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| = CONFIGURATION DES COMPTES =
| | #REDIRECT [[Accounting/fr#2. Plan comptable et types de compte]] |
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| Un plan comptable (COA) est un outil d'organisation financière qui fournit une liste complète de chaque compte dans un système comptable. Solace Account permet à l'utilisateur de créer et d'organiser sa propre liste de comptes, mais si l'utilisation est difficile pour en créer une, des modèles sont disponibles pour accélérer le processus et éviter les erreurs de configuration. Chacun de ces comptes est lié à un certain type et à une classification financière.
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| Il est essentiel de comprendre la classification financière et le type de compte avant de créer ou de modifier une liste de comptes existante, car il s'agira de l'outil fondamental de la production de rapports financiers et des comptes généraux.
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| Type de compte
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| 1 - COMPTES DE BILAN
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| Les comptes de bilan sont utilisés pour faire le suivi de l'argent et des valeurs que vous possédez ou devez. Ces valeurs sont l'actif et le passif de l'entreprise.
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| 2 - COMPTES DU COMPTE DE RÉSULTAT | |
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| Les comptes de compte de résultat sont utilisés pour enregistrer les revenus et les dépenses de l'entreprise de trading.
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| '''Le revenu''' est le paiement que vous recevez pour votre temps, les services que vous fournissez ou l'utilisation de votre argent. Lorsque vous recevez un chèque de paie, par exemple, ce chèque est un paiement pour la main-d'œuvre que vous avez fournie à un employeur. D'autres exemples de revenus comprennent les commissions, les pourboires, les revenus de dividendes provenant d'actions et les revenus d'intérêts provenant de comptes bancaires. Les revenus augmenteront toujours la valeur de vos actifs et donc de vos fonds propres.
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| '''Les dépenses''' font référence à l'argent que vous dépensez pour acheter des biens ou des services fournis par quelqu'un d'autre pour '''une consommation précoce'''. Des exemples de dépenses sont un repas au restaurant, le loyer, l'épicerie, l'essence pour votre voiture ou les billets pour voir une pièce de théâtre. Les dépenses diminueront toujours votre équité. Si vous payez la dépense immédiatement, vous diminuerez vos actifs, tandis que si vous payez la dépense à crédit, vous augmenterez vos passifs. Ces deux types sont regroupés en catégories pour faciliter la déclaration. Ces catégories sont appelées catégories '''financières''' dans Solace Accounting.
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| Catégories de classification des comptes
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| Solace Account dispose d'une liste prédéfinie de catégories qui vous aideront à produire des rapports financiers tels que le compte de revenus, le bilan et autres. Ceux-ci sont prédéfinis, mais la description de chaque catégorie peut être modifiée en fonction de la convention commerciale.
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| COMPTE DE RÉSULTAT CATÉGORIES FINANCIÈRES
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| {| class="wikitable"
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| |-
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| ! Ventes
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| ! Groupe de comptes de revenu principal, qui constituent généralement la majeure partie du chiffre d'affaires du négoce nominal
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| !
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| |-
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| | Coût des ventes
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| | C'est ce qu'on appelle également le coût des marchandises vendues. Chiffre d'affaires généré dans le trading.
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| |-
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| | Autres revenus
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| | Revenus en dehors des activités commerciales normales.
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| |-
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| | Dépense
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| | Frais de négociation.
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| |-
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| | Taxe
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| | Taxe commerciale perçue
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| |-
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| | Dividendes
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| | Distributions aux actionnaires sur les résultats de l'exercice.
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| |}
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| ''' '''
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| CATÉGORIES FINANCIÈRES DU BILAN
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| {| class="wikitable"
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| |-
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| ! Capital social
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| ! Les fonds des actionnaires levés dans l'entreprise en échange de chares.
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| ! L
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| |-
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| | Revenus non répartis
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| | Portion du bénéfice net qui n'est pas versée sous forme de dividendes. Généralement, par rapport aux années précédentes.
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| | L
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| |-
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| | Prêts aux actionnaires
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| | Prêts accordés aux actionnaires.
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| | L
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| |-
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| | Emprunts à long terme
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| | Prêt remboursable pour une période supérieure à un an.
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| | L
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| |-
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| | Autres passifs à court terme
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| | Passifs à court terme qui ne sont pas affectés à des passifs communs tels que les créances, la TVA, les provisions, etc.
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| | L
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| |-
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| | Immobilisations
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| | Immobilisations corporelles, équipements ou installations à long terme dont l'entreprise est propriétaire. Aussi appelés actifs non courants.
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| | Un
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| |-
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| | Investissements
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| | Les actifs ou les articles achetés ou l'argent engagé qui générera des revenus à l'avenir.
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| | Un
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| |-
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| | Autres immobilisations
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| | Les actifs incorporels tels que les brevets, les marques et les droits d'auteur.
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| | Un
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| |-
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| | Inventaire
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| | Matières premières, produits en cours de fabrication et produits finis prêts à la vente.
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| | Un
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| |-
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| | Comptes débiteurs
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| | Sommes d'argent dues par les entités à l'entreprise. Il s'agit généralement de clients.
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| | Un
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| |-
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| | Banque
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| | Liquidités à la banque et découverts en espèces.
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| | Un
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| |-
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| | Autres actifs circulants
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| | Tous les actifs hors trésorerie convertibles en un an, ce sont d'autres actifs actifs actifs tels que les avances versées aux fournisseurs et aux employés, la petite caisse et toutes les dépenses payées d'avance.
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| | Un
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| |-
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| | Comptes créditeurs
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| | Sommes dues par les fournisseurs de l'entreprise et toutes les obligations de rembourser une dette à court terme.
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| | L
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| |-
| |
| | Taxation
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| | Sommes dues à l'administration fiscale.
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| | L
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| |-
| |
| | Autres passifs à long terme
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| | Autre prêt remboursable sur des périodes supérieures à un an ou à un cycle financier.
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| | L
| |
| |}
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| Pour imprimer le rapport sur les catégories financières
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| À partir de '''l'écran principal''', cliquez sur ''' le bouton '''Rapports
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| | |
| Cliquez sur ''' le bouton Grand livre''' dans le navigateur de rapports de gauche.
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| | |
| Double-cliquez sur ''' le bouton de rapport '''Catégories financières
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| {| class="wikitable"
| |
| |-
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| ! Note: Cette liste peut être modifiée et seules les descriptions peuvent être modifiées.
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| |}
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| | |
| Pour modifier les catégories financières
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| À partir de '''l'écran principal''', cliquez sur ''' le bouton '''Panneau de configuration
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| Cliquez sur ''' le bouton Paramètres de''' l'entreprise dans le navigateur.
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| | |
| Cliquez sur ''' le bouton Catégories financières''' dans le navigateur de gauche du nouvel écran.
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| | |
| Modifier la colonne de traduction
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| Cliquez sur le bouton Appliquer
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| = SAISISSEZ LES INFORMATIONS DE BASE. =
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| | |
| Pour créer un nouveau compte général
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| À partir de l'écran principal, cliquez sur ''' le bouton Grand livre''' dans le panneau de navigation de gauche.
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| | |
| Double-cliquez sur le bouton Grand '''livre''' sous le ''' groupe '''Maintenance générale
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| | |
| Sélectionnez la catégorie financière appropriée à laquelle associer le nouveau compte dans l'arborescence.
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| | |
| Cliquez sur le bouton '''Nouveau'''. Cela effacera toutes les zones de saisie
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| Entrez le code, la description
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| Paramètres de l'expéditeur, sélectionnez le groupe de types de compte
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| Sélectionnez la catégorie financière
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| Cliquez sur Enregistrer.
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| {| class="wikitable"
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| |-
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| ! Note: Dans l'arborescence du plan comptable, les catégories de charges de revenus sont indiquées en noir gras et les catégories de bilan sont indiquées en bleu gras.
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| |}
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| | |
| Pour modifier un compte général
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| Ouvrir le même écran que pour créer un nouveau compte
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| Tapez le code de compte à modifier dans la case en bas à gauche, cela localisera automatiquement le compte dans l'arborescence et remplira les zones d'édition
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| | |
| Modifiez les détails en conséquence
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| | |
| Cliquez sur Enregistrer
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| | |
| Pour supprimer un compte général
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| | |
| Ouvrir le même écran que pour créer un nouveau compte
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| | |
| Tapez le code de compte à modifier dans la case en bas à gauche, cela localisera automatiquement le compte dans l'arborescence et remplira les zones d'édition
| |
| | |
| Cliquez sur le bouton Supprimer
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| | |
| {| class="wikitable"
| |
| |-
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| ! Note: Tout compte avec des soldes ne peut pas être supprimé de la même manière que tout compte avec des soldes ne peut pas être changé de Compte de résultat à Bilan ou vice versa
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| |}
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| Pour imprimer la liste des comptes
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| À partir de l'écran principal, cliquez sur '''le bouton Rapports''' dans le panneau de navigation de gauche.
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| Cliquez sur '''Grand livre''' dans le navigateur de gauche.
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| | |
| Double-cliquez sur le bouton '''Rapport Plan de compte''' pour afficher l'option de rapport
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| Renseignez toutes les options, puis cliquez sur Imprimer.
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| = CONFIGURATION DES COMPTES CLIENTS OU FOURNISSEURS =
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| Les détails des comptes clients sont très similaires à ceux des comptes fournisseurs et partagent très étroitement le même écran de saisie.
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| Pour créer un compte client
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| À partir de l'écran principal, cliquez sur ''' le bouton Clients dans le panneau de navigation de gauche.'''
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| Double-cliquez sur '''le bouton Clients''' sous '''Groupe Comptes '''
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| Cliquez sur le bouton '''Nouveau'''. Cela effacera toutes les cases de saisie et proposera un nouveau code de compte. S'il ne s'agit pas du code souhaité, saisissez un code conforme aux spécifications de l'entreprise.
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| Entrez la description et toutes les coordonnées du client.
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| L ''''onglet Traitement''' contient les informations utilisées par Solace Accounting lorsque ce compte est utilisé dans des transactions de journal, des documents et d'autres transactions et sont regroupés en cinq blocs.
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| - '''Opérations'''
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| '''* Vieillissement : '''deux types de vieillissement sont disponibles, le '''solde à terme''' et l''''échéance.'''
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| En mode Solde à terme, tous les paiements sont liés au montant dû le plus ancien.
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| | |
| En mode Échéance, chaque paiement est lié à un montant d'échéance correspondant.
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| * '''Monnaie: ''' En mode multidevises, cela déterminera le taux de change de trading à utiliser pour effectuer des transactions avec ce compte.
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| -'''Des documents'''
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| '''* Impression : ''' À la fin d'un document joint à ce compte, ce mode d'impression
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| sera utilisé par défaut.
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| * Format de l'e-mail : ''' détermine le format utilisé lors de l'envoi de documents par e-mail à ce compte.'''
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| - '''Fiscalité'''
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| '''* Mode : ''' Mode par défaut de pour la taxe
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| * Type '''de taxe : Type''' de taxe par défaut utilisé.
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| * '''Référence fiscale : ''' Numéro d'identification fiscale du client. Ce numéro apparaîtra également sur le document client (facture, note de crédit, etc.)
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| -'''Autres'''
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| '''* Vendeur : '''Vendeur par défaut rattaché à ce compte. Cette option est utilisée dans connexion avec la commission gagnée par les vendeurs - Vérifier le module sur le réglage vendeurs.
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| * '''Numéro de voiture : ''' Numéro de carte client utilisé avec les paramètres globaux du système Système de carte de paramètres activé.
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| L' '''onglet Conditions''' vous permet de configurer des conditions anticipées et un régime de tarification.
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| {| class="wikitable"
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| |-
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| ! Note: Il est important d'établir des conditions de paiement afin de savoir quand le client est en retard. Il s'agit de votre terme normal. Le terme anticipé est également connu sous le nom de remise sur le terme de règlement est le rabais pour encourager les clients à payer dès que possible. Les conditions sont créées dans l'écran « Panneau de configuration » « Conditions de paiement ».
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| |}
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| '''-Petits caractères'''
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| '''* Conditions basées sur le nombre de jours : '''Cette option est utilisée pour l'ancienneté des soldes impayés par jour.
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| '''* Termes mensuels : '''Cette option est utilisée pour l'ancienneté de fin de période.
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| '''* Modalités anticipées : '''Avec cette option, vous pouvez définir un pourcentage de réduction et le nombre de jours dans lesquels le client doit payer pour obtenir la réduction. Si vous ne souhaitez pas de délai de paiement anticipé, entrez 00. Si la liste est vide, utilisez le « '''Panneau de configuration » '''pour créer des termes.
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| '''* Durée normale : '''Dans cette option, vous saisissez le délai prévu pour que le client règle son compte. Celle-ci est basée sur les premiers jours de sélection ou sur une base mensuelle.
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| '''* Intérêts à partir de : '''Avec cette option, vous pouvez modifier l'intérêt du client sur les montants en souffrance. Vous pouvez spécifier quand et si Solace Accounting doit facturer des intérêts à ce client. Cela fonctionne en conjonction avec l'option sélectionnée « Durée normale ».
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| '''-Entrée'''
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| '''* Régime de prix : ''' Dans Solace Accounting, vous pouvez utiliser jusqu'à 10 régimes de prix différents. Cette option vous permet de choisir le régime à utiliser par défaut pour ce client. Le régime de prix peut être modifié sur l'écran de saisie des documents.
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| '''* Limite de crédit : '''Solace Accounting vous donne la possibilité de définir une limite de crédit pour chaque client, si le solde du client dépasse cette limite, un avertissement sera demandé ou l'opération sera bloquée en fonction des paramètres. Voir les paramètres du client dans le « '''Panneau de configuration''' ».
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| '''* % de remise : '''Également appelé remise sur facture, il s'agit d'une remise commerciale qui s'applique à la valeur totale de la facture. Elle s'ajoute à toute remise sur un poste. Si Solace Accounting trouve une valeur dans cette option, elle sera appliquée à toute facture pour ce client.
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| L''''onglet Sous-compte''' donne la possibilité de créer des sous-comptes pour les fournisseurs et les clients. À l'aide de cette option, Solace Accounting affichera '''le rapport de relevé ''' et le '''rapport d'analyse de l'âge''' avec plus de détails sur les comptes agglomérés. Ceci est utile lorsqu'il s'agit d'entreprises qui ont des succursales et qui ont besoin de transactions regroupées par succursales et de nombreux autres cas similaires.
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| '''-Détails'''
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| '''* Code : Code '''de sous-compte, qui est un code complet complètement séparé du code de compte principal.
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| '''* Nom de famille : ''' Le nom ou la description du sous-compte
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| * '''Nom : ''' également utilisé pour un nom supplémentaire ou une description de compte soleil.
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| '''* Bloqué :''' s'il est coché, ce compte ne sera utilisé dans aucune transaction mais pourra toujours apparaître dans le rapport en fonction des options sélectionnées.
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| * '''Numéro de carte :''' Ceci est utilisé pour une recherche et une recherche rapides. Il s'agit d'un alias du code.
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| L''''onglet Contacts '''permet à l'utilisateur d'associer des personnes de contact au compte principal. L'onglet permet de gérer les comptes de contacts, de les nouveaux, de les modifier et de les supprimer. Le bouton d'impression ne répertorie que les contacts du compte courant, la liste complète des contacts peut être imprimée à partir de l'écran principal du rapport.
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| L''''onglet Contacts '''permet de créer des notes pour le compte sélectionné. Sur l'écran principal, Solace Accounting affiche les notes actives sous '''la liste Rappels''' sur le côté droit de l'écran principal.
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| {| class="wikitable"
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| |-
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| !
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| ! Solace Accounting mettra à jour cette liste avec toute note ajoutée et conservera la note sur la liste jusqu'à la date d'expiration de la note. La plupart des éléments de la comptabilité de consolation peuvent avoir des notes et la liste complète peut être reconnue à partir de l'écran principal Modifier les notes. Cette liste est rafraîchie quelques minutes pour permettre l'affichage de toute nouvelle note d'un autre utilisateur.
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| |}
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| -Pour créer une note :
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| Cliquez sur '''le bouton Nouveau''' dans l'onglet note. Cela ouvrira l''''écran principal '''Modifier la note
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| Si une liste apparaît sur la gauche, aucun compte n'a été sélectionné. Fermez l'écran d'édition de la note et, dans la modification du compte, sélectionnez un compte client/fournisseur, dans l'onglet Notes, cliquez sur Nouveau.
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| Entrez la description de l'objet
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| Sélectionnez la date de début
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| Sélectionnez la date de fin
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| Sélectionner l’état
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| Choisissez la visibilité.
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| Public : tous les utilisateurs du système le verront dans la liste de rappel.
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| Privé : il n'est pas seulement visible par l'utilisateur qui l'a créé et aucun autre utilisateur ne peut le voir.
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| Saisissez le corps de votre note dans la zone d'édition principale.
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| Cliquez sur Save (Enregistrer).
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| Cliquez sur Fermer pour supprimer ou annuler la note.
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| | |
| Après quelques secondes, la liste principale de rappels sera mise à jour
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| L''''onglet Contacts permet d''''entrer plus d'adresses pour un compte et cela est sélectionnable sur l'écran de saisie de document.
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| L' '''onglet Détails supplémentaires '''permet de définir une image ou une photo pour le compte. Ceci est utilisé lors de la recherche de compte Point de vente pour la vérification du compte. Le bouton de chargement chargera l'image et l'enregistrera directement dans les données Solace et tous les utilisateurs accéderont à l'image chargée. Le bouton Effacer supprimera l'image.
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| = UTILISATION DE LA CATÉGORIE DANS SOLACE ACCOUNTING =
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| Les catégories sont utilisées à des fins de reporting. Cela vous aidera à affiner les options de rapport et à produire des rapports plus détaillés. Avant d'utiliser des catégories dans les rapports, le nom de la catégorie doit être modifié pour donner une description significative et jusqu'à 10 types de catégorie sont autorisés dans le système.
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| Le processus de création et d'utilisation des catégories est le même pour les clients, les fournisseurs, le compte général et les articles de stock. Nous utiliserons l'inventaire pour ce contexte.
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| Pour les catégories de clients, voir Panneau de configuration/Clients, pour les fournisseurs, voir Panneau de configuration/Fournisseurs.
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| Pour configurer les paramètres des catégories.
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| À partir de l'écran principal, cliquez sur''' le bouton''' Panneau de configuration
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| Cliquez sur Inventaire (client ou fournisseur) pour accéder à un type de catégorie particulier. Dans l'image ci-dessous, nous avons utilisé des catégories d'inventaire.
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| Cliquez sur '''Noms des catégories '''dans le menu de gauche pour afficher l'éditeur
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| | |
| Changez chaque nom en conséquence. (Nous n'avons changé que les 3 premiers dans l'image ci-dessous)
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| Cliquez sur appliquer
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| | |
| Pour renseigner le type de catégorie.
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| À partir de l'écran principal, cliquez sur l'inventaire (Clients ou fournisseurs)
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| | |
| Double-cliquez sur '''Catégorie d''''inventaire, l'écran d'édition de la catégorie d'inventaire s'ouvrira.
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| Cliquez sur la liste de gauche de la catégorie à modifier pour afficher la racine de l'arbre dans le panneau de droite.
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| | |
| Cliquez sur la racine de la catégorie dans le panneau de droite.
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| Cliquez sur le bouton '''d'ajout''', le système insérera une nouvelle catégorie vide avec [...] comme description.
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| | |
| Cliquez sur les points de suspension [...] ou appuyez sur F2 puis tapez la description de la catégorie
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| | |
| Pour ajouter une autre catégorie au même niveau, cliquez d'abord sur la racine pour la sélectionner, puis cliquez sur le bouton d'ajout pour obtenir [...]. etc.
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| Pour ajouter une sous-catégorie, cliquez sur la catégorie (Mobilier de bureau), puis cliquez sur Ajouter.
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| Pour rattacher un article de stock (Compte client ou Compte fournisseur) à des catégories
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| Après avoir défini toutes les catégories, les stocks (y compris les comptes clients et les comptes fournisseurs) peuvent désormais être liés aux catégories à l'aide de leurs éditeurs. Sur l'éditeur d'inventaire
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| Cliquez sur le bouton déroulant de la catégorie
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| | |
| Sur l'écran de sélection de la catégorie, cochez (double-cliquez) pour sélectionner la catégorie souhaitée
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| | |
| Cliquez sur le bouton OK pour confirmer la sélection
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| | |
| Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la modification de l'inventaire.
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| | |
| Pour utiliser des catégories afin de filtrer les options de rapport
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| Lorsqu'elles sont disponibles, les options de rapport répertorient le sélecteur de catégorie dans la liste des options. Utilisons le rapport Liste de prix des stocks. Accédez au gestionnaire de rapports et sélectionnez Rapports d'inventaire.
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| Les catégories peuvent être utilisées partout où les options sont répertoriées.
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| = ÉTAIENT D'ICI =
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| Il y a encore beaucoup à apprendre sur la comptabilité de réconfort et nous vous encourageons à lire tous les autres modules pour maîtriser le système et maximiser l'expérience utilisateur et améliorer considérablement la rentabilité et l'efficacité de votre entreprise.
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