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| = INTRODUCTION AUX ÉCRITURES DE TRAITEMENT PAR LOTS DANS SOLACE ACCOUNTING =
| | #REDIRECT [[Accounting/fr#6. Configuration des journaux et types d'écriture]] |
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| Solace Accounting est un package piloté par lots qui vous permet de saisir n'importe quelle transaction en mode batch. Cela donne l'avantage de vérifier vos entrées avant qu'elles ne soient enregistrées de manière permanente dans la base de données. Dans ce module, nous exposons toutes les fonctionnalités permettant d'utiliser l'écran Type d'écriture, qui est simplement l'écran d'entrée de journal. Toutes les transactions financières seront saisies dans Solace Accounting ou via des journaux afin que toute transaction puisse être tracée dans les rapports des journaux. Pour traiter un journal via '''le type d'écriture''', vous devez :
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| Configurer les options du journal
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| Saisissez les troncatures ligne par ligne. (« Capturer » les données).
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| Répertoriez ou imprimez le journal pour l'archivage papier et autres.
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| Validez le journal ('Enregistrer' le journal dans Ledger).
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| = CONFIGURATION DE VOS TYPES D'ENTRÉE =
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| Le principe comptable le plus utilisé est le concept de la partie double qui exige que chaque transaction de débit soit une transaction de crédit égale et vice-versa. Solace Accounting est basé sur ce concept de double partie et tous les journaux sont enregistrés (validés) dans le grand livre avec toujours des lignes de contre. Tous les documents (facture, achat, etc.) sont comptabilisés avec des lots de type saisie en arrière-plan.
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| Le compte Solace aidera à écrire les lignes de contrepartie et donc à équilibrer le lot avant de valider dans le grand livre afin qu'un seul côté de la transaction soit saisi et, à l'aide des paramètres du journal, Solace écrira les lignes de contrepartie et validera un lot équilibré en partie double dans le grand livre.
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| Pour configurer des journaux normaux
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| Le journal normal est également appelé journal hors livre de caisse dans ce document et dans tous les autres modules.
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| À partir de l'écran principal, cliquez sur '''Panneau de configuration'''
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| Ensuite, sur le navigateur du panneau de configuration, doublez sur '''Types d'entrée'''
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| L'écran suivant devrait s'afficher
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| {| class="wikitable"
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| ! Description
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| ! est le nom du type d'entrée réel
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| | Livre de caisse
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| | informera le type de livre de caisse, de paiement, de reçu ou de non-livre de caisse
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| | Débit/Crédit
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| | Il s'agit du type de transaction par défaut qui sera capturé avec ce journal. Cela peut être modifié dans le lot de type d'écriture réel lors de la saisie des transactions
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| | Accès au compte
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| | Cette option facilite le filtrage rapide dans la zone de recherche et restreint la comptabilité autorisée dans le journal.
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| | Inconvénients par ligne
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| | Cette option ajoutera une colonne supplémentaire dans l'écran de saisie pour permettre un compte de contrepartie différent pour chaque ligne. Si le lot utilise la même contre-ligne pour chaque ligne, cette option ne doit pas être sélectionnée ou cochée.
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| |-
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| | Multi-devises
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| | Cette option permet d'utiliser une devise non locale et cette devise doit être définie dans la zone de saisie suivante
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| |-
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| | Compte bancaire (Contra Account)
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| | Cela définira le compte de contrepartie par défaut utilisé pour chaque nouvelle ligne ajoutée. Pour le livre de caisse, ce fichier est désactivé car le livre de caisse est créé automatiquement par le confort lors de la création d'un compte bancaire.
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| |}
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| Pour ajouter un nouveau journal, cliquez sur ''' le bouton Ajouter''' puis remplissez les détails dans le panneau de droite. Ce panneau définit les valeurs par défaut, la plupart d'entre elles peuvent être remplacées dans l'écran de saisie réel
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| {| class="wikitable"
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| |-
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| ! Note: Il n'est pas nécessaire de créer un journal de caisse. En créant un compte bancaire, solace créera automatiquement les deux livres de caisse pré-créés compte bancaire
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| |}
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| Pour créer un journal de caisse
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| Comme dans la note, lors de la création d'un compte avec la catégorie financière comme banque, solace créera les deux journaux du livre de caisse, le journal des paiements et le journal des encaissements. Les deux journaux de caisse sont répertoriés avec le journal autre que le livre de caisse dans la configuration.
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| = SAISIE DE TRANSACTIONS DANS UN LOT – TYPE D'ÉCRITURE =
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| Si vous n'êtes pas tenu de contrôler les articles en stock, vous utiliserez principalement des types de saisie pour toutes vos transactions. Voici les détails sur la façon d'enregistrer une vente avec la comptabilité de consolation.
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| Pour saisir une transaction dans un journal
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| Assurez-vous d'avoir un ''' compte de vente''' et le '''compte client, '''si ce n'est pas le cas, cochez le module « Configurer des comptes dans Solace Accounting »
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| Assurez-vous que vous avez déjà ''' défini un journal des ventes''', sinon créez-en un et définissez-le comme dans la section image en haut.
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| À partir de l'écran principal, dans le menu principal, cliquez sur '''Grand livre '''
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| Dans le navigateur, cliquez sur le ''' bloc Journaux '''en cours de traitement
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| Sur l'écran de type d'entrée, cliquez dans la liste de recherche et sélectionnez Journal des ventes, puis appuyez sur la touche Entrée pour ouvrir un nouveau journal
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| Maintenant, la barre supérieure de l'écran de saisie est activée, puis cliquez sur le bouton Paramètres dans la barre d'outils et cet écran s'affichera
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| {| class="wikitable"
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| |-
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| ! Compte Contra
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| ! Il s'agit du même compte que la sélection lors de la création du Journal et peut également être modifié ici
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| |-
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| | Consolider les soldes
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| | Cochez cette option pour fusionner toutes les transactions similaires sur une seule ligne et additionner le montant en un seul total. La similitude est basée sur le code de compte et le type de taxe
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| | Appeler l'échéance
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| | Si vous faites correspondre toutes vos factures au paiement du client, vous devez cocher cette option afin que l'écran des échéances s'ouvre automatiquement chaque fois qu'il y a plus de montant impayé
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| |-
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| | Multi-devises
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| | Activez cette option pour invoquer des devises autres que la devise locale
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| |-
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| | Lien vers les projets
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| | L'activation de cette option ajoutera une colonne supplémentaire dans l'écran de saisie avec une recherche dans la liste des projets. Cela vous aidera à lier la transaction à protéger pour la gestion de projet.
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| |-
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| | Référence d'incrément
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| | Si cette case est cochée, Solace incrémentera la référence avec 1 sur chaque nouvelle ligne
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| |-
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| | Répéter les détails
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| | Si cette case est cochée, Solace répétera la ligne à chaque nouvelle ligne
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| |-
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| | Répéter le code du projet
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| | Si cette case est cochée, Solace répétera le code du projet à chaque nouvelle ligne. Cela n'inclut pas les détails de répétition
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| |-
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| | Taxe sur les processus
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| | Par défaut, cette option est définie sur « Ne pas utiliser la taxe » et le journal ne traitera pas la taxe. Toute autre sélection ajoutera une colonne supplémentaire dans l'écran de saisie permettant de sélectionner le type de taxe rattaché à la transaction dans la ligne. « Par défaut en mode inclusif » fera en sorte que, dans l'écran de saisie, le curseur passe d'abord à la colonne Inclusif « Par défaut sur exclusif » fera sauter le curseur en premier dans la colonne Exclusif
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| |-
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| | Type de taxe par défaut
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| | Cette option n'est activée que lorsque l'option Traiter la taxe est définie sur Autoriser la taxe. Il s'agit du type de taxe par défaut sur chaque nouvelle ligne, mais il peut être remplacé par l'utilisateur.
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| |}
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| Nous pouvons configurer, pour la démonstration, le '''journal des ventes, ''' ce sont les paramètres qui peuvent être comme sur l'image ci-dessus, laissez-nous entrer cette transaction
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| {| class="wikitable"
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| |-
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| ! Référence
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| ! SAL00001
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| | Date
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| | 20/03/2016
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| | Description
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| | Ma première vente
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| | Taxe
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| | Norme 14 %
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| | Quantité
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| | 1250.00
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| |}
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| Dans l'écran de saisie, cela ressemblera à l'image suivante
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| Cette transaction est en mode temporaire jusqu'à ce que le journal soit validé, il peut être fermé et rouvert toujours avec les mêmes lignes saisies. Il s'agit d'un traitement par lots, qui consiste à conserver les journaux ouverts jusqu'à ce qu'ils soient vérifiés et vérifiés avant d'être comptabilisés de manière permanente dans le grand livre.
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| Pour publier un journal
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| Solace comptabilité toujours avec les lignes de contre-attaque automatiquement pour équilibrer le lot comme consolation travaille sur le concept de double entrée. L'utilisateur ne doit saisir qu'une seule ligne de la transaction et, à l'aide des paramètres, du compte de contrepartie et du type de taxe, Solace rédigera les lignes de contre-ligne lors de la comptabilisation et traitera le journal.
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| Une fois le journal ouvert, cliquez sur le ''' bouton Publier'''. Le journal sera publié et l'écran se fermera si la date et les comptes sélectionnés sont corrects avec les paramètres de l'entreprise.
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| La transaction est comptabilisée et de nombreux rapports peuvent être imprimés pour refléter les soldes des comptes concernés
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| Le rapport Ledger de la transaction de vente que nous saisissons et qui est maintenant validée peut être imprimé comme suit :
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| Ouvrez l'écran Gestionnaire de rapports à partir du menu principal '''Rapports'''
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| Cliquez sur '''le bouton '''Grand livre
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| Dans le navigateur, double-cliquez sur le '''bouton '''Grand livre détaillé
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| Laissez les cases Inclure le chat financier '''et '''Inclure le compte''' '''vides.
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| Sélectionnez '''Début de la période '''et''' Fin de la période '''pour inclure la date de transaction que nous avons saisie, le 20/03/2016
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| Cliquez sur '''Imprimer'''
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| Le rapport régénéré est le suivant
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| De nombreux autres rapports peuvent être imprimés, mais laissons apparaître ici''' le rapport « Lots de type d'entrée''' », le rapport « Balance de vérification''' » et le rapport « '''Taxe »''' '''
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| Notez que la comptabilisation d'une transaction avec TVA dans un livre de caisse répartira les montants différemment de la comptabilisation dans un livre de caisse. Les transactions comptables avec TVA seront allouées au '''compte''' de '''contrepartie''' et équilibreront la transaction avec la partie fiscale. Mais lors de l'utilisation d'un non-cashbook, le '''montant exclusif''' sera alloué au '''compte de contrepartie ''' et la contrepartie est équilibrée avec la partie TVA. À titre d'illustration, considérons 2 situations avec un montant inclusif de 114.
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| Dans le journal des paiements de la petite caisse, journal de caisse, nous saisissons une transaction de 114 en débit pour les papeteries de type TVA standard. Le compte de contrepartie est défini sur Compte de petite caisse. Solace répartira comme suit
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| DrPapeterie 100 * Ligne saisie avec le montant réajusté
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| Dr Contrôle Fiscal 14 * '''Ligne de solde générée'''
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| Compte de petite caisse Cr 114 * '''Ligne de solde générée'''
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| Dans le journal des ventes, un '''journal hors livre de caisse''', nous saisissons une transaction de 114 en débit à un client avec un type de TVA standard. Le compte de contrepartie est défini sur Compte de vente. Solace répartira comme suit.
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| Dr Client 114 * Ligne saisie avec le montant inchangé
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| Contrôle fiscal Cr 14 *''' Ligne de solde générée'''
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| Compte de vente Cr 100 * '''Ligne de solde générée'''
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| {| class="wikitable"
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| |-
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| ! Note: Solace Accounting génère automatiquement des lignes d'équilibrage différemment dans le journal hors livre de caisse et le journal de caisse. Cela est dû à la partie du montant de la TVA sur le compte de contrepartie. Nous recommandons donc le journal de petite caisse comme étant un type de livre de caisse pour comptabiliser correctement la partie TVA.
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| |}
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| = UTILISATION D'UN TYPE DE TVA À 100 % =
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| Les questions les plus approfondies sont les suivantes :
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| Lorsque j'importe des marchandises de l'étranger, la TVA m'est facturée sur ces marchandises. L'entreprise qui s'occupe de l'importation pour moi envoie une facture qui est entièrement TVA. Comment puis-je l'enregistrer dans la comptabilité de réconfort ?
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| Je viens de recevoir une facture avec TVA uniquement du fournisseur et celle-ci est liée à des factures de marchandises déjà facturées et payées. C'est similaire à l'arrondi du fournisseur est différent de ce que j'ai enregistré dans Solace, comment puis-je enregistrer la différence ?
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| Il me reste sur l'impôt à payer avec une valeur que je ne suis pas obligé de verser l'impôt car il est inférieur à la limite. Comment puis-je enregistrer ce redressement afin qu'il soit reflété dans le rapport fiscal ?
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| Ces 3 situations illustrent l'utilisation typique du type de taxe à 100 %. Lors de l'utilisation du type de taxe 100%, le montant total sera enregistré sur le compte de contrôle fiscal et le compte de contrepartie sera enregistré avec le solde complet. Il existe de nombreuses façons d'enregistrer cela avec Solace Comptabilité, mais les techniques les plus recommandées sont présentées ici.
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| Pour créer un type de taxe à 100 %
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| À partir de l'écran principal dans le menu de gauche, cliquez sur '''Panneau de configuration'''
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| Dans le panneau de configuration, double-cliquez sur '''Paramètres de l'entreprise '''sous le bloc de configuration
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| Dans les paramètres de l'entreprise, cliquez sur '''Traitement fiscal''' pour accéder à l'écran ci-dessous
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| Entrez dans la liste en tapant Redressement fiscal et tapez 100 dans la colonne Taux %
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| Cliquez sur le bouton Appliquer
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| Regardez l'image ci-dessous. Vérifiez ensuite la liste des types de taxe du rapport pour voir tous les types de taxe d'enregistrement dans Solace Accounting.
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| Pour imprimer la liste des types de taxe
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| À partir de l'écran principal, dans le menu de gauche, cliquez sur '''Rapports'''
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| Dans le gestionnaire de rapports, dans le menu de gauche, cliquez sur '''Taxe'''
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| Dans le panneau de droite, sous Annonces, double-cliquez sur '''Types de taxes'''
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| Cliquez sur imprimer sur les options d'impression du rapport, comme indiqué dans cette image
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| Pour journaliser 100% TVA
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| Il existe de nombreuses façons de saisir 100% mais toutes sont résumées en 3 méthodes
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| '''Méthode 1. Via le journal des livres de caisse'''
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| Cela suppose que la cuve n'ait pas été réclamée au moment du processus d'achat. Assurez-vous que votre type d'entrée autorise le traitement des taxes, sinon modifiez les paramètres du type d'écriture comme suit
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| Ouvrez le journal des paiements du livre de caisse. (ceci est expliqué dans d'autres sections)
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| Cliquez sur '''Paramètres''' et modifiez les paramètres pour inclure le traitement des taxes pour ce type d'entrée.
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| Regardez l'image suivante
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| Cela ajoutera maintenant 2 colonnes supplémentaires à l'écran de type d'entrée : ''' la colonne Exclusif''' et la colonne '''Inclusif. '''Par exemple, supposons que nous saisissions 570 pour les marchandises importées et une TVA complète de 8300. Sur la première ligne, nous capturerons
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| Première transaction
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| Dr Vat Control (entrée) à 100% 8 300
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| Banque Cr 8 300
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| Deuxième transaction
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| Dr Fournisseur 570
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| Banque Cr 570
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| Dans le journal du livre de caisse de consolation, inscrivez :
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| première ligne de transaction en sélectionnant n'importe quel compte de dépenses, par exemple '''Compte de coût des ventes''' et en sélectionnant le type de taxe 100% et en saisissant le montant débiteur de 8 300
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| La deuxième ligne Sélectionnez le compte fournisseur sans type de taxe et saisissez le débit de 570
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| Validez le type d'entrée et vérifiez le rapport comme indiqué sur cette image
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| {| class="wikitable"
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| |-
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| ! Note: Seules les lignes Dr (Débit) sont saisies et lors de la validation, les lignes Cr (Crédit) seront automatiquement générées. Notez également qu'avec le type de taxe à 100 %, les montants exclusifs et inclus auront toujours la même valeur sur l'écran de saisie.
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| |}
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| '''Méthode 2. Via le journal des achats'''
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| La capture des transactions avec les livres de caisse est différente des autres journaux en ce sens que le compte de contrepartie du livre de caisse est toujours le compte bancaire, mais dans les autres journaux, le compte de contrepartie est sélectionnable par l'utilisateur. Pour la transaction 100% TVA, dans le livre de caisse, le compte de dépenses sera « remplacé » par le compte de contrôle fiscal, ce qui signifie que le montant ne sera pas comptabilisé dans le compte de dépenses. Mais dans d'autres journaux comme le journal des achats, le compte de contrepartie est le compte de dépenses comme le compte '''de coût des ventes''' . Le compte Contra doit être le compte de dépenses pour que la transaction à 100 % soit enregistrée correctement. Les transactions à saisir sont les suivantes :
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| Cr Fournisseur avec 100% de taxe 8 300
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| Cr Même fournisseur pas de taxe 570
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| La première ligne de transaction est saisie en sélectionnant le compte fournisseur et en sélectionnant le type de taxe 100% et en saisissant le montant du crédit de 8 300
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| La deuxième ligne de transaction est saisie en sélectionnant l'icône
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| {| class="wikitable"
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| |-
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| ! Note: Seules les lignes Cr (Crédit) sont saisies et lorsqu'elles sont validées, les lignes Dr (Débit) sont automatiquement générées.
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| |}
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| L'écran de saisie sera le suivant :
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| Après la publication, le rapport résultant est le suivant :
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| '''Méthode3. Via le document d'achat'''
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| Solace Accounting permet de saisir un compte GL (grand livre) directement dans les lignes de document et cela peut être utilisé pour ajuster la TVA sur les marchandises achetées, plus particulièrement lors de la saisie des factures fournisseurs. Cette méthode est préférable lorsque les marchandises fournies doivent être enregistrées dans l'inventaire, les quantités en stock sont contrôlées.
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| Dans l'écran de saisie des factures fournisseurs, ''' le compte Coût des ventes''' sera utilisé dans les lignes de document pour enregistrer le 8300 dans le compte de contrôle des taxes. Le 570 sera enregistré via un article en stock en cours d'achat.
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| La ligne de redressement de taxe sera saisie en sélectionnant le type de ligne 4 Compte GL''' et en sélectionnant le compte de coût des ventes dans la recherche de compte, puis en sélectionnant le type ''' de taxe 100 % et en saisissant 8300 dans la colonne prix. La quantité peut être réglée sur 1.
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| La ligne de marchandises achetées est une ligne d'article de stock normale mais sans TVA
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| L'écran de saisie de la facture fournisseur (document d'achat) sera le suivant :
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| Après l'enregistrement de ce document d'achat, le rapport résultant sera :
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| = UTILISATION D'ENTRÉES RÉPÉTITIVES =
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| Solace Accounting dispose d'une option « écritures répétitives » qui permettra à l'utilisateur de saisir des transactions récurrentes sur une base apériodique. La capture de ces transactions n'a pas de particularité par rapport à la saisie de transaction normale, sauf que l'écran de saisie affichera '''Lot récurrent.'''
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| Pour ouvrir un journal récurrent normal
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| À partir de l'écran principal, cliquez sur '''Grand livre''' dans le menu principal.
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| Dans le navigateur, double-cliquez sur le ''' bouton '''Journaux récurrents
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| Sélectionnez le type d'entrée dans la ''' liste '''Type d'entrée
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| Appuyez sur la ''' touche Entrée''' pour accéder aux lignes de lot.
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| Ce qui suit doit être l'image suivante et non le titre « Lot récurrent » à l'écran.
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| Pour copier le journal périodique
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| Ouvrez le journal normal et atteignez les lignes du journal pour activer la barre d'outils.
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| Dans la barre d'outils du journal, cliquez sur ''' le bouton''' Traiter
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| Dans le menu contextuel, sélectionnez et cliquez sur '''Copier récurrent. '''Un assistant vous montrera et vous guidera tout au long du processus. Lisez et suivez les instructions de l'assistant.
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| Le lot récurrent d'origine sera conservé après le processus et pourra être réutilisé après pour la période suivante.
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| = UTILISATION DES ABRÉVIATIONS =
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| Solace Accounting dispose d'une fonction de remplissage automatique de la description qui aidera l'utilisateur en même temps à taper la description. Dans le cas d'une description ou d'un mot long ou répétitif, une abréviation peut être définie et chaque fois qu'elle est entrée dans une zone de description, Solace la remplacera automatiquement par le mot ou la description associée
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| Pour créer des abréviations
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| À partir de l'écran principal, cliquez sur '''Grand livre''' dans le menu principal.
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| Dans le navigateur, double-cliquez sur le ''' bouton '''Journaux récurrents
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| Double-cliquez sur '''Abréviations''' dans ''' le bloc Maintenance générale''' du navigateur. Un écran simple s'affichera avec uniquement des zones de saisie. Le premier est le code réel de l'abréviation et le second est le texte qui sera utilisé pour remplacer le code.
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| Cliquez sur '''Nouveau'''
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| Entrez l'abréviation dans la ''' zone de saisie''' du code
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| Appuyez sur ''' la touche''' Entrée
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| Entrez la description ou le mot complet dans la ''' zone de''' saisie Description
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| Cliquez sur ''' le bouton '''Enregistrer
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| Par exemple, l'abréviation ''' « '''P » '''sera utilisée pour taper la description « Paiement merci » comme dans l'image suivante'''
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| {| class="wikitable"
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| |-
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| ! Note: L'abréviation est sensible à la casse, donc un « P » est différent de « p ». L'abréviation peut comporter jusqu'à 3 caractères
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| |}
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| Pour utiliser l'abréviation
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| Le code d'abréviation peut être utilisé principalement dans les revues et les documents dans le champ de description. Ainsi, à l'intérieur du journal, passez à la colonne description et
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| Saisissez le code d'abréviation dans la colonne de description. Par exemple, juste le P majuscule
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| Appuyez sur la touche Entrée et le « p » sera remplacé par « Paiement merci » comme dans le journal suivant.
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| = SAISIE DES SOLDES D'OUVERTURE =
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| Si votre entreprise n'est pas une toute nouvelle entreprise et qu'elle n'a pas fait de commerce, vous pouvez sauter cette étape. Les soldes d'ouverture sont obtenus à partir de l'exercice précédent sous la forme d'une balance de vérification ou d'un rapport de bilan provenant d'un autre système. Avant d'utiliser le système Solace Accounting, ces chiffres doivent être saisis à l'aide du « Journal Général ». Il est également conseillé de saisir ces chiffres un jour avant le jour de début de l'année en cours, de sorte que toutes les dépenses seront déclarées au compte des bénéfices non répartis au début de l'exercice en cours. Tous les chiffres des fournisseurs et des clients doivent être saisis dans les comptes individuels.
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| Pour ce didacticiel, nous avons cette balance de vérification de clôture.
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| Paramètres généraux du référentiel
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| Assurez-vous que le compte de contrepartie est défini sur votre compte d'attente et que tous les autres paramètres sont conservés comme sur l'image ci-dessous.
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| {| class="wikitable"
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| |-
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| ! Note: Solace Accounting ne permet pas de comptabiliser directement les revenus non distribués. Pour saisir le solde d'ouverture dans le revenu non distribué, toute dépense de revenu doit être utilisée pour permettre au système de transférer le chiffre à l'année suivante en tant que solde d'ouverture.
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| |}
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| Saisissez la balance de vérification sous la forme de l'image ci-dessous et publiez-la
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| À partir de cet écran, nous pouvons lister la liste des journaux avant de valider dans le référentiel
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| Lorsqu'ils sont affichés, tous les types de rapports peuvent être répertoriés, ici nous montrons la balance de vérification et le bilan
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| = D'OÙ VIENT D'ICI =
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| Vous trouverez plus de détails sur le processus de journalisation dans d'autres modules ou sur la page wiki accessible à partir de l'écran principal de solace Comptabilité.
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