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2026-09-18T22:48:02Z

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{{DISPLAYTITLE:Comment configurer votre paie}}
{{Langbar|en=How to setup your Payroll|fr=How to setup your Payroll/fr}}
'''Un guide général pour configurer et utiliser une société dans l'application Solace Payroll — création de la société, listes de référence, gains et retenues, tables fiscales, travailleurs et traitement d'une paie.'''

Cet article couvre l'application de façon générale, quel que soit le pays. Pour les taux et les calculs propres à la République démocratique du Congo, voir plutôt [[RDC Payroll/fr|Paie en RDC]] — cet article suppose que les étapes de configuration décrites ici sont déjà faites.

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Portée.''' Ce guide suit les menus ''Bureau de la Paie → Panneau de contrôle'' tels qu'ils existent dans la version actuelle de l'application. Les noms d'écran cités ci-dessous (par exemple « Paramètres Généraux », « Gains par Classe ») reprennent les intitulés de l'application en français, afin que vous puissiez suivre directement dans l'application.
</div>

== Objectif et portée ==
Ce guide accompagne un nouvel utilisateur dans tout ce qui doit être configuré '''avant''' de pouvoir produire la première fiche de paie, puis dans les étapes courantes d'une période de paie. Il est écrit pour la personne qui administre la paie — pas pour un développeur — et suppose que l'application est déjà installée et qu'une connexion à la base de données est disponible.

L'ordre de configuration est important : les listes de référence (départements, points de paie, classes de travailleurs) doivent exister avant de pouvoir y rattacher des travailleurs, et les gains et retenues doivent être configurés par classe de travailleurs avant qu'un travailleur de cette classe puisse être payé correctement.

== Avant de commencer : créer une société ==
Tout dans Solace Payroll — travailleurs, gains, retenues, paies — appartient à une '''société'''. L'écran '''Créer Société''' propose trois points de départ :

{| class="wikitable"
|-
! Méthode !! Ce qu'elle fait !! Quand l'utiliser
|-
| '''Créer une Société Vide''' || Crée une nouvelle base de données de société vierge, sans travailleurs, gains ni retenues configurés. || Une paie réellement nouvelle, par exemple un nouveau client ou un nouveau pays d'activité.
|-
| '''Copier la Société Actuelle''' || Duplique la société actuellement ouverte, avec ses listes de référence, ses classes de travailleurs, ses gains et ses retenues. || Créer une seconde succursale ou entité qui doit partir de la même configuration (par exemple copier une configuration validée avant de l'adapter à un nouveau pays).
|-
| '''Installer une Société Exemple''' || Charge une société de démonstration préparée à l'avance, avec des données d'exemple. || Apprendre l'application, ou tester la mise en page des rapports, sans risque pour des données réelles.
|}

Chaque société est une base de données distincte (voir le §9 dans [[#Ajouter des travailleurs|Ajouter des travailleurs]] et le §13 [[#Sauvegarde, restauration et entretien|Sauvegarde, restauration et entretien]] pour la façon dont les sociétés correspondent aux sauvegardes). Donnez-lui un ''Nom Base de Donnée'' et un ''Nom affiché'' clairs lorsqu'ils vous sont demandés — le nom affiché est celui qui apparaît dans le champ ''Société'' du bureau principal ; rendez-le donc reconnaissable si vous gérez plusieurs sociétés depuis la même installation.

== Paramètres de la société ==
Une fois dans une société, allez à '''Panneau de contrôle → Paramètres Généraux'''. C'est l'écran unique qui contient la configuration de toute la société, organisée en onglets :

{| class="wikitable"
|-
! Onglet !! Ce que vous y définissez
|-
| '''Détails Compagnie''' || Nom de la société, adresses postale et physique, pays, téléphone/fax/mobile, courriel et site web — ces informations s'impriment sur les fiches de paie et les rapports.
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| '''Enregistrement''' || Numéro d'immatriculation de l'entreprise, numéro d'identification fiscale, numéro d'immatriculation UIF (ou équivalent légal).
|-
| '''Tables Fiscales''' || Télécharger ou acheter les tables officielles des tranches d'imposition de votre pays et de l'année fiscale (voir le §8).
|-
| '''Système''' || Format des montants (symbole décimal, nombre de décimales, séparateur de milliers, symbole monétaire), format de date, et nombre de décimales utilisé pour arrondir le net à payer.
|-
| '''Devise''' || Symbole de la devise locale, et activation ou non du multi-devises (nécessaire si vous payez certains travailleurs dans une devise autre que la devise locale — voir la note sur le taux de change au §10).
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''À faire en premier.''' Renseignez les onglets Détails Compagnie, Enregistrement et Système/Devise avant de saisir le moindre travailleur — les formats de montant et de date, en particulier, influencent la façon dont tous les écrans suivants affichent et acceptent les nombres.
</div>

== Listes de référence du panneau de contrôle ==
Avant de saisir des travailleurs, les listes de choix auxquelles ils sont rattachés doivent exister. Elles suivent toutes le même principe simple d'ajout, de modification et de liste (un code, une description et un indicateur ''Actif'') :

{| class="wikitable"
|-
! Élément de menu !! Rôle !! Utilisé sur la fiche du travailleur comme
|-
| '''Départements''' || Le département ou la section de l'organisation auquel appartient un travailleur. || Section
|-
| '''Régions''' || Région géographique ou de rapport. || Région
|-
| '''Points de Paie''' || Où et comment la paie d'un travailleur est retirée ou traitée (agence, site, point de caisse). || Point de paie
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| '''Description des Postes''' || Intitulés de poste et descriptions de fonction. || Emploi/Poste → Titre, Description
|-
| '''Méthodes de Paie''' || Comment un travailleur est payé (par exemple virement bancaire, espèces, chèque). || Méthode de paie
|-
| '''Classes de Travailleurs''' || Le regroupement par barème ou catégorie qui détermine les gains et retenues applicables (voir les §5–6). || Classe de Paie
|}

Configurez-les d'abord, même avec une liste minimale — vous pourrez toujours en ajouter plus tard, mais un travailleur ne peut pas être enregistré sans classe valide, et les gains et retenues ne peuvent pas être configurés sans classe à laquelle les rattacher.

== Configurer les gains ==
Allez à '''Panneau de contrôle → Gains''' (accessible aussi sous le nom ''Gains par Classe''). Les gains se configurent '''par classe de travailleurs''' — choisissez la classe dans le sélecteur ''Classe du Travailleur'' en haut de l'écran, puis ajoutez ou modifiez ses lignes de gains.

{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Nom / Description sur la fiche || Le nom interne et le libellé qui s'imprime sur la fiche de paie.
|-
| Source || Indique si le montant est saisi à la main, calculé (taux × unités) ou dérivé d'une autre valeur.
|-
| Montant || Le taux ou le montant par défaut de ce gain pour cette classe (généralement modifiable par travailleur).
|-
| Date de début / Date de fin / Actif || Détermine la période pendant laquelle cette ligne de gain est disponible — utile pour une indemnité temporaire ou un taux qui change à une date connue.
|-
| Détails Fiscaux → Type de Revenu || La façon dont ce gain est traité sur le plan fiscal.
|-
| Détails Fiscaux → Revenu de Base || Indique si ce gain compte comme revenu de base ou cotisable pour la retraite.
|-
| Détails Fiscaux → Portion Imposable || Le pourcentage du montant soumis à l'impôt et aux cotisations sociales (0 % pour une indemnité totalement exonérée, 100 % pour une rémunération entièrement imposable).
|-
| Type de Transaction || Relie le gain à un code de type de transaction, utilisé par la partie rapports et comptabilité générale du système.
|-
| Comptabilité → Compte Comptable || Le compte de la comptabilité générale sur lequel ce gain est comptabilisé, si la société utilise l'intégration comptable.
|}

Le menu '''Outils''' de cet écran (''Copier de…'', ''Copier vers…'', ''Importer Fichier'', ''Monter/Descendre'') permet de copier un ensemble de gains entièrement configuré d'une classe vers une autre au lieu de le ressaisir, et de réordonner la présentation des gains sur la fiche de paie.

== Configurer les retenues ==
'''Panneau de contrôle → Retenues''' fonctionne de la même façon — par classe de travailleurs, avec le même menu Outils — mais chaque ligne de retenue est plus structurée, car une retenue légale comporte en général une part payée par le travailleur et une part payée par l'employeur :

{| class="wikitable"
|-
! Section !! Champs !! Remarques
|-
| '''Cotisation du Travailleur''' || Source, Montant, Détails Fiscaux (Type de Taxe, Montant), Limite Maximale (Appliquer, Montant) || Ce qui est réellement retenu sur la paie du travailleur.
|-
| '''Cotisation de l'Employeur''' || Source, Montant, Détails Fiscaux (Type de Taxe, Montant), Limite Maximale (Appliquer, Montant) || Un coût supporté uniquement par l'employeur, sans retenue équivalente sur la fiche du travailleur — à utiliser pour une contribution que l'employeur paie mais que le travailleur ne voit jamais retenue.
|-
| '''Autre Cotisation''' || Cotisation, Appliquer, Portion Imposable || Une cotisation secondaire que certains régimes légaux exigent en plus de la répartition principale travailleur/employeur.
|-
| '''Comptabilité''' || Compte Comptable || Le compte de la comptabilité générale sur lequel cette retenue est comptabilisée.
|}

Une cotisation de type sécurité sociale (un pourcentage pour le travailleur plus un pourcentage différent pour l'employeur, sur la même base) se configure comme une seule ligne de retenue avec les deux sections Cotisation du Travailleur et Cotisation de l'Employeur renseignées. Une contribution financée uniquement par l'employeur (par exemple une contribution à la formation ou à un fonds pour l'emploi) se configure avec '''uniquement''' la section Cotisation de l'Employeur renseignée et le montant de la Cotisation du Travailleur laissé à zéro : rien n'est retenu sur la fiche de paie, mais le coût est bien enregistré.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Limite Maximale.''' Si une cotisation n'est due que jusqu'à un plafond (par exemple un plafond mensuel ou annuel sur une cotisation de sécurité sociale), cochez ''Appliquer'' sous Limite Maximale et saisissez le montant du plafond — le système cessera de retenir une fois le plafond atteint, sans que vous ayez à le suivre à la main.
</div>

== Tables fiscales ==
La retenue de l'impôt sur le revenu se calcule à partir d'une table de tranches (un ensemble de tranches de revenu, chacune avec un taux et un montant d'impôt cumulé) et d'un enregistrement de paramètres (abattements, seuils liés à l'âge et réglages similaires propres à chaque pays). Ils se trouvent sous '''Paramètres Généraux → Tables Fiscales''', avec deux options :

* '''Télécharger les Tables Fiscales''' — récupère la table officielle des tranches en vigueur pour une année fiscale ou un pays pris en charge.
* '''Acheter les Tables Fiscales''' — pour les tables fiscales qui nécessitent un achat ou une licence séparés.

Si la mécanique fiscale de votre pays n'est pas entièrement couverte par une table disponible (un abattement ou un plafond que le calcul standard ne prend pas en charge), la table des tranches elle-même peut toujours être saisie afin que les taux et seuils corrects s'appliquent ; tout ce que le calcul ne sait vraiment pas exprimer relève d'un développement, pas d'une configuration — notez-le pour un suivi plutôt que d'essayer de le forcer par les données.

== Ajouter des travailleurs ==
'''Travailleur → Travailleur''' ouvre la liste des travailleurs ; utilisez ''Ajouter'' pour saisir un nouveau travailleur, ou ''Importer Fichier'' pour importer un lot depuis un tableur. Les champs de premier niveau sont Code, Nom, Prénom, Région, Section, Actif et Classe de Paie (voir le §4) ; la zone ''Détails'' est organisée en onglets :

{| class="wikitable"
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! Onglet !! Contenu
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| '''Personnel''' || Numéro d'identité, sexe, date de naissance, nombre de personnes à charge, situation familiale, nom du conjoint.
|-
| '''Générale''' || Date de début, date de fin, fréquence de paie, point de paie, méthode de paie, détails du contrat.
|-
| '''Adresse/Contact''' || Adresse physique ; téléphone, numéros de portable, courriel ; coordonnées bancaires (nom de la banque, agence, numéro de compte).
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| '''Emploi/Poste''' || Intitulé et description du poste.
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| '''Détails RS''' || Numéro de référence fiscal et autres identifiants propres à la fiscalité.
|-
| '''Compléments Fiche''' || Messages personnalisés qui s'impriment sur la fiche de paie de ce travailleur.
|-
| '''Gains''' || Les gains propres à ce travailleur, préremplis à partir de sa classe (§5) et modifiables par travailleur (par exemple son salaire de base réel).
|-
| '''Retenues''' || Les retenues propres à ce travailleur, préremplies à partir de sa classe (§6) et modifiables par travailleur (par exemple le remboursement d'un prêt personnel).
|-
| '''Notes''' || Notes libres rattachées à la fiche du travailleur.
|}

Comme les Gains et les Retenues sont préremplis à partir de la classe du travailleur, bien configurer les §5 et §6 pour chaque classe permet, dans la plupart des cas, de ne saisir à l'ajout d'un travailleur que ses montants individuels (salaire de base, indemnités personnelles) — sans ressaisir toute la structure des gains et retenues.

== Traiter une paie ==
Traiter la paie d'une période se fait en deux étapes :

=== Créer la paie ===
'''Nouvelle Paie''' (accessible depuis la zone de traitement des fiches de paie) demande :
{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
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| Type de Paie || Hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle — doit correspondre à la façon dont les travailleurs de cette paie sont payés.
|-
| Date de Paie || La date à laquelle cette paie est traitée ou versée.
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| Description || Un libellé libre pour la paie (par exemple « PAIE 05-2026 »).
|-
| Taux de change || Pertinent uniquement si la société utilise plusieurs devises (§3, onglet Devise) — le taux utilisé pour convertir les montants aux fins des calculs fiscaux et sociaux de cette paie. Laissez 1 si la société travaille dans une seule devise.
|}

=== Traiter les fiches de paie ===
Ouvrez '''Traitement des fiches de paie''' pour la paie afin de vérifier et de finaliser la paie de chaque travailleur. L'écran est organisé ainsi :
* Onglets '''Gains''' / '''Retenues''' / '''Congés''' / '''Messages''' — modifiez les lignes individuelles du travailleur sélectionné avant de finaliser.
* Panneaux récapitulatifs : Gains (Primaire, Secondaire, Avantage en Nature, Prime), Retenues (Travailleur, Cotisations, Externes, Prêt), ainsi que les totaux courants du '''Net Payé''' et du '''Total Imposable'''.
* Une action '''Processus''' qui finalise le calcul pour le travailleur ou la paie.

Comparez les totaux récapitulatifs à vos attentes avant de finaliser — c'est le moment de repérer une ligne de gain manquante, une classe mal attribuée ou une retenue non configurée, avant l'impression des fiches de paie.

== Fiches de paie et rapports ==
Une fois une paie traitée, utilisez '''Fiche de Paie''' pour imprimer ou exporter les fiches individuelles, et le menu '''Rapports''' pour les rapports par période et pour toute la société (détail des gains et retenues, et autres types de rapports configurés). '''Résumé de la Période''' donne une vue consolidée d'une période terminée, utile pour rapprocher les totaux avant de déposer une déclaration légale.

== Sauvegarde, restauration et entretien ==
{| class="wikitable"
|-
! Élément de menu !! Ce qu'il fait
|-
| '''Sauvegarder la Société''' || Crée une sauvegarde de la base de données de la société actuelle. Faites-la avant toute modification en masse (nouvelle année fiscale, import massif, changement structurel des classes de travailleurs) ainsi que régulièrement selon un calendrier.
|-
| '''Restaurer la Société''' || Restaure une société à partir d'une sauvegarde précédente.
|-
| '''Réinitialiser la Société''' || Réinitialise les données de la société — à utiliser avec précaution et seulement après une sauvegarde ; c'est une opération destructive.
|}

== Liste de contrôle de première configuration ==
# Créer la société (§2) — vide, copiée ou exemple.
# Compléter les Paramètres Généraux : Détails Compagnie, Enregistrement, Système, Devise (§3).
# Télécharger ou configurer la table fiscale de votre pays et de votre année fiscale (§7).
# Construire les listes de référence : Départements, Régions, Points de Paie, Description des Postes, Méthodes de Paie, Classes de Travailleurs (§4).
# Configurer les Gains par classe de travailleurs (§5).
# Configurer les Retenues par classe de travailleurs, y compris les cotisations patronales seules et les éventuelles limites maximales (§6).
# Saisir les travailleurs, un par un ou par Importer Fichier (§8).
# Faire une sauvegarde (§11).
# Créer la première paie et la traiter (§9).
# Vérifier les totaux récapitulatifs, puis imprimer les fiches de paie et exécuter les rapports (§10).

== Glossaire ==
{| class="wikitable"
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! Terme !! Signification
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| Classe de Travailleurs || La catégorie (barème ou grade) à laquelle appartient un travailleur ; détermine par défaut les gains et retenues applicables.
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| Source (sur un gain ou une retenue) || L'origine du montant — saisi à la main, calcul à partir d'un taux, ou dérivé d'une autre valeur.
|-
| Portion Imposable || Le pourcentage d'un gain qui compte dans le calcul de l'impôt et des cotisations sociales.
|-
| Limite Maximale || Un plafond facultatif sur une retenue ou une cotisation, au-delà duquel plus rien n'est retenu ni provisionné.
|-
| Type de Transaction || Un code qui relie une ligne de fiche de paie à la partie rapports et comptabilité générale du système.
|-
| Paie (Payrun) || Une période de paie traitée (une semaine, une quinzaine ou un mois donné) pour un groupe de travailleurs.
|-
| Taux de change (sur une paie) || Le taux appliqué à cette paie lorsque la société travaille dans plusieurs devises.
|-
| Résumé de la Période || Un rapport consolidé d'une période de paie terminée.
|}

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