Cela affecte les comptes d’inventaire et de grand livre.
Note de crédit	Vous émettrez une note de crédit si votre client retourne une partie ou la totalité des articles sur une facture.
Note de débit	Si vous avez laissé un ou plusieurs articles sur une facture, vous émettrez une note de débit.
Bon de livraison
Documents des fournisseurs	Documents des fournisseurs
Bon de commande	Un bon de commande est un enregistrement de la commande que vous passez auprès du fournisseur. Ceci n’est pas enregistré dans les comptes du grand livre et ne met pas à jour la quantité disponible.
Marchandises Rec Note	Vous traitez une note de marchandises reçues pour enregistrer les nouvelles marchandises dans votre entreprise avant de recevoir la facture du fournisseur. Lorsque la facture fournisseur est émise, le système vous permet de la lier au GRN. Notez que le GRN n’est pas comptabilisé dans le compte fournisseur, mais dans le compte de comptabilité d’exercice.
Facture fournisseur	Lorsque vous recevez des marchandises du fournisseur, le fournisseur enverra également la facture du fournisseur. C’est ce qu’on appelle aussi la note d’achat. S’il est lié à un GRN, le compte de régularisation sera réduit et transféré sur le compte du fournisseur.
Retour/Débit	Si un ou plusieurs articles sont défectueux et que vous souhaitez retourner à un fournisseur, vous émettez un retour fournisseur. Le document est une annulation d’une facture fournisseur.
Crédit au fournisseur	Si votre fournisseur a laissé un ou plusieurs articles sur une facture, vous pouvez utiliser un crédit au fournisseur.

UTILISATION DE LA FACTURE RÉCURRENTE

Le type de facture récurrente est utilisé pour facturer la nécessité de répéter périodiquement. Le système enregistrera le document une fois et permettra de le répéter chaque fois que nécessaire ou planifiera. Il existe un assistant et un planificateur répétitifs manuels qui ont besoin d’un module de réconfort externe pour répéter automatiquement le document et exécuter des processus sans surveillance appelés « Solace Grata »

Pour créer un modèle de facture récurrente.

Dans le menu principal, cliquez sur clients pour révéler le menu des clients.

Double-cliquez sur Facture fiscale ou Devis pour ouvrir l’écran de saisie du document.

Sélectionnez Facture répétée dans la liste déroulante Type de document.

L’écran de saisie du document démarre en mode répétitif. L’écran de saisie est totalement identique à l’écran d’entrée normal.

Complétez la facture et fermez l’écran de saisie afin d’enregistrer le modèle.

Pour configurer le planificateur récurrent.

L’écran de saisie de document récurrent révèle un onglet d’extraction qui n’est pas disponible sur l’écran de saisie normal. L’onglet Planificateur permet de créer une planification pour la répétition automatique de la facture.

	Cochez l’option Activer pour configurer ce modèle pour qu’il se répète automatiquement à l’aide des paramètres ci-dessous.

Note: La facture récurrente peut être générée automatiquement à l’aide d’un module Solace externe appelé Solace Grata. Ce module a plus de fonctionnalités que cela. Reportez-vous au site de comptabilité solace pour plus de détails sur Solace Grata.

Pour générer une facture à partir d’un modèle récurrent.

Solace accounting fournit un assistant pour vous aider à générer des factures à partir de modèles récurrents

.

Dans le menu principal, cliquez sur clients pour révéler le menu des clients.

Double-cliquez sur Facture récurrente

L’assistant s’ouvrira et guidera l’utilisateur à travers les options.

Détails des documents supplémentaires.

Solace Accounting fournit des détails supplémentaires qui peuvent être imprimés avec des documents dont la plupart sont des détails de documents standard.

FAIRE LE POINT

L’inventaire se fait généralement lors de la première configuration du système et régulièrement pour maintenir l’inventaire physique et l’inventaire informatisé en synchronisation. Performer une ou deux fois par an est absolument essentiel pour maintenir des niveaux de stocks sains et minimiser les pertes dans les entreprises de détail et de gros.

Le système permet de prendre un instantané et un stock partiel du niveau de stock et de continuer à négocier tout en comptant le stock physique. Il fournit également un assistant pour guider à travers la séquence correcte des événements.

L’assistant est trouvé inventaire non défini / Assistants / Nombre d’inventaire

À partir de cet écran, cliquez sur processus pour sélectionner le nombre de stocks partiel ou complet. Pour le nombre complet de stocks, laissez la sélection à droite vide pour inclure tous les articles et cliquez sur Fermer.

L’assistant va maintenant désactiver la première étape autoriser uniquement à continuer avec la deuxième étape. Chaque fois que le processus est fluide, abandonnez tout avec la dernière action « Abandonner le nombre d’inventaires » pour tout recommencer.

Cliquez sur processus pour imprimer la feuille A4 qui aidera au comptage physique. La dernière colonne est vide et doit être utilisée lors du comptage physique du stock.

Une fois cela fait, chaque page peut être chargée directement car le système restera en place pour maintenir le processus d’inventaire jusqu’à ce que tout soit fait. La fermeture de l’Assistant conservera toutes les quantités saisies et ne modifiera pas le niveau de stock du système tant qu’il ne lui sera pas demandé de le faire.

Vous pouvez choisir d’entrer manuellement le stock compté ou d’utiliser le fichier csv éternel pour entrer les quantités. Pour la capture manuelle, sélectionnez « Entrer l’inventaire manuellement » pour ouvrir l’écran suivant. La zone de recherche peut être utilisée pour filtrer la liste par code ou description.

Cette opération doit être répétée jusqu’à ce que tous les éléments aient été comptés et capturés.

Pour importer des niveaux de stock, sélectionnez l’option « Importer le nombre d’inventaires » qui ouvrira l’écran suivant

Le format de fichier par défaut des 4 premières colonnes doit être Stock Code, Barcode , Description, Qté.

Il est recommandé d’exporter d’abord le fichier et de l’utiliser comme modèle, le format de fichier exporté est csv

Lorsque tous les niveaux de qté ont été capturés et que le rapport de Variance a été vérifié, il faut « Mettre à jour les quantités » pour conclure le dénombrement des stocks. Ce dernier processus appliquera les nouvelles quantités au registre des stocks et mettra fin au processus de prise de stock.

D’OÙ D’ICI

Plus de détails sur le processus d’inventaire peuvent être trouvés dans d’autres modules ou sur la page wiki accessible depuis l’écran principal dans solace Accounting.