Accounting/fr

  

Un guide complet de Solace Accounting — plan comptable, comptes clients/fournisseurs, journaux et TVA, rapprochement bancaire, gestion des stocks et fabrication.

Cet article couvre l'application de comptabilité de bout en bout. La création de la société et l'administration des utilisateurs/vendeurs sont partagées avec le point de vente et sont traitées séparément dans Configuration générale ; les opérations de caisse et de guichet propres au point de vente sont traitées dans POS. Les sociétés qui tiennent leur comptabilité selon le référentiel OHADA (SYSCOHADA) doivent aussi lire Comptabilité OHADA.

Portée. Ce guide suit les menus Écran principal → Panneau de configuration / Grand livre / Clients / Fournisseurs / Inventaire / Rapports tels qu'ils existent dans la version actuelle de l'application. Les noms d'écran cités ci-dessous (par exemple « Catégories Financières », « Types d'écriture ») sont les intitulés exacts des menus, afin que vous puissiez suivre directement dans l'application.

Objectif et portée

Ce guide accompagne l'utilisateur dans la configuration et l'utilisation de Solace Accounting : construire un plan comptable, configurer les comptes clients et fournisseurs, saisir les transactions via les journaux, rapprocher la banque, gérer les stocks et fabriquer des produits finis à partir de matières premières.

L'ordre de configuration est important : les catégories financières et types de compte (§2) viennent en premier, car chaque compte général en dépend ; la configuration des journaux/types d'écriture (§6) précède la saisie des transactions ; et la configuration de l'inventaire (§12) précède la création et la vente des articles en stock.

Plan comptable et types de compte

Un plan comptable (COA) est une liste complète de chaque compte du système. Solace Accounting permet de créer sa propre liste de comptes, ou d'utiliser un modèle fourni pour accélérer la configuration et éviter les erreurs. Chaque compte est lié à un type de compte et à une catégorie financière — comprendre les deux est fondamental avant de créer ou modifier des comptes, car ils déterminent chaque rapport financier.

Type de compte	Signification
Comptes de bilan	Suivent l'argent et les valeurs que l'entreprise possède ou doit — son actif et son passif.
Comptes de résultat	Enregistrent les revenus et dépenses de l'activité commerciale. Le revenu est ce que l'on reçoit pour du temps, des services, ou l'utilisation d'argent (augmente l'actif/les capitaux propres). La dépense est de l'argent dépensé pour des biens ou services à consommation immédiate (diminue les capitaux propres ; diminue l'actif si payé immédiatement, augmente le passif si payé à crédit).

Solace Accounting regroupe les comptes en catégories financières prédéfinies pour produire les rapports standards (compte de résultat, bilan, etc.). La liste des catégories est fixe, mais la description de chacune peut être renommée selon l'entreprise.

Code	Catégorie (compte de résultat)	Description
310	Ventes	Groupe de comptes de revenu principal, constituant généralement l'essentiel du chiffre d'affaires.
320	Coût des ventes	Aussi appelé coût des marchandises vendues — chiffre d'affaires généré par le négoce.
330	Autres revenus	Revenus en dehors des activités commerciales normales.
340	Dépenses	Frais de négociation.
355	Produits financiers	Intérêts et autres produits financiers, présentés à part des produits ordinaires (utilisé par le plan OHADA).
356	Charges financières	Intérêts et autres charges financières, présentés à part des charges ordinaires (utilisé par le plan OHADA).
360	Taxe	Taxe commerciale perçue.
370	Dividendes	Distributions aux actionnaires sur les résultats de l'exercice.
380	Produits HAO	Produits hors activités ordinaires (utilisé par le plan OHADA).
385	Charges HAO	Charges hors activités ordinaires (utilisé par le plan OHADA).

Les codes 300 (Compte de résultat non affecté) et 350 (Salaires et traitements) existent aussi comme catégories système mais ne sont normalement pas affectés directement à des comptes utilisateur. Le code 999 (Hors états financiers) est une catégorie système pour les comptes qui doivent rester en dehors du compte de résultat et du calcul du résultat, comme les engagements hors bilan du plan OHADA. Voir Plan comptable OHADA.

Code	Catégorie (bilan)	Description	Classe
110	Capital social	Fonds des actionnaires levés en échange d'actions.	Passif
120	Revenus non répartis	Portion du bénéfice net non versée en dividendes, généralement des années précédentes.	Passif
130	Prêts aux actionnaires	Prêts accordés aux actionnaires.	Passif
140	Emprunts à long terme	Prêts remboursables sur plus d'un an.	Passif
150	Autres passifs à court terme	Passifs à court terme non affectés aux catégories courantes (TVA, provisions, etc.).	Passif
160	Immobilisations	Biens, équipements ou installations corporels à long terme possédés par l'entreprise (actifs non courants).	Actif
170	Investissements	Actifs ou sommes engagées qui généreront des revenus futurs.	Actif
180	Autres immobilisations	Actifs incorporels : brevets, marques, droits d'auteur.	Actif
190	Inventaire	Matières premières, en-cours de production et produits finis prêts à la vente.	Actif
200	Comptes débiteurs	Sommes dues à l'entreprise, généralement par des clients.	Actif
210	Banque	Liquidités en banque et découverts.	Actif
220	Autres actifs circulants	Actifs hors trésorerie convertibles en un an : avances aux fournisseurs/employés, petite caisse, charges payées d'avance.	Actif
230	Comptes créditeurs	Sommes dues aux fournisseurs et autres dettes à court terme.	Passif
240	Taxation	Sommes dues à l'administration fiscale.	Passif
250	Autres passifs à long terme	Autres prêts remboursables sur plus d'un an ou d'un cycle financier.	Passif

Le code 100 (Bilan non affecté) existe aussi comme catégorie système.

Pour imprimer le rapport des catégories financières : Écran principal → Rapports → Grand livre → double-cliquer sur Catégories Financières.

Pour modifier les descriptions des catégories financières : Écran principal → Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise → Catégories Financières → modifier la colonne de traduction → Appliquer.

Remarque. La liste des catégories elle-même ne peut pas être restructurée — seules les descriptions peuvent être modifiées.

Gestion des comptes généraux

Tâche	Étapes
Créer un compte général	Écran principal → Grand livre → double-clic sur Grand livre (sous Maintenance générale) → sélectionner la catégorie financière dans l'arborescence → Nouveau → saisir code et description → sur l'onglet Paramètres, sélectionner le groupe de type de compte et la catégorie financière → Enregistrer.
Modifier un compte général	Ouvrir le même écran → saisir le code du compte dans la case en bas à gauche (localise automatiquement le compte et remplit les zones d'édition) → modifier les détails → Enregistrer.
Supprimer un compte général	Ouvrir le même écran → localiser le compte comme ci-dessus → Supprimer.
Imprimer le plan comptable	Écran principal → Rapports → Grand livre → double-clic sur Rapport Plan de compte → renseigner les options → Imprimer.

Remarques. Dans l'arborescence du plan comptable, les catégories de compte de résultat apparaissent en noir gras et celles du bilan en bleu gras. Un compte avec des soldes ne peut pas être supprimé, ni changé entre compte de résultat et bilan.

Comptes clients et fournisseurs

Les écrans de comptes clients et fournisseurs sont presque identiques et partagent la même disposition.

Pour créer un compte client : Écran principal → Clients → double-clic sur Clients (sous Comptes) → Nouveau (propose un nouveau code de compte, ou saisir le vôtre) → saisir la description et les coordonnées.

Onglet Traitement

Détermine le comportement du compte dans les journaux, documents et autres transactions, regroupé en cinq blocs :

Bloc	Champ	Signification
Opérations	Vieillissement	Solde à terme lie chaque paiement au montant dû le plus ancien ; Échéance lie chaque paiement à un montant d'échéance précis.
Opérations	Monnaie	En mode multidevises, le taux de change de trading utilisé pour ce compte.
Documents	Impression	Mode d'impression par défaut utilisé à la finalisation d'un document lié à ce compte.
Documents	Format e-mail	Format utilisé pour l'envoi de documents par e-mail à ce compte.
Fiscalité	Mode	Mode fiscal par défaut.
Fiscalité	Type de taxe	Type de taxe par défaut utilisé.
Fiscalité	Référence fiscale	Numéro fiscal du client/fournisseur — imprimé également sur les documents (facture, note de crédit, etc.).
Autres	Vendeur	Vendeur par défaut rattaché au compte, utilisé pour la commission (voir la configuration des vendeurs dans Configuration générale).
Autres	Numéro de carte	Numéro de carte client, utilisé lorsque le système de carte global est activé.

Onglet Conditions

Définit les conditions de paiement anticipé et le régime de tarification. Les conditions elles-mêmes sont créées sous Panneau de configuration → Conditions de paiement.

Champ	Signification
Conditions basées sur les jours	Ancienneté des soldes impayés par jour.
Conditions mensuelles	Ancienneté par fin de période.
Conditions anticipées	Un pourcentage de remise et un nombre de jours pour l'obtenir (remise de règlement anticipé). Saisir 00 pour désactiver.
Durée normale	Délai attendu pour que le client règle son compte, basé sur la sélection jours/mensuel ci-dessus.
Intérêts à partir de	Si et quand Solace doit facturer des intérêts sur les montants en souffrance, en conjonction avec la Durée normale.

Pourquoi définir des conditions. Les conditions de paiement permettent au système de déterminer quand un client est en retard — définissez la Durée normale (et la Condition anticipée si une remise de règlement est offerte) avant de vous fier au rapport d'analyse d'ancienneté.

Également sur l'onglet Entrée : Régime de prix (lequel des 10 régimes de prix s'applique par défaut à ce compte, modifiable à la saisie des documents), Limite de crédit (avertit ou bloque au-delà du solde autorisé), et % de remise (une remise commerciale appliquée automatiquement à la facture, en plus de toute remise de ligne).

Sous-comptes, contacts et notes

Onglet	Rôle
Sous-compte	Crée des sous-comptes sous un client/fournisseur (Code, Nom/Surnom, indicateur Bloqué, Numéro de carte propres). Solace affiche alors le rapport de relevé et le rapport d'analyse d'ancienneté détaillés par sous-compte — utile pour une entreprise ayant des succursales.
Contacts	Ajouter, modifier et supprimer des personnes de contact pour le compte ; sert aussi à stocker des adresses supplémentaires sélectionnables à la saisie des documents.
Notes	Créer des notes datées, publiques ou privées, sur le compte. Les notes actives apparaissent dans la liste Rappels de l'écran principal, actualisée toutes les quelques minutes.
Détails supplémentaires	Attacher une image/photo au compte, utilisée pour la recherche et la vérification de compte au point de vente.

Pour créer une note : sélectionner d'abord le compte, puis onglet Notes → Nouveau → saisir l'objet, la date de début, la date de fin, le statut et la visibilité (Public = visible par tous les utilisateurs ; Privé = visible uniquement par son créateur) → saisir le corps de la note → Enregistrer.

Utilisation des catégories dans Solace Accounting

Les catégories affinent les options de rapport et produisent des rapports plus détaillés. Jusqu'à 10 types de catégorie sont disponibles, et le même processus s'applique aux clients, fournisseurs, comptes généraux et articles de stock (illustré ici avec l'inventaire). Pour les catégories clients/fournisseurs, voir Panneau de configuration → Clients / Fournisseurs.

Tâche	Étapes
Nommer les types de catégorie	Écran principal → Panneau de configuration → Inventaire (ou Client/Fournisseur) → Noms des catégories → renommer chacun → Appliquer.
Peupler une arborescence de catégories	Panneau de configuration → Inventaire (ou Client/Fournisseur) → double-clic sur Catégorie d'inventaire → sélectionner le type de catégorie à gauche → sélectionner la racine de l'arbre à droite → Ajouter (insère un nœud vide « [...] ») → cliquer sur les points de suspension ou appuyer sur F2 et saisir la description. Répéter sur la racine pour une catégorie sœur, ou sur une catégorie existante pour une sous-catégorie.
Rattacher un article à une catégorie	Sur l'éditeur d'inventaire (ou client/fournisseur), ouvrir la liste déroulante de catégorie → double-cliquer pour sélectionner → OK → Enregistrer.
Filtrer les rapports par catégorie	Partout où les options d'un rapport listent un sélecteur de catégorie (ex. rapport Liste de prix des stocks), sélectionner la catégorie souhaitée.

Configuration des journaux et types d'écriture

Solace Accounting est piloté par lots : chaque transaction est saisie dans un lot, vérifiée, puis validée (enregistrée définitivement dans le grand livre). Toutes les transactions financières passent par des journaux, afin que chaque transaction puisse être tracée dans les rapports de journaux. Traiter un journal via Type d'écriture signifie : configurer les options du journal → saisir les lignes de transaction → lister/imprimer pour archive papier → valider dans le grand livre.

Solace Accounting applique la partie double : chaque débit a un crédit égal et opposé. Une seule face de la transaction est saisie ; Solace écrit automatiquement la ligne de contrepartie selon les paramètres du type d'écriture, et valide un lot équilibré. Les documents (factures, achats, etc.) sont comptabilisés de la même façon en arrière-plan.

Pour configurer un journal normal (hors livre de caisse) : Écran principal → Panneau de configuration → double-clic sur Types d'entrée → Ajouter, puis configurer :

Champ	Signification
Description	Le nom du type d'écriture.
Livre de caisse	S'il s'agit d'un journal de caisse (Paiement/Reçu) ou hors livre de caisse.
Débit/Crédit	Type de transaction par défaut saisi avec ce journal (modifiable à la saisie).
Accès au compte	Restreint/filtre les comptes proposés par la recherche dans ce journal.
Contrepartie par ligne	Ajoute une colonne permettant un compte de contrepartie différent par ligne, plutôt qu'un seul pour tout le lot.
Multi-devises	Autorise une devise non locale, définie dans le champ suivant.
Compte bancaire (Contrepartie)	Compte de contrepartie par défaut pour chaque nouvelle ligne. Désactivé pour les livres de caisse, qui reçoivent leur contrepartie (le compte bancaire) automatiquement.

Les journaux de caisse sont automatiques. Il n'est pas nécessaire de créer un journal de caisse manuellement : la création d'un compte bancaire (catégorie financière = Banque) crée automatiquement ses journaux de Paiement et de Réception, listés avec les journaux hors livre de caisse.

Saisie et validation des transactions

Sans contrôle de stock, la plupart des transactions sont saisies directement via les Types d'écriture.

Prérequis : un compte de vente et un compte client existent (§4), et un Journal des ventes est défini (§6).

Pour saisir et valider une transaction : Écran principal → Grand livre → Journaux (bloc Traitement) → sélectionner le journal (ex. Journal des ventes) et appuyer sur Entrée pour ouvrir un nouveau lot → Paramètres pour configurer le lot :

Champ	Signification
Compte Contra	Identique à celui défini à la création du journal ; modifiable ici.
Consolider les soldes	Fusionne les transactions similaires (même code de compte et type de taxe) en une seule ligne totalisée.
Appeler l'échéance	Ouvre automatiquement l'écran des échéances dès qu'un montant reste impayé, pour rapprocher les factures des paiements clients.
Multi-devises	Autorise des devises autres que la devise locale.
Lien vers les projets	Ajoute une colonne de recherche de projet, liant les transactions à un projet.
Référence d'incrément	Incrémente la référence de 1 à chaque nouvelle ligne.
Répéter les détails	Répète les détails de la ligne précédente sur chaque nouvelle ligne.
Répéter le code du projet	Répète le code projet de la ligne précédente (indépendamment de Répéter les détails).
Taxe sur les processus	Par défaut « Ne pas utiliser la taxe » ; tout autre choix ajoute une colonne Type de taxe, avec « Par défaut en mode inclusif/exclusif » déterminant la colonne où le curseur se place en premier.
Type de taxe par défaut	Type de taxe par défaut sur chaque nouvelle ligne lorsque le traitement de la taxe est activé (modifiable).

Saisir la ligne (ex. Référence SAL00001, Date, Description, Type de taxe, Montant), puis Valider. Le lot reste ouvert et modifiable jusqu'à validation ; la validation écrit automatiquement les lignes de contrepartie et ferme l'écran si la date et les comptes respectent les paramètres de l'entreprise.

Détail du grand livre pour une transaction validée : Rapports → Grand livre → double-clic sur Grand livre détaillé → définir la période couvrant la date de transaction → Imprimer. Autres rapports utiles : Lots de type d'entrée, Balance de vérification, Taxe.

L'allocation de la TVA diffère entre livre de caisse et hors livre de caisse. Pour un montant inclusif de 114 avec TVA standard : dans un journal de caisse (ex. Paiement Petite Caisse), le montant inclusif est alloué au compte de contrepartie et équilibré par la portion de taxe (Dr Papeterie 100, Dr Contrôle Fiscal 14, Cr Petite Caisse 114). Dans un journal hors livre de caisse (ex. Ventes), le montant exclusif est alloué à la contrepartie (Dr Client 114, Cr Contrôle Fiscal 14, Cr Ventes 100). Pour cette raison, un journal comme la Petite Caisse doit généralement être de type livre de caisse pour que sa portion de TVA soit comptabilisée correctement.

TVA et le type de taxe à 100 %

Le type de taxe à 100 % enregistre le montant total sur le compte de contrôle fiscal et le solde complet sur le compte de contrepartie. Il couvre des cas comme : une facture entièrement TVA sur des marchandises importées, une facture TVA seule liée à des marchandises déjà facturées/payées, ou un petit ajustement de taxe à payer sous le seuil de versement.

Pour créer le type de taxe à 100 % : Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise → Traitement fiscal → ajouter « Redressement fiscal » avec Taux % = 100 → Appliquer. Vérifier sous Rapports → Taxe → Types de taxe.

Il existe trois façons de comptabiliser un montant de TVA à 100 % :

Méthode	Quand l'utiliser	Comment
1. Via un journal de caisse	La TVA n'a pas été réclamée au moment de l'achat.	Ouvrir le journal Paiement Livre de Caisse → Paramètres → activer le traitement fiscal pour ce type d'écriture (ajoute les colonnes Exclusif/Inclusif). Saisir une ligne : compte = Coût des ventes, type de taxe = 100 %, débit = 8300 (la TVA), puis une seconde ligne : compte fournisseur, sans taxe, débit = 570 (le montant net). Seules les lignes Dr sont saisies ; Solace génère les lignes Cr à la validation.
2. Via un journal d'achat (hors livre de caisse)	Le compte de contrepartie doit être le compte de dépense lui-même (ex. Coût des ventes), car les journaux hors livre de caisse permettent de choisir le compte de contrepartie (contrairement aux livres de caisse, toujours en contrepartie de la banque).	Saisir : Cr Fournisseur avec 100 % de taxe = 8300, Cr même fournisseur sans taxe = 570. Seules les lignes Cr sont saisies ; Solace génère les lignes Dr à la validation.
3. Via un document d'achat	Préférable lorsque les marchandises achetées doivent aussi mettre à jour les quantités d'inventaire/stock.	Sur l'écran de saisie de la facture fournisseur, ajouter une ligne de type « 4 Compte GL » utilisant le compte Coût des ventes, type de taxe 100 %, prix = 8300, quantité = 1, pour l'ajustement de taxe ; ajouter les marchandises comme ligne de stock normale sans TVA.

Écritures répétitives et abréviations

Les journaux récurrents permettent de saisir une transaction une fois et de la réutiliser à chaque période. Écran principal → Grand livre → Journaux récurrents → sélectionner le type d'écriture → Entrée pour accéder aux lignes du lot (l'écran affiche « Lot récurrent »). Pour réutiliser un journal normal comme modèle : l'ouvrir, atteindre les lignes du journal, Traiter → Copier récurrent et suivre l'assistant — le lot récurrent d'origine est conservé pour la période suivante.

Les abréviations développent automatiquement un code court en description complète pendant la saisie. Grand livre → navigateur Journaux récurrents → double-clic sur Abréviations → Nouveau → saisir le Code, appuyer sur Entrée, saisir la Description complète → Enregistrer. Taper le code (ex. « P ») dans une zone de description et appuyer sur Entrée le remplace par le texte complet (ex. « Paiement merci »).

Remarque. Les codes d'abréviation sont sensibles à la casse (« P » ≠ « p ») et peuvent comporter jusqu'à 3 caractères.

Soldes d'ouverture

Ignorez cette étape si l'entreprise n'est pas nouvelle. Sinon, obtenez les chiffres d'ouverture depuis la balance de vérification ou le bilan de l'ancien système, et saisissez-les via le Journal Général — idéalement un jour avant le début de l'exercice en cours, afin que les dépenses basculent correctement dans le compte de report à nouveau au début de l'exercice. Saisissez les chiffres individuels des clients et fournisseurs sur leurs propres comptes.

Définissez le compte de contrepartie du journal sur votre compte d'attente, saisissez la balance de vérification, puis validez. Listez le journal avant validation pour le vérifier, et utilisez ensuite les rapports Balance de vérification / Bilan pour confirmer.

Le compte de report à nouveau ne peut pas être débité/crédité directement. Pour saisir un solde d'ouverture sur ce compte, passez par un compte de revenu/dépense et laissez le système transférer le montant vers le report à nouveau en fin d'exercice.

Voir aussi : Modèle de solde d'ouverture — un tableur de départ pour rassembler les chiffres de la balance avant leur saisie.

Enregistrer un prêt et ses intérêts

Exemple. Retail T nous emprunte 60 000 R à un taux de 12,40 % par an, remboursable sur 5 ans.

• Intérêt total : 60 000 × 0,124 × 5 = 37 200 R (7 440 R/an).
• Total à rembourser : 60 000 + 37 200 = 97 200 R, sur 60 mois = 1 620 R/mois.
• Répartition mensuelle : principal = 60 000 / 60 = 1 000 R ; intérêt = 37 200 / 60 = 620 R.

Chaque paiement mensuel est enregistré sur un compte de passif et un compte de revenu d'intérêts :

Débit	Crédit
Prêt à recevoir (passif) 1 000 R	Compte prêt client 1 620 R
Revenu d'intérêts 620 R

Solace Accounting enregistre automatiquement le prêt sur le compte correspondant à sa création ; chaque remboursement est ensuite rapproché de la transaction de prêt en tant qu'échéance ouverte sur le compte client, via l'écran de réception de paiement de prêt.

Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire compare les transactions saisies via les journaux de caisse au relevé bancaire, qui contient généralement des éléments inconnus au moment de la saisie (frais bancaires, intérêts, ordres de débit, dépôts directs) — ceux-ci doivent être saisis dans le journal de caisse pour conclure le rapprochement. Il confirme que vos transactions enregistrées, celles de la banque et le relevé bancaire lui-même concordent. Le solde de clôture côté Solace est appelé solde comptable (affiché sur le rapport comme « solde selon Solace ») ; le solde de la banque est le solde bancaire.

Voir aussi : Modèle de relevé bancaire.

Pour effectuer le rapprochement : Écran principal → Caisse → Processus → double-clic sur Rapprochement bancaire → sélectionner le compte bancaire et la période → saisir le Solde du relevé bancaire → appuyer sur Entrée (ou cliquer dans l'espace blanc central) pour charger toutes les transactions non rapprochées.

Le panneau d'informations affiche :

Champ	Signification
Total des réceptions	Total de toutes les réceptions non rapprochées de la liste.
Total des paiements	Total de tous les paiements non rapprochés de la liste.
Total rapproché	Total de toutes les transactions rapprochées plus toutes celles actuellement non rapprochées ; diminue vers le Total de transaction au fur et à mesure du rapprochement.
Total de la transaction	Le total des transactions validées/du grand livre enregistré par Solace Accounting.
Différence	Total rapproché moins Total de transaction ; atteint 0 une fois tout rapproché.

Pour rapprocher des éléments, soit :

• Recherche — choisir Rechercher par référence ou par montant en bas, saisir la valeur, appuyer sur Entrée pour localiser et rapprocher la transaction correspondante ; soit
• Défilement et coche — faire défiler la liste et cocher la case (ou appuyer sur Espace) sur chaque transaction correspondante.

Une fois toutes les transactions correspondantes cochées, cliquer sur Processus pour valider le travail ; le travail non validé est perdu si vous quittez sans le valider.

Astuce. Cliquer sur « Afficher le rapport » en cours de travail, ou sur Actualiser, valide d'abord le travail en cours (Actualiser recharge aussi la liste des transactions) — utilisez Actualiser pour intégrer de nouvelles transactions pendant le rapprochement.

S'il reste une différence après avoir tout coché, il s'agit généralement de frais bancaires/intérêts non enregistrés (à saisir via le livre de caisse Paiement/Réception) ou d'un solde d'ouverture non encore saisi via le Journal Général (§10) — validez-le, puis réimprimez le rapport de rapprochement ; la différence devrait alors être nulle.

Configuration de l'inventaire pour la vente de stock

Terminez la configuration de l'entreprise et des utilisateurs (Configuration générale) ainsi que celle des journaux (§6) avant de configurer l'inventaire. Configuration via Écran principal → Panneau de configuration → double-clic sur Inventaire.

Paramètres généraux :

Paramètre	Effet si coché
Multi Store	Active plusieurs magasins (sinon le système fonctionne avec un seul). Activable plus tard.
Impossible de vendre en rupture de stock	Bloque l'enregistrement d'une vente sans stock ; les quantités ne peuvent pas devenir négatives.
Avertir en cas de rupture de stock	Affiche un avertissement lorsqu'un article approche de zéro.
Créer un nouvel élément sur code manquant	Permet de créer un nouveau code à la volée lors de la saisie.
Avertir si le fournisseur préféré n'est pas utilisé	Avertit lors d'un achat auprès d'un fournisseur hors de la liste préférée de l'article.
Coût moyen à 0,00 si quantité nulle	Réinitialise le coût moyen d'un article à zéro lorsque sa quantité disponible atteint zéro.
Réserve d'inventaire pour commande client	Réduit la quantité disponible et la réserve pour le client.
Réserve du numéro de série pour commande client	Comme ci-dessus, mais réserve le numéro de série.
Pas de commande en souffrance	Supprime la création d'une commande en souffrance pour les quantités non livrées (sinon une commande en souffrance est créée pour l'écart).
Vérifier le niveau de réapprovisionnement	Notifie lorsqu'un article approche de son niveau de réapprovisionnement défini.

Intégration : relie l'inventaire au grand livre pour l'évaluation des stocks (génère les transactions de Coût des ventes), au coût moyen ou au dernier coût. Sélectionnez le journal Coût des ventes à utiliser, et fixez le mode d'intégration une bonne fois avant toute évaluation ou transaction d'inventaire (voir §14 pour les implications sur la fabrication).

Limites : Remise maximale par ligne (%) et Remise maximale par facture (%).

Groupes relient les articles d'inventaire aux comptes du grand livre, un même type de taxe pouvant servir aux ventes et aux achats :

Champ	Signification
Description	Le nom du groupe.
Taxe d'achat	Type de taxe utilisé avec les fournisseurs.
Taxe de vente	Type de taxe utilisé avec les clients.
Ventes	Compte de vente utilisé lors de la vente.
Inventaire	Compte de contrôle des stocks utilisé pour l'évaluation.
Écart d'achat	Enregistre les écarts d'achat (utile en négoce multidevises).
Écart de comptage	Enregistre les différences constatées lors des comptages de stock.
Coût des ventes	Enregistre le coût des marchandises vendues, utilisé avec le paramètre d'intégration.
Ajustement	Enregistre les transactions d'ajustement de stock.

Valeurs par défaut pré-remplissent les nouveaux articles : Unité, Description fixe (verrouille la description à la saisie), Groupe d'inventaire, Magasin de facturation, Article de service/physique, et contrôle du numéro de série.

Prix de vente — Solace prend en charge jusqu'à 10 régimes de prix ; définissez le nombre de régimes disponibles et nommez chaque régime.

La fabrication (nomenclatures) est traitée en §14 ; la logistique/transport est traitée dans un module séparé.

Création et utilisation des articles d'inventaire

Pour créer/modifier un article d'inventaire : Écran principal → Inventaire → double-clic sur Inventaire (« Modifier le maître d'inventaire ») → Ajouter → saisir code, description, unité → sélectionner le Groupe (remplit automatiquement la taxe) → sélectionner le type d'article → définir les paramètres de traitement → Enregistrer. Exemple d'articles et leur effet comptable :

Code	Description	Prix de revient	Prix de vente	Stock d'ouverture
0DINER	Table de dîner	750	1000	20
0COFFEE	Table basse	1100	1700	5

Opération	Débit	Crédit
Achat de stock	Article en stock (prix de revient)	Créancier (prix de revient)
Vente de stock	Débiteur (prix de vente)	Ventes (prix de vente)
	Coût des ventes (prix de revient)	Stock (prix de revient)

Prix : onglet Prix → sélectionner le magasin → saisir le prix inclusif ou exclusif (Solace recalcule l'autre selon le taux de taxe du groupe de l'article) pour chaque régime en usage. Les prix futurs préparent un changement de prix sans toucher au prix courant, appliqué plus tard via l'assistant du Panneau de configuration. Les prix spéciaux appliquent un régime différent pour une période donnée, en bas de l'onglet Prix.

Magasins, images, quantités et niveaux de réapprovisionnement se configurent tous depuis le même écran de saisie d'article : l'onglet Magasin (cocher les magasins concernés), l'onglet Image (Charger/Effacer — aussi utilisée comme bouton d'accès rapide au point de vente), l'onglet Statistiques (vérification rapide du stock disponible), et les quantités min/max de réapprovisionnement avec les fournisseurs préférés.

Utilisation de l'inventaire dans les documents

Tous les documents (fournisseurs et clients) sont pilotés par lots et liés à l'inventaire : ils restent modifiables jusqu'à validation, puis sont scellés. Exemple : achat de 10 articles à 1500 chacun et vente d'un article à 2500.

Pour enregistrer un achat : Fournisseurs → Documents → sélectionner Facture fournisseur → laisser le Numéro sur *Auto*, sélectionner le compte, le sous-compte si nécessaire, la date et la référence → saisir pour chaque ligne le magasin, l'article et la description → Mettre à jour → Document actif uniquement pour valider, avec option d'impression/enregistrement/e-mail. Mises à jour : Quantités d'inventaire, Type d'entrée par lot, Transactions fournisseur, et autres rapports.

Pour enregistrer une vente : même processus depuis le menu Clients, via Facture fiscale ou Devis (le type de document se change depuis l'en-tête de l'écran de saisie). Mises à jour : Quantités d'inventaire, Lot de type d'entrée, Transactions client, Balance de vérification, et rapports d'analyse des ventes.

Document	But
Devis	Une estimation envoyée à un client avant une vente.
Commande client	Traitée avant une facture, représentant l'accord du client pour acheter.
Facture	Une vente à un client ; affecte l'inventaire et les comptes du grand livre.
Note de crédit	Émise lorsqu'un client retourne tout ou partie d'une facture.
Note de débit	Émise lorsqu'un ou plusieurs articles ont été omis d'une facture.
Bon de livraison	Confirme les marchandises livrées à un client.
Bon de commande	Enregistre une commande passée à un fournisseur ; non validé au grand livre et ne met pas à jour la quantité disponible.
Bon de réception (GRN)	Enregistre les marchandises reçues avant l'arrivée de la facture fournisseur, en comptabilisant sur le compte de régularisation plutôt que sur le compte fournisseur.
Facture fournisseur	La facture du fournisseur ; si liée à un GRN, réduit le compte de régularisation et transfère le solde au compte fournisseur.
Retour/Débit	Annule une facture fournisseur lors du retour de marchandises défectueuses.
Crédit au fournisseur	Utilisé lorsqu'un fournisseur a omis un ou plusieurs articles d'une facture.

Factures récurrentes

Utilisées pour les factures qui se répètent périodiquement. Clients → Facture fiscale/Devis → sélectionner Facture répétée comme type de document → compléter et fermer l'écran de saisie pour l'enregistrer comme modèle. L'onglet Planificateur du modèle (absent des documents normaux) permet d'activer la répétition automatique selon un calendrier.

Remarque. La génération entièrement automatique et non supervisée des factures récurrentes nécessite le module externe « Solace Grata ».

Pour générer une facture depuis un modèle manuellement : Clients → double-clic sur Facture récurrente → suivre l'assistant.

Inventaire physique (Stock Take)

Effectuez un inventaire physique lors de la première configuration du système, puis au moins une à deux fois par an, pour garder l'inventaire physique et informatique synchronisés. L'assistant (Inventaire → Assistants → Comptage d'inventaire) permet un comptage complet ou partiel pendant que l'activité continue :

1. Processus pour choisir comptage complet ou partiel (laisser la sélection vide pour un comptage complet), puis Fermer.
2. Processus à nouveau pour imprimer la feuille A4 de comptage (sa dernière colonne est vide pour le comptage physique). « Abandonner le comptage d'inventaire » permet de tout recommencer à tout moment.
3. Saisir les quantités comptées manuellement (« Entrer l'inventaire manuellement », avec une recherche par code/description) ou importer un fichier CSV (« Importer le comptage d'inventaire » ; colonnes Code, Code-barres, Description, Qté — exporter d'abord le modèle pour obtenir le bon format).
4. Vérifier le rapport d'écarts, puis Mettre à jour les quantités pour appliquer les nouveaux comptages et clore l'inventaire.

Fabrication (nomenclatures)

Une entreprise de fabrication utilise des composants, pièces ou matières premières pour produire un bien fini. Solace évalue l'inventaire selon le dernier prix (dernier entré, premier sorti) ou le coût moyen ; le coût des marchandises vendues est le coût cumulé pour produire ce qui a été vendu (main-d'œuvre pour un service, prix d'achat plus coûts d'acquisition pour le détail). Ces paramètres se trouvent dans les paramètres d'inventaire vus en §12.

Configuration et articles de nomenclature

Une nomenclature (BOM) est la liste des matières premières/pièces/composants nécessaires pour produire un produit fini.

Configuration unique :

1. Créer un journal de type d'écriture dédié aux nomenclatures s'il n'en existe pas : Panneau de configuration → Configuration des types d'écriture → Ajouter → le nommer → OK → Fermer.
2. Activer la fabrication : Panneau de configuration → Configuration de l'inventaire → Nomenclature (BOM) → cocher Activer la fabrication → définir le prochain numéro de nomenclature, le journal de nomenclature, tout coût supplémentaire et le compte qui l'enregistre → Appliquer.

Exemple : fabrication d'une étagère à partir de 3 pièces plus main-d'œuvre. Créer d'abord les articles composants :

Code	Description	Dernier coût unitaire
1BS_PART_A	Étagère Partie A	140.00
1BS_PART_B	Étagère Partie B	150.00
1BS_PART_C	Étagère Partie C	160.00

Pour définir la nomenclature sur l'article produit fini : sélectionner l'article → onglet Nomenclature → cocher Activé → saisir le code et la description de nomenclature → définir la quantité produite (ex. « 1 ») → cocher « Imprimer les détails sur la facture » pour lister les composants → ajouter chaque pièce avec sa quantité requise → saisir les coûts supplémentaires → Enregistrer.

Nomenclature ou Kit. Le même écran gère les deux. Un article de nomenclature classique doit être fabriqué (voir ci-dessous) avant d'être vendu. Cocher « Utiliser comme kit » construit au contraire la nomenclature à la volée à la facturation — un article kit est un simple assemblage de composants et ne nécessite aucune étape de fabrication (§14.2).

Pour fabriquer et produire le produit fini :

1. Enregistrer la demande : Inventaire → Fabrication → Nouvelle demande → remplir les champs ci-dessous → Enregistrer. Vérifier d'abord la disponibilité du stock via le Rapport MR (besoin en matériel).
2. Traiter la demande : la sélectionner → Processus → saisir la quantité à traiter → cocher Terminé pour clore la demande même si la quantité totale n'a pas été produite → OK. Solace crée le produit fini dans le magasin, réduit les quantités des composants, et comptabilise les transactions résultantes. Rapports concernés : rapport du journal de nomenclature, Quantités d'inventaire.

Champ	Signification
Interne	Cocher si la demande ne provient pas d'une commande client ; laisser décoché pour la lier à un compte client.
Numéro de fabrication	Rempli automatiquement à partir du prochain numéro de nomenclature.
Sous-compte	Numéro de sous-compte client, si lié à un.
Code de nomenclature	Le code de l'article de nomenclature à produire.
Description	Description libre de la demande.
Code boursier	Rempli automatiquement avec le code du produit fini.
Magasin	Le magasin dans lequel le produit fini sera généré.
Quantité terminée	Total déjà produit pour cette demande (la fabrication à la demande permet une production par étapes).

Articles combo/kit

Un combo/kit assemble des articles en un seul article vendable sans étape de fabrication. Exemple : une suite de salle à manger combinant une table et six chaises.

Code	Description	Dernier coût unitaire
1CH001	Chaise de salle à manger	75
1DS001	Suite salle à manger	(calculé à partir des composants)

Créer l'article kit, cocher « Utiliser comme kit » sur son onglet Nomenclature, et ajouter les articles composants (ajuster le coût d'un composant pour refléter une remise combo si applicable — le prix de vente inclusif du kit est le total de ses composants).

Pour vendre un kit, le sélectionner sur une facture soit par son propre code (type de ligne « 1 Article en stock »), soit via le type de ligne « 3 Article kit » (filtre la recherche aux seuls articles kit). Si « Imprimer les détails sur la facture » était coché, Solace liste les composants en ligne de commentaire et réduit la quantité de chaque composant proportionnellement à la validation ; les rapports d'analyse des ventes reflètent le même détail.

Liste de contrôle pour la première configuration

1. Terminer la configuration de l'entreprise et l'administration des utilisateurs/vendeurs (Configuration générale).
2. Vérifier le plan comptable, les types de compte et les catégories financières, ajuster les descriptions si besoin (§2).
3. Créer ou importer les comptes généraux nécessaires (§3).
4. Créer les comptes clients et fournisseurs, y compris conditions et régimes de prix (§4).
5. Configurer les catégories client/fournisseur/inventaire souhaitées pour le reporting (§5).
6. Configurer les types d'écriture/journaux, y compris les comptes de caisse (§6).
7. Saisir les soldes d'ouverture via le Journal Général, si l'entreprise est nouvelle (§10).
8. Pour la vente de stock : configurer les paramètres, groupes et valeurs par défaut de l'inventaire, puis créer les articles (§12–13).
9. Pour la fabrication : créer le journal de type d'écriture de nomenclature, activer la fabrication, et définir les nomenclatures/kits des produits finis (§14).
10. Saisir les transactions courantes via journaux et documents, et rapprocher la banque chaque mois (§7, §11).

Glossaire

Terme	Signification
Catégorie financière	La classification prédéfinie (Ventes, Coût des ventes, Immobilisations, etc.) à laquelle appartient chaque compte général ; détermine les rapports financiers standards.
Type d'écriture	Un journal configuré (caisse ou hors caisse) par lequel les transactions sont saisies et validées.
Compte Contra (contrepartie)	Le compte d'équilibrage que Solace comptabilise automatiquement pour maintenir un lot en partie double.
Validation (Posting)	Enregistrer définitivement un lot/document dans le grand livre ; avant validation, les écritures restent modifiables.
Type de taxe à 100 %	Un type de taxe qui enregistre le montant total de la transaction sur le compte de contrôle fiscal, utilisé pour les écritures de TVA seule.
Échéance ouverte (Open Item)	Un mode de rapprochement où chaque paiement est lié à un montant dû précis (par opposition au solde à terme).
Nomenclature (BOM)	La liste des composants/matières premières nécessaires pour produire un produit fini manufacturé.
Kit/Combo	Un assemblage vendable de composants ne nécessitant aucune étape de fabrication, contrairement à un article de nomenclature.
Inventaire physique (Stock Take)	Le processus de comptage du stock physique et de son rapprochement avec les quantités enregistrées par le système.

---