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Un guide complet pour configurer et utiliser Solace Point de Vente (POS) — périphériques pris en charge, configuration des caisses et des modes de paiement, menu à écran tactile, opérations de vente au quotidien et formation des caissiers.

Solace POS est une interface en temps réel de Solace Accounting : chaque vente est directement enregistrée dans le grand livre et tous les rapports comptables sont mis à jour immédiatement, sans étape d'import de fin de journée séparée. Ce module suppose que la configuration de l'entreprise, des utilisateurs et des vendeurs décrite dans Configuration générale (en particulier le Module D — Utilisateurs et vendeurs) est déjà effectuée.

Portée. Ce guide suit les menus du Panneau de configuration et les écrans du poste de vente tels qu'ils existent dans la version actuelle de l'application. Les noms d'écrans et de boutons cités ci-dessous (par ex. « Mode de paiement », « Caisse ») sont les libellés exacts, afin de pouvoir suivre directement dans l'application.

Objectif et portée

Ce guide accompagne un nouvel utilisateur à travers tout ce qui doit être configuré avant qu'une caisse puisse être utilisée, puis à travers les fonctions quotidiennes qu'un caissier et un superviseur utilisent pendant la vente, et se termine par une section de formation des caissiers destinée au personnel qui n'utilise que le poste POS sans jamais toucher au Panneau de configuration.

Solace POS peut fonctionner sur son propre poste de travail sans que Solace Accounting y soit installé — tous les paramètres et la configuration résident dans l'entreprise Solace principale — mais le côté comptable de cette entreprise doit être configuré en premier, car POS réutilise ses comptes, ses clients et ses utilisateurs plutôt que d'en garder sa propre copie.

Périphériques pris en charge

Le seul périphérique strictement nécessaire pour faire fonctionner une caisse est une imprimante ; tous les autres sont optionnels et ajoutent une capacité particulière :

Périphérique	Utilité
Imprimante de bordereau de caisse	Imprime le bordereau/reçu de vente. Le seul périphérique obligatoire.
Lecteur de codes-barres	Lit les codes-barres standards ainsi que les codes-barres à prix ou poids intégré produits par une balance (§3.5.4).
Tiroir-caisse	S'ouvre automatiquement au paiement, soit directement via l'imprimante, soit via son propre port série (§3.5.2).
Lecteur de carte	Lit la carte de compte d'un client pour rappeler son compte (§3.5.5) ; se comporte comme un clavier, un lecteur défectueux peut donc être temporairement remplacé par la saisie au clavier.
Affichage sur pôle (Pole)	Un afficheur client de deux lignes de 20 caractères ; affiche aussi un message défilant en cas d'inactivité (§3.5.3).
Plat peseur / Balance	Pèse un article et encode son prix ou son poids dans un code-barres lu ensuite par le lecteur (§3.5.4).
Lecteur biométrique (empreintes digitales)	Vérifie ou connecte un caissier par empreinte digitale plutôt que par mot de passe (§3.5.6).
Écran tactile	Permet à l'écran principal de vente de fonctionner comme un menu à boutons plutôt que par saisie de code/code-barres (§3.6).

Installation et configuration

Avant de configurer POS, le côté comptable de l'entreprise doit déjà être configuré — POS lui-même ne nécessite alors que quelques étapes supplémentaires.

Interfaces de périphérique

La plupart des appareils se connectent en USB (reconnu automatiquement par le système d'exploitation) ou via un port série, qui doit être configuré avant qu'un périphérique série ne fonctionne. Solace regroupe les paramètres de port série afin qu'un même groupe nommé puisse être réutilisé par plusieurs périphériques.

1. À partir de l'écran principal, cliquez sur Panneau de configuration.
2. Double-cliquez sur Paramètres de l'entreprise.
3. Cliquez sur le bouton de menu Interfaces.
4. Cliquez sur la croix verte pour ajouter un nouveau paramètre de port série.
5. Tapez un nom identifiant le paramètre.
6. Saisissez les paramètres du port série (fournis par le guide d'installation du périphérique).
7. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Appliquer.

Rôle de caissier et caissiers

En utilisant le Module D (Utilisateurs et vendeurs) :

1. Créez un rôle nommé Caissier.
2. Créez un second rôle nommé Superviseur.
3. Configurez les droits de chaque rôle selon ce que ce rôle doit pouvoir faire.

Les caissiers sont simplement des vendeurs créés avec le rôle Caissier, qui restreint leurs privilèges par rapport à un Superviseur.

Modes de paiement

Solace Accounting prend en charge un nombre illimité de modes de paiement ; les plus courants sont Espèces, Carte, Chèque et virement électronique (TEF).

1. À partir de l'écran principal, cliquez sur Panneau de configuration.
2. Double-cliquez sur Mode de paiement.
3. Sélectionnez une méthode dans la liste et cliquez sur Ajouter (par ex. tapez CASH comme description).
4. Sélectionnez le compte du grand livre qui enregistre les paiements de ce type.
5. Sélectionnez le type de journal qui enregistre les transactions de ce type.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Le bloc Options doit toujours être complété ; le bloc Process n'est nécessaire que si des détails supplémentaires doivent être capturés pour chaque paiement de ce type.

Paramètres POS

L'écran principal des paramètres POS (disponible uniquement si le module POS est installé) contient la configuration générale :

1. À partir de l'écran principal, cliquez sur Panneau de configuration.
2. Double-cliquez sur Point de vente.
3. Cliquez sur Général.
4. Sélectionnez le Compte Caisse — le compte client cash par défaut utilisé pour toutes les factures de caisse. Si la liste est vide, créez d'abord un client appelé Cash et définissez-le comme client cash (voir Comptabilité, Module A).
5. Sélectionnez le Compte de transfert d'argent — enregistre les mouvements de flotteur (argent pris ou mis dans le tiroir en dehors d'une vente).

Caisses

Une caisse est un poste de travail de caissier ; il n'y a pas de limite au nombre de postes pouvant se connecter au serveur simultanément.

Depuis l'écran des paramètres POS, cliquez sur Caisse pour afficher la liste des caisses, puis tapez le nombre de caisses dont votre magasin a besoin dans la zone Paramètres (par ex. 10 génère des caisses numérotées de 1000 à 1009). Sélectionnez chaque caisse et configurez-la dans les onglets ci-dessous.

Onglet Global

Champ	Signification
Type de PDV	La disposition d'écran de cette caisse. Quatre types sont disponibles ; Écran standard est le type par défaut décrit à la §5, et Écran à emporter est la disposition à menu tactile décrite à la §3.6.
Écran tactile	À cocher si l'écran de ce poste prend en charge le tactile.
Chemin de mise à jour système	Un dossier partagé utilisé pour centraliser les mises à jour du logiciel POS — chaque poste peut se mettre à jour depuis ce dépôt local unique plutôt que via Internet individuellement.

Onglet Tiroir

Si un tiroir-caisse est connecté à cette caisse, cochez Relié et complétez :

Champ	Signification
Via l'imprimante	À cocher si le tiroir s'ouvre via l'imprimante de reçus plutôt que par son propre port.
Port	Le port série auquel le tiroir est connecté, si non ouvert via l'imprimante. Le port doit déjà exister dans les Interfaces de périphérique (§3.1).
Chaîne de contrôle	La séquence de commande envoyée pour ouvrir le tiroir ; choisissez-en une dans la liste, ou tapez une séquence personnalisée en séparant chaque commande par un +.

Affichage sur pôle

L'afficheur standard comporte deux lignes de 20 caractères chacune. Solace peut piloter deux afficheurs simultanément, et affiche un message défilant après un délai d'inactivité configurable.

Plat peseur ou balance

Une balance (couramment utilisée pour les bars à salade, les fruits secs en vrac et autres articles en vrac) imprime un code-barres qui encode soit le prix, soit le poids de l'article ; les deux types de code incluent le code d'article de l'inventaire. Toute balance capable d'imprimer un code-barres UPC ou EAN est compatible.

Le format de code-barres par défaut est 2CCCCC9XXXXX9 :

Segment	Signification
2 en tête	Marque ce code comme généré par une balance ; tout autre chiffre de tête est ignoré comme code intégré.
CCCCC	Le code de l'article.
9 (chacun)	Un chiffre de contrôle généré par la balance.
XXXXX	La valeur intégrée — le prix ou le poids, selon la configuration de la balance.

Exemple : avec le format 2CCCCC9XXXXX9, un code scanné se décode en code d'article 01002 et prix 20.51 ; avec le format 20CCCC9XXXXX9, la même valeur se décode en code d'article 1002, prix 20.51. Pour tester un format, scannez (ou tapez) un code-barres généré par la balance et cliquez sur Tester.

Lecteur de carte

Un lecteur de carte se comporte comme un clavier (un lecteur défectueux peut donc être contourné par la saisie manuelle), et sert dans Solace à récupérer le compte d'un client.

Biométrique – Lecteur d'empreintes digitales

Un lecteur d'empreintes digitales peut être utilisé pour la vérification du caissier ou la connexion du caissier. Installez et testez d'abord l'appareil sur le poste de travail — Solace n'interface qu'avec les appareils émulés Digital Persona. Une fois activée, cette option fait apparaître les boutons biométriques sur l'écran des détails utilisateur.

Pour enregistrer les empreintes d'un caissier :

1. Ouvrez la fiche d'un utilisateur ou d'un vendeur en modification.
2. Cliquez sur le carré blanc Biométrie.
3. Attendez le message Scan Finger, puis posez un doigt sur le lecteur jusqu'à capture de l'image, et retirez-le.
4. Répétez encore 3 fois (4 scans au total, même doigt).
5. Cliquez sur Enregistrer — activé uniquement lorsque les 4 scans sont valides.

Délai d'expiration. Le lecteur expire après 10 secondes. Si un scan n'est pas validé à temps, toute la séquence de 4 scans doit être recommencée depuis le début, avec le même doigt.

Gestion du menu à écran tactile

Régler le Type de PDV d'une caisse sur un écran non standard (par ex. Écran à emporter, §3.5.1) fait basculer l'écran principal de vente vers un menu à boutons, organisé en groupes (qui ouvrent un sous-menu) et en articles (qui ajoutent directement un article d'inventaire à la vente). Le premier groupe créé devient le menu principal affiché à l'ouverture de l'écran POS.

Pour configurer le menu tactile :

1. Depuis le Panneau de configuration, double-cliquez sur Point de vente, puis sur Caisse.
2. Dans l'onglet Global, réglez le Type de PDV sur Écran à emporter et cliquez sur Appliquer.
3. Cliquez sur Menu POS ; définissez le nombre de colonnes et de lignes de boutons, et laissez l'espacement des boutons à 2 ; cliquez sur Appliquer.
4. Cliquez sur le plus vert pour ajouter un groupe/sous-menu.

Un bouton de groupe possède les propriétés suivantes :

Champ	Signification
Type de bouton	Verrouillé sur Sous-menu pour un bouton de groupe.
Affichage du bouton	Verrouillé sur Afficher le texte pour un bouton de groupe.
Couleur du bouton / Couleur de police	Couleur d'arrière-plan et de texte du bouton.
Texte du bouton	Jusqu'à 5 lignes de texte affichées sur le bouton.

Après avoir créé un groupe, sélectionnez-le et changez d'onglet (par ex. sélectionnez Menu principal et ouvrez l'onglet Menu principal) pour quitter l'éditeur de sous-menu et revenir disposer les boutons du niveau supérieur. Cliquez sur un bouton vide pour le lier soit à un sous-menu (choisissez Sous-menu, puis sélectionnez la cible dans la liste), soit à un article d'inventaire (choisissez Sélectionner l'article, choisissez l'article, cochez éventuellement Afficher l'image). Répétez pour chaque bouton jusqu'à ce que le menu soit complet.

Utilisation du poste de travail POS

Chaque poste de travail lit son propre fichier de configuration (généré depuis Solace Accounting et enregistré dans le dossier des paramètres du poste) pour ses paramètres de démarrage, principalement l'emplacement du serveur et les identifiants de connexion. L'écran principal s'adapte au Type de PDV sélectionné pour cette caisse (§3.5.1) ; ce guide utilise Écran à emporter en exemple. POS peut verrouiller le poste de travail à un usage exclusivement POS, et quitter ce verrouillage peut être lié à l'arrêt du poste. Un vendeur ou un utilisateur doit avoir un mot de passe défini pour se connecter à POS.

L'écran principal POS

Une seule zone de saisie accepte l'entrée clavier, et Solace détermine comment l'interpréter selon le contexte : en mode standard (non tactile), la saisie tapée ou scannée est comparée aux codes-barres et codes d'inventaire ; en mode menu tactile, la même vente peut aussi être construite en appuyant sur les boutons de groupes et d'articles.

Mise en attente et récupération d'une vente

Solace POS peut mettre jusqu'à 3 ventes en attente simultanément. Les boutons 1, 2 et 3 mettent la vente en cours en attente afin de servir un autre client, puis la récupèrent plus tard pour terminer la transaction.

Mode Superviseur

Toute fonction nécessitant une sécurité élevée demande automatiquement le Mode Superviseur. Toutes les fonctions sont sécurisées ainsi, sauf Ajouter Qté, Paiement, Réimpression, PLU et Déconnexion.

Recherche de prix (PLU)

Vérifie le prix d'un article — recherche par code d'inventaire ou code-barres — sans l'ajouter à la vente en cours.

Traitement d'une vente

1. Tapez le code de l'article, ou scannez son code-barres. Répétez pour chaque article.
2. Appuyez sur Paiement.
3. Saisissez le montant remis et appuyez sur Entrée.

Le bordereau s'imprime et le système est prêt pour la vente suivante.

Corriger une vente

Annuler, Supprimer un élément et Rembourser une facture nécessitent tous de saisir le code superviseur (ou de glisser la carte superviseur) et d'appuyer sur Entrée (si un clavier est utilisé) avant de prendre effet.

Fonction	Ce qu'elle fait
Annuler (Void)	Annule entièrement la vente affichée à l'écran ; le système revient prêt pour une nouvelle vente.
Supprimer un élément	Retire une ligne indésirable de la vente en cours (sélectionnez-la dans la liste, ou tapez son code d'article) ; elle apparaît avec un signe (-), puis le système revient à la saisie normale.
Rembourser une facture	Crée une note de crédit pour une facture précédente et remet les quantités en stock. Saisissez le numéro de facture d'origine (date, compte et montant sont récupérés automatiquement pour vérification), les coordonnées du client/porteur du bordereau, et un motif le cas échéant, puis le montant réellement remis au client.

Ventes sur compte, retours et réimpressions

Fonction	Ce qu'elle fait
Compte	Bascule la vente en cours sur le compte d'un client spécifique (saisissez le code superviseur, puis le code ou la carte client, en modifiant l'adresse si besoin) afin qu'elle puisse ensuite être facturée sur relevé plutôt que payée immédiatement. Si une photo du client est enregistrée, elle s'affiche ici — une bonne vérification contre les abus de compte.
Retours	Place la caisse en mode retour, dans lequel chaque article ajouté reçoit un signe négatif (-), permettant de capturer plusieurs retours sous une seule autorisation superviseur. Le caissier doit terminer explicitement le mode retour (cliquer à nouveau sur Retours) avant de reprendre les ventes normales.
Réimprimer le dernier bordereau	Réimprime le dernier bordereau de facture traité durant ce quart de travail.

Fonctions de fin de journée

En fin de journée, un superviseur exécute les fonctions de fin de journée (via le bouton Admin, ou en saisissant le code superviseur depuis le bouton Retours) pour fermer le quart en cours, effectuer l'encaissement (cash-up) et imprimer le rapport de quart. Toutes les données sont archivées et les rapports comptables correspondants restent disponibles à tout moment par la suite.

Formation des caissiers

Cette section s'adresse au personnel qui n'utilise que le poste POS au quotidien, sans le configurer.

Prérequis du poste de caissier

• Expérience préalable de caissier ou de vendeur en commerce de détail.
• Aisance de base avec le matériel informatique tel que caisses enregistreuses, scanners et compteurs de monnaie.
• Compétences en communication et en gestion du temps.
• Souci de la satisfaction du client.
• Rigueur et aptitude de base au calcul.

Compétences en service à la clientèle

Compétence	Pourquoi elle compte
Amabilité générale	Une attitude positive et enjouée tout au long de l'interaction garantit une bonne expérience client.
Accueil	Le caissier est souvent le premier (ou le dernier) membre du personnel à parler au client — donner le ton, répondre aux questions, orienter dans le magasin.
Vente additionnelle	La dernière occasion avant la clôture de la vente de confirmer que le client a trouvé tout ce qu'il cherchait, ou de proposer un petit article complémentaire (cartes-cadeaux, articles de caisse).
Gestion des réclamations	Les caissiers sont souvent le premier point de contact pour les retours ou réclamations. Des formules de courtoisie et une écoute active (« je m'excuse », « pourriez-vous... ? » plutôt que « vous devez... ») aident à désamorcer un client mécontent.

Tâches et responsabilités du caissier

Tâches	Responsabilités
Enregistrer les ventes Emballer les articles Demander des vérifications de prix Honorer les coupons Encaisser le paiement et rendre la monnaie correcte Traiter les retours et échanges de marchandises Proposer un service d'accompagnement en fin de transaction	Accueillir les clients à leur entrée Maintenir la zone de caisse propre et ordonnée Compter le tiroir-caisse en début de service pour vérifier que le flotteur est correct Répondre aux questions sur les procédures ou politiques du magasin Surveiller les postes de caisse pour s'assurer qu'ils disposent d'assez de liquide et de personnel

Connexion, changement d'utilisateur et déconnexion

1. Utilisez l'icône du programme sur le bureau pour charger l'écran de fond POS.
2. Cliquez (ou, sur un écran tactile, appuyez) sur Connexion.
3. Sur l'écran de connexion, tapez le mot de passe du caissier.

Pour se déconnecter, cliquez sur Déconnexion, ou appuyez sur Ctrl+Maj+F2 au clavier. Pour changer d'utilisateur, déconnectez-vous puis reconnectez-vous avec le nouvel utilisateur.

Opérations de fin de service

À la fin de chaque service, le caissier ferme sa caisse et vérifie tout écart par rapport au flotteur attendu — c'est l'opération de cash-up (parfois appelée dépôt de sécurité). Voir §9 pour les fonctions de fin de journée de niveau superviseur qui suivent.

Rôle du superviseur

Sous supervision générale, un superviseur POS traite les transactions en espèces/carte/dépôt bancaire comme tout caissier, en plus de tâches administratives, et dispose d'un niveau de sécurité élevé qui débloque les fonctions listées aux §5.2 et §7–8. Un caissier fait appel au superviseur pour saisir son mot de passe élevé lorsqu'une de ces fonctions est nécessaire.

Liste de contrôle pour la première configuration

1. Configurez d'abord le côté comptable de l'entreprise (plan comptable, clients) — voir Comptabilité.
2. Configurez les Utilisateurs et vendeurs, y compris les rôles Caissier et Superviseur (§3.2) — voir Configuration générale.
3. Configurez les Interfaces de périphérique série nécessaires (§3.1).
4. Configurez les Modes de paiement (§3.3).
5. Configurez les Paramètres POS généraux : Compte Caisse et Compte de transfert d'argent (§3.4).
6. Créez et configurez chaque Caisse : Global, Tiroir, Affichage sur pôle, Plat peseur/Balance, Lecteur de carte, Lecteur biométrique selon le cas (§3.5).
7. Pour une caisse à écran tactile, construisez le Menu à écran tactile (§3.6).
8. Générez le fichier de configuration de chaque poste et vérifiez qu'il peut se connecter (§4).
9. Formez les caissiers à l'écran principal, au traitement d'une vente et aux fonctions de correction (§5–8, §10).
10. Effectuez les Fonctions de fin de journée avec un superviseur avant la mise en production (§9).

Glossaire

Terme	Signification
Caisse (Till)	Un poste de travail/enregistreur de caissier ; identifié par un numéro de caisse (par ex. 1000–1009).
MOP (Mode de paiement)	Une façon configurée de régler une vente (Espèces, Carte, Chèque, TEF, etc.), chacune liée à un compte du grand livre et un type de journal.
PLU	Recherche de prix — vérifier le prix d'un article sans l'ajouter à la vente.
Mise en attente / Récupération	Mettre temporairement une vente en attente (jusqu'à 3 simultanément) pour servir un autre client, puis la reprendre plus tard.
Mode Superviseur	Un état d'accès élevé, débloqué par un code/carte superviseur, requis pour des fonctions comme Annuler, Supprimer un élément, Rembourser, Compte et Retours.
Code-barres à prix/poids intégré	Un code-barres généré par une balance encodant soit le prix, soit le poids de l'article avec son code d'article (§3.5.4).
Flotteur	Argent liquide gardé dans le tiroir pour rendre la monnaie ; déplacé via le Compte de transfert d'argent en dehors d'une vente.
Cash-up	Réconciliation de fin de service entre l'espèce réelle de la caisse et le flotteur attendu plus le total des ventes.
Fonctions de fin de journée	La clôture de niveau superviseur d'un quart : fermeture de la caisse, cash-up et impression du rapport de quart (§9).

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