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RDC Payroll/fr

2026-09-18T22:50:36Z

Sylvain: Payroll pages in French

{{DISPLAYTITLE:Traitement de la paie en République démocratique du Congo}}
{{Langbar|en=RDC Payroll|fr=RDC Payroll/fr}}
'''Un guide pratique de la structure des salaires, des cotisations légales, de la retenue de l'impôt sur le revenu (IPR) et des déclarations mensuelles de conformité.'''

Champ couvert : personnel de bureau national, personnel de terrain/crédit, superviseurs, personnel expatrié · Devises : USD et CDF · Institutions : DGI · CNSS (anciennement INSS) · INPP · ONEM

Cet article suppose que l'application elle-même est déjà configurée (sociétés, classes de travailleurs, gains, retenues). Pour cela, voir d'abord [[How to setup your Payroll/fr|Comment configurer votre paie]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Avertissement.''' Les pourcentages, les tranches et les échéances de cet article reflètent la logique de calcul intégrée au classeur de référence et les pratiques courantes de paie en RDC au moment de sa préparation. Ils sont fournis à titre de référence interne uniquement et doivent être vérifiés par rapport à la législation en vigueur avant toute utilisation dans une paie réelle.
</div>

== Objectif et portée ==
Ce guide documente la façon dont la paie mensuelle est calculée et déclarée pour une activité de paie en République démocratique du Congo (RDC). Il explique, dans l'ordre : les organismes légaux concernés, la façon dont la rémunération brute se construit, comment chaque retenue légale et chaque cotisation patronale est calculée, comment le classeur fait passer les données des dossiers du personnel aux fiches de paie individuelles et aux déclarations administratives, et ce qui doit être déclaré chaque mois.

Il est écrit pour un administrateur de paie ou un comptable qui utilisera le classeur (ou un système de paie équivalent) mois après mois. Il ne remplace ni le droit fiscal et du travail de la RDC, ni les conseils de l'administration fiscale (DGI), de la caisse de sécurité sociale (CNSS) ou d'un fiduciaire local agréé. Les taux, seuils et échéances du système congolais sont révisés périodiquement par arrêté ministériel — confirmez toujours les chiffres en vigueur avant de vous appuyer sur les valeurs reproduites ici.

== Institutions et cadre légal ==
La conformité de la paie en RDC fait intervenir quatre administrations distinctes, chacune avec son propre numéro d'immatriculation, son formulaire de déclaration et son calendrier de paiement.

{| class="wikitable"
|-
! Institution !! Rôle !! Ce qu'elle perçoit
|-
| '''DGI – Direction Générale des Impôts''' || Administration fiscale || Retient et perçoit l'IPR (impôt professionnel sur les rémunérations) prélevé sur la paie de chaque travailleur, ainsi que la surtaxe IERE sur la rémunération des expatriés.
|-
| '''CNSS – Caisse Nationale de Sécurité Sociale''' (les formulaires portent encore l'en-tête « I.N.S.S. ») || Caisse de sécurité sociale || Cotisations de pension de vieillesse, d'allocations familiales et de risques professionnels, réparties entre la part du travailleur et celle de l'employeur.
|-
| '''INPP – Institut National de Préparation Professionnelle''' || Fonds de formation professionnelle || Une contribution sur la masse salariale, à la charge de l'employeur seul, qui finance la formation professionnelle du personnel.
|-
| '''ONEM – Office National de l'Emploi''' || Agence de promotion de l'emploi || Une contribution sur la masse salariale, à la charge de l'employeur seul, qui finance des programmes de promotion de l'emploi.
|}

En pratique, les cotisations CNSS, INPP et ONEM sont généralement versées ensemble sur un formulaire unique — la ''Déclaration de Versement des Cotisations'' (« Modèle DC ») — tandis que la CNSS exige aussi un état nominatif distinct, le ''Relevé Mensuel des Rémunérations'' (« Modèle V »), qui liste chaque travailleur et sa rémunération déclarée pour le mois. Gardez des exemplaires vierges de ces formulaires à portée de main, ou procurez-vous-les auprès de l'institution concernée.

== Paie en deux devises : USD et CDF ==
De nombreux employeurs de RDC contractent et paient les salaires en dollars américains, ce qui est légalement permis, mais les déclarations et paiements légaux à la DGI et à la CNSS doivent être exprimés — et réglés — en francs congolais (CDF), seule monnaie ayant cours légal pour l'impôt et la sécurité sociale. Le classeur de référence tient une paie complète en USD pour la gestion interne et les fiches de paie du personnel, et reflète chaque chiffre dans une paie parallèle en CDF, uniquement pour produire les montants d'impôt et de CNSS qui doivent être déclarés.

La conversion utilise un taux de change unique, saisi une fois par mois (« Taux de Mois ») — 2 800 CDF/USD dans le modèle d'avril 2025. Comme le CDF a historiquement tendance à se déprécier, ce taux doit être ressaisi chaque mois, idéalement à partir du taux indicatif de la Banque Centrale du Congo (BCC) ou du taux que l'organisation applique réellement à ses versements légaux.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Règle d'exploitation.''' Mettez à jour le taux de change en premier, avant de saisir les autres chiffres du mois — chaque valeur en CDF qui en découle, le calcul des tranches de l'IPR et la déclaration CNSS en dépendent.
</div>

== Catégories de personnel dans le modèle ==
{| class="wikitable"
|-
! Catégorie !! Où elle est enregistrée !! Remarques
|-
| Personnel de bureau (national) || Bloc « Staff de Bureau » || Traitement CNSS/IPR national standard ; peut bénéficier d'une « Prime » de bureau discrétionnaire liée à la ponctualité des rapports.
|-
| Personnel de terrain / crédit (national) || Bloc « PRIME STAFF TERRAIN » || Prime fondée sur la taille du portefeuille, les arriérés (« Principal en Cours » / « Arrieres ») et les erreurs de rapport — typique d'un dispositif d'agent de crédit en microfinance.
|-
| Superviseurs (nationaux) || Bloc « PRIME SUPERVISEURS » || Prime fondée sur le nombre de groupes ou d'agences supervisés (« BaCos ») et sur le portefeuille à risque.
|-
| Personnel expatrié || Bloc « Staff Expatries » || Taux de CNSS différents, IPR à taux forfaitaire, et un impôt exceptionnel supplémentaire (IERE) — voir le §7.5.
|}

Chaque travailleur porte aussi un matricule (numéro d'immatriculation CNSS), un type de contrat (par exemple CDD – durée déterminée), une date de début, l'état de fin ou de renouvellement du contrat, et les jours réellement travaillés dans le mois (26 correspondant à un mois standard complet dans ce modèle).

== Déroulement mensuel du classeur ==
# '''Staff Info Input''' – confirmer le mois de paie, actualiser le taux de change mensuel, mettre à jour le salaire de base, les indemnités, les prêts, les retenues, les personnes à charge et les jours travaillés.
# '''Prime Input''' – saisir les données de prime de performance du mois pour le personnel de bureau, de terrain et de supervision.
# '''Fiche de Paie USD''' (Nationaux / Expatries) – rémunération brute, base CNSS, cotisations CNSS et net à payer calculés en USD.
# '''Fiche de Paie CDF''' (Nationaux / Expatries) – chaque chiffre en USD converti en CDF au taux du mois.
# '''Calcul IPR''' – la base imposable en CDF de chaque travailleur national est passée dans le barème progressif de la DGI.
# '''Feuilles de fiche de paie individuelles''' – le Bulletin de Paie définitif, prêt à imprimer et à signer.
# '''Mod.V-INSS''' – l'état nominatif CNSS, généré automatiquement à partir des totaux des fiches de paie en CDF.
# '''IPR Historique Input''' – le total d'IPR du mois, consigné pour le rapprochement annuel avec la DGI.

== Composantes de la rémunération brute ==
Seuls le salaire de base, la prime et les « autres avantages » alimentent la base de cotisation CNSS/INPP/ONEM et, après déduction de la part CNSS du travailleur, la base imposable de l'IPR ; les indemnités de logement, de transport, médicales et familiales s'ajoutent au brut mais sont traitées comme non cotisables et non imposables dans ce modèle (voir la réserve au §7.2).

{| class="wikitable"
|-
! Élément !! Mode de calcul !! Dans la base CNSS/INPP ? !! Dans la base IPR ?
|-
| Salaire de Base || Saisi par travailleur || Oui || Oui
|-
| Prime || Issue de la feuille Prime Input || Oui || Oui
|-
| Autres Avantages || Saisis par travailleur || Oui || Oui
|-
| Logement || 30 % du salaire de base, calculé automatiquement || Non || Non
|-
| Indemnité Médicale || Saisie par travailleur || Non || Non
|-
| Transport || Saisi par travailleur (montant mensuel forfaitaire) || Non || Non
|-
| Allocations Familiales || 5 040 CDF par enfant à charge (9 au maximum), converti en USD || Non || Non
|}

== Retenues légales et cotisations patronales ==

=== Sécurité sociale CNSS (INSS sur les anciens formulaires) ===
Les cotisations CNSS se répartissent entre une part du travailleur ('''QPO''' – Quote-Part Ouvrière) et une part de l'employeur ('''QPP''' – Quote-Part Patronale), toutes deux calculées sur la base CNSS/INPP (Base + Prime + Autres Avantages).

{| class="wikitable"
|-
! Catégorie de personnel !! Part du travailleur (QPO) !! Part de l'employeur (QPP) !! Total
|-
| Personnel national || 5 % || 13 % || 18 %
|-
| Personnel expatrié || 3,5 % || 9 % || 12,5 %
|}

La part du travailleur est retenue sur la paie ; la part de l'employeur est un coût supplémentaire pour l'employeur. Le personnel expatrié a souvent un profil de cotisation différent, car une partie de sa couverture sociale peut relever d'un régime de son pays d'origine — confirmez auprès de la CNSS la bonne affectation de la branche et l'existence éventuelle d'une exemption avant d'appliquer le taux expatrié à un nouveau contrat.

=== IPR – Impôt Professionnel sur les Rémunérations (retenue de l'impôt sur le revenu) ===
Pour le personnel national, l'IPR est retenu chaque mois selon le barème progressif de la DGI, appliqué à la base imposable (base CNSS/INPP moins la cotisation CNSS du travailleur), exprimée en CDF.

{| class="wikitable"
|-
! Tranche !! Revenu imposable mensuel (CDF) !! Taux
|-
| 1re || 0 – 162 000 || 0 %
|-
| 2e || 162 001 – 1 800 000 || 15 %
|-
| 3e || 1 800 001 – 3 600 000 || 30 %
|-
| 4e || au-delà de 3 600 000 || 40 %
|}

Deux ajustements supplémentaires s'appliquent avant que la retenue soit définitive :
* '''Réduction pour charges de famille''' – l'impôt calculé est réduit de 2 % par enfant à charge (jusqu'à 9 enfants), appliqués à l'impôt cumulé sur les tranches inférieures.
* '''Plafond de 30 %''' – l'IPR final retenu ne peut jamais dépasser 30 % de la base imposable mensuelle du travailleur, quel que soit le résultat du calcul par tranches.

Le barème est tenu en valeurs annuelles en CDF et divisé par 12 pour obtenir les seuils mensuels ci-dessus ; si la DGI révise le barème officiel, mettez à jour les chiffres annuels plutôt que les chiffres mensuels, afin que la conversion ÷12 reste cohérente.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Simplification à vérifier.''' Ce modèle exclut entièrement les indemnités de logement, de transport, médicales et familiales des bases CNSS et IPR. Or les règles de la RDC n'exonèrent plusieurs de ces avantages que jusqu'à un plafond réglementaire, l'excédent devenant imposable. Confirmez les plafonds en vigueur auprès de la DGI et de la CNSS chaque fois que les indemnités d'un travailleur sont exceptionnellement élevées par rapport à son salaire de base.
</div>

=== INPP – Contribution à la formation professionnelle ===
Une contribution à la charge de l'employeur seul, de '''3 %''' de la base CNSS/INPP, versée à l'Institut National de Préparation Professionnelle. Elle n'est pas retenue sur la paie du travailleur.

=== ONEM – Contribution à la promotion de l'emploi ===
Une contribution à la charge de l'employeur seul, de '''0,2 %''' de la base CNSS/INPP, versée à l'Office National de l'Emploi. Elle n'est pas retenue sur la paie du travailleur.

=== Règles propres aux expatriés ===
* '''IPR à taux forfaitaire''' – au lieu du barème progressif, l'IPR est calculé au taux forfaitaire de '''30 %''' de la base imposable (salaire de base moins la CNSS du travailleur), sans réduction pour charges de famille.
* '''IERE – Impôt Exceptionnel sur la Rémunération des Expatriés''' – un impôt exceptionnel supplémentaire de '''25 %''' de la même base imposable, prélevé en plus de l'IPR et propre à la rémunération des expatriés.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
Le traitement fiscal du revenu des expatriés est l'un des domaines les plus fréquemment révisés de la pratique fiscale en RDC, et il peut dépendre du statut de résidence, des clauses de péréquation fiscale et de toute convention de double imposition applicable. Faites confirmer par un conseiller fiscal local le traitement à taux forfaitaire et IERE de chaque contrat d'expatrié avant de traiter la paie d'une nouvelle recrue.
</div>

== Exemple chiffré — avril 2025 ==
Chiffres d'un travailleur national de bureau (Chef Exécutif, salaire de base 585 US$, sans personnes à charge, sans prime ce mois-là) :

{| class="wikitable"
|-
! Ligne !! Formule !! USD !! CDF (× 2 800)
|-
| Salaire de Base || saisie || 585,00 || 1 638 000
|-
| + Logement || 30 % × base || 175,50 || 491 400
|-
| + Transport || saisie || 43,00 || 120 400
|-
| = Salaire Brut || somme des gains || 803,50 || 2 249 800
|-
| Base CNSS/INPP || base + prime + autres avantages || 585,00 || 1 638 000
|-
| − CNSS travailleur (5 %) || 5 % × base || 29,25 || 81 900
|-
| Base IPR (DGI) || base CNSS − CNSS travailleur || 555,75 || 1 556 100
|-
| − IPR (calcul par tranches) || tranches progressives, 0 personne à charge || 74,68 || 209 115
|-
| = Net à payer || brut − CNSS travailleur − IPR || 699,57 || 1 958 785
|-
| Coût employeur : CNSS (13 %) || 13 % × base || 76,05 || 212 940
|}

Pour l'ensemble de l'équipe de bureau de cinq personnes de cette paie, les totaux de la société étaient : rémunération brute '''3 147,15 US$''' (8 812 020 CDF) ; CNSS '''406,00 US$''' répartis en 112,78 US$ travailleur / 293,22 US$ employeur (1 136 772 CDF) ; IPR '''285,19 US$''' (798 518 CDF) ; INPP '''67,67 US$''' (189 462 CDF) ; ONEM '''4,51 US$''' (12 631 CDF) ; net à payer '''2 749,18 US$''' (7 697 732 CDF).

== Dispositif de prime (« Prime ») ==
{| class="wikitable"
|-
! Groupe de personnel !! Critère de la prime !! Réductions appliquées
|-
| Personnel de bureau || Ponctualité des rapports remis (« Rapports à Temps ») || Déduction pour rapports manquants ou erronés
|-
| Personnel de terrain / crédit || Nombre de clients et qualité du portefeuille (principal en cours, % d'arriérés) || Déduction par erreur
|-
| Superviseurs || Nombre de groupes ou d'agences supervisés (« BaCos ») et portefeuille à risque || Déduction pour rapports manquants ou erronés
|}
Chaque bloc calcule une prime brute, puis l'arrondit en « Total Prime (Arrondit) » — utilisez le chiffre arrondi, car c'est lui qui alimente les fiches de paie.

== Produire les fiches de paie individuelles (Bulletin de Paie) ==
Chaque travailleur dispose d'une mise en page de fiche de paie dédiée, qui reprend chaque chiffre de la ligne de fiche en USD : les gains (salaire de base, prime, logement, indemnité médicale, transport, allocation familiale) en haut, les retenues (IPR, CNSS, prêts, avances sur salaire, cotisations syndicales) en dessous, et le net à payer en bas, avec des blocs de signature pour les RH et le travailleur.

== Déclarations légales et formulaires de référence ==
{| class="wikitable"
|-
! Formulaire !! Déposé auprès de !! Alimenté par
|-
| CNSS VIERGE (Modèle V) || CNSS || Feuille Mod.V-INSS
|-
| MOD-DC – Déclaration de Versement des Cotisations || CNSS / INPP / ONEM (combiné) || Totaux CNSS, INPP et ONEM des feuilles Fiche de Paie CDF
|-
| INPP VIERGE || INPP || Total « INPP (CDF) »
|-
| ONEM VIERGE || ONEM || Total « ONEM (CDF) »
|-
| IRPP VIERGE (déclaration d'IPR) || DGI || Total « IPR (CDF) », et le journal IPR Historique Input
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Rythme de déclaration habituel.''' Les cotisations CNSS, INPP et ONEM et la retenue d'IPR sont couramment déclarées et payées selon un cycle mensuel, souvent citées comme dues avant le 15 du mois suivant la période de paie. Confirmez les échéances en vigueur pour la catégorie d'immatriculation de l'employeur avant chaque dépôt.
</div>

== Liste de contrôle de clôture mensuelle ==
# Confirmer le mois de paie et mettre à jour le taux de change.
# Mettre à jour les salaires de base, indemnités, prêts, retenues, personnes à charge et jours travaillés de chaque travailleur.
# Saisir les données de prime du mois pour le personnel de bureau, de terrain et de supervision.
# Passer en revue les fiches de paie en USD de chaque catégorie pour repérer les erreurs de bon sens.
# Confirmer la conversion en CDF et le résultat du calcul par tranches de l'IPR pour chaque travailleur national.
# Imprimer, signer et classer le Bulletin de Paie individuel de chaque travailleur.
# Générer l'état nominatif Modèle V de la CNSS et rapprocher son total des totaux des fiches de paie en CDF.
# Établir le versement combiné MOD-DC pour la CNSS, l'INPP et l'ONEM, et la déclaration IRPP pour l'IPR.
# Payer tous les montants légaux avant l'échéance applicable et conserver la preuve de paiement.
# Consigner les totaux d'IPR du mois pour le rapprochement annuel.

== Remarques de conformité et bonnes pratiques ==
* '''Les taux changent par arrêté.''' Revalidez les pourcentages CNSS, INPP, ONEM et le barème de l'IPR au moins une fois par an et chaque fois que des directives officielles sont publiées.
* '''Gardez les deux devises rapprochées.''' Vérifiez que le taux de change utilisé pour les déclarations correspond à celui que l'organisation applique réellement — un taux périmé sous-estime ou surestime la base imposable en CDF.
* '''Conservez les documents.''' Gardez les fiches de paie signées, le Modèle V de la CNSS, le formulaire de versement MOD-DC et les preuves de paiement — ils sont généralement demandés lors d'un contrôle de la CNSS ou de la DGI.
* '''Traitez séparément la paie des expatriés.''' L'IPR à taux forfaitaire et la surtaxe IERE diffèrent sensiblement du barème progressif national ; confirmez le traitement avant d'intégrer un nouvel expatrié.
* '''Vérifiez les plafonds d'indemnités.''' Si les indemnités de logement, de transport ou médicales deviennent élevées par rapport au salaire de base, vérifiez si les plafonds CNSS/DGI en vigueur rendraient une partie d'entre elles cotisable ou imposable.

== Annexe A : Récapitulatif des taux ==
{| class="wikitable"
|-
! Élément !! Taux / base !! Payé par
|-
| CNSS – personnel national || 5 % (travailleur) + 13 % (employeur) de Base+Prime+Autres Avantages || Travailleur et employeur
|-
| CNSS – personnel expatrié || 3,5 % (travailleur) + 9 % (employeur) de Base+Prime+Autres Avantages || Travailleur et employeur
|-
| INPP || 3 % de Base+Prime+Autres Avantages || Employeur
|-
| ONEM || 0,2 % de Base+Prime+Autres Avantages || Employeur
|-
| IPR – personnel national || Progressif : 0 % / 15 % / 30 % / 40 % selon la tranche mensuelle en CDF, moins 2 % par personne à charge, plafonné à 30 % de la base imposable || Travailleur (retenu)
|-
| IPR – personnel expatrié || Forfait de 30 % de la base imposable || Travailleur (retenu)
|-
| IERE – personnel expatrié || Forfait de 25 % de la base imposable || Travailleur (retenu)
|-
| Logement || 30 % du salaire de base || Avantage financé par l'employeur
|-
| Allocation Familiale || 5 040 CDF par enfant à charge (9 au maximum) || Avantage financé par l'employeur
|}

== Annexe B : Glossaire ==
{| class="wikitable"
|-
! Terme !! Signification
|-
| Salaire Brut || Rémunération brute – tous les gains avant retenues
|-
| Base Imposable (CNSS/INPP) || La part de la rémunération brute soumise aux cotisations de sécurité sociale et INPP/ONEM
|-
| Base Imposable (DGI) || La part de la rémunération soumise à la retenue d'IPR
|-
| QPO / QPP || Quote-Part Ouvrière / Patronale – part du travailleur / part de l'employeur d'une cotisation
|-
| IPR || Impôt Professionnel sur les Rémunérations – impôt sur le revenu de la paie, retenu chaque mois
|-
| IERE || Impôt Exceptionnel sur la Rémunération des Expatriés – surtaxe sur la rémunération des expatriés
|-
| Matricule || Numéro d'immatriculation CNSS du travailleur
|-
| Bulletin de Paie || Fiche de paie individuelle
|-
| Modèle V || État nominatif mensuel des rémunérations de la CNSS
|-
| Taux de Mois || Le taux de change USD/CDF appliqué pour le mois
|}

----
[[Category:Paie]] [[Category:RDC]] [[Category:Solace Payroll]]

RDC Payroll

2026-09-18T22:50:25Z

Sylvain: Payroll pages in French

{{DISPLAYTITLE:Payroll Processing in the Democratic Republic of Congo}}
{{Langbar|en=RDC Payroll|fr=RDC Payroll/fr}}
'''A practical guide to salary structure, statutory contributions, income-tax withholding (IPR) and monthly compliance filings.'''

Coverage: national office staff, field/credit staff, supervisors, expatriate staff · Currencies: USD and CDF · Institutions: DGI · CNSS (formerly INSS) · INPP · ONEM

This article assumes the application itself is already set up (companies, employee classes, earnings, deductions). For that, see [[How to setup your Payroll]] first.

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Disclaimer.''' Percentages, brackets and deadlines in this article reflect the calculation logic built into the reference workbook and commonly applied DRC payroll practice at the time it was prepared. They are provided for internal reference only and must be verified against current legislation before use in a live payroll run.
</div>

== Purpose and Scope ==
This guide documents how monthly payroll is calculated and filed for a Democratic Republic of Congo (DRC) payroll operation. It explains, in order: the statutory bodies involved, how gross pay is built up, how each statutory deduction and employer contribution is computed, how the workbook moves data from staff records to individual payslips and government declarations, and what has to be filed each month.

It is written for a payroll administrator or accountant who will operate the workbook (or an equivalent payroll system) month to month. It is not a substitute for DRC tax and labour law and does not replace advice from the tax authority (DGI), the social security fund (CNSS), or a licensed local fiduciaire. Rates, thresholds and filing deadlines in the Congolese system are revised periodically by ministerial decree — always confirm current figures before relying on the values reproduced here.

== Institutions and Legal Framework ==
DRC payroll compliance involves four separate administrations, each with its own registration number, declaration form and payment schedule.

{| class="wikitable"
|-
! Institution !! Role !! What it collects
|-
| '''DGI – Direction Générale des Impôts''' || Tax authority || Withholds and collects the IPR (professional tax on remuneration) deducted from every employee's pay, and the IERE surtax on expatriate remuneration.
|-
| '''CNSS – Caisse Nationale de Sécurité Sociale''' (forms still headed “I.N.S.S.”) || Social security fund || Old-age pension, family-benefit and occupational-risk contributions, split between employee and employer shares.
|-
| '''INPP – Institut National de Préparation Professionnelle''' || Vocational training fund || An employer-only payroll levy that funds staff vocational training.
|-
| '''ONEM – Office National de l’Emploi''' || Employment promotion agency || An employer-only payroll levy that funds employment-promotion programmes.
|}

In practice, CNSS, INPP and ONEM contributions are usually remitted together on a single combined form — the ''Déclaration de Versement des Cotisations'' (“Modèle DC”) — while the CNSS also requires a separate nominal roll, the ''Relevé Mensuel des Rémunérations'' (“Modèle V”), listing every employee and their declared remuneration for the month. Keep blank copies of these forms on hand, or obtain them from the relevant institution.

== Dual-Currency Payroll: USD and CDF ==
Many DRC employers contract and pay salaries in US Dollars, which is legally permitted, but statutory filings and payments to the DGI and CNSS must be expressed — and settled — in Congolese Francs (CDF), the sole legal tender for tax and social-security purposes. The reference workbook keeps a complete USD payroll for internal management and staff payslips, and mirrors every figure into a parallel CDF payroll purely to produce the tax and CNSS numbers that must be declared.

The conversion uses a single exchange rate entered once per month (“Taux de Mois”) — 2,800 CDF/USD in the April 2025 model. Because the CDF has historically been prone to depreciation, this rate must be re-entered every month, ideally using the Banque Centrale du Congo (BCC) indicative rate or the rate the organisation actually applies to its statutory remittances.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Operational rule.''' Update the exchange-rate figure first, before entering any other figures for the month — every downstream CDF value, the IPR bracket calculation and the CNSS declaration all depend on it.
</div>

== Staff Categories in the Model ==
{| class="wikitable"
|-
! Category !! Where recorded !! Notes
|-
| Office staff (national) || “Staff de Bureau” block || Standard national CNSS/IPR treatment; eligible for a discretionary office “Prime” tied to report timeliness.
|-
| Field / credit staff (national) || “PRIME STAFF TERRAIN” block || Bonus driven by portfolio size, arrears (“Principal en Cours” / “Arrieres”) and reporting errors — typical of a microfinance loan-officer scheme.
|-
| Supervisors (national) || “PRIME SUPERVISEURS” block || Bonus driven by the number of groups/branches supervised (“BaCos”) and portfolio-at-risk.
|-
| Expatriate staff || “Staff Expatries” block || Different CNSS rates, flat-rate IPR, and an additional exceptional tax (IERE) — see §7.5.
|}

Every employee also carries a matricule (CNSS registration number), contract type (e.g. CDD – fixed-term), start date, contract-end/renewal status, and days actually worked in the month (26 being a full standard month in this model).

== Monthly Workbook Workflow ==
# '''Staff Info Input''' – confirm the pay month, refresh the monthly exchange rate, update base salary, allowances, loans, deductions, dependants and days worked.
# '''Prime Input''' – enter the month's performance bonus data for office, field and supervisory staff.
# '''Fiche de Paie USD''' (Nationaux / Expatries) – gross pay, CNSS base, CNSS contributions and net pay computed in USD.
# '''Fiche de Paie CDF''' (Nationaux / Expatries) – every USD figure converted to CDF at the monthly rate.
# '''Calcul IPR''' – the CDF taxable base for each national employee is run through the DGI's progressive bracket table.
# '''Individual payslip sheets''' – the final Bulletin de Paie, ready to print and sign.
# '''Mod.V-INSS''' – the CNSS nominal roll, generated automatically from the CDF payslip totals.
# '''IPR Historique Input''' – the month's total IPR logged for the annual DGI reconciliation.

== Components of Gross Remuneration ==
Only base salary, prime and “autres avantages” feed the CNSS/INPP/ONEM contribution base and, after deducting the employee CNSS share, the IPR taxable base; housing, transport, medical and family allowances are added to gross pay but are treated as non-contributory / non-taxable in this model (see the caveat in §7.2).

{| class="wikitable"
|-
! Element !! How it is computed !! In CNSS/INPP base? !! In IPR base?
|-
| Salaire de Base || Entered per employee || Yes || Yes
|-
| Prime || From the Prime Input sheet || Yes || Yes
|-
| Autres Avantages || Entered per employee || Yes || Yes
|-
| Logement (housing) || 30% of base salary, calculated automatically || No || No
|-
| Indemnité Médicale || Entered per employee || No || No
|-
| Transport || Entered per employee (flat monthly amount) || No || No
|-
| Allocations Familiales || 5,040 CDF per dependant child (max. 9), converted to USD || No || No
|}

== Statutory Deductions and Employer Contributions ==

=== CNSS Social Security (INSS on the older forms) ===
CNSS contributions are split between an employee share ('''QPO''' – Quote-Part Ouvrière) and an employer share ('''QPP''' – Quote-Part Patronale), both calculated on the CNSS/INPP base (Base + Prime + Autres Avantages).

{| class="wikitable"
|-
! Staff category !! Employee share (QPO) !! Employer share (QPP) !! Combined
|-
| National staff || 5% || 13% || 18%
|-
| Expatriate staff || 3.5% || 9% || 12.5%
|}

The employee share is deducted from pay; the employer share is an additional cost to the employer. Expatriate staff frequently have a different contribution profile because part of their social cover may sit with a home-country scheme — confirm the correct branch allocation and whether an exemption applies with CNSS before using the expatriate rate on a new contract.

=== IPR – Impôt Professionnel sur les Rémunérations (income tax withholding) ===
For national staff, IPR is withheld monthly using the DGI's progressive bracket table, applied to the taxable base (CNSS/INPP base less the employee's CNSS contribution), expressed in CDF.

{| class="wikitable"
|-
! Bracket !! Monthly taxable income (CDF) !! Rate
|-
| 1st || 0 – 162,000 || 0%
|-
| 2nd || 162,001 – 1,800,000 || 15%
|-
| 3rd || 1,800,001 – 3,600,000 || 30%
|-
| 4th || above 3,600,000 || 40%
|}

Two further adjustments apply before the withholding is finalised:
* '''Family relief''' – the computed tax is reduced by 2% per dependent child (up to 9 children), applied to the cumulative tax on the lower brackets.
* '''30% cap''' – the final IPR withheld can never exceed 30% of the employee's monthly taxable base, regardless of what the bracket calculation produces.

The bracket table is maintained in annual CDF terms and divided by 12 to give the monthly thresholds above; if the DGI revises the official scale, update the annual figures rather than the monthly ones, so the ÷12 conversion stays consistent.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Simplification to verify.''' This model excludes housing, transport, medical and family allowances entirely from both the CNSS and IPR bases. DRC rules in fact exempt several of these benefits only up to a regulatory ceiling, with any excess becoming taxable. Confirm current ceilings with the DGI/CNSS whenever an employee's allowances are unusually large relative to base salary.
</div>

=== INPP – Vocational Training Contribution ===
An employer-only levy of '''3%''' of the CNSS/INPP base, paid to the Institut National de Préparation Professionnelle. Not deducted from the employee's pay.

=== ONEM – Employment Promotion Contribution ===
An employer-only levy of '''0.2%''' of the CNSS/INPP base, paid to the Office National de l’Emploi. Not deducted from the employee's pay.

=== Expatriate-Specific Rules ===
* '''Flat-rate IPR''' – rather than the progressive bracket table, IPR is charged at a flat '''30%''' of the taxable base (base pay less employee CNSS), with no family relief applied.
* '''IERE – Impôt Exceptionnel sur la Rémunération des Expatriés''' – an additional exceptional tax of '''25%''' of the same taxable base, charged on top of IPR and specific to expatriate remuneration.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
Expatriate income tax treatment is one of the more frequently revised areas of DRC tax practice and can depend on residency status, tax-equalisation clauses and any applicable double-tax treaty. Have a local tax advisor confirm the flat-rate/IERE treatment for each expatriate contract before running payroll on a new hire.
</div>

== Worked Example — April 2025 ==
Figures for a national office employee (Chef Exécutif, base salary US$585, no dependants, no prime that month):

{| class="wikitable"
|-
! Line !! Formula !! USD !! CDF (× 2,800)
|-
| Salaire de Base || input || 585.00 || 1,638,000
|-
| + Logement || 30% × base || 175.50 || 491,400
|-
| + Transport || input || 43.00 || 120,400
|-
| = Salaire Brut || sum of gains || 803.50 || 2,249,800
|-
| Base CNSS/INPP || base + prime + autres avantages || 585.00 || 1,638,000
|-
| − CNSS employee (5%) || 5% × base || 29.25 || 81,900
|-
| Base IPR (DGI) || CNSS base − CNSS employee || 555.75 || 1,556,100
|-
| − IPR (bracket calc.) || progressive brackets, 0 dependants || 74.68 || 209,115
|-
| = Net à payer || brut − CNSS employee − IPR || 699.57 || 1,958,785
|-
| Employer cost: CNSS (13%) || 13% × base || 76.05 || 212,940
|}

For the full five-person office team in this pay run, the company-wide totals were: gross pay '''US$3,147.15''' (8,812,020 CDF); CNSS '''US$406.00''' split US$112.78 employee / US$293.22 employer (1,136,772 CDF); IPR '''US$285.19''' (798,518 CDF); INPP '''US$67.67''' (189,462 CDF); ONEM '''US$4.51''' (12,631 CDF); net pay '''US$2,749.18''' (7,697,732 CDF).

== Bonus (“Prime”) Scheme ==
{| class="wikitable"
|-
! Staff group !! Bonus driver !! Reductions applied
|-
| Office staff || Timeliness of reports submitted (“Rapports à Temps”) || Deduction for missing/erroneous reports
|-
| Field / credit staff || Client numbers and portfolio quality (principal outstanding, arrears %) || Deduction per error
|-
| Supervisors || Number of groups/branches supervised (“BaCos”) and portfolio-at-risk || Deduction for missing/erroneous reports
|}
Each block computes a raw bonus, then rounds it to “Total Prime (Arrondit)” — use the rounded figure, since that is what flows through to the payslips.

== Producing Individual Payslips (Bulletin de Paie) ==
Each employee has a dedicated payslip layout pulling every figure from the USD payslip row: gains (base salary, prime, housing, medical, transport, family allowance) at the top, retenues (IPR, CNSS, loans, salary advances, union dues) below, and the net amount payable at the bottom, with signature blocks for HR and the employee.

== Statutory Filings and Reference Forms ==
{| class="wikitable"
|-
! Form !! Filed with !! Populated from
|-
| CNSS VIERGE (Modèle V) || CNSS || Mod.V-INSS sheet
|-
| MOD-DC – Déclaration de Versement des Cotisations || CNSS / INPP / ONEM (combined) || CNSS, INPP and ONEM totals on the Fiche de Paie CDF sheets
|-
| INPP VIERGE || INPP || “INPP (CDF)” total
|-
| ONEM VIERGE || ONEM || “ONEM (CDF)” total
|-
| IRPP VIERGE (IPR declaration) || DGI || “IPR (CDF)” total, and the IPR Historique Input log
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Typical filing rhythm.''' CNSS, INPP and ONEM contributions and the IPR withholding are commonly declared and paid on a monthly cycle, widely referenced as due by the 15th of the month following the pay period. Confirm the current due dates for the employer's specific registration category before each submission.
</div>

== Monthly Closing Checklist ==
# Confirm the pay month and update the exchange rate.
# Update base salaries, allowances, loans, deductions, dependants and days worked for every employee.
# Enter this month's bonus data for office, field and supervisory staff.
# Review the USD payslips for each category for sense-check errors.
# Confirm the CDF conversion and the IPR bracket output for every national employee.
# Print, sign and file each employee's individual Bulletin de Paie.
# Generate the CNSS Modèle V roll and reconcile its total to the CDF payslip totals.
# Complete the MOD-DC combined remittance for CNSS, INPP and ONEM, and the IRPP declaration for IPR.
# Pay all statutory amounts by the applicable due date and retain proof of payment.
# Log the month's IPR totals for the annual reconciliation.

== Compliance Notes and Good Practice ==
* '''Rates change by decree.''' Re-validate CNSS, INPP, ONEM percentages and the IPR bracket table at least once a year and whenever official guidance is published.
* '''Keep both currencies reconciled.''' Check that the exchange rate used for filings matches the rate the organisation actually applies — an outdated rate under- or over-states the CDF tax base.
* '''Retain records.''' Keep signed payslips, the CNSS Modèle V, the MOD-DC remittance form and proof of payment — these are typically requested during a CNSS or DGI audit.
* '''Treat expatriate payroll separately.''' The flat-rate IPR and IERE surtax are materially different from the national progressive scale; confirm treatment before onboarding a new expatriate.
* '''Sense-check allowance ceilings.''' If housing, transport or medical allowances grow large relative to base salary, confirm whether current CNSS/DGI ceilings would make part of them contributory or taxable.

== Appendix A: Rate Summary ==
{| class="wikitable"
|-
! Item !! Rate / basis !! Paid by
|-
| CNSS – national staff || 5% (employee) + 13% (employer) of Base+Prime+Autres Avantages || Employee & employer
|-
| CNSS – expatriate staff || 3.5% (employee) + 9% (employer) of Base+Prime+Autres Avantages || Employee & employer
|-
| INPP || 3% of Base+Prime+Autres Avantages || Employer
|-
| ONEM || 0.2% of Base+Prime+Autres Avantages || Employer
|-
| IPR – national staff || Progressive: 0% / 15% / 30% / 40% by monthly CDF bracket, less 2% per dependant, capped at 30% of taxable base || Employee (withheld)
|-
| IPR – expatriate staff || Flat 30% of taxable base || Employee (withheld)
|-
| IERE – expatriate staff || Flat 25% of taxable base || Employee (withheld)
|-
| Logement (housing) || 30% of base salary || Employer-funded benefit
|-
| Allocation Familiale || 5,040 CDF per dependant child (max. 9) || Employer-funded benefit
|}

== Appendix B: Glossary ==
{| class="wikitable"
|-
! Term !! Meaning
|-
| Salaire Brut || Gross pay – all gains before deductions
|-
| Base Imposable (CNSS/INPP) || The portion of gross pay subject to social-security and INPP/ONEM contributions
|-
| Base Imposable (DGI) || The portion of pay subject to IPR income-tax withholding
|-
| QPO / QPP || Quote-Part Ouvrière / Patronale – employee share / employer share of a contribution
|-
| IPR || Impôt Professionnel sur les Rémunérations – payroll income tax withheld monthly
|-
| IERE || Impôt Exceptionnel sur la Rémunération des Expatriés – surtax on expatriate pay
|-
| Matricule || Employee's CNSS registration number
|-
| Bulletin de Paie || Individual payslip
|-
| Modèle V || Monthly CNSS nominal roll of remuneration
|-
| Taux de Mois || The USD/CDF exchange rate applied for the month
|}

----
[[Category:Payroll]] [[Category:DRC]] [[Category:Solace Payroll]]

How to setup your Payroll

2026-09-18T22:50:19Z

Sylvain: Payroll pages in French

{{DISPLAYTITLE:How to Setup Your Payroll}}
{{Langbar|en=How to setup your Payroll|fr=How to setup your Payroll/fr}}
'''A general guide to setting up and running a company in the Solace Payroll application — company creation, reference lists, earnings/deductions, tax tables, employees, and processing a pay run.'''

This article covers the application generically, for any country. For the Democratic Republic of Congo-specific rates and calculations, see [[RDC Payroll]] instead — that article assumes the setup steps here are already done.

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Scope.''' This guide follows the menus of ''Payroll Desktop → Control Panel'' as they exist in the current version of the application. Screen names quoted below (e.g. “Company Parameters”, “Class Earnings”) are the exact menu captions, so you can follow along inside the application.
</div>

== Purpose and Scope ==
This guide walks a new user through everything that has to be configured '''before''' the first payslip can be produced, then through the routine steps of running a pay period. It is written for whoever administers the payroll — not a developer — and assumes the application is already installed and a database connection is available.

The setup order matters: reference lists (departments, pay points, employee classes) must exist before employees can be captured against them, and earnings/deductions must be configured per employee class before an employee in that class can be paid correctly.

== Before You Start: Creating a Company ==
Everything in Solace Payroll — employees, earnings, deductions, pay runs — belongs to a '''company'''. The '''Create Company''' screen offers three starting points:

{| class="wikitable"
|-
! Method !! What it does !! When to use it
|-
| '''Create Empty Company''' || Sets up a new, blank company database with no employees, earnings or deductions configured. || A genuinely new payroll, e.g. a new client or a new country of operation.
|-
| '''Copy Current Company''' || Duplicates the company you currently have open, including its reference lists, employee classes, earnings and deductions. || Setting up a second branch/entity that should start from the same configuration (e.g. copying a validated setup before customising it for a new country).
|-
| '''Install Example Company''' || Loads a pre-built demo company with sample data. || Learning the application, or testing report layouts, without risking real data.
|}

Each company is a separate database (see §9 in [[#Adding Employees|Adding Employees]] and §13 [[#Backup, Restore and Housekeeping|Backup, Restore and Housekeeping]] for how companies map to backups). Give it a clear ''Database Name'' and ''Display Name'' when prompted — the display name is what appears in the ''Company:'' field on the main desktop, so make it recognisable if you run more than one company from the same installation.

== Company Parameters (Company Settings) ==
Once inside a company, go to '''Control Panel → Company Parameters'''. This is the single screen that holds the company-wide configuration, organised in tabs:

{| class="wikitable"
|-
! Tab !! What you set here
|-
| '''Company Info''' || Company name, postal and physical address, country, telephone/fax/mobile, email and web address — these print on payslips and reports.
|-
| '''Registration''' || Business Registration number, Tax Registration number, UIF (or equivalent statutory) Registration number.
|-
| '''Tax Tables''' || Download or purchase the official tax bracket tables for your country/tax year (see §8).
|-
| '''System''' || Amount format (decimal symbol, decimal digits, grouping symbol, currency symbol), date format, and the number of decimal digits used when rounding net pay.
|-
| '''Currency''' || Home currency symbol, and whether to enable multi-currency (needed if you pay some employees in a currency other than the home currency — see the exchange-rate note in §10).
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Do this first.''' Set the Company Info, Registration and System/Currency tabs before capturing any employees — the amount and date formats in particular affect how every screen afterwards displays and accepts numbers.
</div>

== Control Panel Reference Lists ==
Before employees can be captured, the lookup lists they're assigned to must exist. These all use the same simple add/edit/list pattern (a code, a description, and an ''Active'' flag):

{| class="wikitable"
|-
! Menu item !! Purpose !! Used on the employee record as
|-
| '''Departments''' || The organisational department/section an employee belongs to. || Department
|-
| '''Regions''' || Geographic or reporting region. || Region
|-
| '''Paypoints''' || Where/how an employee's pay is collected or processed (branch, site, cashier point). || Paypoint
|-
| '''Posts Description''' || Job titles / position descriptions. || Job/Position → Title, Description
|-
| '''Pay Methods''' || How an employee is paid (e.g. bank transfer, cash, cheque). || Payment Method
|-
| '''Employee Classes''' || The pay-scale/category grouping that drives which earnings and deductions apply (see §5–6). || Pay Class
|}

Set these up first, even with a minimal list — you can always add more later, but an employee cannot be saved without a valid class, and earnings/deductions cannot be configured without a class to attach them to.

== Setting Up Earnings ==
Go to '''Control Panel → Earnings''' (also reachable as ''Class Earnings''). Earnings are configured '''per Employee Class''' — select the class from the ''Employee Class'' selector at the top of the screen, then add or edit its earning lines.

{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| Name / Payslip Description || Internal name and the wording that prints on the payslip.
|-
| Source || Whether the amount is entered manually, calculated (rate × units), or derived from another value.
|-
| Amount || The default rate or amount for this earning in this class (can usually be overridden per employee).
|-
| Date Start / Date End / Active || Controls when this earning line is available — useful for a temporary allowance or a rate that changes on a known date.
|-
| Tax Details → Income Type || How this earning is treated for tax purposes.
|-
| Tax Details → Basic Income || Whether this earning counts as basic/pensionable income.
|-
| Tax Details → Taxable portion || What percentage of the amount is subject to tax/statutory contributions (0% for a fully exempt allowance, 100% for fully taxable pay).
|-
| Transaction Type || Links the earning to a transaction-type code, used by the reporting and general-ledger side of the system.
|-
| Accounting → Ledger Account || The GL account this earning posts to, if the company uses the accounting integration.
|}

The '''Tools''' menu on this screen (''Copy From…'', ''Copy To…'', ''Import From File'', ''Move Up/Down'') lets you copy a fully configured set of earnings from one class to another instead of re-typing it, and reorder how earnings appear on the payslip.

== Setting Up Deductions ==
'''Control Panel → Deductions''' works the same way — per Employee Class, with the same Tools menu — but each deduction line has more structure, because a statutory deduction usually has both an employee-paid side and an employer-paid side:

{| class="wikitable"
|-
! Section !! Fields !! Notes
|-
| '''Employee Contribution''' || Source, Amount, Tax Details (Tax Type, Amount), Maximum Limit (Apply, Amount) || What is actually deducted from the employee's pay.
|-
| '''Employer Contribution''' || Source, Amount, Tax Details (Tax Type, Amount), Maximum Limit (Apply, Amount) || An employer-only cost with no equivalent deduction on the employee's payslip — use this for a levy the employer pays but the employee never sees deducted.
|-
| '''Other Contribution''' || Contribution, Apply, Taxable Portion || A secondary contribution some statutory schemes require alongside the main employee/employer split.
|-
| '''Accounting''' || Ledger Account || The GL account this deduction posts to.
|}

A social-security-style contribution (an employee percentage plus a different employer percentage of the same base) is configured as one deduction line with both the Employee Contribution and Employer Contribution sections filled in. A purely employer-funded levy (a training levy or an employment fund contribution, for example) is configured with '''only''' the Employer Contribution section filled in and the Employee Contribution amount left at zero, so nothing is withheld from the payslip but the cost is still recorded.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Maximum Limit.''' If a contribution is only payable up to a ceiling (a monthly or annual cap on a social-security contribution, for example), tick ''Apply'' under Maximum Limit and enter the ceiling amount — the system will stop deducting once the cap is reached rather than requiring you to track it by hand.
</div>

== Tax Tables ==
Income-tax withholding is calculated from a bracket table (a set of income bands, each with a rate and a cumulative tax amount) plus a parameters record (rebates, age-based thresholds, and similar country-specific settings). These live behind '''Company Parameters → Tax Tables''', with two options:

* '''Download Tax Tables''' — pulls the current official bracket table for a supported tax year/country.
* '''Purchase Tax Tables''' — for tax tables that require a separate purchase/licence.

If your country's tax mechanics aren't fully covered by an available table (a relief or a cap that the standard calculation doesn't support), the bracket table itself can still be entered so the correct rates and thresholds apply; anything the calculation genuinely can't express is a development item, not a configuration one — note it for follow-up rather than trying to force it through the data.

== Adding Employees ==
'''Employee → Employee''' opens the employee list; use ''Add'' to capture a new employee, or ''Import From File'' to bring in a batch from a spreadsheet. Top-level fields are Code, Name, Surname, Region, Department, Active and Pay Class (see §4); the ''Details'' area is organised in tabs:

{| class="wikitable"
|-
! Tab !! Captures
|-
| '''Personal''' || ID number, gender, birth date, number of dependants, marital status, spouse name.
|-
| '''General''' || Start date, end date, pay frequency, paypoint, payment method, contract details.
|-
| '''Address/Contact''' || Physical address; telephone, cell numbers, email; banking details (bank name, branch, account number).
|-
| '''Job/Position''' || Job title and description.
|-
| '''RS Details''' || Tax reference number and other tax-specific identifiers.
|-
| '''Slip extra''' || Custom messages that print on this employee's payslip.
|-
| '''Earnings''' || This employee's specific earnings, pre-populated from their Employee Class (§5) and adjustable per employee (e.g. their actual base salary).
|-
| '''Deductions''' || This employee's specific deductions, pre-populated from their Employee Class (§6) and adjustable per employee (e.g. a personal loan repayment).
|-
| '''Notes''' || Free-text notes against the employee record.
|}

Because Earnings and Deductions are pre-populated from the employee's class, getting §5/§6 right for each class first means most employees need only their individual amounts (base salary, personal allowances) entered when they're added — not the whole earning/deduction structure retyped from scratch.

== Running a Pay Run ==
Running payroll for a period is a two-step process:

=== Create the pay run ===
'''New Payrun''' (reached from the process-payslips area) asks for:
{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| Payroll Type || Weekly, Fortnightly or Monthly — must match how the employees in this run are set up to be paid.
|-
| Payroll Date || The date this run is processed/paid.
|-
| Description || A free-text label for the run (e.g. “PAYRUN 05-2026”).
|-
| Exchange Rate || Only relevant if the company uses multi-currency (§3, Currency tab) — the rate used to convert amounts for tax/statutory calculation purposes for this run. Leave at 1 if the company operates in a single currency.
|}

=== Process Payslips ===
Open '''Process Payslips''' for the run to review and finalise each employee's pay. The screen is organised as:
* '''Earnings''' / '''Deductions''' / '''Leaves''' / '''Messages''' tabs — edit individual lines for the selected employee before finalising.
* Summary panels: Earnings (Primary, Secondary, Fringe Benefit, Bonus), Deductions (Employee, Contributions, Externals, Loan), plus running totals for '''Net Paid''' and '''Total Taxable'''.
* A '''Process''' action that finalises the calculation for the employee/run.

Review the summary totals against expectations before finalising — this is the point to catch a missing earning line, a wrong class assignment, or an unconfigured deduction, before payslips are printed.

== Payslips and Reports ==
Once a run is processed, use '''Pay Slip''' to print or export individual payslips, and the '''Reports''' menu for period and company-wide reporting (earnings and deductions detail, and other configured report types). '''Period Summary''' gives a consolidated view of a completed period, useful for reconciling totals before filing any statutory returns.

== Backup, Restore and Housekeeping ==
{| class="wikitable"
|-
! Menu item !! What it does
|-
| '''Backup Company''' || Creates a backup of the current company's database. Run this before any bulk change (a new tax year, a mass import, a structural change to employee classes) as well as on a routine schedule.
|-
| '''Restore Company''' || Restores a company from a previous backup.
|-
| '''Clear Reset Company''' || Resets company data — use with care, and only after taking a backup; this is a destructive operation.
|}

== First-Time Setup Checklist ==
# Create the company (§2) — Empty, Copy, or Example.
# Complete Company Parameters: Company Info, Registration, System, Currency (§3).
# Download/configure the tax table for your country and tax year (§7).
# Build the reference lists: Departments, Regions, Paypoints, Posts Description, Pay Methods, Employee Classes (§4).
# Configure Earnings per Employee Class (§5).
# Configure Deductions per Employee Class, including employer-only contributions and any maximum limits (§6).
# Capture employees, either individually or via Import From File (§8).
# Take a backup (§11).
# Create the first Pay Run and process it (§9).
# Check the summary totals, then print payslips and run reports (§10).

== Glossary ==
{| class="wikitable"
|-
! Term !! Meaning
|-
| Employee Class || The category (pay scale/grade) an employee belongs to; drives which earnings and deductions apply by default.
|-
| Source (on an earning/deduction) || Where the amount comes from — entered manually, a rate calculation, or derived from another value.
|-
| Taxable Portion || The percentage of an earning that counts toward tax/statutory contribution calculations.
|-
| Maximum Limit || An optional cap on a deduction/contribution, after which no further amount is withheld or accrued.
|-
| Transaction Type || A code linking a payslip line to the reporting/general-ledger side of the system.
|-
| Payrun || One processed pay period (a specific week, fortnight or month) for a group of employees.
|-
| Exchange Rate (on a payrun) || The rate applied for that run when the company operates in more than one currency.
|-
| Period Summary || A consolidated report of a completed pay period.
|}

----
[[Category:Payroll]] [[Category:Solace Payroll]] [[Category:Setup Guide]]

How to setup your Payroll/fr

2026-09-18T22:48:02Z

Sylvain: Caption fix

{{DISPLAYTITLE:Comment configurer votre paie}}
{{Langbar|en=How to setup your Payroll|fr=How to setup your Payroll/fr}}
'''Un guide général pour configurer et utiliser une société dans l'application Solace Payroll — création de la société, listes de référence, gains et retenues, tables fiscales, travailleurs et traitement d'une paie.'''

Cet article couvre l'application de façon générale, quel que soit le pays. Pour les taux et les calculs propres à la République démocratique du Congo, voir plutôt [[RDC Payroll/fr|Paie en RDC]] — cet article suppose que les étapes de configuration décrites ici sont déjà faites.

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Portée.''' Ce guide suit les menus ''Bureau de la Paie → Panneau de contrôle'' tels qu'ils existent dans la version actuelle de l'application. Les noms d'écran cités ci-dessous (par exemple « Paramètres Généraux », « Gains par Classe ») reprennent les intitulés de l'application en français, afin que vous puissiez suivre directement dans l'application.
</div>

== Objectif et portée ==
Ce guide accompagne un nouvel utilisateur dans tout ce qui doit être configuré '''avant''' de pouvoir produire la première fiche de paie, puis dans les étapes courantes d'une période de paie. Il est écrit pour la personne qui administre la paie — pas pour un développeur — et suppose que l'application est déjà installée et qu'une connexion à la base de données est disponible.

L'ordre de configuration est important : les listes de référence (départements, points de paie, classes de travailleurs) doivent exister avant de pouvoir y rattacher des travailleurs, et les gains et retenues doivent être configurés par classe de travailleurs avant qu'un travailleur de cette classe puisse être payé correctement.

== Avant de commencer : créer une société ==
Tout dans Solace Payroll — travailleurs, gains, retenues, paies — appartient à une '''société'''. L'écran '''Créer Société''' propose trois points de départ :

{| class="wikitable"
|-
! Méthode !! Ce qu'elle fait !! Quand l'utiliser
|-
| '''Créer une Société Vide''' || Crée une nouvelle base de données de société vierge, sans travailleurs, gains ni retenues configurés. || Une paie réellement nouvelle, par exemple un nouveau client ou un nouveau pays d'activité.
|-
| '''Copier la Société Actuelle''' || Duplique la société actuellement ouverte, avec ses listes de référence, ses classes de travailleurs, ses gains et ses retenues. || Créer une seconde succursale ou entité qui doit partir de la même configuration (par exemple copier une configuration validée avant de l'adapter à un nouveau pays).
|-
| '''Installer une Société Exemple''' || Charge une société de démonstration préparée à l'avance, avec des données d'exemple. || Apprendre l'application, ou tester la mise en page des rapports, sans risque pour des données réelles.
|}

Chaque société est une base de données distincte (voir le §9 dans [[#Ajouter des travailleurs|Ajouter des travailleurs]] et le §13 [[#Sauvegarde, restauration et entretien|Sauvegarde, restauration et entretien]] pour la façon dont les sociétés correspondent aux sauvegardes). Donnez-lui un ''Nom Base de Donnée'' et un ''Nom affiché'' clairs lorsqu'ils vous sont demandés — le nom affiché est celui qui apparaît dans le champ ''Société'' du bureau principal ; rendez-le donc reconnaissable si vous gérez plusieurs sociétés depuis la même installation.

== Paramètres de la société ==
Une fois dans une société, allez à '''Panneau de contrôle → Paramètres Généraux'''. C'est l'écran unique qui contient la configuration de toute la société, organisée en onglets :

{| class="wikitable"
|-
! Onglet !! Ce que vous y définissez
|-
| '''Détails Compagnie''' || Nom de la société, adresses postale et physique, pays, téléphone/fax/mobile, courriel et site web — ces informations s'impriment sur les fiches de paie et les rapports.
|-
| '''Enregistrement''' || Numéro d'immatriculation de l'entreprise, numéro d'identification fiscale, numéro d'immatriculation UIF (ou équivalent légal).
|-
| '''Tables Fiscales''' || Télécharger ou acheter les tables officielles des tranches d'imposition de votre pays et de l'année fiscale (voir le §8).
|-
| '''Système''' || Format des montants (symbole décimal, nombre de décimales, séparateur de milliers, symbole monétaire), format de date, et nombre de décimales utilisé pour arrondir le net à payer.
|-
| '''Devise''' || Symbole de la devise locale, et activation ou non du multi-devises (nécessaire si vous payez certains travailleurs dans une devise autre que la devise locale — voir la note sur le taux de change au §10).
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''À faire en premier.''' Renseignez les onglets Détails Compagnie, Enregistrement et Système/Devise avant de saisir le moindre travailleur — les formats de montant et de date, en particulier, influencent la façon dont tous les écrans suivants affichent et acceptent les nombres.
</div>

== Listes de référence du panneau de contrôle ==
Avant de saisir des travailleurs, les listes de choix auxquelles ils sont rattachés doivent exister. Elles suivent toutes le même principe simple d'ajout, de modification et de liste (un code, une description et un indicateur ''Actif'') :

{| class="wikitable"
|-
! Élément de menu !! Rôle !! Utilisé sur la fiche du travailleur comme
|-
| '''Départements''' || Le département ou la section de l'organisation auquel appartient un travailleur. || Section
|-
| '''Régions''' || Région géographique ou de rapport. || Région
|-
| '''Points de Paie''' || Où et comment la paie d'un travailleur est retirée ou traitée (agence, site, point de caisse). || Point de paie
|-
| '''Description des Postes''' || Intitulés de poste et descriptions de fonction. || Emploi/Poste → Titre, Description
|-
| '''Méthodes de Paie''' || Comment un travailleur est payé (par exemple virement bancaire, espèces, chèque). || Méthode de paie
|-
| '''Classes de Travailleurs''' || Le regroupement par barème ou catégorie qui détermine les gains et retenues applicables (voir les §5–6). || Classe de Paie
|}

Configurez-les d'abord, même avec une liste minimale — vous pourrez toujours en ajouter plus tard, mais un travailleur ne peut pas être enregistré sans classe valide, et les gains et retenues ne peuvent pas être configurés sans classe à laquelle les rattacher.

== Configurer les gains ==
Allez à '''Panneau de contrôle → Gains''' (accessible aussi sous le nom ''Gains par Classe''). Les gains se configurent '''par classe de travailleurs''' — choisissez la classe dans le sélecteur ''Classe du Travailleur'' en haut de l'écran, puis ajoutez ou modifiez ses lignes de gains.

{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Nom / Description sur la fiche || Le nom interne et le libellé qui s'imprime sur la fiche de paie.
|-
| Source || Indique si le montant est saisi à la main, calculé (taux × unités) ou dérivé d'une autre valeur.
|-
| Montant || Le taux ou le montant par défaut de ce gain pour cette classe (généralement modifiable par travailleur).
|-
| Date de début / Date de fin / Actif || Détermine la période pendant laquelle cette ligne de gain est disponible — utile pour une indemnité temporaire ou un taux qui change à une date connue.
|-
| Détails Fiscaux → Type de Revenu || La façon dont ce gain est traité sur le plan fiscal.
|-
| Détails Fiscaux → Revenu de Base || Indique si ce gain compte comme revenu de base ou cotisable pour la retraite.
|-
| Détails Fiscaux → Portion Imposable || Le pourcentage du montant soumis à l'impôt et aux cotisations sociales (0 % pour une indemnité totalement exonérée, 100 % pour une rémunération entièrement imposable).
|-
| Type de Transaction || Relie le gain à un code de type de transaction, utilisé par la partie rapports et comptabilité générale du système.
|-
| Comptabilité → Compte Comptable || Le compte de la comptabilité générale sur lequel ce gain est comptabilisé, si la société utilise l'intégration comptable.
|}

Le menu '''Outils''' de cet écran (''Copier de…'', ''Copier vers…'', ''Importer Fichier'', ''Monter/Descendre'') permet de copier un ensemble de gains entièrement configuré d'une classe vers une autre au lieu de le ressaisir, et de réordonner la présentation des gains sur la fiche de paie.

== Configurer les retenues ==
'''Panneau de contrôle → Retenues''' fonctionne de la même façon — par classe de travailleurs, avec le même menu Outils — mais chaque ligne de retenue est plus structurée, car une retenue légale comporte en général une part payée par le travailleur et une part payée par l'employeur :

{| class="wikitable"
|-
! Section !! Champs !! Remarques
|-
| '''Cotisation du Travailleur''' || Source, Montant, Détails Fiscaux (Type de Taxe, Montant), Limite Maximale (Appliquer, Montant) || Ce qui est réellement retenu sur la paie du travailleur.
|-
| '''Cotisation de l'Employeur''' || Source, Montant, Détails Fiscaux (Type de Taxe, Montant), Limite Maximale (Appliquer, Montant) || Un coût supporté uniquement par l'employeur, sans retenue équivalente sur la fiche du travailleur — à utiliser pour une contribution que l'employeur paie mais que le travailleur ne voit jamais retenue.
|-
| '''Autre Cotisation''' || Cotisation, Appliquer, Portion Imposable || Une cotisation secondaire que certains régimes légaux exigent en plus de la répartition principale travailleur/employeur.
|-
| '''Comptabilité''' || Compte Comptable || Le compte de la comptabilité générale sur lequel cette retenue est comptabilisée.
|}

Une cotisation de type sécurité sociale (un pourcentage pour le travailleur plus un pourcentage différent pour l'employeur, sur la même base) se configure comme une seule ligne de retenue avec les deux sections Cotisation du Travailleur et Cotisation de l'Employeur renseignées. Une contribution financée uniquement par l'employeur (par exemple une contribution à la formation ou à un fonds pour l'emploi) se configure avec '''uniquement''' la section Cotisation de l'Employeur renseignée et le montant de la Cotisation du Travailleur laissé à zéro : rien n'est retenu sur la fiche de paie, mais le coût est bien enregistré.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Limite Maximale.''' Si une cotisation n'est due que jusqu'à un plafond (par exemple un plafond mensuel ou annuel sur une cotisation de sécurité sociale), cochez ''Appliquer'' sous Limite Maximale et saisissez le montant du plafond — le système cessera de retenir une fois le plafond atteint, sans que vous ayez à le suivre à la main.
</div>

== Tables fiscales ==
La retenue de l'impôt sur le revenu se calcule à partir d'une table de tranches (un ensemble de tranches de revenu, chacune avec un taux et un montant d'impôt cumulé) et d'un enregistrement de paramètres (abattements, seuils liés à l'âge et réglages similaires propres à chaque pays). Ils se trouvent sous '''Paramètres Généraux → Tables Fiscales''', avec deux options :

* '''Télécharger les Tables Fiscales''' — récupère la table officielle des tranches en vigueur pour une année fiscale ou un pays pris en charge.
* '''Acheter les Tables Fiscales''' — pour les tables fiscales qui nécessitent un achat ou une licence séparés.

Si la mécanique fiscale de votre pays n'est pas entièrement couverte par une table disponible (un abattement ou un plafond que le calcul standard ne prend pas en charge), la table des tranches elle-même peut toujours être saisie afin que les taux et seuils corrects s'appliquent ; tout ce que le calcul ne sait vraiment pas exprimer relève d'un développement, pas d'une configuration — notez-le pour un suivi plutôt que d'essayer de le forcer par les données.

== Ajouter des travailleurs ==
'''Travailleur → Travailleur''' ouvre la liste des travailleurs ; utilisez ''Ajouter'' pour saisir un nouveau travailleur, ou ''Importer Fichier'' pour importer un lot depuis un tableur. Les champs de premier niveau sont Code, Nom, Prénom, Région, Section, Actif et Classe de Paie (voir le §4) ; la zone ''Détails'' est organisée en onglets :

{| class="wikitable"
|-
! Onglet !! Contenu
|-
| '''Personnel''' || Numéro d'identité, sexe, date de naissance, nombre de personnes à charge, situation familiale, nom du conjoint.
|-
| '''Générale''' || Date de début, date de fin, fréquence de paie, point de paie, méthode de paie, détails du contrat.
|-
| '''Adresse/Contact''' || Adresse physique ; téléphone, numéros de portable, courriel ; coordonnées bancaires (nom de la banque, agence, numéro de compte).
|-
| '''Emploi/Poste''' || Intitulé et description du poste.
|-
| '''Détails RS''' || Numéro de référence fiscal et autres identifiants propres à la fiscalité.
|-
| '''Compléments Fiche''' || Messages personnalisés qui s'impriment sur la fiche de paie de ce travailleur.
|-
| '''Gains''' || Les gains propres à ce travailleur, préremplis à partir de sa classe (§5) et modifiables par travailleur (par exemple son salaire de base réel).
|-
| '''Retenues''' || Les retenues propres à ce travailleur, préremplies à partir de sa classe (§6) et modifiables par travailleur (par exemple le remboursement d'un prêt personnel).
|-
| '''Notes''' || Notes libres rattachées à la fiche du travailleur.
|}

Comme les Gains et les Retenues sont préremplis à partir de la classe du travailleur, bien configurer les §5 et §6 pour chaque classe permet, dans la plupart des cas, de ne saisir à l'ajout d'un travailleur que ses montants individuels (salaire de base, indemnités personnelles) — sans ressaisir toute la structure des gains et retenues.

== Traiter une paie ==
Traiter la paie d'une période se fait en deux étapes :

=== Créer la paie ===
'''Nouvelle Paie''' (accessible depuis la zone de traitement des fiches de paie) demande :
{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Type de Paie || Hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle — doit correspondre à la façon dont les travailleurs de cette paie sont payés.
|-
| Date de Paie || La date à laquelle cette paie est traitée ou versée.
|-
| Description || Un libellé libre pour la paie (par exemple « PAIE 05-2026 »).
|-
| Taux de change || Pertinent uniquement si la société utilise plusieurs devises (§3, onglet Devise) — le taux utilisé pour convertir les montants aux fins des calculs fiscaux et sociaux de cette paie. Laissez 1 si la société travaille dans une seule devise.
|}

=== Traiter les fiches de paie ===
Ouvrez '''Traitement des fiches de paie''' pour la paie afin de vérifier et de finaliser la paie de chaque travailleur. L'écran est organisé ainsi :
* Onglets '''Gains''' / '''Retenues''' / '''Congés''' / '''Messages''' — modifiez les lignes individuelles du travailleur sélectionné avant de finaliser.
* Panneaux récapitulatifs : Gains (Primaire, Secondaire, Avantage en Nature, Prime), Retenues (Travailleur, Cotisations, Externes, Prêt), ainsi que les totaux courants du '''Net Payé''' et du '''Total Imposable'''.
* Une action '''Processus''' qui finalise le calcul pour le travailleur ou la paie.

Comparez les totaux récapitulatifs à vos attentes avant de finaliser — c'est le moment de repérer une ligne de gain manquante, une classe mal attribuée ou une retenue non configurée, avant l'impression des fiches de paie.

== Fiches de paie et rapports ==
Une fois une paie traitée, utilisez '''Fiche de Paie''' pour imprimer ou exporter les fiches individuelles, et le menu '''Rapports''' pour les rapports par période et pour toute la société (détail des gains et retenues, et autres types de rapports configurés). '''Résumé de la Période''' donne une vue consolidée d'une période terminée, utile pour rapprocher les totaux avant de déposer une déclaration légale.

== Sauvegarde, restauration et entretien ==
{| class="wikitable"
|-
! Élément de menu !! Ce qu'il fait
|-
| '''Sauvegarder la Société''' || Crée une sauvegarde de la base de données de la société actuelle. Faites-la avant toute modification en masse (nouvelle année fiscale, import massif, changement structurel des classes de travailleurs) ainsi que régulièrement selon un calendrier.
|-
| '''Restaurer la Société''' || Restaure une société à partir d'une sauvegarde précédente.
|-
| '''Réinitialiser la Société''' || Réinitialise les données de la société — à utiliser avec précaution et seulement après une sauvegarde ; c'est une opération destructive.
|}

== Liste de contrôle de première configuration ==
# Créer la société (§2) — vide, copiée ou exemple.
# Compléter les Paramètres Généraux : Détails Compagnie, Enregistrement, Système, Devise (§3).
# Télécharger ou configurer la table fiscale de votre pays et de votre année fiscale (§7).
# Construire les listes de référence : Départements, Régions, Points de Paie, Description des Postes, Méthodes de Paie, Classes de Travailleurs (§4).
# Configurer les Gains par classe de travailleurs (§5).
# Configurer les Retenues par classe de travailleurs, y compris les cotisations patronales seules et les éventuelles limites maximales (§6).
# Saisir les travailleurs, un par un ou par Importer Fichier (§8).
# Faire une sauvegarde (§11).
# Créer la première paie et la traiter (§9).
# Vérifier les totaux récapitulatifs, puis imprimer les fiches de paie et exécuter les rapports (§10).

== Glossaire ==
{| class="wikitable"
|-
! Terme !! Signification
|-
| Classe de Travailleurs || La catégorie (barème ou grade) à laquelle appartient un travailleur ; détermine par défaut les gains et retenues applicables.
|-
| Source (sur un gain ou une retenue) || L'origine du montant — saisi à la main, calcul à partir d'un taux, ou dérivé d'une autre valeur.
|-
| Portion Imposable || Le pourcentage d'un gain qui compte dans le calcul de l'impôt et des cotisations sociales.
|-
| Limite Maximale || Un plafond facultatif sur une retenue ou une cotisation, au-delà duquel plus rien n'est retenu ni provisionné.
|-
| Type de Transaction || Un code qui relie une ligne de fiche de paie à la partie rapports et comptabilité générale du système.
|-
| Paie (Payrun) || Une période de paie traitée (une semaine, une quinzaine ou un mois donné) pour un groupe de travailleurs.
|-
| Taux de change (sur une paie) || Le taux appliqué à cette paie lorsque la société travaille dans plusieurs devises.
|-
| Résumé de la Période || Un rapport consolidé d'une période de paie terminée.
|}

----
[[Category:Paie]] [[Category:Solace Payroll]] [[Category:Guide de configuration]]

Template:Langbar

2026-09-18T22:31:44Z

Sylvain: Language switch

<includeonly><div class="langbar" style="float:right;clear:right;margin:0 0 10px 15px;padding:4px 10px;border:1px solid #c8ccd1;border-radius:3px;background:#f8f9fa;white-space:nowrap;">[[{{{en}}}|<span title="English" style="display:inline-block;width:40px;height:20px;border:1px solid #888;vertical-align:middle;background:linear-gradient(to bottom,transparent 40%,#C8102E 40%,#C8102E 60%,transparent 60%),linear-gradient(to right,transparent 45%,#C8102E 45%,#C8102E 55%,transparent 55%),linear-gradient(to bottom,transparent 33.333%,#fff 33.333%,#fff 66.667%,transparent 66.667%),linear-gradient(to right,transparent 41.667%,#fff 41.667%,#fff 58.333%,transparent 58.333%),linear-gradient(26.565deg,transparent 50%,#C8102E 50%,#C8102E 57.454%,transparent 57.454%) 100% 100% / 50% 50% no-repeat,linear-gradient(153.435deg,transparent 50%,#C8102E 50%,#C8102E 57.454%,transparent 57.454%) 0 100% / 50% 50% no-repeat,linear-gradient(26.565deg,transparent 42.546%,#C8102E 42.546%,#C8102E 50%,transparent 50%) 0 0 / 50% 50% no-repeat,linear-gradient(153.435deg,transparent 42.546%,#C8102E 42.546%,#C8102E 50%,transparent 50%) 100% 0 / 50% 50% no-repeat,linear-gradient(26.565deg,transparent 44.41%,#fff 44.41%,#fff 55.59%,transparent 55.59%),linear-gradient(153.435deg,transparent 44.41%,#fff 44.41%,#fff 55.59%,transparent 55.59%),#012169"></span>]]  [[{{{fr}}}|<span title="Français" style="display:inline-block;width:30px;height:20px;border:1px solid #888;vertical-align:middle;background:linear-gradient(to right,#0055A4 33.34%,#fff 33.34%,#fff 66.67%,#EF4135 66.67%)"></span>]]</div></includeonly><noinclude>
'''Language switch.''' Shows an English flag and a French flag at the top right of a page. Each flag links to the same article in that language. The flags are drawn with CSS, so no image needs to be uploaded.

'''Usage''' (put it at the top of both language versions of a page, with the English title first):

<pre>{{Langbar|en=Accounting|fr=Accounting/fr}}</pre>

Result:

{{Langbar|en=Accounting|fr=Accounting/fr}}

<br clear="all" />
Do not put this template on a redirect page. It is generated by ''tools/make_langbar_template.py''.

[[Category:Templates]]
</noinclude>

Template:Langbar

2026-09-18T22:18:08Z

Sylvain: Add language switch

<includeonly><div class="langbar" style="float:right;clear:right;margin:0 0 10px 15px;padding:4px 10px;border:1px solid #c8ccd1;border-radius:3px;background:#f8f9fa;white-space:nowrap;">[[File:Flag_lang_en.png|x20px|border|link={{{en}}}|alt=English|English]]  [[File:Flag_lang_fr.png|x20px|border|link={{{fr}}}|alt=Français|Français]]</div></includeonly><noinclude>
'''Language switch.''' Shows an English flag and a French flag at the top right of a page. Each flag links to the same article in that language.

'''Usage''' (put it at the top of both language versions of a page, with the English title first):

<pre>{{Langbar|en=Accounting|fr=Accounting/fr}}</pre>

Result:

{{Langbar|en=Accounting|fr=Accounting/fr}}

<br clear="all" />
The two flag images are uploaded as ''File:Flag_lang_en.png'' and ''File:Flag_lang_fr.png''. Do not put this template on a redirect page.

[[Category:Templates]]
</noinclude>

POS/fr

2026-09-18T22:18:05Z

Sylvain: Add language switch

{{DISPLAYTITLE:Point de Vente (POS)}}
{{Langbar|en=POS|fr=POS/fr}}
'''Un guide complet pour configurer et utiliser Solace Point de Vente (POS) — périphériques pris en charge, configuration des caisses et des modes de paiement, menu à écran tactile, opérations de vente au quotidien et formation des caissiers.'''

Solace POS est une interface en temps réel de Solace Accounting : chaque vente est directement enregistrée dans le grand livre et tous les rapports comptables sont mis à jour immédiatement, sans étape d'import de fin de journée séparée. Ce module suppose que la configuration de l'entreprise, des utilisateurs et des vendeurs décrite dans [[General Setup/fr|Configuration générale]] (en particulier le Module D — Utilisateurs et vendeurs) est déjà effectuée.

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Portée.''' Ce guide suit les menus du ''Panneau de configuration'' et les écrans du poste de vente tels qu'ils existent dans la version actuelle de l'application. Les noms d'écrans et de boutons cités ci-dessous (par ex. « Mode de paiement », « Caisse ») sont les libellés exacts, afin de pouvoir suivre directement dans l'application.
</div>

== Objectif et portée ==
Ce guide accompagne un nouvel utilisateur à travers tout ce qui doit être configuré '''avant''' qu'une caisse puisse être utilisée, puis à travers les fonctions quotidiennes qu'un caissier et un superviseur utilisent pendant la vente, et se termine par une section de formation des caissiers destinée au personnel qui n'utilise que le poste POS sans jamais toucher au Panneau de configuration.

Solace POS peut fonctionner sur son propre poste de travail sans que Solace Accounting y soit installé — tous les paramètres et la configuration résident dans l'entreprise Solace principale — mais le côté comptable de cette entreprise doit être configuré en premier, car POS réutilise ses comptes, ses clients et ses utilisateurs plutôt que d'en garder sa propre copie.

== Périphériques pris en charge ==
Le seul périphérique strictement nécessaire pour faire fonctionner une caisse est une imprimante ; tous les autres sont optionnels et ajoutent une capacité particulière :

{| class="wikitable"
|-
! Périphérique !! Utilité
|-
| Imprimante de bordereau de caisse || Imprime le bordereau/reçu de vente. Le seul périphérique obligatoire.
|-
| Lecteur de codes-barres || Lit les codes-barres standards ainsi que les codes-barres à prix ou poids intégré produits par une balance (§3.5.4).
|-
| Tiroir-caisse || S'ouvre automatiquement au paiement, soit directement via l'imprimante, soit via son propre port série (§3.5.2).
|-
| Lecteur de carte || Lit la carte de compte d'un client pour rappeler son compte (§3.5.5) ; se comporte comme un clavier, un lecteur défectueux peut donc être temporairement remplacé par la saisie au clavier.
|-
| Affichage sur pôle (Pole) || Un afficheur client de deux lignes de 20 caractères ; affiche aussi un message défilant en cas d'inactivité (§3.5.3).
|-
| Plat peseur / Balance || Pèse un article et encode son prix ou son poids dans un code-barres lu ensuite par le lecteur (§3.5.4).
|-
| Lecteur biométrique (empreintes digitales) || Vérifie ou connecte un caissier par empreinte digitale plutôt que par mot de passe (§3.5.6).
|-
| Écran tactile || Permet à l'écran principal de vente de fonctionner comme un menu à boutons plutôt que par saisie de code/code-barres (§3.6).
|}

== Installation et configuration ==
Avant de configurer POS, le côté comptable de l'entreprise doit déjà être configuré — POS lui-même ne nécessite alors que quelques étapes supplémentaires.

=== Interfaces de périphérique ===
La plupart des appareils se connectent en USB (reconnu automatiquement par le système d'exploitation) ou via un port série, qui doit être configuré avant qu'un périphérique série ne fonctionne. Solace regroupe les paramètres de port série afin qu'un même groupe nommé puisse être réutilisé par plusieurs périphériques.

# À partir de l'écran principal, cliquez sur '''Panneau de configuration'''.
# Double-cliquez sur '''Paramètres de l'entreprise'''.
# Cliquez sur le bouton de menu '''Interfaces'''.
# Cliquez sur la croix verte pour ajouter un nouveau paramètre de port série.
# Tapez un nom identifiant le paramètre.
# Saisissez les paramètres du port série (fournis par le guide d'installation du périphérique).
# Cliquez sur '''Enregistrer''', puis sur '''Appliquer'''.

=== Rôle de caissier et caissiers ===
En utilisant le Module D (Utilisateurs et vendeurs) :

# Créez un rôle nommé '''Caissier'''.
# Créez un second rôle nommé '''Superviseur'''.
# Configurez les droits de chaque rôle selon ce que ce rôle doit pouvoir faire.

Les caissiers sont simplement des vendeurs créés avec le rôle Caissier, qui restreint leurs privilèges par rapport à un Superviseur.

=== Modes de paiement ===
Solace Accounting prend en charge un nombre illimité de modes de paiement ; les plus courants sont Espèces, Carte, Chèque et virement électronique (TEF).

# À partir de l'écran principal, cliquez sur '''Panneau de configuration'''.
# Double-cliquez sur '''Mode de paiement'''.
# Sélectionnez une méthode dans la liste et cliquez sur '''Ajouter''' (par ex. tapez '''CASH''' comme description).
# Sélectionnez le compte du grand livre qui enregistre les paiements de ce type.
# Sélectionnez le type de journal qui enregistre les transactions de ce type.
# Cliquez sur '''Enregistrer'''.

Le bloc '''Options''' doit toujours être complété ; le bloc '''Process''' n'est nécessaire que si des détails supplémentaires doivent être capturés pour chaque paiement de ce type.

=== Paramètres POS ===
L'écran principal des paramètres POS (disponible uniquement si le module POS est installé) contient la configuration générale :

# À partir de l'écran principal, cliquez sur '''Panneau de configuration'''.
# Double-cliquez sur '''Point de vente'''.
# Cliquez sur '''Général'''.
# Sélectionnez le '''Compte Caisse''' — le compte client cash par défaut utilisé pour toutes les factures de caisse. Si la liste est vide, créez d'abord un client appelé Cash et définissez-le comme client cash (voir [[Accounting/Module A - Setting up Accounts/fr|Comptabilité, Module A]]).
# Sélectionnez le '''Compte de transfert d'argent''' — enregistre les mouvements de flotteur (argent pris ou mis dans le tiroir en dehors d'une vente).

=== Caisses ===
Une caisse est un poste de travail de caissier ; il n'y a pas de limite au nombre de postes pouvant se connecter au serveur simultanément.

Depuis l'écran des paramètres POS, cliquez sur '''Caisse''' pour afficher la liste des caisses, puis tapez le nombre de caisses dont votre magasin a besoin dans la zone '''Paramètres''' (par ex. 10 génère des caisses numérotées de 1000 à 1009). Sélectionnez chaque caisse et configurez-la dans les onglets ci-dessous.

==== Onglet Global ====
{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Type de PDV || La disposition d'écran de cette caisse. Quatre types sont disponibles ; ''Écran standard'' est le type par défaut décrit à la §5, et ''Écran à emporter'' est la disposition à menu tactile décrite à la §3.6.
|-
| Écran tactile || À cocher si l'écran de ce poste prend en charge le tactile.
|-
| Chemin de mise à jour système || Un dossier partagé utilisé pour centraliser les mises à jour du logiciel POS — chaque poste peut se mettre à jour depuis ce dépôt local unique plutôt que via Internet individuellement.
|}

==== Onglet Tiroir ====
Si un tiroir-caisse est connecté à cette caisse, cochez '''Relié''' et complétez :

{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Via l'imprimante || À cocher si le tiroir s'ouvre via l'imprimante de reçus plutôt que par son propre port.
|-
| Port || Le port série auquel le tiroir est connecté, si non ouvert via l'imprimante. Le port doit déjà exister dans les Interfaces de périphérique (§3.1).
|-
| Chaîne de contrôle || La séquence de commande envoyée pour ouvrir le tiroir ; choisissez-en une dans la liste, ou tapez une séquence personnalisée en séparant chaque commande par un <code>+</code>.
|}

==== Affichage sur pôle ====
L'afficheur standard comporte deux lignes de 20 caractères chacune. Solace peut piloter deux afficheurs simultanément, et affiche un message défilant après un délai d'inactivité configurable.

==== Plat peseur ou balance ====
Une balance (couramment utilisée pour les bars à salade, les fruits secs en vrac et autres articles en vrac) imprime un code-barres qui encode soit le '''prix''', soit le '''poids''' de l'article ; les deux types de code incluent le code d'article de l'inventaire. Toute balance capable d'imprimer un code-barres UPC ou EAN est compatible.

Le format de code-barres par défaut est <code>2CCCCC9XXXXX9</code> :
{| class="wikitable"
|-
! Segment !! Signification
|-
| <code>2</code> en tête || Marque ce code comme généré par une balance ; tout autre chiffre de tête est ignoré comme code intégré.
|-
| <code>CCCCC</code> || Le code de l'article.
|-
| <code>9</code> (chacun) || Un chiffre de contrôle généré par la balance.
|-
| <code>XXXXX</code> || La valeur intégrée — le prix ou le poids, selon la configuration de la balance.
|}

Exemple : avec le format <code>2CCCCC9XXXXX9</code>, un code scanné se décode en code d'article <code>01002</code> et prix <code>20.51</code> ; avec le format <code>20CCCC9XXXXX9</code>, la même valeur se décode en code d'article <code>1002</code>, prix <code>20.51</code>. Pour tester un format, scannez (ou tapez) un code-barres généré par la balance et cliquez sur '''Tester'''.

==== Lecteur de carte ====
Un lecteur de carte se comporte comme un clavier (un lecteur défectueux peut donc être contourné par la saisie manuelle), et sert dans Solace à récupérer le compte d'un client.

==== Biométrique – Lecteur d'empreintes digitales ====
Un lecteur d'empreintes digitales peut être utilisé pour la '''vérification du caissier''' ou la '''connexion du caissier'''. Installez et testez d'abord l'appareil sur le poste de travail — Solace n'interface qu'avec les appareils émulés '''Digital Persona'''. Une fois activée, cette option fait apparaître les boutons biométriques sur l'écran des détails utilisateur.

Pour enregistrer les empreintes d'un caissier :
# Ouvrez la fiche d'un utilisateur ou d'un vendeur en modification.
# Cliquez sur le carré blanc '''Biométrie'''.
# Attendez le message '''Scan Finger''', puis posez un doigt sur le lecteur jusqu'à capture de l'image, et retirez-le.
# Répétez encore 3 fois (4 scans au total, même doigt).
# Cliquez sur '''Enregistrer''' — activé uniquement lorsque les 4 scans sont valides.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Délai d'expiration.''' Le lecteur expire après 10 secondes. Si un scan n'est pas validé à temps, toute la séquence de 4 scans doit être recommencée depuis le début, avec le même doigt.
</div>

=== Gestion du menu à écran tactile ===
Régler le Type de PDV d'une caisse sur un écran non standard (par ex. ''Écran à emporter'', §3.5.1) fait basculer l'écran principal de vente vers un menu à boutons, organisé en groupes (qui ouvrent un sous-menu) et en articles (qui ajoutent directement un article d'inventaire à la vente). Le premier groupe créé devient le menu principal affiché à l'ouverture de l'écran POS.

Pour configurer le menu tactile :
# Depuis le Panneau de configuration, double-cliquez sur '''Point de vente''', puis sur '''Caisse'''.
# Dans l'onglet '''Global''', réglez le Type de PDV sur '''Écran à emporter''' et cliquez sur '''Appliquer'''.
# Cliquez sur '''Menu POS''' ; définissez le nombre de colonnes et de lignes de boutons, et laissez '''l'espacement des boutons''' à 2 ; cliquez sur '''Appliquer'''.
# Cliquez sur le plus vert pour ajouter un groupe/sous-menu.

Un bouton de groupe possède les propriétés suivantes :
{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Type de bouton || Verrouillé sur ''Sous-menu'' pour un bouton de groupe.
|-
| Affichage du bouton || Verrouillé sur ''Afficher le texte'' pour un bouton de groupe.
|-
| Couleur du bouton / Couleur de police || Couleur d'arrière-plan et de texte du bouton.
|-
| Texte du bouton || Jusqu'à 5 lignes de texte affichées sur le bouton.
|}

Après avoir créé un groupe, sélectionnez-le et changez d'onglet (par ex. sélectionnez ''Menu principal'' et ouvrez l'onglet Menu principal) pour quitter l'éditeur de sous-menu et revenir disposer les boutons du niveau supérieur. Cliquez sur un bouton vide pour le lier soit à un sous-menu (choisissez '''Sous-menu''', puis sélectionnez la cible dans la liste), soit à un article d'inventaire (choisissez '''Sélectionner l'article''', choisissez l'article, cochez éventuellement '''Afficher l'image'''). Répétez pour chaque bouton jusqu'à ce que le menu soit complet.

== Utilisation du poste de travail POS ==
Chaque poste de travail lit son propre fichier de configuration (généré depuis Solace Accounting et enregistré dans le dossier des paramètres du poste) pour ses paramètres de démarrage, principalement l'emplacement du serveur et les identifiants de connexion. L'écran principal s'adapte au '''Type de PDV''' sélectionné pour cette caisse (§3.5.1) ; ce guide utilise ''Écran à emporter'' en exemple. POS peut verrouiller le poste de travail à un usage exclusivement POS, et quitter ce verrouillage peut être lié à l'arrêt du poste. Un vendeur ou un utilisateur doit avoir un mot de passe défini pour se connecter à POS.

== L'écran principal POS ==
Une seule zone de saisie accepte l'entrée clavier, et Solace détermine comment l'interpréter selon le contexte : en mode standard (non tactile), la saisie tapée ou scannée est comparée aux codes-barres et codes d'inventaire ; en mode menu tactile, la même vente peut aussi être construite en appuyant sur les boutons de groupes et d'articles.

=== Mise en attente et récupération d'une vente ===
Solace POS peut mettre jusqu'à 3 ventes en attente simultanément. Les boutons 1, 2 et 3 mettent la vente en cours en attente afin de servir un autre client, puis la récupèrent plus tard pour terminer la transaction.

=== Mode Superviseur ===
Toute fonction nécessitant une sécurité élevée demande automatiquement le Mode Superviseur. Toutes les fonctions sont sécurisées ainsi, '''sauf''' Ajouter Qté, Paiement, Réimpression, PLU et Déconnexion.

=== Recherche de prix (PLU) ===
Vérifie le prix d'un article — recherche par code d'inventaire ou code-barres — sans l'ajouter à la vente en cours.

== Traitement d'une vente ==
# Tapez le code de l'article, ou scannez son code-barres. Répétez pour chaque article.
# Appuyez sur '''Paiement'''.
# Saisissez le montant remis et appuyez sur Entrée.

Le bordereau s'imprime et le système est prêt pour la vente suivante.

== Corriger une vente ==
Annuler, Supprimer un élément et Rembourser une facture nécessitent tous de saisir le code superviseur (ou de glisser la carte superviseur) et d'appuyer sur Entrée (si un clavier est utilisé) avant de prendre effet.

{| class="wikitable"
|-
! Fonction !! Ce qu'elle fait
|-
| '''Annuler (Void)''' || Annule entièrement la vente affichée à l'écran ; le système revient prêt pour une nouvelle vente.
|-
| '''Supprimer un élément''' || Retire une ligne indésirable de la vente en cours (sélectionnez-la dans la liste, ou tapez son code d'article) ; elle apparaît avec un signe <code>(-)</code>, puis le système revient à la saisie normale.
|-
| '''Rembourser une facture''' || Crée une note de crédit pour une facture précédente et remet les quantités en stock. Saisissez le numéro de facture d'origine (date, compte et montant sont récupérés automatiquement pour vérification), les coordonnées du client/porteur du bordereau, et un motif le cas échéant, puis le montant réellement remis au client.
|}

== Ventes sur compte, retours et réimpressions ==
{| class="wikitable"
|-
! Fonction !! Ce qu'elle fait
|-
| '''Compte''' || Bascule la vente en cours sur le compte d'un client spécifique (saisissez le code superviseur, puis le code ou la carte client, en modifiant l'adresse si besoin) afin qu'elle puisse ensuite être facturée sur relevé plutôt que payée immédiatement. Si une photo du client est enregistrée, elle s'affiche ici — une bonne vérification contre les abus de compte.
|-
| '''Retours''' || Place la caisse en mode retour, dans lequel chaque article ajouté reçoit un signe négatif <code>(-)</code>, permettant de capturer plusieurs retours sous une seule autorisation superviseur. Le caissier '''doit''' terminer explicitement le mode retour (cliquer à nouveau sur Retours) avant de reprendre les ventes normales.
|-
| '''Réimprimer le dernier bordereau''' || Réimprime le dernier bordereau de facture traité durant ce quart de travail.
|}

== Fonctions de fin de journée ==
En fin de journée, un superviseur exécute les fonctions de fin de journée (via le bouton '''Admin''', ou en saisissant le code superviseur depuis le bouton Retours) pour fermer le quart en cours, effectuer l'encaissement (cash-up) et imprimer le rapport de quart. Toutes les données sont archivées et les rapports comptables correspondants restent disponibles à tout moment par la suite.

== Formation des caissiers ==
Cette section s'adresse au personnel qui n'utilise que le poste POS au quotidien, sans le configurer.

=== Prérequis du poste de caissier ===
* Expérience préalable de caissier ou de vendeur en commerce de détail.
* Aisance de base avec le matériel informatique tel que caisses enregistreuses, scanners et compteurs de monnaie.
* Compétences en communication et en gestion du temps.
* Souci de la satisfaction du client.
* Rigueur et aptitude de base au calcul.

=== Compétences en service à la clientèle ===
{| class="wikitable"
|-
! Compétence !! Pourquoi elle compte
|-
| '''Amabilité générale''' || Une attitude positive et enjouée tout au long de l'interaction garantit une bonne expérience client.
|-
| '''Accueil''' || Le caissier est souvent le premier (ou le dernier) membre du personnel à parler au client — donner le ton, répondre aux questions, orienter dans le magasin.
|-
| '''Vente additionnelle''' || La dernière occasion avant la clôture de la vente de confirmer que le client a trouvé tout ce qu'il cherchait, ou de proposer un petit article complémentaire (cartes-cadeaux, articles de caisse).
|-
| '''Gestion des réclamations''' || Les caissiers sont souvent le premier point de contact pour les retours ou réclamations. Des formules de courtoisie et une écoute active (« je m'excuse », « pourriez-vous... ? » plutôt que « vous devez... ») aident à désamorcer un client mécontent.
|}

=== Tâches et responsabilités du caissier ===
{| class="wikitable"
|-
! Tâches !! Responsabilités
|-
|
* Enregistrer les ventes
* Emballer les articles
* Demander des vérifications de prix
* Honorer les coupons
* Encaisser le paiement et rendre la monnaie correcte
* Traiter les retours et échanges de marchandises
* Proposer un service d'accompagnement en fin de transaction
||
* Accueillir les clients à leur entrée
* Maintenir la zone de caisse propre et ordonnée
* Compter le tiroir-caisse en début de service pour vérifier que le flotteur est correct
* Répondre aux questions sur les procédures ou politiques du magasin
* Surveiller les postes de caisse pour s'assurer qu'ils disposent d'assez de liquide et de personnel
|}

=== Connexion, changement d'utilisateur et déconnexion ===
# Utilisez l'icône du programme sur le bureau pour charger l'écran de fond POS.
# Cliquez (ou, sur un écran tactile, appuyez) sur '''Connexion'''.
# Sur l'écran de connexion, tapez le mot de passe du caissier.

Pour se déconnecter, cliquez sur '''Déconnexion''', ou appuyez sur '''Ctrl+Maj+F2''' au clavier. Pour changer d'utilisateur, déconnectez-vous puis reconnectez-vous avec le nouvel utilisateur.

=== Opérations de fin de service ===
À la fin de chaque service, le caissier ferme sa caisse et vérifie tout écart par rapport au flotteur attendu — c'est l'opération de '''cash-up''' (parfois appelée dépôt de sécurité). Voir §9 pour les fonctions de fin de journée de niveau superviseur qui suivent.

=== Rôle du superviseur ===
Sous supervision générale, un superviseur POS traite les transactions en espèces/carte/dépôt bancaire comme tout caissier, en plus de tâches administratives, et dispose d'un niveau de sécurité élevé qui débloque les fonctions listées aux §5.2 et §7–8. Un caissier fait appel au superviseur pour saisir son mot de passe élevé lorsqu'une de ces fonctions est nécessaire.

== Liste de contrôle pour la première configuration ==
# Configurez d'abord le côté comptable de l'entreprise (plan comptable, clients) — voir [[Accounting/fr|Comptabilité]].
# Configurez les Utilisateurs et vendeurs, y compris les rôles Caissier et Superviseur (§3.2) — voir [[General Setup/fr|Configuration générale]].
# Configurez les Interfaces de périphérique série nécessaires (§3.1).
# Configurez les Modes de paiement (§3.3).
# Configurez les Paramètres POS généraux : Compte Caisse et Compte de transfert d'argent (§3.4).
# Créez et configurez chaque Caisse : Global, Tiroir, Affichage sur pôle, Plat peseur/Balance, Lecteur de carte, Lecteur biométrique selon le cas (§3.5).
# Pour une caisse à écran tactile, construisez le Menu à écran tactile (§3.6).
# Générez le fichier de configuration de chaque poste et vérifiez qu'il peut se connecter (§4).
# Formez les caissiers à l'écran principal, au traitement d'une vente et aux fonctions de correction (§5–8, §10).
# Effectuez les Fonctions de fin de journée avec un superviseur avant la mise en production (§9).

== Glossaire ==
{| class="wikitable"
|-
! Terme !! Signification
|-
| Caisse (Till) || Un poste de travail/enregistreur de caissier ; identifié par un numéro de caisse (par ex. 1000–1009).
|-
| MOP (Mode de paiement) || Une façon configurée de régler une vente (Espèces, Carte, Chèque, TEF, etc.), chacune liée à un compte du grand livre et un type de journal.
|-
| PLU || Recherche de prix — vérifier le prix d'un article sans l'ajouter à la vente.
|-
| Mise en attente / Récupération || Mettre temporairement une vente en attente (jusqu'à 3 simultanément) pour servir un autre client, puis la reprendre plus tard.
|-
| Mode Superviseur || Un état d'accès élevé, débloqué par un code/carte superviseur, requis pour des fonctions comme Annuler, Supprimer un élément, Rembourser, Compte et Retours.
|-
| Code-barres à prix/poids intégré || Un code-barres généré par une balance encodant soit le prix, soit le poids de l'article avec son code d'article (§3.5.4).
|-
| Flotteur || Argent liquide gardé dans le tiroir pour rendre la monnaie ; déplacé via le Compte de transfert d'argent en dehors d'une vente.
|-
| Cash-up || Réconciliation de fin de service entre l'espèce réelle de la caisse et le flotteur attendu plus le total des ventes.
|-
| Fonctions de fin de journée || La clôture de niveau superviseur d'un quart : fermeture de la caisse, cash-up et impression du rapport de quart (§9).
|}

----
[[Category:POS]] [[Category:Solace POS]] [[Category:Setup Guide]]

POS

2026-09-18T22:18:04Z

Sylvain: Add language switch

{{DISPLAYTITLE:Point of Sale (POS)}}
{{Langbar|en=POS|fr=POS/fr}}
'''A complete guide to setting up and running Solace Point of Sale (POS) — supported devices, till and payment configuration, the touch-screen menu, day-to-day sales operations, and cashier training.'''

Solace POS is a real-time front end to Solace Accounting: every sale is posted directly to the ledger and all accounting reports update immediately, with no separate close-of-day import step. This module assumes company, user and salesperson setup from [[General Setup]] (in particular Module D — Users and Salespersons) is already done.

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Scope.''' This guide follows the menus of ''Control Panel'' and the POS workstation screens as they exist in the current version of the application. Screen and button names quoted below (e.g. “Method of Payment”, “Till”) are the exact captions, so you can follow along inside the application.
</div>

== Purpose and Scope ==
This guide walks a new user through everything that has to be configured '''before''' a till can be used, then through the day-to-day functions a cashier and a supervisor use while trading, and finishes with a cashier training section for staff who only use the POS workstation and never touch Control Panel.

Solace POS can run on its own workstation without Solace Accounting installed locally — all settings and setup live in the main Solace company — but the accounting side of that company must be configured first, since POS reuses its accounts, customers and users rather than keeping its own copy.

== Supported Devices ==
The only device strictly required to run a till is a printer; everything else is optional and adds a specific capability:

{| class="wikitable"
|-
! Device !! Purpose
|-
| Till Slip Printer || Prints the sale slip/receipt. The one required device.
|-
| Barcode Scanner || Reads standard barcodes and the price/weight-embedded barcodes produced by a weighing scale (§3.5.4).
|-
| Cash Drawer || Opens automatically on payment, either directly via a printer or over its own serial port (§3.5.2).
|-
| Card Reader || Reads a customer's account card to recall their account (§3.5.5); behaves like a keyboard, so a faulty reader can be temporarily replaced by typing.
|-
| Pole (Pole Display) || A two-line, 20-character-per-line customer-facing display; also shows a scrolling idle message (§3.5.3).
|-
| Weight Dish / Scale || Weighs an item and encodes its price or weight into a barcode for the scanner to read (§3.5.4).
|-
| Biometric (Fingerprint) Reader || Verifies or logs a cashier by fingerprint instead of a password (§3.5.6).
|-
| Touch Screen || Lets the main sale screen run as a button-driven menu instead of code/barcode entry (§3.6).
|}

== Setup and Configuration ==
Before configuring POS, the accounting side of the company must already be set up — POS itself then takes only a few extra steps.

=== Device Interfaces ===
Most devices connect over USB (picked up automatically by the operating system) or over a serial port, which must be configured before a serial device will work. Solace groups serial port settings so one named group can be reused by more than one device.

# From the main screen, click '''Control Panel'''.
# Double-click '''Company Settings'''.
# Click the '''Interfaces''' menu button.
# Click the green cross to add a new serial port setting.
# Type a name that identifies the setting.
# Enter the serial port parameters (these come from the device's own install guide).
# Click '''Save''', then '''Apply'''.

=== Cashier Role and Cashiers ===
Using Module D (Users and Salespersons):

# Create a role named '''Cashier'''.
# Create a second role named '''Supervisor'''.
# Set up each role's rights according to what that role should be allowed to do.

Cashiers are simply salespersons created with the Cashier role, which restricts their privileges compared to a Supervisor.

=== Methods of Payment ===
Solace Accounting supports any number of payment methods; the most common are Cash, Card, Cheque and electronic transfer (EFT).

# From the main screen, click '''Control Panel'''.
# Double-click '''Method of Payment'''.
# Select a method in the list and click '''Add''' (e.g. type '''CASH''' as the description).
# Select the ledger account that records payments of this type.
# Select the journal type that records transactions of this type.
# Click '''Save'''.

The '''Options''' block must always be completed; the '''Process''' block is only needed if extra detail must be captured for each payment of this type.

=== POS Settings ===
The main POS settings screen (only available if the POS module is installed) holds the general configuration:

# From the main screen, click '''Control Panel'''.
# Double-click '''Point of Sales'''.
# Click '''General'''.
# Select the '''Till Account''' — the default cash-customer account used for all till invoices. If the list is empty, first create a customer called Cash and mark it as the Cash Customer (see [[Accounting/Module A - Setting up Accounts|Accounting, Module A]]).
# Select the '''Cash Transfer Account''' — records float movements (money taken from or put into the drawer outside of a sale).

=== Tills ===
A till is one cashier workstation; there is no limit on how many can connect to the server at once.

From the POS settings screen, click '''Till''' to reveal the till list, then type the number of tills your store needs in the '''Settings''' box (e.g. 10 generates tills numbered 1000–1009). Select each till and configure it in the tabs below.

==== Global Tab ====
{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| POS Type || The screen layout for this till. Four types are available; ''Standard Screen'' is the default described in §5, and ''Take-Away Screen'' is the touch-menu layout described in §3.6.
|-
| Touch Screen || Tick if this workstation's screen supports touch.
|-
| System Update Path || A shared folder used to centralise POS software updates — every workstation can update from this one local repository instead of the internet individually.
|}

==== Drawer Tab ====
If a cash drawer is connected to this till, tick '''Connected''' and complete:

{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| Via Printer || Tick if the drawer is opened through the receipt printer rather than its own port.
|-
| Port || The serial port the drawer is connected to, if not opened via the printer. The port must already exist under Device Interfaces (§3.1).
|-
| Control String || The command sequence sent to open the drawer; pick one from the list, or type a custom sequence separating each command with a <code>+</code>.
|}

==== Pole Display ====
The standard pole display has two lines of 20 characters each. Solace can drive two pole displays at once, and shows a scrolling message after an idle-time delay you configure.

==== Weight Dish or Scale ====
A weighing scale (commonly used for salad bars, bulk nuts/candy, and similar bulk items) prints a barcode that encodes either the item's '''price''' or its '''weight'''; either barcode type includes the inventory item code. Any scale able to print a UPC or EAN barcode is compatible.

The default barcode format is <code>2CCCCC9XXXXX9</code>:
{| class="wikitable"
|-
! Segment !! Meaning
|-
| Leading <code>2</code> || Marks this as a scale-generated code; any other leading digit is ignored as an embedded code.
|-
| <code>CCCCC</code> || The item code.
|-
| <code>9</code> (each) || A checksum digit generated by the scale.
|-
| <code>XXXXX</code> || The embedded value — the price or the weight, depending on scale configuration.
|}

Example: with format <code>2CCCCC9XXXXX9</code>, a scanned code decodes to item code <code>01002</code> and price <code>20.51</code>; with format <code>20CCCC9XXXXX9</code> the same value decodes to item code <code>1002</code>, price <code>20.51</code>. To test a format, scan (or type in) a barcode the scale generated and click '''Test'''.

==== Card Reader ====
A card reader behaves like a keyboard (so a faulty reader can be worked around by typing), and is used in Solace to retrieve a customer's account.

==== Biometric – Fingerprint Reader ====
A fingerprint reader can be used for '''Cashier Verification''' or '''Cashier Logging'''. Install and test the device on the workstation first — Solace only interfaces with '''Digital Persona'''-emulated devices. Once enabled, the biometrics buttons appear on the user details screen.

To record a cashier's fingerprints:
# Open a user's or salesperson's details for edit.
# Click the white '''Biometrics''' square.
# Wait for the '''Scan Finger''' prompt, then place one finger on the reader until the image is captured, and lift.
# Repeat 3 more times (4 scans total, same finger).
# Click '''Save''' — enabled only once all 4 scans are valid.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Timeout.''' The reader times out after 10 seconds. If a scan isn't validated in time, the whole 4-scan sequence must be restarted from scratch, using the same finger throughout.
</div>

=== Managing the Touch Screen Menu ===
Setting a till's POS Type to a non-standard screen (e.g. ''Take-Away Screen'', §3.5.1) switches the main sale screen to a button-driven touch menu, organised as groups (which open a sub-menu) and items (which add an inventory item to the sale directly). The first group created becomes the main menu shown when the POS screen opens.

To set up the touch menu:
# From Control Panel, double-click '''Point of Sales''', then '''Till'''.
# On the '''Global''' tab, set POS Type to '''Take-Away Screen''' and click '''Apply'''.
# Click '''POS Menu'''; set the number of button columns and rows, and leave '''Button Gap''' at 2 (button spacing); click '''Apply'''.
# Click the green plus to add a group/sub-menu.

A group button has these properties:
{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| Button Type || Locked to ''Sub-Menu'' for a group button.
|-
| Button Display || Locked to ''Show Text'' for a group button.
|-
| Button Colour / Font Colour || Background and text colour for the button.
|-
| Button Text || Up to 5 lines of text shown on the button.
|}

After creating a group, select it and switch tabs (e.g. select ''Main menu'' and open the Main Menu tab) to leave the sub-menu editor and return to laying out buttons on the level above. Click an empty button to link it either to a sub-menu (choose '''Sub-Menu''', then pick the target from the list) or to an inventory item (choose '''Select Item''', pick the item, optionally tick '''Show Image'''). Repeat for every button until the menu is complete.

== Using the POS Workstation ==
Each workstation reads its own configuration file (generated from Solace Accounting and saved under the workstation's settings folder) for its start-up parameters, most importantly the server location and login credentials. The main screen adapts itself to the '''POS Type''' selected for that till (§3.5.1); this guide's screenshots use ''Take-Away Screen''. POS can lock the workstation for POS-only use, and exiting that lock can be tied to a workstation shutdown. A salesperson or user must have a password set to log in to POS.

== The POS Main Screen ==
A single entry box accepts keyboard input, and Solace determines how to interpret it from context: in standard (non-touch) mode, typed or scanned input is matched against barcode and inventory codes; in touch-menu mode, the same sale can also be built by tapping group and item buttons.

=== Parking and Retrieving a Sale ===
Solace POS can hold up to 3 sales on a stack at once. Buttons 1, 2 and 3 park the current sale temporarily so a new customer can be served, then retrieve (un-hold) it later to finish the transaction.

=== Supervisor Mode ===
Any function that needs elevated security automatically prompts for Supervisor Mode. Every function is secured this way '''except''' Add Qty, Payment, Reprint, PLU and Logout.

=== Price Look-Up (PLU) ===
Checks the price of an item — searching by inventory code or barcode — without adding it to the current sale.

== Processing a Sale ==
# Type the item code, or scan its barcode. Repeat for every item.
# Press '''Payment'''.
# Enter the tendered amount and press Enter.

The slip prints and the system is ready for the next sale.

== Correcting a Sale ==
Void, Remove Item and Refund an Invoice all require entering the supervisor code (or swiping the supervisor card) and pressing Enter (if using a keyboard) before they take effect.

{| class="wikitable"
|-
! Function !! What it does
|-
| '''Void''' || Cancels the sale currently on screen entirely; the system returns ready for a new sale.
|-
| '''Remove Item''' || Removes one unwanted line from the current sale (select it from the list, or type its item code); it appears with a <code>(-)</code> sign, then the system returns to normal sale entry.
|-
| '''Refund an Invoice''' || Creates a credit note against a previous invoice and returns the stock quantities to inventory. Enter the original invoice number (date, account and amount are fetched automatically for verification), the customer/slip-holder details, and a reason if applicable, then the amount actually tendered back to the customer.
|}

== Account Sales, Returns, and Slip Reprints ==
{| class="wikitable"
|-
! Function !! What it does
|-
| '''Account''' || Switches the current sale onto a specific customer's account (enter the supervisor code, then the customer code or card, adjusting the address if needed) so it can later be billed on a statement instead of paid immediately. If a customer picture is on file it displays here — a useful check against account misuse.
|-
| '''Returns''' || Puts the till into returns mode, in which every item added gets a negative <code>(-)</code> sign, allowing several returned items to be captured under one supervisor authorisation. The cashier '''must''' end returns mode explicitly (click Returns again) before resuming normal sales.
|-
| '''Reprint Last Slip''' || Reprints the last invoice slip processed this shift.
|}

== Day-End Functions ==
At the end of the day, a supervisor runs the day-end functions (via the '''Admin''' button, or by entering the supervisor code from the Returns button) to close the current shift, cash up, and print the shift report. All data is archived and the corresponding accounting reports remain available at any time afterwards.

== Cashier Training ==
This section is aimed at staff who only operate the POS workstation day to day, rather than configuring it.

=== Cashier Job Requirements ===
* Prior retail cashier or salesperson experience.
* Basic comfort with PC equipment such as cash registers, scanners and money counters.
* Communication and time-management skills.
* A focus on customer satisfaction.
* Attention to detail and basic calculation ability.

=== Customer Service Skills ===
{| class="wikitable"
|-
! Skill !! Why it matters
|-
| '''General friendliness''' || A positive, upbeat demeanour throughout the interaction gives the customer a good experience.
|-
| '''Greeting''' || The cashier is often the first (or last) staff member a customer speaks to — set the tone, answer questions, and help with directions.
|-
| '''Cross-selling''' || The last chance before a sale closes to confirm the customer found everything they needed, or offer a small add-on (gift cards, till-point items).
|-
| '''Handling complaints''' || Cashiers are often the first point of contact for returns or complaints. Active-listening phrases of courtesy (“I apologize”, “Will you...?” rather than “You will...”) help de-escalate an upset customer.
|}

=== Duties and Responsibilities of a Cashier ===
{| class="wikitable"
|-
! Duties !! Responsibilities
|-
|
* Ringing up sales
* Bagging items
* Requesting price checks
* Honouring coupons
* Collecting payment and giving correct change
* Processing merchandise returns and exchanges
* Offering carry-out service at the end of a transaction
||
* Greeting customers as they enter
* Keeping the checkout area clean and orderly
* Counting the cash drawer at the start of a shift to confirm the float is correct
* Answering questions on store procedures or policy
* Monitoring checkout stations for adequate cash and staffing
|}

=== Logging In, Switching Users, and Logging Out ===
# Use the desktop program icon to load the POS background screen.
# Click (or, on a touch screen, press) '''Login'''.
# On the logon screen, type the cashier password.

To log out, click '''Logout''', or press '''Ctrl+Shift+F2''' from the keyboard. To switch users, log out, then log in again as the new user.

=== Day-Close Operations ===
At the end of each shift, the cashier closes their till and checks for any discrepancy against the expected float — this is the '''cash-up''' operation (sometimes called a safe drop). See §9 for the supervisor-level day-end functions that follow.

=== Role of the Supervisor ===
Under general supervision, a POS supervisor processes cash/credit/bank-deposit transactions like any cashier, plus administrative duties, and holds an elevated security level that unlocks the functions listed in §5.2 and §7–8. A cashier calls the supervisor over to enter their elevated password when one of those functions is needed.

== First-Time Setup Checklist ==
# Configure the accounting side of the company first (chart of accounts, customers) — see [[Accounting]].
# Set up Users and Salespersons, including the Cashier and Supervisor roles (§3.2) — see [[General Setup]].
# Configure any serial-port Device Interfaces you need (§3.1).
# Set up Methods of Payment (§3.3).
# Configure general POS Settings: Till Account and Cash Transfer Account (§3.4).
# Create and configure each Till: Global, Drawer, Pole Display, Weight Dish/Scale, Card Reader, Biometric Reader as applicable (§3.5).
# If using a touch-screen till, build the Touch Screen Menu (§3.6).
# Generate each workstation's configuration file and confirm it can log in (§4).
# Train cashiers on the main screen, processing a sale, and correction functions (§5–8, §10).
# Walk through Day-End Functions with a supervisor before going live (§9).

== Glossary ==
{| class="wikitable"
|-
! Term !! Meaning
|-
| Till || One cashier workstation/register; identified by a till number (e.g. 1000–1009).
|-
| MOP (Method of Payment) || A configured way a sale can be paid (Cash, Card, Cheque, EFT, etc.), each linked to a ledger account and journal type.
|-
| PLU || Price Look-Up — checking an item's price without adding it to the sale.
|-
| Park / Retrieve || Temporarily holding a sale (up to 3 at once) to serve another customer, then resuming it later.
|-
| Supervisor Mode || An elevated-access state, unlocked with a supervisor code/card, required for functions like Void, Remove Item, Refund, Account, and Returns.
|-
| Price-embedded / Weight-embedded barcode || A scale-generated barcode encoding either the item's price or its weight alongside its item code (§3.5.4).
|-
| Float || Cash kept in the drawer to make change; moved in or out via the Cash Transfer Account outside of a sale.
|-
| Cash-up || End-of-shift reconciliation of the till's actual cash against the expected float and sales total.
|-
| Day-End Functions || The supervisor-level close of a shift: closing the till, cashing up, and printing the shift report (§9).
|}

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[[Category:POS]] [[Category:Solace POS]] [[Category:Setup Guide]]

General Setup/fr

2026-09-18T22:18:00Z

Sylvain: Add language switch

{{DISPLAYTITLE:Configuration Générale}}
{{Langbar|en=General Setup|fr=General Setup/fr}}
'''Configuration commune à Solace : prérequis d'installation, création et configuration d'une entreprise, succursales, traitement de fin d'année, et administration des utilisateurs et des rôles, utilisée à la fois par [[Accounting]] et [[POS]].'''

Ce guide couvre tout ce qui se configure une seule fois par installation ou par entreprise, indépendamment du fait que vous utilisiez le volet Comptabilité ou le volet Point de Vente de Solace. Effectuez les étapes ci-dessous avant de suivre les modules spécifiques à la comptabilité dans [[Accounting]] ou les modules du point de vente dans [[POS]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Portée.''' Ce guide suit les menus du ''Panneau de configuration'' de Solace tels qu'ils existent dans la version actuelle de l'application. Les noms d'écrans et de boutons cités ci-dessous (par exemple « Paramètres de l'entreprise », « Multi-Devises ») sont les intitulés exacts des menus, afin que vous puissiez suivre directement dans l'application.
</div>

== Objectif et portée ==
Ce guide accompagne une nouvelle installation à travers tout ce qui doit être en place avant de commencer le travail quotidien, que ce soit en Comptabilité ou en Point de Vente : vérifier que le poste respecte la configuration minimale, créer le fichier de données de l'entreprise, définir les paramètres généraux de l'entreprise, puis mettre en place les utilisateurs, les rôles et les vendeurs qui utiliseront le système.

L'ordre de configuration compte : une entreprise doit exister avant que ses paramètres puissent être définis, et au moins un rôle utilisateur doit être créé avant que d'autres membres du personnel n'utilisent le système, car l'ajout du premier utilisateur active immédiatement la sécurité de connexion pour tout le monde.

== Configuration matérielle requise ==
{| class="wikitable"
|-
! !! Minimum !! Recommandé
|-
| Processeur || Pentium III 1.0GHz || Pentium IV 2.0GHz
|-
| Système d'exploitation || Windows XP || Windows 7 et supérieur, Linux (base Debian), macOS 10 et supérieur
|-
| Résolution d'écran || 800x600 || 1024x768
|-
| RAM || 1 Go (XP), 4 Go (Windows 7) || 4 Go ou plus
|}

Si le poste doit aussi exécuter le '''Point de Vente''', prévoyez les périphériques supplémentaires nécessaires en plus du clavier, de la souris et de l'écran standard : imprimante de bordereau de caisse, lecteur de codes-barres, lecteur d'empreinte digitale biométrique, lecteur de carte, afficheur pour client (« pole display »), écran tactile, tiroir-caisse et balance/plateau de pesée. La configuration de l'interface de chaque périphérique est détaillée dans [[POS]].

== Créer une entreprise ==
Solace démarre sur un écran '''Sélectionner une entreprise''' qui répertorie toutes les entreprises connues — celles de la machine locale sous « Poste de travail », et celles du réseau sous « Emplacements réseau ». Vous pouvez rechercher dans cette liste en tapant le nom de l'entreprise.

{| class="wikitable"
|-
! Méthode !! Ce qu'elle fait !! Quand l'utiliser
|-
| '''Créer une société à l'aide d'une existante''' || Copie l'intégralité d'une entreprise existante, en vous laissant choisir quoi conserver lors de la lecture des données existantes. || Mettre en place une seconde entreprise qui doit démarrer à partir d'une configuration déjà validée.
|-
| '''Créer une nouvelle entreprise (vide)''' || Crée un fichier de données complètement vide, sans aucune configuration préalable. || Réservé aux consultants Solace, comptables et utilisateurs avancés ayant déjà maîtrisé les paramètres de Solace et les principes de comptabilité.
|-
| '''Assistant Nouvelle Entreprise''' || Vous guide pas à pas dans la création de l'entreprise. || La méthode recommandée pour la plupart des nouvelles entreprises.
|-
| '''Assistant Convertisseur''' || Migre les données d'un autre logiciel de comptabilité vers Solace. || Migration depuis un système autre que Solace.
|-
| '''Restaurer à partir d'une sauvegarde''' || Crée l'entreprise en restaurant un fichier de sauvegarde Solace. Si une entreprise du même nom existe déjà et n'est pas utilisée, elle est écrasée. || Récupérer une entreprise, ou en cloner une à partir d'une sauvegarde.
|}

=== Configurer une connexion réseau ===
Si les données de l'entreprise se trouvent sur une autre machine, enregistrez cette connexion avant de créer ou d'ouvrir l'entreprise :
# Depuis l'écran '''Sélectionner une entreprise''', cliquez sur '''Serveurs de données'''.
# Cliquez sur le bouton en croix verte et sélectionnez '''Nouvelle connexion'''.
# Renseignez '''l'adresse du serveur''', le '''nom d'utilisateur''' et le '''mot de passe''' PostgreSQL. Cochez '''Sur cet ordinateur''' si la connexion est en fait locale.
# Cliquez sur '''Enregistrer''', puis sur '''Terminé'''.

== Aperçu des paramètres de l'entreprise ==
Une fois l'entreprise ouverte, allez dans '''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise''' pour les réglages généraux, organisés en onglets :

{| class="wikitable"
|-
! Onglet !! Ce que vous y configurez
|-
| '''Informations sur l'entreprise''' || Nom, adresse, pays, coordonnées ; numéro d'enregistrement d'entreprise (société enregistrée, close corporation ou organisation à but non lucratif) et numéro d'enregistrement fiscal (assujetti à la TVA/TPS/taxe de vente). Ces informations s'impriment sur les factures et rapports.
|-
| '''Multi-Devises''' || Devise nationale, et configuration des devises étrangères en cas de commerce international (§5).
|-
| '''Catégories financières''' || Classification des comptes pour le bilan et les rapports associés (§6) — le détail complet du plan comptable se trouve dans [[Accounting]].
|-
| '''Procession générale''' || Paramètres du module de prêt, si l'entreprise suit des prêts avec intérêts accordés à des clients (§6).
|-
| '''Traitement fiscal''' || Types de taxe et compte de contrôle fiscal (§6).
|-
| '''Paramètres Internet''' || Configuration de l'envoi des e-mails sortants (§7).
|-
| '''Logos''' || Logo d'écran et logo de rapport (§7).
|-
| '''Paramètres système''' || Formats d'affichage des montants et des dates, langue du système, recherche par carte client (§7).
|-
| '''Interfaces''' || Ports série/USB — utilisés principalement par [[POS]].
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''À faire en premier.''' Configurez les Informations sur l'entreprise et le format de devise/montant sous Multi-Devises avant de saisir le moindre compte ou transaction — ce format conditionne l'affichage et la saisie des nombres sur tous les écrans par la suite.
</div>

== Configuration multi-devises ==
Depuis '''Paramètres de l'entreprise → Multi-Devises''' :

{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Symbole de la devise nationale || Votre symbole de devise nationale, utilisé dans tous les rapports.
|-
| Utiliser plusieurs devises || À cocher si l'entreprise commerce avec des fournisseurs ou clients étrangers ; active la section devises ci-dessous.
|-
| Type de saisie d'écart de devise || Le journal qui enregistre tout écart de valorisation de devise.
|}

Ajoutez chaque devise étrangère avec le bouton '''+''' vert, sélectionnez son compte de réévaluation, puis '''Enregistrer'''. Pour chaque devise, définissez son format de montant :

{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Symbole de devise || Comme pour la devise nationale.
|-
| Symbole décimal || Par défaut, celui du système d'exploitation ; à adapter selon la convention de la devise.
|-
| Décimales || Généralement 2 ; toute valeur positive est acceptée.
|-
| Symbole débit/crédit || Généralement +/-.
|-
| Symbole de regroupement || Séparateur de milliers — généralement une espace.
|-
| Position du symbole || En tête (avant le montant) ou en fin (après le montant).
|-
| Numéro d'exemple || Aperçu non modifiable reflétant les choix actuels.
|}

== Catégories financières, prêts et traitement fiscal ==
Les '''Catégories financières''' classent les comptes pour le bilan et les rapports associés (par exemple le Compte de résultat). Les catégories sont prédéfinies par le système — seul le libellé peut être adapté selon votre entreprise et votre institution financière. Les codes 100 à 250 correspondent au bilan ; 300 à 370 aux produits/charges. Voir [[Accounting]] pour le détail complet du plan comptable.

'''Module de prêt''' (onglet Procession générale) — si l'entreprise prête de l'argent avec intérêts à ses clients, Solace suit l'échéancier de remboursement :

{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Numéro suivant || Le prochain numéro de référence de prêt, attribué automatiquement à chaque nouveau prêt.
|-
| Compte de prêt || Enregistre toutes les transactions de prêt ; sert à évaluer et contrôler la valeur du prêt.
|-
| Compte d'intérêt || Enregistre tous les intérêts payés par les clients.
|-
| Type d'écriture de versement || Le journal qui enregistre les transactions de prêt, pour pouvoir les tracer.
|}

'''Traitement fiscal''' — Solace utilise un compte de contrôle fiscal unique auquel sont rattachés les types de taxe (ce ne sont pas des sous-comptes de celui-ci). Le type 00 est réservé aux transactions non taxables et reste toujours vide. Un seul type de TVA au taux standard suffit généralement ; Solace détecte automatiquement la taxe en aval (ventes) ou en amont (achats) selon le type de transaction lors de l'impression du rapport de taxe.

== Internet, logos et paramètres système ==
'''Paramètres Internet''' — Solace peut envoyer des e-mails via votre client de messagerie par défaut, ou via son propre module d'e-mail interne. Le module interne est recommandé : certains clients de messagerie bloquent ou exigent une confirmation pour l'envoi automatisé, ce qui est peu pratique pour des envois en masse. Pour l'utiliser, sélectionnez '''Envoyer directement au serveur de messagerie''' et renseignez les paramètres de votre serveur SMTP/FAI. La signature peut être en texte simple ou en HTML, et est ajoutée à chaque e-mail sortant.

'''Logos''' — Solace gère un logo d'écran (affiché en bas à droite de l'écran principal) et un logo de rapport (imprimé sur les relevés et documents de comptes clients/fournisseurs). Utilisez '''Charger''' pour définir un logo et '''Effacer''' pour le supprimer.

'''Paramètres système''' — contrôle l'affichage et l'impression des nombres et des dates (le format de montant suit les mêmes règles que Multi-Devises, §5), ainsi que la langue du système. Si l'entreprise utilise des cartes de fidélité/d'identification client, activez ici la recherche par carte pour retrouver un compte client par lecture de carte, par exemple lors de la facturation.

'''Interfaces''' — configuration des ports série et USB pour les périphériques connectés. Ceci concerne principalement le matériel du Point de Vente ; voir [[POS]] pour la configuration détaillée de chaque périphérique.

== Succursales de l'entreprise ==
Solace est un système multi-succursales et multi-utilisateurs, fonctionnant en réseau local (LAN) ou étendu (WAN), et pouvant également fonctionner en réseau de données distribué (DDN / pair-à-pair), où chaque succursale héberge ses propres données que Solace réplique vers les autres succursales (nœuds). La configuration DDN est technique et est normalement prise en charge par un installateur ou un technicien.

Créez chaque succursale pour consolider les données et garantir un bon contrôle financier de l'entreprise. L'onglet '''Infos''' de chaque succursale reprend les Informations sur l'entreprise des Paramètres de l'entreprise, et les rapports impriment leurs en-têtes de page à partir de l'écran de la succursale. Solace conserve deux jeux de coordonnées bancaires par succursale ; le premier est celui qui s'imprime sur les factures pour indiquer au client où payer.

== Traitement de fin d'année ==
Solace conserve l'historique indéfiniment et fonctionne par périodes financières. À la fin d'une période financière, exécutez l''''Assistant de fin d'année''' (Panneau de configuration → Outils) pour créer la période suivante et reporter les soldes : il transfère les soldes de clôture des comptes de bilan vers le nouvel exercice et met à jour le compte de résultat avec le bénéfice net (ou la perte nette).

L'exécution de la fin d'année ne clôture pas l'exercice précédent pour la saisie — des transactions peuvent encore y être enregistrées ensuite, et Solace continue de produire des rapports corrects sur les deux exercices.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Sauvegardez d'abord.''' Effectuez toujours une sauvegarde avant d'exécuter la fin d'année, ainsi qu'avant toute autre modification massive des données de l'entreprise.
</div>

== Utilisateurs et rôles ==
Solace contrôle les accès par le biais de '''rôles''' : chaque utilisateur se voit attribuer exactement un rôle, et modifier les droits d'accès d'un rôle les modifie pour tous les utilisateurs qui lui sont rattachés.

Depuis '''Panneau de configuration → Accès utilisateur''' (groupe Assistants) :
# Dans l'onglet '''Rôles''', cliquez sur le '''+''' vert pour ajouter un rôle, saisissez sa '''Description''', cochez '''Administrateur''' s'il doit disposer d'un accès complet, puis cochez '''Actif'''. Cliquez sur le bouton disquette pour enregistrer.
# Cochez chaque droit que le rôle doit posséder dans la liste des '''Droits d'accès''', puis cliquez sur '''Appliquer'''.
# Passez à l'onglet '''Liste des utilisateurs''' pour gérer les utilisateurs individuels — '''+''' vert pour ajouter, croix rouge pour supprimer, disquette pour enregistrer. Chaque utilisateur doit être rattaché à un rôle ; ses droits d'accès sont ceux de ce rôle.

{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Expiration d'accès || Facultatif — dernière date à laquelle cet utilisateur peut accéder à l'entreprise, pour un compte à durée limitée.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Sécurité de connexion.''' Dès l'ajout du premier utilisateur, l'entreprise est sécurisée : chaque ouverture future exige un nom d'utilisateur et un mot de passe valides, et toute tentative d'accès à une ressource restreinte affiche « Accès refusé ». Le dernier rôle administrateur ne peut pas être supprimé (mais peut être renommé) — il reste ainsi toujours un moyen d'accéder au système.
</div>

== Vendeurs et commissions ==
Tout vendeur est un utilisateur (avec les droits supplémentaires liés à la vente que cela implique), mais tout utilisateur n'est pas nécessairement un vendeur. Ajoutez, modifiez ou supprimez-les depuis '''Panneau de configuration → Vendeurs''' — choisissez le rôle utilisateur avec lequel le vendeur se connectera, puis renseignez ses informations.

Solace évalue la commission selon l'une de ces deux méthodes, définie par vendeur dans l'onglet '''Commissions''' :

{| class="wikitable"
|-
! Méthode !! Mode de calcul
|-
| Commission sur les ventes (nettes) || Pourcentage appliqué au montant total de la vente.
|-
| Commission sur la marge brute || Pourcentage appliqué à la marge brute de la vente (valeur de vente moins coût moyen).
|}

Saisissez un barème de pourcentages par vendeur : indiquez la limite basse de chaque tranche et appuyez sur Entrée — Solace calcule automatiquement la limite haute de cette tranche (la '''cible''') — puis saisissez le taux de cette tranche. La commission est calculée au moment de la comptabilisation de la facture de vente, à partir des coûts connus à cet instant ; les rapports ultérieurs se basent sur ces valeurs historiques déjà enregistrées (Rapports → Rapports de vente → Commissions de vente).

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Exemple.''' Un vendeur vend 2 unités à 8 618,40 chacune (coût 7 200,00 chacune) en commission sur marge brute, avec un barème de 4,25 % jusqu'à 1 000 et 3,50 % au-delà. La marge brute est (2 × 8 618,40) − (2 × 7 200,00) = 2 836,80. La commission = (1 000 × 4,25 %) + (1 836,80 × 3,50 %) = 42,50 + 64,29 = '''106,79'''. Un barème en commission sur ventes fonctionne de la même manière, mais applique ses tranches au montant de la vente plutôt qu'à la marge brute.
</div>

Le détail des coûts et prix avant facturation est disponible via Rapports → Inventaire → Coûts d'inventaire.

== Liste de contrôle pour la première configuration ==
# Vérifier que le poste respecte la configuration minimale, et identifier les périphériques POS supplémentaires nécessaires (§2).
# Enregistrer une connexion réseau vers le serveur de données, si les données de l'entreprise ne sont pas locales (§3).
# Créer l'entreprise — copie d'une existante, assistant nouvelle entreprise, convertisseur, ou restauration depuis une sauvegarde (§3).
# Renseigner les Informations sur l'entreprise, puis la devise et le format de montant sous Multi-Devises (§4–5).
# Vérifier les Catégories financières, et configurer le module de prêt et le traitement fiscal si nécessaire (§6).
# Configurer les Paramètres Internet, les logos et les Paramètres système (§7).
# Créer les succursales supplémentaires si nécessaire (§8).
# Créer au moins un rôle et un utilisateur administrateur avant de déployer le système auprès des autres membres du personnel (§10).
# Ajouter les vendeurs et leurs barèmes de commission, le cas échéant (§11).
# Effectuer une sauvegarde une fois la configuration initiale terminée.

== Glossaire ==
{| class="wikitable"
|-
! Terme !! Signification
|-
| Rôle || Un ensemble nommé de droits d'accès ; chaque utilisateur se voit attribuer exactement un rôle.
|-
| Catégorie financière || Un regroupement prédéfini (100–250 bilan, 300–370 produits/charges) utilisé pour classer les comptes dans les rapports financiers.
|-
| DDN (Réseau de données distribué) || Le mode de réplication pair-à-pair de Solace, où chaque succursale héberge ses propres données et réplique les modifications vers les autres.
|-
| Cible || La limite haute d'une tranche de commission, calculée automatiquement à partir de la valeur de départ de la tranche suivante.
|-
| Assistant de fin d'année || L'outil qui reporte les soldes du bilan et le résultat net dans une nouvelle période financière sans clôturer l'exercice précédent à la saisie.
|}

----
[[Category:General Setup]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:Solace POS]] [[Category:Setup Guide]]

General Setup

2026-09-18T22:17:57Z

Sylvain: Add language switch

{{DISPLAYTITLE:General Setup}}
{{Langbar|en=General Setup|fr=General Setup/fr}}
'''Shared setup for Solace: installation requirements, creating and configuring a company, company branches, year-end processing, and user/role administration used by both [[Accounting]] and [[POS]].'''

This guide covers everything that is configured once per installation or per company, independently of whether you are using the Accounting or the POS side of Solace. Complete the steps here before working through the accounting-specific modules in [[Accounting]] or the point-of-sale modules in [[POS]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Scope.''' This guide follows the menus of the Solace ''Control Panel'' as they exist in the current version of the application. Screen and button names quoted below (e.g. “Company Parameters”, “Multi-Currencies”) are the exact menu captions, so you can follow along inside the application.
</div>

== Purpose and Scope ==
This guide walks a new installation through everything that needs to be in place before day-to-day work begins in either Accounting or POS: confirming the machine meets the minimum requirements, creating the company data file, setting company-wide parameters, and setting up the users, roles and salespersons who will use the system.

The setup order matters: a company must exist before its parameters can be set, and at least one user role should be defined before other staff start using the system, since adding the first user immediately turns on login security for everyone.

== System Requirements ==
{| class="wikitable"
|-
! !! Minimum !! Recommended
|-
| Processor || Pentium III 1.0GHz || Pentium IV 2.0GHz
|-
| Operating System || Windows XP || Windows 7 and up, Linux (Debian-based), macOS 10 and up
|-
| Screen Resolution || 800x600 || 1024x768
|-
| RAM || 1GB (XP), 4GB (Windows 7) || 4GB or more
|}

If the machine will also run '''POS''', plan for the extra peripherals it needs beside the standard keyboard, mouse and screen — till slip printer, barcode scanner, biometric fingerprint reader, card reader, pole display, touch screen, cash drawer and dish/weight scale. Device interface setup for each is covered in [[POS]].

== Creating a Company ==
Solace opens on a '''Select Company''' screen that lists every company it knows about — those on the local machine under “My Computer”, and networked companies under “Network Places”. You can search this list by typing the company name.

{| class="wikitable"
|-
! Method !! What it does !! When to use it
|-
| '''Create Company by Using Existing''' || Copies an entire existing company, letting you choose what to keep while reading the existing data. || Setting up a second company that should start from a validated configuration.
|-
| '''Start New Company''' || Creates a completely empty data file, with nothing pre-configured. || Reserved for Solace consultants, accountants and advanced users who have already mastered Solace's settings and bookkeeping principles.
|-
| '''New Company Assistant''' || Walks you through company creation step by step. || The recommended route for most new companies.
|-
| '''Converter Assistant''' || Migrates data from another accounting package into Solace. || Moving from an existing non-Solace system.
|-
| '''Restore From Backup''' || Creates the company by restoring a Solace backup file. If a company of the same name already exists and isn't in use, it is overwritten. || Recovering a company, or cloning one from a backup.
|}

=== Setting up a network connection ===
If the company's data lives on another machine, register that connection before creating or opening the company:
# From the '''Select Company''' screen, click '''Data Servers'''.
# Click the green cross button and select '''New Connection'''.
# Fill in the '''Server Address''', '''User Name''' and PostgreSQL '''Password'''. Tick '''On this Computer''' if the connection is actually local.
# Click '''Save''', then '''Done'''.

== Company Parameters Overview ==
Once a company is open, go to '''Control Panel → Company Parameters''' for the company-wide settings, organised in tabs:

{| class="wikitable"
|-
! Tab !! What you set here
|-
| '''Company Info''' || Company name, address, country, contact details; Business Registration number (for a registered company, close corporation or non-profit) and Tax Registration number (for a VAT/GST/sales tax vendor). Prints on invoices and reports.
|-
| '''Multi-Currencies''' || Home currency, and foreign currency setup if trading internationally (§5).
|-
| '''Financial Categories''' || Classification of accounts for the balance sheet and related reports (§6) — full chart-of-accounts detail is in [[Accounting]].
|-
| '''General Processing''' || Loan module settings, if the company tracks interest-bearing loans to customers (§6).
|-
| '''Tax Processing''' || Tax types and the tax control account (§6).
|-
| '''Internet Settings''' || Outgoing email configuration (§7).
|-
| '''Logos''' || Screen logo and report logo (§7).
|-
| '''System Parameters''' || Amount and date display formats, system language, customer card lookup (§7).
|-
| '''Interfaces''' || Serial/USB device ports — mainly used by [[POS]].
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Do this first.''' Set Company Info and the currency/amount format under Multi-Currencies before capturing any accounts or transactions — the format chosen affects how every screen afterwards displays and accepts numbers.
</div>

== Multi-Currency Setup ==
From '''Company Parameters → Multi-Currencies''':

{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| Home Currency Symbol || Your home currency symbol, used throughout reporting.
|-
| Use Multi-Currency || Tick if the company trades with foreign suppliers or customers; enables the currency section below.
|-
| Currency Variance Entry Type || The journal that records any variance in currency valuation.
|}

Add each foreign currency with the green '''+''' button, select its revaluation account, then '''Save'''. For each currency, set its amount format:

{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| Currency Symbol || As for the home currency.
|-
| Decimal Symbol || Defaults to the operating system's setting; change to match the currency's own convention.
|-
| Decimal Digits || Usually 2; any positive value is allowed.
|-
| Debit/Credit Symbol || Usually +/-.
|-
| Grouping Symbol || Thousands separator — usually a space.
|-
| Symbol Position || Leading (before the amount) or trailing (after it).
|-
| Sample Number || A read-only preview reflecting the current selections.
|}

== Financial Categories, Loans and Tax Processing ==
'''Financial Categories''' classify accounts for the balance sheet and related reports (e.g. the Revenue Statement). Categories are predefined by the system — you can only relabel them to match your business and financial institution's wording. Codes 100–250 are balance-sheet categories; 300–370 are income/expense categories. See [[Accounting]] for full chart-of-accounts detail.

'''Loan Module''' (General Processing tab) — if the business lends money to customers with interest, Solace tracks the installment and repayment schedule:

{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| Next Number || The next loan reference number, assigned automatically to each new loan.
|-
| Loan Account || Registers all loan transactions; used to evaluate and control the loan value.
|-
| Interest Account || Registers all interest paid by customers.
|-
| Installment Entry Type || The journal that records loan transactions, for tracing them later.
|}

'''Tax Processing''' — Solace uses a single Tax Control Account attached to tax types (not sub-accounts of it). Type 00 is reserved for non-taxable transactions and is always left blank. You generally need only one standard-rate VAT type; Solace detects output (sales) vs. input (purchase) tax automatically by transaction type when printing the tax report.

== Internet, Logos and System Parameters ==
'''Internet Settings''' — Solace can send email via your default mail client, or via its own internal email module. The internal module is recommended: some mail clients block or require confirmation for automated sending, which is impractical for bulk email. To use it, select '''Send Directly to Mail Server''' and fill in your SMTP server/ISP parameters. The email signature can be plain text or HTML, and is appended to every outgoing email.

'''Logos''' — Solace supports a screen logo (shown at the bottom right of the main screen) and a report logo (printed on statements and customer/supplier account documents). Use '''Load''' to set a logo and '''Clear''' to remove it.

'''System Parameters''' — controls how numbers and dates display and print (the amount format follows the same rules as Multi-Currencies, §5), plus the system language. If the company uses customer loyalty/ID cards, enable card lookup here so a card can be swiped to find a customer account, e.g. when invoicing.

'''Interfaces''' — serial and USB port configuration for connected devices. This is mostly relevant to POS hardware; see [[POS]] for device-by-device setup.

== Company Branches ==
Solace is a multi-branch, multi-user system that works over a LAN or WAN, and can also run as a Distributed Data Network (DDN / peer-to-peer), where each branch hosts its own data and Solace replicates it to the other branches (nodes). DDN setup is technical and is normally handled by an installer or technician.

Create every branch to consolidate data and keep proper financial control across the company. Each branch's '''Info''' tab mirrors Company Parameters → Company Info, and reports print their page-header details from the branch screen. Solace holds two sets of bank details per branch; the first is the one that prints on invoices to tell customers where to pay.

== Year-End Processing ==
Solace keeps history indefinitely and works in financial periods. At the end of a financial period, run the '''Year-End Assistant''' (Control Panel → Tools) to create the next period and roll balances forward: it transfers balance-sheet closing balances to the new financial year and updates the revenue account with the net profit or loss.

Running year-end does not close the old year for posting — transactions can still be processed against it afterwards, and Solace continues to report correctly across both years.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Back up first.''' Always take a backup before running Year-End, and before any other bulk change to company data.
</div>

== Users and Roles ==
Solace controls access through '''roles''': each user is assigned exactly one role, and changing a role's access rights changes it for every user assigned to that role.

From '''Control Panel → User Access''' (in the Assistants group):
# On the '''Roles''' tab, click the green '''+''' to add a role, type its '''Description''', tick '''Administrator''' if it should have full access, and tick '''Active'''. Click the diskette button to save.
# Tick each permission the role should have in the '''Access Rights''' list, then click '''Apply'''.
# Switch to the '''User List''' tab to manage individual users — green '''+''' to add, red cross to remove, diskette to save. Each user must be assigned a role; their access rights follow that role.

{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| Access Expire || Optional — the last date this user may access the company, for a time-limited account.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Login security.''' The moment the first user is added, the company is secured: every future open of the company requires a valid user name and password, and any attempt to reach a restricted resource shows “Access Denied”. The last administrator role cannot be deleted (though it can be renamed) — there is always at least one way in.
</div>

== Salespersons and Commissions ==
Every salesperson is a user (with the extra sales-related permissions that implies), though not every user is a salesperson. Add, edit or delete them from '''Control Panel → Salespersons''' — pick the user role the salesperson will log in with, then fill in their details.

Solace evaluates commission by one of two methods, set per salesperson on the '''Commissions''' tab:

{| class="wikitable"
|-
! Method !! How it's calculated
|-
| Commission on (Net) Sales || Percentage applied to the full sale amount.
|-
| Commission on Gross Profit || Percentage applied to the sale's gross profit (sale value less average cost).
|}

Enter a percentage table per salesperson: type the low limit of each range and press Enter — Solace fills in that range's upper limit (the '''Target''') automatically — then enter the rate for that range. Commission is calculated at the point the sales invoice is posted, using cost data as of that moment; reporting afterwards is done from the historical figures already saved (Reports → Sales Reports → Sales Commissions).

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Worked example.''' A salesperson sells 2 units at 8,618.40 each (cost 7,200.00 each) on gross-profit commission, with a range table of 4.25% up to 1,000 and 3.50% above it. Gross profit is (2 × 8,618.40) − (2 × 7,200.00) = 2,836.80. Commission = (1,000 × 4.25%) + (1,836.80 × 3.50%) = 42.50 + 64.29 = '''106.79'''. A commission-on-sales table works the same way, but applies its ranges to the sale value instead of the gross profit.
</div>

Cost and price detail ahead of invoicing is available from Reports → Inventory → Inventory Costs.

== First-Time Setup Checklist ==
# Confirm the machine meets the minimum requirements, and identify any extra POS peripherals needed (§2).
# Register a network data-server connection, if the company's data isn't local (§3).
# Create the company — existing copy, new company assistant, converter, or restore from backup (§3).
# Set Company Info, then the currency and amount format under Multi-Currencies (§4–5).
# Review Financial Categories, and configure the Loan module and Tax Processing if needed (§6).
# Configure Internet Settings, logos and System Parameters (§7).
# Create any additional branches (§8).
# Create at least one administrator role and user before rolling the system out to other staff (§10).
# Add salespersons and their commission tables, if applicable (§11).
# Take a backup once initial setup is complete.

== Glossary ==
{| class="wikitable"
|-
! Term !! Meaning
|-
| Role || A named set of access rights; every user is assigned exactly one role.
|-
| Financial Category || A predefined grouping (100–250 balance sheet, 300–370 income/expense) used to classify accounts on financial reports.
|-
| DDN (Distributed Data Network) || Solace's peer-to-peer replication mode, where each branch hosts its own data and replicates changes to the others.
|-
| Target || The automatically calculated upper limit of a commission range, derived from the next range's starting value.
|-
| Year-End Assistant || The tool that rolls balance-sheet balances and net profit/loss into a new financial period without closing the old one to posting.
|}

----
[[Category:General Setup]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:Solace POS]] [[Category:Setup Guide]]

Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr

2026-09-18T22:17:56Z

Sylvain: Add language switch

{{DISPLAYTITLE:Plan comptable et catégories financières OHADA}}
{{Langbar|en=Accounting/OHADA Chart of Accounts|fr=Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr}}
'''Comment le plan comptable SYSCOHADA est organisé dans Solace — classes, numéros de compte, comptes collectifs et catégories financières qui pilotent les rapports.'''

Cet article décrit le plan comptable que Solace charge pour une société OHADA. Pour l'usage général du plan comptable et des catégories financières, voir [[Accounting/fr#Plan comptable et types de compte|Plan comptable et types de compte]] ; pour la configuration de la société, voir [[Accounting/OHADA Accounting/fr|Comptabilité OHADA]] ; pour les états, voir [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]].

__TOC__

== 1. Classes du plan ==
Le plan SYSCOHADA est organisé en neuf classes, identifiées par le premier chiffre du numéro de compte.

{| class="wikitable"
|-
! Classe !! Intitulé !! Contenu !! Figure sur
|-
| 1 || Ressources durables || Capitaux propres et ressources durables || Bilan – Passif
|-
| 2 || Actif immobilisé || Actif immobilisé || Bilan – Actif
|-
| 3 || Stocks || Stocks || Bilan – Actif
|-
| 4 || Comptes de tiers || Tiers (clients, fournisseurs, personnel, État) || Actif ou Passif
|-
| 5 || Trésorerie || Banques, caisse, trésorerie || Actif ou Passif
|-
| 6 || Charges des activités ordinaires || Charges des activités ordinaires || Compte de résultat
|-
| 7 || Produits des activités ordinaires || Produits des activités ordinaires || Compte de résultat
|-
| 8 || Autres charges et produits (HAO) || Autres charges et produits (HAO) || Compte de résultat
|-
| 9 || Engagements hors bilan || Engagements hors bilan || Hors états financiers
|}

== 2. Numéros de compte et sous-comptes ==
Un compte OHADA a un numéro à trois chiffres, et Solace ajoute un sous-compte à trois chiffres. Le compte principal est enregistré avec un quatrième chiffre, de sorte que le numéro complet compte sept chiffres. Le sous-compte 000 est le compte principal lui-même.

{| class="wikitable"
! Ce que vous voyez dans le plan OHADA !! Numéro dans Solace
|-
| 411 – Clients, sous-compte 001 || 4110001
|-
| 601 – Achats de marchandises, sous-compte 001 || 6010001
|-
| 121 – Report à nouveau créditeur (sans sous-comptes) || 1210000
|}

'''Comptes titres et comptes de saisie.''' Dans le plan fourni, un compte qui possède des sous-comptes (par exemple 411 Clients) est un compte titre : seuls ses sous-comptes reçoivent des écritures. Un compte sans sous-comptes, comme 121, peut recevoir des écritures directement. Solace refuse une écriture sur un compte titre.

Pour ajouter un compte ou un sous-compte, suivez ''Créer un compte général'' dans [[Accounting/fr#Gestion des comptes généraux|Gestion des comptes généraux]] et respectez la numérotation OHADA, car les états placent un compte selon son numéro (voir [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]]).

== 3. Comptes collectifs ==
Certains comptes jouent un rôle particulier. L'Assistant Nouvelle Entreprise les paramètre pour une société OHADA :

{| class="wikitable"
! Rôle !! Compte
|-
| Compte collectif clients || 4110001 – Clients
|-
| Compte collectif fournisseurs || 4010001 – Fournisseurs
|-
| Report à nouveau || 1210000 – Report à nouveau créditeur
|-
| Compte de contrôle de la taxe || 4430001 – T.V.A. facturée sur ventes
|-
| Compte de taxe due || 4440001 – État, T.V.A. due
|-
| Compte collectif du personnel || 4220000 – Personnel, rémunérations dues
|}

Vous pouvez les consulter ou les modifier sous ''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise''. Un compte collectif doit être un compte qui accepte des écritures : choisissez un sous-compte, pas un compte titre.

== 4. Catégories financières ==
Chaque compte appartient à une '''catégorie financière''', qui détermine où le compte apparaît dans les rapports standard Bilan et État des revenus. Les catégories 100 à 250 sont des catégories de bilan et celles à partir de 300 sont des catégories de compte de résultat (voir [[Accounting/fr#Plan comptable et types de compte|Plan comptable et types de compte]]). Le plan OHADA utilise les catégories générales et en ajoute cinq pour les besoins des états SYSCOHADA :

{| class="wikitable"
! Code !! Catégorie !! Rôle
|-
| 355 || Produits financiers || Intérêts et autres produits financiers (classe 77), présentés à part des produits ordinaires.
|-
| 356 || Charges financières || Intérêts et autres charges financières (classe 67).
|-
| 380 || Produits HAO || Produits hors activités ordinaires (classe 8).
|-
| 385 || Charges HAO || Charges hors activités ordinaires (classe 8).
|-
| 999 || Hors états financiers || Engagements hors bilan (classe 9). Les comptes de cette catégorie sont exclus de l'état des revenus et du calcul du résultat.
|}

Le tableau ci-dessous présente toutes les catégories avec leur nom anglais, le nom français fourni pour une société OHADA, et les groupes de comptes (deux premiers chiffres) qui les utilisent.

{| class="wikitable"
|-
! Code !! Catégorie (anglais) !! Catégorie (plan OHADA) !! Utilisée par les comptes commençant par
|-
| 110 || Share Capital || Capital social || 10x, 14x
|-
| 120 || Retained Income || Réserves et report à nouveau || 11x, 12x, 13x
|-
| 130 || Shareholders loans || Comptes courants d'associés || 18x, 46x
|-
| 140 || Long term borrowings || Emprunts et dettes financières || 16x, 17x
|-
| 150 || Other current liabilities || Autres dettes courantes || 41x, 42x, 43x, 45x, 47x, 48x, 49x, 52x, 53x, 56x
|-
| 160 || Fixed assets || Immobilisations corporelles || 22x, 23x, 24x, 25x, 28x, 29x
|-
| 170 || Investments || Immobilisations financières || 26x, 27x, 29x
|-
| 180 || Other fixed assets || Immobilisations incorporelles et autres || 20x, 21x, 28x, 29x
|-
| 190 || Inventory || Stocks || 31x, 32x, 33x, 34x, 35x, 36x, 37x, 38x, 39x
|-
| 200 || Accounts receivable || Clients et comptes rattachés || 41x
|-
| 210 || Bank || Trésorerie || 50x, 51x, 52x, 53x, 57x, 58x, 59x
|-
| 220 || Other current assets || Autres créances et actifs circulants || 40x, 42x, 43x, 44x, 45x, 46x, 47x, 48x, 49x, 54x
|-
| 230 || Accounts payable || Fournisseurs et comptes rattachés || 40x
|-
| 240 || Tax || État et taxes || 44x
|-
| 250 || Other long term liabilities || Autres dettes à long terme || 15x, 19x
|-
| 310 || Sales || Ventes et produits d'exploitation || 70x
|-
| 330 || Other Income || Autres produits || 71x, 72x, 73x, 75x, 78x, 79x
|-
| 340 || Expenses || Charges d'exploitation || 60x, 61x, 62x, 63x, 64x, 65x, 66x, 68x, 69x
|-
| 355 || Financial Income || Produits financiers || 77x, 78x, 79x
|-
| 356 || Financial Expenses || Charges financières || 67x
|-
| 360 || Taxation || Impôts sur les résultats || 89x
|-
| 380 || HAO Income || Produits HAO || 82x, 84x, 86x, 88x
|-
| 385 || HAO Expenses || Charges HAO || 81x, 83x, 85x, 87x
|-
| 999 || Not on Financial Statements || Hors états financiers || 90x, 91x, 92x, 93x, 94x, 95x, 96x, 97x, 98x, 99x
|}

'''Deux catégories par compte.''' Chaque compte a une catégorie pour le cas où son solde est débiteur et une autre pour le cas où il est créditeur. C'est ainsi qu'un même compte peut figurer de chaque côté du bilan. Par exemple :

{| class="wikitable"
! Compte !! Solde débiteur !! Solde créditeur
|-
| 411 Clients || Comptes clients (Accounts receivable) || Autres dettes courantes (avances clients)
|-
| 401 Fournisseurs || Autres actifs courants (avances aux fournisseurs) || Comptes fournisseurs (Accounts payable)
|-
| 44 État || Autres actifs courants (taxes à récupérer) || Taxe (Tax)
|-
| 52 Banques || Banque (Bank) || Autres dettes courantes (découvert)
|}

'''Renommer les catégories.''' La liste des catégories ne peut pas être restructurée, mais ses noms peuvent être modifiés : ''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise → Catégories Financières → modifier la colonne de traduction → Appliquer''. Pour imprimer la liste, utilisez ''Rapports → Grand livre → Catégories Financières''.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Remarque.''' La liste des catégories elle-même ne peut pas être restructurée : seuls ses noms peuvent être modifiés.
</div>

----
[[Accounting/OHADA Accounting/fr|Comptabilité OHADA]] · [[Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr|Plan comptable OHADA]] · [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]]
[[Category:Comptabilité]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:OHADA]]

Accounting/OHADA Financial Statements/fr

2026-09-18T22:17:56Z

Sylvain: Add language switch

{{DISPLAYTITLE:États financiers OHADA (SYSCOHADA)}}
{{Langbar|en=Accounting/OHADA Financial Statements|fr=Accounting/OHADA Financial Statements/fr}}
'''Les états réglementaires d'une société OHADA — bilan, compte de résultat avec les SIG, tableau des flux de trésorerie et notes annexes : comment les produire, ce que contient chaque ligne et comment les vérifier.'''

Cet article suppose que la société a été configurée comme décrit dans [[Accounting/OHADA Accounting/fr|Comptabilité OHADA]]. Le plan comptable est décrit dans [[Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr|Plan comptable OHADA]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Portée et responsabilité.''' Les états sont produits à partir des comptes par des règles fixes qui suivent la présentation révisée du SYSCOHADA. Ils constituent une aide au travail : ils ne remplacent ni les formulaires officiels de dépôt, ni les notes qui exigent des informations extérieures à la comptabilité, ni la relecture d'un comptable qualifié. Faites-les relire pour votre pays avant de les déposer.
</div>

== 1. Produire les états ==
Ouvrez ''Écran principal → Rapports → rapports financiers (Financials)'' et utilisez le groupe '''États SYSCOHADA'''.

{| class="wikitable"
! Rapport !! Contenu
|-
| '''Bilan - Actif''' || Actif immobilisé, actif circulant et trésorerie-actif, avec le montant brut, les amortissements et dépréciations, et le montant net.
|-
| '''Bilan - Passif''' || Capitaux propres, dettes financières, passif circulant et trésorerie-passif.
|-
| '''Compte de résultat''' || Le compte de résultat avec les soldes intermédiaires de gestion (marge commerciale, valeur ajoutée, EBE, résultat d'exploitation, résultat financier, résultat HAO et résultat net).
|-
| '''Tableau des flux de trésorerie''' || Le tableau des flux de trésorerie.
|-
| '''Notes 3A et 3C''' || Le mouvement des immobilisations (brut) et de leurs amortissements et dépréciations pendant l'exercice.
|-
| '''Notes annexes''' || Les notes qui peuvent être déduites de la comptabilité.
|}

Chaque rapport ouvre un écran d'options. Choisissez la période jusqu'à laquelle le rapport s'exécute (le champ de la période finale) et cochez l'option d'impression des soldes nuls (''Print Nil balances'') si vous voulez imprimer les lignes sans montant. Puis imprimez ou prévisualisez. Chaque rapport présente l'exercice choisi et, à côté, l'exercice précédent.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Avant d'imprimer.''' Validez tous les lots : les états lisent uniquement le grand livre validé.
</div>

== 2. Bilan – Actif ==
Les colonnes sont ''Brut'', ''Amort. et dépréc.'' (amortissements et dépréciations), et le montant net de l'exercice et de l'exercice précédent. Le tableau indique quels comptes alimentent chaque ligne. Les plages énumèrent les comptes du plan fourni, du premier au dernier de la plage.

{| class="wikitable"
|-
! Réf. !! Ligne imprimée !! Comptes du plan fourni
|-
| '''AD''' || '''Immobilisations incorporelles''' || total: AE + AF + AG + AH
|-
| AE || Frais de développement et de prototypes || 211; amortissements / dépréciations: 281/001
|-
| AF || Brevets, licences, logiciels et droits similaires || 212–214; amortissements / dépréciations: 281/002, 281/003, 281/004
|-
| AG || Fonds commercial et droit au bail || 215, 216; amortissements / dépréciations: 281/005, 281/006
|-
| AH || Autres immobilisations incorporelles || 201–206, 217–219; amortissements / dépréciations: 291, 281/007, 281/008
|-
| '''AI''' || '''Immobilisations corporelles''' || total: AJ + AK + AL + AM + AN
|-
| AJ || Terrains || 221–229; amortissements / dépréciations: 282, 292
|-
| AK || Bâtiments || 231–233, 237, 239; amortissements / dépréciations: 293, 283/001, 283/002, 283/003, 283/007
|-
| AL || Aménagements, agencements et installations || 234, 235, 238; amortissements / dépréciations: 283/004, 283/005, 283/008
|-
| AM || Matériel, mobilier et actifs biologiques || 241–244, 246–249; amortissements / dépréciations: 294, 284/001, 284/002, 284/003, 284/004, 284/006, 284/007, 284/008
|-
| AN || Matériel de transport || 245; amortissements / dépréciations: 284/005
|-
| AP || Avances et acomptes versés sur immobilisations || 251, 252; amortissements / dépréciations: 295
|-
| '''AQ''' || '''Immobilisations financières''' || total: AR + AS
|-
| AR || Titres de participation || 261–268; amortissements / dépréciations: 296
|-
| AS || Autres immobilisations financières || 271–278; amortissements / dépréciations: 297
|-
| '''AZ''' || '''TOTAL ACTIF IMMOBILISÉ''' || total: AD + AI + AP + AQ
|-
| BA || Actif circulant HAO || 414, 481–488 (soldes débiteurs); amortissements / dépréciations: 498
|-
| '''BB''' || '''Stocks et encours''' || total: BC + BD + BE + BF
|-
| BC || Marchandises || 311–318, 381, 387; amortissements / dépréciations: 391, 398
|-
| BD || Matières premières et autres approvisionnements || 321–338, 382, 383, 388; amortissements / dépréciations: 392, 393
|-
| BE || En-cours || 341–352; amortissements / dépréciations: 394, 395
|-
| BF || Produits fabriqués || 361–372, 386; amortissements / dépréciations: 396, 397
|-
| '''BG''' || '''Créances et emplois assimilés''' || total: BH + BI + BJ
|-
| BH || Fournisseurs, avances versées || 401–409 (soldes débiteurs); amortissements / dépréciations: 490
|-
| BI || Clients || 411, 412, 415–419 (soldes débiteurs); amortissements / dépréciations: 491
|-
| BJ || Autres créances || 421–477 (soldes débiteurs); amortissements / dépréciations: 492–497
|-
| '''BK''' || '''TOTAL ACTIF CIRCULANT''' || total: BA + BB + BG
|-
| BQ || Titres de placement || 501–508, 541–545; amortissements / dépréciations: 590
|-
| BR || Valeurs à encaisser || 511–518; amortissements / dépréciations: 591
|-
| BS || Banques, chèques postaux, caisse et assimilés || 571–588; 521–538, 561–566 (soldes débiteurs); amortissements / dépréciations: 592–594
|-
| '''BT''' || '''TOTAL TRÉSORERIE-ACTIF''' || total: BQ + BR + BS
|-
| BU || Écart de conversion-Actif || 478
|-
| '''BZ''' || '''TOTAL GÉNÉRAL''' || total: AZ + BK + BT + BU
|}

== 3. Bilan – Passif ==
Les soldes créditeurs sont présentés en montants positifs. Le résultat de l'exercice est calculé à partir des comptes de produits et de charges (voir [[Accounting/OHADA Accounting/fr#4. Règles de saisie importantes|Règles de saisie importantes]]).

{| class="wikitable"
|-
! Réf. !! Ligne imprimée !! Comptes du plan fourni
|-
| CA || Capital || 101–104
|-
| CB || Apporteurs, capital non appelé (-) || 109
|-
| CC || Primes liées au capital social || 105
|-
| CD || Écarts de réévaluation || 106
|-
| CE || Réserves indisponibles || 111–113
|-
| CF || Réserves libres || 118
|-
| CG || Report à nouveau (+ ou -) || 121, 129
|-
| CH || Résultat net de l'exercice (bénéfice + ou perte -) || 130–139
|-
| CJ || Subventions d'investissement || 141–148
|-
| CL || Provisions réglementées et fonds assimilés || 151–158
|-
| '''CP''' || '''TOTAL CAPITAUX PROPRES ET RESSOURCES ASSIMILÉES''' || total: CA + CB + CC + CD + CE + CF + CG + CH + CJ + CL
|-
| DA || Emprunts et dettes financières diverses || 161–168, 181–188
|-
| DB || Dettes de location-acquisition || 172–178
|-
| DC || Provisions pour risques et charges || 191–198
|-
| '''DD''' || '''TOTAL DETTES FINANCIÈRES ET RESSOURCES ASSIMILÉES''' || total: DA + DB + DC
|-
| '''DF''' || '''TOTAL RESSOURCES STABLES''' || total: CP + DD
|-
| DH || Dettes circulantes HAO || 414, 481–488 (soldes créditeurs)
|-
| DI || Clients, avances reçues || 411, 412, 415–419 (soldes créditeurs)
|-
| DJ || Fournisseurs d'exploitation || 401–409 (soldes créditeurs)
|-
| DK || Dettes fiscales et sociales || 421–449 (soldes créditeurs)
|-
| DM || Autres dettes || 451–477 (soldes créditeurs)
|-
| DN || Provisions pour risques à court terme || 499, 599
|-
| '''DP''' || '''TOTAL PASSIF CIRCULANT''' || total: DH + DI + DJ + DK + DM + DN
|-
| DQ || Banques, crédits d'escompte || 564, 565 (soldes créditeurs)
|-
| DR || Banques, établissements financiers et crédits de trésorerie || 521–538, 561, 566 (soldes créditeurs)
|-
| '''DT''' || '''TOTAL TRÉSORERIE-PASSIF''' || total: DQ + DR
|-
| DV || Écart de conversion-Passif || 479
|-
| '''DZ''' || '''TOTAL GÉNÉRAL''' || total: DF + DP + DT + DV
|}

== 4. Compte de résultat et SIG ==
Les produits et les charges sont présentés en montants positifs, et les soldes intermédiaires sont calculés comme indiqué dans le second tableau.

{| class="wikitable"
|-
! Réf. !! Ligne imprimée !! Comptes du plan fourni
|-
| TA || Ventes de marchandises || 701
|-
| RA || Achats de marchandises || 601
|-
| RB || Variation de stocks de marchandises || 603/001
|-
| '''XA''' || '''MARGE COMMERCIALE''' || total: TA − RA − RB
|-
| TB || Ventes de produits fabriqués || 702–704
|-
| TC || Travaux, services vendus || 705, 706
|-
| TD || Produits accessoires || 707
|-
| '''XB''' || '''CHIFFRE D'AFFAIRES''' || total: TA + TB + TC + TD
|-
| TE || Production stockée (ou déstockage) || 734–737
|-
| TF || Production immobilisée || 721–726
|-
| TG || Subventions d'exploitation || 711–718
|-
| TH || Autres produits || 752–759
|-
| TI || Transferts de charges d'exploitation || 781
|-
| RC || Achats de matières premières et fournitures liées || 602
|-
| RD || Variation de stocks de matières premières et fournitures liées || 603/002
|-
| RE || Autres achats || 604–608
|-
| RF || Variation de stocks d'autres approvisionnements || 603/003
|-
| RG || Transports || 611–618
|-
| RH || Services extérieurs || 621–638
|-
| RI || Impôts et taxes || 641–648
|-
| RJ || Autres charges || 651–659
|-
| '''XC''' || '''VALEUR AJOUTÉE''' || total: XA + TB + TC + TD + TE + TF + TG + TH + TI − RC − RD − RE − RF − RG − RH − RI − RJ
|-
| RK || Charges de personnel || 661–668
|-
| '''XD''' || '''EXCÉDENT BRUT D'EXPLOITATION (E.B.E.)''' || total: XC − RK
|-
| TJ || Reprises d'amortissements, de provisions et dépréciations || 791, 798
|-
| RL || Dotations aux amortissements, aux provisions et dépréciations || 681, 691
|-
| '''XE''' || '''RÉSULTAT D'EXPLOITATION''' || total: XD + TJ − RL
|-
| TK || Revenus financiers et assimilés || 771–779
|-
| TL || Reprises de provisions et dépréciations financières || 797
|-
| TM || Transferts de charges financières || 787
|-
| RM || Frais financiers et charges assimilées || 671–679
|-
| RN || Dotations aux provisions et aux dépréciations financières || 687, 697
|-
| '''XF''' || '''RÉSULTAT FINANCIER''' || total: TK + TL + TM − RM − RN
|-
| '''XG''' || '''RÉSULTAT DES ACTIVITÉS ORDINAIRES''' || total: XE + XF
|-
| TN || Produits des cessions d'immobilisations || 821–826
|-
| TO || Autres produits HAO || 841–849, 861–868, 881–888
|-
| RO || Valeurs comptables des cessions d'immobilisations || 811–816
|-
| RP || Autres charges HAO || 831–839, 851–858
|-
| '''XH''' || '''RÉSULTAT HORS ACTIVITÉS ORDINAIRES''' || total: TN + TO − RO − RP
|-
| RQ || Participation des travailleurs || 871–878
|-
| RS || Impôts sur le résultat || 891–899
|-
| '''XI''' || '''RÉSULTAT NET''' || total: XG + XH − RQ − RS
|}

'''Les soldes intermédiaires de gestion (SIG) :'''

{| class="wikitable"
|-
! Réf. !! Ligne imprimée !! Formule
|-
| '''XA''' || MARGE COMMERCIALE || TA − RA − RB
|-
| '''XB''' || CHIFFRE D'AFFAIRES || TA + TB + TC + TD
|-
| '''XC''' || VALEUR AJOUTÉE || XA + TB + TC + TD + TE + TF + TG + TH + TI − RC − RD − RE − RF − RG − RH − RI − RJ
|-
| '''XD''' || EXCÉDENT BRUT D'EXPLOITATION (E.B.E.) || XC − RK
|-
| '''XE''' || RÉSULTAT D'EXPLOITATION || XD + TJ − RL
|-
| '''XF''' || RÉSULTAT FINANCIER || TK + TL + TM − RM − RN
|-
| '''XG''' || RÉSULTAT DES ACTIVITÉS ORDINAIRES || XE + XF
|-
| '''XH''' || RÉSULTAT HORS ACTIVITÉS ORDINAIRES || TN + TO − RO − RP
|-
| '''XI''' || RÉSULTAT NET || XG + XH − RQ − RS
|}

== 5. Tableau des flux de trésorerie ==
Ce tableau explique comment la trésorerie de la société a varié pendant l'exercice. Les flux opérationnels sont calculés à partir du bilan et du compte de résultat, et les flux d'investissement et de financement à partir du total des débits et des crédits passés pendant l'exercice sur les comptes concernés.

{| class="wikitable"
|-
! Réf. !! Ligne imprimée !! Mode de calcul
|-
| ZA || Trésorerie nette au 1er janvier || Trésorerie-actif (BT) moins trésorerie-passif (DT) de l'exercice précédent, d'après le bilan.
|-
| || ''Flux de trésorerie provenant des activités opérationnelles'' ||
|-
| FA || Capacité d'autofinancement globale (CAFG) || EBE (XD) + revenus financiers (TK) + transferts de charges financières (TM) + autres produits HAO (TO) − frais financiers (RM) − autres charges HAO (RP) − participation des travailleurs (RQ) − impôts sur le résultat (RS). Les cessions d'immobilisations, les amortissements et les provisions sont exclus.
|-
| FB || - Actif circulant HAO || Variation de l'actif circulant HAO (BA) entre les deux clôtures, signe inversé (une augmentation est un décaissement).
|-
| FC || - Variation des stocks || Variation des stocks et encours (BB), signe inversé.
|-
| FD || - Variation des créances et emplois assimilés || Variation des créances et emplois assimilés (BG), signe inversé.
|-
| FE || + Variation du passif circulant || Variation du passif circulant (DP) : une augmentation est un encaissement.
|-
| '''ZB''' || '''Flux de trésorerie provenant des activités opérationnelles''' || FA + FB + FC + FD + FE
|-
| || ''Flux de trésorerie provenant des activités d'investissement'' ||
|-
| FF || - Décaissements liés aux acquisitions d'immobilisations incorporelles || Débits passés pendant l'exercice sur les comptes 20 et 21.
|-
| FG || - Décaissements liés aux acquisitions d'immobilisations corporelles || Débits passés pendant l'exercice sur les comptes 22 à 25 (terrains, bâtiments, matériel, avances sur immobilisations).
|-
| FH || - Décaissements liés aux acquisitions d'immobilisations financières || Débits passés pendant l'exercice sur les comptes 26 et 27.
|-
| FI || + Encaissements liés aux cessions d'immobilisations incorporelles et corporelles || Crédits moins débits sur les comptes 821 et 822 (cessions d'immobilisations incorporelles et corporelles).
|-
| FJ || + Encaissements liés aux cessions d'immobilisations financières || Crédits moins débits sur le compte 826 (cessions d'immobilisations financières).
|-
| '''ZC''' || '''Flux de trésorerie provenant des activités d'investissement''' || FF + FG + FH + FI + FJ
|-
| || ''Flux de trésorerie provenant du financement par les capitaux propres'' ||
|-
| FK || + Augmentations de capital par apports nouveaux || Crédits passés sur les comptes 101 à 103 et 105 (capital et primes).
|-
| FL || + Subventions d'investissement reçues || Crédits passés sur les comptes 141, 142 et 148.
|-
| FM || - Prélèvements sur le capital || Débits passés sur les comptes 101 à 103.
|-
| FN || - Dividendes versés || Débits passés sur le compte 465 (dividendes à payer).
|-
| '''ZD''' || '''Flux de trésorerie provenant des capitaux propres''' || FK + FL + FM + FN
|-
| || ''Trésorerie provenant du financement par les capitaux étrangers'' ||
|-
| FO || + Emprunts || Crédits passés sur le compte 16, sauf 166 (intérêts courus).
|-
| FP || + Autres dettes financières || Crédits passés sur les comptes 17 et 18, sauf 176 et 183 (intérêts courus).
|-
| FQ || - Remboursements des emprunts et autres dettes financières || Débits passés sur les comptes 16, 17 et 18, sauf 166, 176 et 183.
|-
| '''ZE''' || '''Flux de trésorerie provenant des capitaux étrangers''' || FO + FP + FQ
|-
| '''ZF''' || '''Flux de trésorerie provenant des activités de financement''' || ZD + ZE
|-
| '''ZG''' || '''VARIATION DE LA TRÉSORERIE NETTE DE LA PÉRIODE''' || ZB + ZC + ZF
|-
| '''ZH''' || '''Trésorerie nette au 31 décembre''' || ZG + ZA
|-
| ZK || Contrôle : trésorerie-actif moins trésorerie-passif || Trésorerie-actif (BT) moins trésorerie-passif (DT) à la fin de la période, d'après le bilan.
|-
| '''ZL''' || '''Écart de contrôle''' || ZH − ZK
|}

'''La ligne de contrôle.''' La dernière ligne, ''Écart de contrôle'' (ZL), compare la variation de trésorerie calculée avec les lignes ci-dessus à la variation réelle de la trésorerie au bilan. Elle doit être nulle, et un zéro s'imprime en blanc. Un écart signifie que l'exercice contient des mouvements que les lignes ne peuvent pas expliquer, par exemple une augmentation de capital par incorporation de réserves (qui n'implique aucun flux de trésorerie), une écriture passée directement entre deux comptes du même groupe, ou une différence de change.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Remarque.''' Le TFT est un tableau à méthode indirecte construit à partir des soldes et des totaux de mouvements. Il doit être relu par votre comptable, en particulier le classement des mouvements de capital et d'emprunts.
</div>

== 6. Notes 3A et 3C – Immobilisations ==
La note 3A présente, pour chaque ligne d'immobilisations, la valeur brute au début de l'exercice, les augmentations, les diminutions (cessions) et la valeur brute à la fin. La note 3C présente la même chose pour les amortissements et dépréciations cumulés : le montant au début, la dotation de l'exercice, les montants repris (par exemple lors de la vente d'un bien) et le montant à la fin. Les montants de clôture concordent avec les colonnes ''Brut'' et ''Amort. et dépréc.'' du Bilan – Actif.

== 7. Notes annexes ==
Le rapport imprime les notes suivantes, chacune avec ses comptes. Pour les notes sur l'actif (4 à 11), les colonnes sont brut, amortissements et dépréciations, net et exercice précédent ; pour les autres, l'exercice et l'exercice précédent. Une note sans montant sur les deux exercices est omise, sauf si vous cochez l'option d'impression des soldes nuls.

{| class="wikitable"
|-
! Note !! Titre !! Colonnes !! Comptes du plan fourni
|-
| 4 || Immobilisations financières || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 261–278; amortissements / dépréciations: 296, 297
|-
| 5 || Actif circulant HAO || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 414, 481–488; amortissements / dépréciations: 498
|-
| 6 || Stocks et encours || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 311–388; amortissements / dépréciations: 391–398
|-
| 7 || Clients || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 411, 412, 415–419; amortissements / dépréciations: 491
|-
| 8 || Autres créances || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 421–477; amortissements / dépréciations: 492–497
|-
| 9 || Titres de placement || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 501–508, 541–545; amortissements / dépréciations: 590
|-
| 10 || Valeurs à encaisser || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 511–518; amortissements / dépréciations: 591
|-
| 11 || Banques, chèques postaux, caisse et assimilés || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 521–538, 561–588; amortissements / dépréciations: 592–594
|-
| 13 || Capital || Exercice et exercice précédent || 101–104, 109
|-
| 14 || Primes et réserves || Exercice et exercice précédent || 105, 106, 111–118
|-
| 15A || Subventions d'investissement || Exercice et exercice précédent || 141–148
|-
| 15B || Provisions réglementées et fonds assimilés || Exercice et exercice précédent || 151–158
|-
| 16A || Dettes financières et ressources assimilées || Exercice et exercice précédent || 161–198
|-
| 17 || Fournisseurs d'exploitation || Exercice et exercice précédent || 401–409
|-
| 18 || Dettes fiscales et sociales || Exercice et exercice précédent || 421–449
|-
| 19 || Autres dettes et provisions pour risques à court terme || Exercice et exercice précédent || 451–477, 499, 599
|-
| 20 || Banques, crédits d'escompte et de trésorerie || Exercice et exercice précédent || 521–538, 561–566
|-
| 21 || Chiffre d'affaires et autres produits || Exercice et exercice précédent || 701–759, 781
|-
| 22 || Achats || Exercice et exercice précédent || 601, 602, 604–608
|-
| 23 || Transports || Exercice et exercice précédent || 611–618
|-
| 24 || Services extérieurs || Exercice et exercice précédent || 621–638
|-
| 25 || Impôts et taxes || Exercice et exercice précédent || 641–648
|-
| 26 || Autres charges || Exercice et exercice précédent || 651–659
|-
| 27A || Charges de personnel || Exercice et exercice précédent || 661–668
|-
| 28 || Dotations aux amortissements, provisions et dépréciations d'exploitation || Exercice et exercice précédent || 681, 691
|-
| 29 || Charges et revenus financiers || Exercice et exercice précédent || 671–679, 687, 697, 771–779, 787, 797
|-
| 30 || Autres charges et produits HAO || Exercice et exercice précédent || 811–899
|}

== 8. Vérifier vos chiffres ==
{| class="wikitable"
! Vérification !! Résultat attendu
|-
| '''Total actif (BZ) et total passif (DZ)''' || Ils sont égaux, pour l'exercice et pour l'exercice précédent.
|-
| '''Résultat net (XI) et résultat au bilan''' || Le résultat du compte de résultat est égal au ''Résultat net de l'exercice'' (CH) du Bilan – Passif.
|-
| '''Trésorerie (BT, DT) et TFT''' || La trésorerie à la fin du TFT (ZH) est égale à la trésorerie-actif moins la trésorerie-passif du bilan : la ligne de contrôle ZL est donc nulle.
|-
| '''Notes et états''' || Le total d'une note est égal à sa ligne de l'état, par exemple le total de la note 6 est égal aux ''Stocks et encours'' (BB) et celui de la note 24 aux ''Services extérieurs'' (RH).
|-
| '''Immobilisations''' || Les montants de clôture des notes 3A et 3C sont égaux au brut et aux amortissements du ''Total actif immobilisé'' (AZ).
|}

Si le total actif et le total passif diffèrent, vérifiez d'abord que tous les lots ont été validés et que les soldes de fin d'exercice ont été reportés.

== 9. Limites ==
* Les états suivent la présentation révisée du SYSCOHADA, et les lignes sont alimentées à partir des comptes par les règles des tableaux ci-dessus. Faites-les relire par un comptable qualifié de votre pays avant de les déposer.
* Le tableau des flux de trésorerie est construit à partir des soldes et des totaux de mouvements. Les écritures sans flux de trésorerie et les effets de change ne sont pas isolés.
* Les notes annexes ne couvrent que ce que contient la comptabilité. Les notes qui exigent d'autres informations (par exemple les effectifs, les garanties et engagements donnés, et les notes narratives) et les formulaires de déclaration propres à un pays ne sont pas produits.
* Les montants sont exprimés dans la devise locale de la société.

----
[[Accounting/OHADA Accounting/fr|Comptabilité OHADA]] · [[Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr|Plan comptable OHADA]] · [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]]
[[Category:Comptabilité]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:OHADA]]

Accounting/OHADA Accounting/fr

2026-09-18T22:17:55Z

Sylvain: Add language switch

{{DISPLAYTITLE:Comptabilité OHADA (SYSCOHADA)}}
{{Langbar|en=Accounting/OHADA Accounting|fr=Accounting/OHADA Accounting/fr}}
'''Comment configurer et utiliser une société avec le plan comptable OHADA (SYSCOHADA) — création de la société, comptes collectifs, TVA, clôture annuelle et états financiers réglementaires.'''

Cet article couvre ce qui est propre à la tenue de la comptabilité d'une société OHADA dans Solace Accounting. Les journaux, les comptes clients et fournisseurs et le rapprochement bancaire fonctionnent comme décrit dans [[Accounting/fr|Comptabilité]], et la création d'une société en général est décrite dans [[General Setup/fr|Configuration générale]]. Deux articles complémentaires approfondissent le sujet : [[Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr|Plan comptable et catégories financières OHADA]] et [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Portée et responsabilité.''' Les états sont produits à partir des comptes par des règles fixes qui suivent la présentation révisée du SYSCOHADA. Ils constituent une aide au travail : ils ne remplacent ni les formulaires officiels de dépôt, ni les notes qui exigent des informations extérieures à la comptabilité, ni la relecture d'un comptable qualifié. Faites-les relire pour votre pays avant de les déposer.
</div>

== 1. Objectif et portée ==
L'OHADA est l'Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires. Ses États membres appliquent un même référentiel comptable, le SYSCOHADA, avec un plan comptable fixe (classes 1 à 9) et un ensemble fixe d'états financiers. Solace Accounting le prend en charge avec un plan comptable prêt à l'emploi, des noms de catégories financières en français et un groupe de rapports réglementaires.

{| class="wikitable"
! Domaine !! Ce que fournit Solace
|-
| '''Plan comptable''' || Le plan SYSCOHADA complet, classes 1 à 9, chargé à la création de la société (voir [[Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr|Plan comptable OHADA]]).
|-
| '''Catégories financières''' || Chaque compte est déjà rattaché à la catégorie qui pilote les rapports standard, et les noms des catégories sont fournis en français.
|-
| '''Paramètres par défaut''' || Comptes collectifs, exercice, taux de TVA, intitulé des factures et premier groupe d'inventaire sont paramétrés pour une société OHADA (§2).
|-
| '''États réglementaires''' || Bilan (Actif et Passif), compte de résultat avec les soldes intermédiaires de gestion, tableau des flux de trésorerie et notes annexes (voir [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]]).
|}

'''Non inclus :''' la présentation ancienne (2000) des états et le TAFIRE ; les notes qui exigent des informations absentes de la comptabilité (par exemple les effectifs, les garanties données et les notes narratives) ; et les formulaires de déclaration propres à un pays, comme la déclaration fiscale de la République démocratique du Congo. Voir le §7.

== 2. Créer une société OHADA ==
Créez la société avec l'''Assistant Nouvelle Entreprise''' (voir [[General Setup/fr|Configuration générale]]). Les étapes importantes pour l'OHADA sont :

# Lancez l''''Assistant Nouvelle Entreprise''' et saisissez le nom, l'adresse et les numéros d'immatriculation comme pour toute société.
# À l'étape du plan comptable, sélectionnez '''OHADA cadre des comptes''' dans la liste des plans. La grille affiche les comptes qui seront créés.
# Vérifiez la période financière. Pour une société OHADA, l'assistant propose une année civile commençant le 1er janvier, avec 12 périodes, et nomme la première période '''EXERCICE''' suivi de l'année. Vous pouvez modifier la date de début et le nombre de périodes.
# Terminez l'assistant. Il charge le plan comptable et applique les paramètres OHADA ci-dessous.

{| class="wikitable"
! Paramètre !! Valeur pour une société OHADA
|-
| '''Numéros de compte''' || Le numéro OHADA à trois chiffres suivi d'un sous-compte à trois chiffres. Par exemple, le sous-compte 001 du compte 411 porte le numéro 4110001.
|-
| '''Compte collectif clients''' || 4110001 – Clients
|-
| '''Compte collectif fournisseurs''' || 4010001 – Fournisseurs
|-
| '''Compte de report à nouveau''' || 1210000 – Report à nouveau créditeur
|-
| '''Compte de contrôle de la taxe''' || 4430001 – T.V.A. facturée sur ventes
|-
| '''Compte de taxe due''' || 4440001 – État, T.V.A. due
|-
| '''Compte collectif du personnel''' || 4220000 – Personnel, rémunérations dues
|-
| '''Type de taxe standard''' || TVA à 16 %, taux normal en République démocratique du Congo. Réglez le taux de votre pays sous ''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise → Traitement fiscal'' avant d'émettre des factures, et vérifiez le taux en vigueur auprès de votre administration fiscale.
|-
| '''Intitulé des documents de vente''' || FACTURE (les copies s'impriment COPIE FACTURE).
|-
| '''Groupe d'inventaire par défaut''' || Ventes 7010001, stock 3110001, coût des ventes 6010001, écart d'achat 6010001, autres écarts et ajustements 6030001.
|-
| '''Noms des catégories financières''' || En français (par exemple ''Capital social'', ''Produits financiers''), voir ''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise → Catégories Financières''.
|-
| '''Référentiel comptable''' || La société est enregistrée comme société SYSCOHADA, ce qui affiche le groupe de rapports ''États SYSCOHADA'' (§3).
|}

'''Ce que l'assistant ne paramètre pas :''' la devise locale, les journaux et les comptes bancaires. Réglez la devise sous ''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise'' avant de saisir des écritures. Pour les journaux, créez ceux qu'utilise votre comptable (en général achats, ventes, banque, caisse et opérations diverses) comme décrit dans [[Accounting/fr#Configuration des journaux et types d'écriture|Configuration des journaux et types d'écriture]]. Les soldes d'ouverture se saisissent comme dans [[Accounting/fr#Soldes d'ouverture|Soldes d'ouverture]].

== 3. Sociétés existantes et menu des états ==
Le groupe '''États SYSCOHADA''' apparaît sous ''Écran principal → Rapports → rapports financiers (Financials)'' uniquement pour une société que Solace reconnaît comme société OHADA. Il s'agit d'une société créée avec le plan OHADA par l'Assistant Nouvelle Entreprise, ainsi que d'une société plus ancienne dont les numéros de compte suivent la présentation trois plus trois chiffres et dont le compte collectif clients commence par 411. Si le groupe est absent pour une société qui tient sa comptabilité selon le SYSCOHADA, vérifiez que le compte collectif clients, sous ''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise'', est bien un compte 411.

Les sociétés existantes reçoivent automatiquement les nouvelles catégories financières (Produits financiers, Charges financières, Produits HAO, Charges HAO et Hors états financiers) à leur première ouverture après la mise à jour.

== 4. Règles de saisie importantes ==
{| class="wikitable"
! Règle !! Pourquoi
|-
| '''Saisir sur les sous-comptes, pas sur les comptes titres.''' || Un compte qui possède des sous-comptes est un compte titre, par exemple 411 Clients. Saisissez sur ses sous-comptes, par exemple le sous-compte 001 du compte 411. Solace refuse une écriture sur un compte principal qui possède des sous-comptes.
|-
| '''Utiliser les comptes collectifs pour les clients et les fournisseurs.''' || Les opérations clients et fournisseurs passent par le compte collectif clients 4110001 et le compte collectif fournisseurs 4010001, afin que les états reprennent correctement les soldes.
|-
| '''Valider tous les lots avant d'imprimer.''' || Les états lisent uniquement le grand livre validé. Les écritures encore dans un lot non validé n'apparaissent pas.
|-
| '''Respecter la numérotation OHADA.''' || Les états placent un compte selon son numéro. Un nouveau compte numéroté 622 apparaît sous « Services extérieurs », un nouveau compte numéroté 701 sous « Ventes de marchandises ».
|-
| '''Ne pas passer soi-même le résultat de l'exercice.''' || Le bilan calcule le ''Résultat net de l'exercice'' à partir des comptes de produits et de charges. Si vous passez aussi le résultat sur les comptes 131 ou 139, il est compté deux fois. Laissez ces comptes inutilisés, sauf si votre comptable a clôturé l'exercice en dehors de Solace.
|}

== 5. Clôture annuelle ==
Exécutez l''''Assistant de fin d'année''' (''Panneau de configuration → Outils'') comme décrit dans [[General Setup/fr|Configuration générale]]. Il crée la période financière suivante et reporte les soldes du bilan. Les états affichent l'exercice précédent à côté de l'exercice en cours : ne modifiez donc plus les soldes de l'exercice précédent après avoir imprimé les états.

== 6. Liste de contrôle de première configuration ==
# Créez la société avec l'Assistant Nouvelle Entreprise et le plan '''OHADA cadre des comptes'''.
# Réglez la devise locale et vérifiez le taux de TVA sous ''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise''.
# Créez les journaux qu'utilise votre comptable.
# Saisissez les soldes d'ouverture et les soldes clients et fournisseurs.
# Saisissez les écritures, toujours sur des sous-comptes.
# Validez tous les lots, puis imprimez les états depuis ''Rapports → rapports financiers → États SYSCOHADA'' et vérifiez-les (voir [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr#8. Vérifier vos chiffres|Vérifier vos chiffres]]).
# Faites relire les états par votre comptable avant de les déposer.

== 7. Limites ==
* Les états suivent la présentation révisée du SYSCOHADA (Acte uniforme relatif au droit comptable et à l'information financière, en vigueur depuis 2018). La présentation de 2000 et le TAFIRE ne sont pas produits.
* Les lignes sont alimentées à partir des comptes par des règles fixes (listées dans [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]]). Elles n'ont pas été vérifiées par un comptable qualifié pour chaque pays. Relisez-les pour votre pays avant de déposer vos états.
* Seules les notes annexes qui peuvent être déduites de la comptabilité sont produites. Les notes qui exigent d'autres informations doivent être préparées en dehors de Solace.
* Les formulaires de déclaration propres à un pays ne sont pas produits, par exemple la déclaration fiscale (liasse fiscale ou déclaration statistique et fiscale) de la République démocratique du Congo.
* Solace affiche les montants dans la devise locale de la société. L'assistant ne choisit pas la devise à votre place.

== Glossaire ==
{| class="wikitable"
! Terme !! Signification
|-
| OHADA || Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires, dont les États membres partagent le référentiel comptable.
|-
| SYSCOHADA || Le référentiel comptable de l'OHADA : plan comptable, règles et états financiers réglementaires.
|-
| Bilan || Imprimé en deux rapports : Actif et Passif (capitaux propres et dettes).
|-
| Compte de résultat || État des produits et des charges de l'exercice.
|-
| SIG || Soldes intermédiaires de gestion : marge commerciale, valeur ajoutée, EBE, résultat d'exploitation, etc.
|-
| EBE || Excédent brut d'exploitation.
|-
| CAFG || Capacité d'autofinancement globale : la trésorerie générée par l'activité de l'exercice avant variation du besoin de financement.
|-
| TFT || Tableau des flux de trésorerie.
|-
| HAO || Hors activités ordinaires : produits et charges étrangers à l'activité ordinaire de l'entreprise (classe 8).
|-
| Notes annexes || Les notes qui accompagnent les états financiers.
|-
| Poste || Une ligne d'un état réglementaire, identifiée par une référence à deux lettres comme AE ou XI.
|}

----
[[Accounting/OHADA Accounting/fr|Comptabilité OHADA]] · [[Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr|Plan comptable OHADA]] · [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]]
[[Category:Comptabilité]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:OHADA]]

Accounting/fr

2026-09-18T22:17:51Z

Sylvain: Add language switch

{{DISPLAYTITLE:Comptabilité}}
{{Langbar|en=Accounting|fr=Accounting/fr}}
'''Un guide complet de Solace Accounting — plan comptable, comptes clients/fournisseurs, journaux et TVA, rapprochement bancaire, gestion des stocks et fabrication.'''

Cet article couvre l'application de comptabilité de bout en bout. La création de la société et l'administration des utilisateurs/vendeurs sont partagées avec le point de vente et sont traitées séparément dans [[General Setup/fr|Configuration générale]] ; les opérations de caisse et de guichet propres au point de vente sont traitées dans [[POS/fr|POS]]. Les sociétés qui tiennent leur comptabilité selon le référentiel OHADA (SYSCOHADA) doivent aussi lire [[Accounting/OHADA Accounting/fr|Comptabilité OHADA]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Portée.''' Ce guide suit les menus ''Écran principal → Panneau de configuration / Grand livre / Clients / Fournisseurs / Inventaire / Rapports'' tels qu'ils existent dans la version actuelle de l'application. Les noms d'écran cités ci-dessous (par exemple « Catégories Financières », « Types d'écriture ») sont les intitulés exacts des menus, afin que vous puissiez suivre directement dans l'application.
</div>

== Objectif et portée ==
Ce guide accompagne l'utilisateur dans la configuration et l'utilisation de Solace Accounting : construire un plan comptable, configurer les comptes clients et fournisseurs, saisir les transactions via les journaux, rapprocher la banque, gérer les stocks et fabriquer des produits finis à partir de matières premières.

L'ordre de configuration est important : les catégories financières et types de compte (§2) viennent en premier, car chaque compte général en dépend ; la configuration des journaux/types d'écriture (§6) précède la saisie des transactions ; et la configuration de l'inventaire (§12) précède la création et la vente des articles en stock.

== Plan comptable et types de compte ==
Un plan comptable (COA) est une liste complète de chaque compte du système. Solace Accounting permet de créer sa propre liste de comptes, ou d'utiliser un modèle fourni pour accélérer la configuration et éviter les erreurs. Chaque compte est lié à un '''type de compte''' et à une '''catégorie financière''' — comprendre les deux est fondamental avant de créer ou modifier des comptes, car ils déterminent chaque rapport financier.

{| class="wikitable"
! Type de compte !! Signification
|-
| '''Comptes de bilan''' || Suivent l'argent et les valeurs que l'entreprise possède ou doit — son actif et son passif.
|-
| '''Comptes de résultat''' || Enregistrent les revenus et dépenses de l'activité commerciale. '''Le revenu''' est ce que l'on reçoit pour du temps, des services, ou l'utilisation d'argent (augmente l'actif/les capitaux propres). '''La dépense''' est de l'argent dépensé pour des biens ou services à consommation immédiate (diminue les capitaux propres ; diminue l'actif si payé immédiatement, augmente le passif si payé à crédit).
|}

Solace Accounting regroupe les comptes en '''catégories financières''' prédéfinies pour produire les rapports standards (compte de résultat, bilan, etc.). La liste des catégories est fixe, mais la description de chacune peut être renommée selon l'entreprise.

{| class="wikitable"
! Code !! Catégorie (compte de résultat) !! Description
|-
| 310 || Ventes || Groupe de comptes de revenu principal, constituant généralement l'essentiel du chiffre d'affaires.
|-
| 320 || Coût des ventes || Aussi appelé coût des marchandises vendues — chiffre d'affaires généré par le négoce.
|-
| 330 || Autres revenus || Revenus en dehors des activités commerciales normales.
|-
| 340 || Dépenses || Frais de négociation.
|-
| 355 || Produits financiers || Intérêts et autres produits financiers, présentés à part des produits ordinaires (utilisé par le plan OHADA).
|-
| 356 || Charges financières || Intérêts et autres charges financières, présentés à part des charges ordinaires (utilisé par le plan OHADA).
|-
| 360 || Taxe || Taxe commerciale perçue.
|-
| 370 || Dividendes || Distributions aux actionnaires sur les résultats de l'exercice.
|-
| 380 || Produits HAO || Produits hors activités ordinaires (utilisé par le plan OHADA).
|-
| 385 || Charges HAO || Charges hors activités ordinaires (utilisé par le plan OHADA).
|}

Les codes 300 (Compte de résultat non affecté) et 350 (Salaires et traitements) existent aussi comme catégories système mais ne sont normalement pas affectés directement à des comptes utilisateur. Le code 999 (Hors états financiers) est une catégorie système pour les comptes qui doivent rester en dehors du compte de résultat et du calcul du résultat, comme les engagements hors bilan du plan OHADA. Voir [[Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr|Plan comptable OHADA]].

{| class="wikitable"
! Code !! Catégorie (bilan) !! Description !! Classe
|-
| 110 || Capital social || Fonds des actionnaires levés en échange d'actions. || Passif
|-
| 120 || Revenus non répartis || Portion du bénéfice net non versée en dividendes, généralement des années précédentes. || Passif
|-
| 130 || Prêts aux actionnaires || Prêts accordés aux actionnaires. || Passif
|-
| 140 || Emprunts à long terme || Prêts remboursables sur plus d'un an. || Passif
|-
| 150 || Autres passifs à court terme || Passifs à court terme non affectés aux catégories courantes (TVA, provisions, etc.). || Passif
|-
| 160 || Immobilisations || Biens, équipements ou installations corporels à long terme possédés par l'entreprise (actifs non courants). || Actif
|-
| 170 || Investissements || Actifs ou sommes engagées qui généreront des revenus futurs. || Actif
|-
| 180 || Autres immobilisations || Actifs incorporels : brevets, marques, droits d'auteur. || Actif
|-
| 190 || Inventaire || Matières premières, en-cours de production et produits finis prêts à la vente. || Actif
|-
| 200 || Comptes débiteurs || Sommes dues à l'entreprise, généralement par des clients. || Actif
|-
| 210 || Banque || Liquidités en banque et découverts. || Actif
|-
| 220 || Autres actifs circulants || Actifs hors trésorerie convertibles en un an : avances aux fournisseurs/employés, petite caisse, charges payées d'avance. || Actif
|-
| 230 || Comptes créditeurs || Sommes dues aux fournisseurs et autres dettes à court terme. || Passif
|-
| 240 || Taxation || Sommes dues à l'administration fiscale. || Passif
|-
| 250 || Autres passifs à long terme || Autres prêts remboursables sur plus d'un an ou d'un cycle financier. || Passif
|}

Le code 100 (Bilan non affecté) existe aussi comme catégorie système.

'''Pour imprimer le rapport des catégories financières :''' Écran principal → '''Rapports''' → '''Grand livre''' → double-cliquer sur '''Catégories Financières'''.

'''Pour modifier les descriptions des catégories financières :''' Écran principal → '''Panneau de configuration''' → '''Paramètres de l'entreprise''' → '''Catégories Financières''' → modifier la colonne de traduction → '''Appliquer'''.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Remarque.''' La liste des catégories elle-même ne peut pas être restructurée — seules les descriptions peuvent être modifiées.
</div>

== Gestion des comptes généraux ==
{| class="wikitable"
! Tâche !! Étapes
|-
| '''Créer un compte général''' || Écran principal → '''Grand livre''' → double-clic sur '''Grand livre''' (sous Maintenance générale) → sélectionner la catégorie financière dans l'arborescence → '''Nouveau''' → saisir code et description → sur l'onglet Paramètres, sélectionner le groupe de type de compte et la catégorie financière → '''Enregistrer'''.
|-
| '''Modifier un compte général''' || Ouvrir le même écran → saisir le code du compte dans la case en bas à gauche (localise automatiquement le compte et remplit les zones d'édition) → modifier les détails → '''Enregistrer'''.
|-
| '''Supprimer un compte général''' || Ouvrir le même écran → localiser le compte comme ci-dessus → '''Supprimer'''.
|-
| '''Imprimer le plan comptable''' || Écran principal → '''Rapports''' → '''Grand livre''' → double-clic sur '''Rapport Plan de compte''' → renseigner les options → '''Imprimer'''.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Remarques.''' Dans l'arborescence du plan comptable, les catégories de compte de résultat apparaissent en noir gras et celles du bilan en bleu gras. Un compte avec des soldes ne peut pas être supprimé, ni changé entre compte de résultat et bilan.
</div>

== Comptes clients et fournisseurs ==
Les écrans de comptes clients et fournisseurs sont presque identiques et partagent la même disposition.

'''Pour créer un compte client :''' Écran principal → '''Clients''' → double-clic sur '''Clients''' (sous Comptes) → '''Nouveau''' (propose un nouveau code de compte, ou saisir le vôtre) → saisir la description et les coordonnées.

=== Onglet Traitement ===
Détermine le comportement du compte dans les journaux, documents et autres transactions, regroupé en cinq blocs :

{| class="wikitable"
! Bloc !! Champ !! Signification
|-
| Opérations || Vieillissement || '''Solde à terme''' lie chaque paiement au montant dû le plus ancien ; '''Échéance''' lie chaque paiement à un montant d'échéance précis.
|-
| Opérations || Monnaie || En mode multidevises, le taux de change de trading utilisé pour ce compte.
|-
| Documents || Impression || Mode d'impression par défaut utilisé à la finalisation d'un document lié à ce compte.
|-
| Documents || Format e-mail || Format utilisé pour l'envoi de documents par e-mail à ce compte.
|-
| Fiscalité || Mode || Mode fiscal par défaut.
|-
| Fiscalité || Type de taxe || Type de taxe par défaut utilisé.
|-
| Fiscalité || Référence fiscale || Numéro fiscal du client/fournisseur — imprimé également sur les documents (facture, note de crédit, etc.).
|-
| Autres || Vendeur || Vendeur par défaut rattaché au compte, utilisé pour la commission (voir la configuration des vendeurs dans [[General Setup/fr|Configuration générale]]).
|-
| Autres || Numéro de carte || Numéro de carte client, utilisé lorsque le système de carte global est activé.
|}

=== Onglet Conditions ===
Définit les conditions de paiement anticipé et le régime de tarification. Les conditions elles-mêmes sont créées sous '''Panneau de configuration → Conditions de paiement'''.

{| class="wikitable"
! Champ !! Signification
|-
| Conditions basées sur les jours || Ancienneté des soldes impayés par jour.
|-
| Conditions mensuelles || Ancienneté par fin de période.
|-
| Conditions anticipées || Un pourcentage de remise et un nombre de jours pour l'obtenir (remise de règlement anticipé). Saisir 00 pour désactiver.
|-
| Durée normale || Délai attendu pour que le client règle son compte, basé sur la sélection jours/mensuel ci-dessus.
|-
| Intérêts à partir de || Si et quand Solace doit facturer des intérêts sur les montants en souffrance, en conjonction avec la Durée normale.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Pourquoi définir des conditions.''' Les conditions de paiement permettent au système de déterminer quand un client est en retard — définissez la Durée normale (et la Condition anticipée si une remise de règlement est offerte) avant de vous fier au rapport d'analyse d'ancienneté.
</div>

Également sur l'onglet Entrée : '''Régime de prix''' (lequel des 10 régimes de prix s'applique par défaut à ce compte, modifiable à la saisie des documents), '''Limite de crédit''' (avertit ou bloque au-delà du solde autorisé), et '''% de remise''' (une remise commerciale appliquée automatiquement à la facture, en plus de toute remise de ligne).

=== Sous-comptes, contacts et notes ===
{| class="wikitable"
! Onglet !! Rôle
|-
| Sous-compte || Crée des sous-comptes sous un client/fournisseur (Code, Nom/Surnom, indicateur Bloqué, Numéro de carte propres). Solace affiche alors le rapport de relevé et le rapport d'analyse d'ancienneté détaillés par sous-compte — utile pour une entreprise ayant des succursales.
|-
| Contacts || Ajouter, modifier et supprimer des personnes de contact pour le compte ; sert aussi à stocker des adresses supplémentaires sélectionnables à la saisie des documents.
|-
| Notes || Créer des notes datées, publiques ou privées, sur le compte. Les notes actives apparaissent dans la liste '''Rappels''' de l'écran principal, actualisée toutes les quelques minutes.
|-
| Détails supplémentaires || Attacher une image/photo au compte, utilisée pour la recherche et la vérification de compte au point de vente.
|}

'''Pour créer une note :''' sélectionner d'abord le compte, puis onglet Notes → '''Nouveau''' → saisir l'objet, la date de début, la date de fin, le statut et la visibilité (Public = visible par tous les utilisateurs ; Privé = visible uniquement par son créateur) → saisir le corps de la note → '''Enregistrer'''.

== Utilisation des catégories dans Solace Accounting ==
Les catégories affinent les options de rapport et produisent des rapports plus détaillés. Jusqu'à 10 types de catégorie sont disponibles, et le même processus s'applique aux clients, fournisseurs, comptes généraux et articles de stock (illustré ici avec l'inventaire). Pour les catégories clients/fournisseurs, voir Panneau de configuration → Clients / Fournisseurs.

{| class="wikitable"
! Tâche !! Étapes
|-
| Nommer les types de catégorie || Écran principal → '''Panneau de configuration''' → Inventaire (ou Client/Fournisseur) → '''Noms des catégories''' → renommer chacun → '''Appliquer'''.
|-
| Peupler une arborescence de catégories || Panneau de configuration → Inventaire (ou Client/Fournisseur) → double-clic sur '''Catégorie d'inventaire''' → sélectionner le type de catégorie à gauche → sélectionner la racine de l'arbre à droite → '''Ajouter''' (insère un nœud vide « [...] ») → cliquer sur les points de suspension ou appuyer sur F2 et saisir la description. Répéter sur la racine pour une catégorie sœur, ou sur une catégorie existante pour une sous-catégorie.
|-
| Rattacher un article à une catégorie || Sur l'éditeur d'inventaire (ou client/fournisseur), ouvrir la liste déroulante de catégorie → double-cliquer pour sélectionner → OK → Enregistrer.
|-
| Filtrer les rapports par catégorie || Partout où les options d'un rapport listent un sélecteur de catégorie (ex. rapport Liste de prix des stocks), sélectionner la catégorie souhaitée.
|}

== Configuration des journaux et types d'écriture ==
Solace Accounting est piloté par lots : chaque transaction est saisie dans un lot, vérifiée, puis '''validée''' (enregistrée définitivement dans le grand livre). Toutes les transactions financières passent par des journaux, afin que chaque transaction puisse être tracée dans les rapports de journaux. Traiter un journal via '''Type d'écriture''' signifie : configurer les options du journal → saisir les lignes de transaction → lister/imprimer pour archive papier → valider dans le grand livre.

Solace Accounting applique la partie double : chaque débit a un crédit égal et opposé. Une seule face de la transaction est saisie ; Solace écrit automatiquement la ligne de contrepartie selon les paramètres du type d'écriture, et valide un lot équilibré. Les documents (factures, achats, etc.) sont comptabilisés de la même façon en arrière-plan.

'''Pour configurer un journal normal (hors livre de caisse) :''' Écran principal → '''Panneau de configuration''' → double-clic sur '''Types d'entrée''' → '''Ajouter''', puis configurer :

{| class="wikitable"
! Champ !! Signification
|-
| Description || Le nom du type d'écriture.
|-
| Livre de caisse || S'il s'agit d'un journal de caisse (Paiement/Reçu) ou hors livre de caisse.
|-
| Débit/Crédit || Type de transaction par défaut saisi avec ce journal (modifiable à la saisie).
|-
| Accès au compte || Restreint/filtre les comptes proposés par la recherche dans ce journal.
|-
| Contrepartie par ligne || Ajoute une colonne permettant un compte de contrepartie différent par ligne, plutôt qu'un seul pour tout le lot.
|-
| Multi-devises || Autorise une devise non locale, définie dans le champ suivant.
|-
| Compte bancaire (Contrepartie) || Compte de contrepartie par défaut pour chaque nouvelle ligne. Désactivé pour les livres de caisse, qui reçoivent leur contrepartie (le compte bancaire) automatiquement.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Les journaux de caisse sont automatiques.''' Il n'est pas nécessaire de créer un journal de caisse manuellement : la création d'un compte bancaire (catégorie financière = Banque) crée automatiquement ses journaux de Paiement et de Réception, listés avec les journaux hors livre de caisse.
</div>

== Saisie et validation des transactions ==
Sans contrôle de stock, la plupart des transactions sont saisies directement via les Types d'écriture.

'''Prérequis :''' un compte de vente et un compte client existent (§4), et un Journal des ventes est défini (§6).

'''Pour saisir et valider une transaction :''' Écran principal → '''Grand livre''' → Journaux (bloc Traitement) → sélectionner le journal (ex. Journal des ventes) et appuyer sur Entrée pour ouvrir un nouveau lot → '''Paramètres''' pour configurer le lot :

{| class="wikitable"
! Champ !! Signification
|-
| Compte Contra || Identique à celui défini à la création du journal ; modifiable ici.
|-
| Consolider les soldes || Fusionne les transactions similaires (même code de compte et type de taxe) en une seule ligne totalisée.
|-
| Appeler l'échéance || Ouvre automatiquement l'écran des échéances dès qu'un montant reste impayé, pour rapprocher les factures des paiements clients.
|-
| Multi-devises || Autorise des devises autres que la devise locale.
|-
| Lien vers les projets || Ajoute une colonne de recherche de projet, liant les transactions à un projet.
|-
| Référence d'incrément || Incrémente la référence de 1 à chaque nouvelle ligne.
|-
| Répéter les détails || Répète les détails de la ligne précédente sur chaque nouvelle ligne.
|-
| Répéter le code du projet || Répète le code projet de la ligne précédente (indépendamment de Répéter les détails).
|-
| Taxe sur les processus || Par défaut « Ne pas utiliser la taxe » ; tout autre choix ajoute une colonne Type de taxe, avec « Par défaut en mode inclusif/exclusif » déterminant la colonne où le curseur se place en premier.
|-
| Type de taxe par défaut || Type de taxe par défaut sur chaque nouvelle ligne lorsque le traitement de la taxe est activé (modifiable).
|}

Saisir la ligne (ex. Référence SAL00001, Date, Description, Type de taxe, Montant), puis '''Valider'''. Le lot reste ouvert et modifiable jusqu'à validation ; la validation écrit automatiquement les lignes de contrepartie et ferme l'écran si la date et les comptes respectent les paramètres de l'entreprise.

Détail du grand livre pour une transaction validée : '''Rapports''' → '''Grand livre''' → double-clic sur '''Grand livre détaillé''' → définir la période couvrant la date de transaction → '''Imprimer'''. Autres rapports utiles : Lots de type d'entrée, Balance de vérification, Taxe.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''L'allocation de la TVA diffère entre livre de caisse et hors livre de caisse.''' Pour un montant inclusif de 114 avec TVA standard : dans un journal de '''caisse''' (ex. Paiement Petite Caisse), le montant '''inclusif''' est alloué au compte de contrepartie et équilibré par la portion de taxe (Dr Papeterie 100, Dr Contrôle Fiscal 14, Cr Petite Caisse 114). Dans un journal '''hors livre de caisse''' (ex. Ventes), le montant '''exclusif''' est alloué à la contrepartie (Dr Client 114, Cr Contrôle Fiscal 14, Cr Ventes 100). Pour cette raison, un journal comme la Petite Caisse doit généralement être de type livre de caisse pour que sa portion de TVA soit comptabilisée correctement.
</div>

== TVA et le type de taxe à 100 % ==
Le type de taxe à 100 % enregistre le montant '''total''' sur le compte de contrôle fiscal et le solde complet sur le compte de contrepartie. Il couvre des cas comme : une facture entièrement TVA sur des marchandises importées, une facture TVA seule liée à des marchandises déjà facturées/payées, ou un petit ajustement de taxe à payer sous le seuil de versement.

'''Pour créer le type de taxe à 100 % :''' Panneau de configuration → '''Paramètres de l'entreprise''' → '''Traitement fiscal''' → ajouter « Redressement fiscal » avec Taux % = 100 → '''Appliquer'''. Vérifier sous Rapports → Taxe → Types de taxe.

Il existe trois façons de comptabiliser un montant de TVA à 100 % :

{| class="wikitable"
! Méthode !! Quand l'utiliser !! Comment
|-
| '''1. Via un journal de caisse''' || La TVA n'a pas été réclamée au moment de l'achat. || Ouvrir le journal Paiement Livre de Caisse → Paramètres → activer le traitement fiscal pour ce type d'écriture (ajoute les colonnes Exclusif/Inclusif). Saisir une ligne : compte = Coût des ventes, type de taxe = 100 %, débit = 8300 (la TVA), puis une seconde ligne : compte fournisseur, sans taxe, débit = 570 (le montant net). Seules les lignes Dr sont saisies ; Solace génère les lignes Cr à la validation.
|-
| '''2. Via un journal d'achat (hors livre de caisse)''' || Le compte de contrepartie doit être le compte de dépense lui-même (ex. Coût des ventes), car les journaux hors livre de caisse permettent de choisir le compte de contrepartie (contrairement aux livres de caisse, toujours en contrepartie de la banque). || Saisir : Cr Fournisseur avec 100 % de taxe = 8300, Cr même fournisseur sans taxe = 570. Seules les lignes Cr sont saisies ; Solace génère les lignes Dr à la validation.
|-
| '''3. Via un document d'achat''' || Préférable lorsque les marchandises achetées doivent aussi mettre à jour les quantités d'inventaire/stock. || Sur l'écran de saisie de la facture fournisseur, ajouter une ligne de type « 4 Compte GL » utilisant le compte Coût des ventes, type de taxe 100 %, prix = 8300, quantité = 1, pour l'ajustement de taxe ; ajouter les marchandises comme ligne de stock normale sans TVA.
|}

== Écritures répétitives et abréviations ==
Les '''journaux récurrents''' permettent de saisir une transaction une fois et de la réutiliser à chaque période. Écran principal → '''Grand livre''' → '''Journaux récurrents''' → sélectionner le type d'écriture → Entrée pour accéder aux lignes du lot (l'écran affiche « Lot récurrent »). Pour réutiliser un journal normal comme modèle : l'ouvrir, atteindre les lignes du journal, '''Traiter''' → '''Copier récurrent''' et suivre l'assistant — le lot récurrent d'origine est conservé pour la période suivante.

Les '''abréviations''' développent automatiquement un code court en description complète pendant la saisie. Grand livre → navigateur Journaux récurrents → double-clic sur '''Abréviations''' → '''Nouveau''' → saisir le Code, appuyer sur Entrée, saisir la Description complète → '''Enregistrer'''. Taper le code (ex. « P ») dans une zone de description et appuyer sur Entrée le remplace par le texte complet (ex. « Paiement merci »).

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Remarque.''' Les codes d'abréviation sont sensibles à la casse (« P » ≠ « p ») et peuvent comporter jusqu'à 3 caractères.
</div>

== Soldes d'ouverture ==
Ignorez cette étape si l'entreprise n'est pas nouvelle. Sinon, obtenez les chiffres d'ouverture depuis la balance de vérification ou le bilan de l'ancien système, et saisissez-les via le '''Journal Général''' — idéalement un jour avant le début de l'exercice en cours, afin que les dépenses basculent correctement dans le compte de report à nouveau au début de l'exercice. Saisissez les chiffres individuels des clients et fournisseurs sur leurs propres comptes.

Définissez le compte de contrepartie du journal sur votre compte d'attente, saisissez la balance de vérification, puis validez. Listez le journal avant validation pour le vérifier, et utilisez ensuite les rapports Balance de vérification / Bilan pour confirmer.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Le compte de report à nouveau ne peut pas être débité/crédité directement.''' Pour saisir un solde d'ouverture sur ce compte, passez par un compte de revenu/dépense et laissez le système transférer le montant vers le report à nouveau en fin d'exercice.
</div>

Voir aussi : [[:File:Opening_Balance.xlsx|Modèle de solde d'ouverture]] — un tableur de départ pour rassembler les chiffres de la balance avant leur saisie.

=== Enregistrer un prêt et ses intérêts ===
'''Exemple.''' Retail T nous emprunte 60 000 R à un taux de 12,40 % par an, remboursable sur 5 ans.

* Intérêt total : 60 000 × 0,124 × 5 = 37 200 R (7 440 R/an).
* Total à rembourser : 60 000 + 37 200 = 97 200 R, sur 60 mois = 1 620 R/mois.
* Répartition mensuelle : principal = 60 000 / 60 = 1 000 R ; intérêt = 37 200 / 60 = 620 R.

Chaque paiement mensuel est enregistré sur un compte de passif et un compte de revenu d'intérêts :

{| class="wikitable"
! Débit !! Crédit
|-
| Prêt à recevoir (passif) 1 000 R || Compte prêt client 1 620 R
|-
| Revenu d'intérêts 620 R ||
|}

Solace Accounting enregistre automatiquement le prêt sur le compte correspondant à sa création ; chaque remboursement est ensuite rapproché de la transaction de prêt en tant qu'échéance ouverte sur le compte client, via l'écran de réception de paiement de prêt.

== Rapprochement bancaire ==
Le rapprochement bancaire compare les transactions saisies via les journaux de caisse au relevé bancaire, qui contient généralement des éléments inconnus au moment de la saisie (frais bancaires, intérêts, ordres de débit, dépôts directs) — ceux-ci doivent être saisis dans le journal de caisse pour conclure le rapprochement. Il confirme que vos transactions enregistrées, celles de la banque et le relevé bancaire lui-même concordent. Le solde de clôture côté Solace est appelé '''solde comptable''' (affiché sur le rapport comme « solde selon Solace ») ; le solde de la banque est le '''solde bancaire'''.

Voir aussi : [[:File:Bank_Statement.xlsx|Modèle de relevé bancaire]].

'''Pour effectuer le rapprochement :''' Écran principal → '''Caisse''' → Processus → double-clic sur '''Rapprochement bancaire''' → sélectionner le compte bancaire et la période → saisir le Solde du relevé bancaire → appuyer sur Entrée (ou cliquer dans l'espace blanc central) pour charger toutes les transactions non rapprochées.

Le panneau d'informations affiche :

{| class="wikitable"
! Champ !! Signification
|-
| Total des réceptions || Total de toutes les réceptions non rapprochées de la liste.
|-
| Total des paiements || Total de tous les paiements non rapprochés de la liste.
|-
| Total rapproché || Total de toutes les transactions rapprochées plus toutes celles actuellement non rapprochées ; diminue vers le Total de transaction au fur et à mesure du rapprochement.
|-
| Total de la transaction || Le total des transactions validées/du grand livre enregistré par Solace Accounting.
|-
| Différence || Total rapproché moins Total de transaction ; atteint 0 une fois tout rapproché.
|}

'''Pour rapprocher des éléments,''' soit :
* '''Recherche''' — choisir Rechercher par référence ou par montant en bas, saisir la valeur, appuyer sur Entrée pour localiser et rapprocher la transaction correspondante ; soit
* '''Défilement et coche''' — faire défiler la liste et cocher la case (ou appuyer sur Espace) sur chaque transaction correspondante.

Une fois toutes les transactions correspondantes cochées, cliquer sur '''Processus''' pour valider le travail ; le travail non validé est perdu si vous quittez sans le valider.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Astuce.''' Cliquer sur « Afficher le rapport » en cours de travail, ou sur Actualiser, valide d'abord le travail en cours (Actualiser recharge aussi la liste des transactions) — utilisez Actualiser pour intégrer de nouvelles transactions pendant le rapprochement.
</div>

S'il reste une différence après avoir tout coché, il s'agit généralement de frais bancaires/intérêts non enregistrés (à saisir via le livre de caisse Paiement/Réception) ou d'un solde d'ouverture non encore saisi via le Journal Général (§10) — validez-le, puis réimprimez le rapport de rapprochement ; la différence devrait alors être nulle.

== Configuration de l'inventaire pour la vente de stock ==
Terminez la configuration de l'entreprise et des utilisateurs ([[General Setup/fr|Configuration générale]]) ainsi que celle des journaux (§6) avant de configurer l'inventaire. Configuration via Écran principal → '''Panneau de configuration''' → double-clic sur '''Inventaire'''.

'''Paramètres généraux :'''

{| class="wikitable"
! Paramètre !! Effet si coché
|-
| Multi Store || Active plusieurs magasins (sinon le système fonctionne avec un seul). Activable plus tard.
|-
| Impossible de vendre en rupture de stock || Bloque l'enregistrement d'une vente sans stock ; les quantités ne peuvent pas devenir négatives.
|-
| Avertir en cas de rupture de stock || Affiche un avertissement lorsqu'un article approche de zéro.
|-
| Créer un nouvel élément sur code manquant || Permet de créer un nouveau code à la volée lors de la saisie.
|-
| Avertir si le fournisseur préféré n'est pas utilisé || Avertit lors d'un achat auprès d'un fournisseur hors de la liste préférée de l'article.
|-
| Coût moyen à 0,00 si quantité nulle || Réinitialise le coût moyen d'un article à zéro lorsque sa quantité disponible atteint zéro.
|-
| Réserve d'inventaire pour commande client || Réduit la quantité disponible et la réserve pour le client.
|-
| Réserve du numéro de série pour commande client || Comme ci-dessus, mais réserve le numéro de série.
|-
| Pas de commande en souffrance || Supprime la création d'une commande en souffrance pour les quantités non livrées (sinon une commande en souffrance est créée pour l'écart).
|-
| Vérifier le niveau de réapprovisionnement || Notifie lorsqu'un article approche de son niveau de réapprovisionnement défini.
|}

'''Intégration :''' relie l'inventaire au grand livre pour l'évaluation des stocks (génère les transactions de Coût des ventes), au coût moyen ou au dernier coût. Sélectionnez le journal Coût des ventes à utiliser, et fixez le mode d'intégration une bonne fois avant toute évaluation ou transaction d'inventaire (voir §14 pour les implications sur la fabrication).

'''Limites :''' Remise maximale par ligne (%) et Remise maximale par facture (%).

'''Groupes''' relient les articles d'inventaire aux comptes du grand livre, un même type de taxe pouvant servir aux ventes et aux achats :

{| class="wikitable"
! Champ !! Signification
|-
| Description || Le nom du groupe.
|-
| Taxe d'achat || Type de taxe utilisé avec les fournisseurs.
|-
| Taxe de vente || Type de taxe utilisé avec les clients.
|-
| Ventes || Compte de vente utilisé lors de la vente.
|-
| Inventaire || Compte de contrôle des stocks utilisé pour l'évaluation.
|-
| Écart d'achat || Enregistre les écarts d'achat (utile en négoce multidevises).
|-
| Écart de comptage || Enregistre les différences constatées lors des comptages de stock.
|-
| Coût des ventes || Enregistre le coût des marchandises vendues, utilisé avec le paramètre d'intégration.
|-
| Ajustement || Enregistre les transactions d'ajustement de stock.
|}

'''Valeurs par défaut''' pré-remplissent les nouveaux articles : Unité, Description fixe (verrouille la description à la saisie), Groupe d'inventaire, Magasin de facturation, Article de service/physique, et contrôle du numéro de série.

'''Prix de vente''' — Solace prend en charge jusqu'à 10 régimes de prix ; définissez le nombre de régimes disponibles et nommez chaque régime.

La fabrication (nomenclatures) est traitée en §14 ; la logistique/transport est traitée dans un module séparé.

== Création et utilisation des articles d'inventaire ==
'''Pour créer/modifier un article d'inventaire :''' Écran principal → Inventaire → double-clic sur Inventaire (« Modifier le maître d'inventaire ») → '''Ajouter''' → saisir code, description, unité → sélectionner le Groupe (remplit automatiquement la taxe) → sélectionner le type d'article → définir les paramètres de traitement → Enregistrer. Exemple d'articles et leur effet comptable :

{| class="wikitable"
! Code !! Description !! Prix de revient !! Prix de vente !! Stock d'ouverture
|-
| 0DINER || Table de dîner || 750 || 1000 || 20
|-
| 0COFFEE || Table basse || 1100 || 1700 || 5
|}

{| class="wikitable"
! Opération !! Débit !! Crédit
|-
| Achat de stock || Article en stock (prix de revient) || Créancier (prix de revient)
|-
| Vente de stock || Débiteur (prix de vente) || Ventes (prix de vente)
|-
| || Coût des ventes (prix de revient) || Stock (prix de revient)
|}

'''Prix :''' onglet Prix → sélectionner le magasin → saisir le prix inclusif ou exclusif (Solace recalcule l'autre selon le taux de taxe du groupe de l'article) pour chaque régime en usage. Les '''prix futurs''' préparent un changement de prix sans toucher au prix courant, appliqué plus tard via l'assistant du Panneau de configuration. Les '''prix spéciaux''' appliquent un régime différent pour une période donnée, en bas de l'onglet Prix.

'''Magasins, images, quantités et niveaux de réapprovisionnement''' se configurent tous depuis le même écran de saisie d'article : l'onglet Magasin (cocher les magasins concernés), l'onglet Image (Charger/Effacer — aussi utilisée comme bouton d'accès rapide au point de vente), l'onglet Statistiques (vérification rapide du stock disponible), et les quantités min/max de réapprovisionnement avec les fournisseurs préférés.

=== Utilisation de l'inventaire dans les documents ===
Tous les documents (fournisseurs et clients) sont pilotés par lots et liés à l'inventaire : ils restent modifiables jusqu'à validation, puis sont scellés. Exemple : achat de 10 articles à 1500 chacun et vente d'un article à 2500.

'''Pour enregistrer un achat :''' Fournisseurs → '''Documents''' → sélectionner '''Facture fournisseur''' → laisser le Numéro sur *Auto*, sélectionner le compte, le sous-compte si nécessaire, la date et la référence → saisir pour chaque ligne le magasin, l'article et la description → '''Mettre à jour''' → '''Document actif uniquement''' pour valider, avec option d'impression/enregistrement/e-mail. Mises à jour : Quantités d'inventaire, Type d'entrée par lot, Transactions fournisseur, et autres rapports.

'''Pour enregistrer une vente :''' même processus depuis le menu Clients, via '''Facture fiscale''' ou '''Devis''' (le type de document se change depuis l'en-tête de l'écran de saisie). Mises à jour : Quantités d'inventaire, Lot de type d'entrée, Transactions client, Balance de vérification, et rapports d'analyse des ventes.

{| class="wikitable"
! Document !! But
|-
| Devis || Une estimation envoyée à un client avant une vente.
|-
| Commande client || Traitée avant une facture, représentant l'accord du client pour acheter.
|-
| Facture || Une vente à un client ; affecte l'inventaire et les comptes du grand livre.
|-
| Note de crédit || Émise lorsqu'un client retourne tout ou partie d'une facture.
|-
| Note de débit || Émise lorsqu'un ou plusieurs articles ont été omis d'une facture.
|-
| Bon de livraison || Confirme les marchandises livrées à un client.
|-
| Bon de commande || Enregistre une commande passée à un fournisseur ; non validé au grand livre et ne met pas à jour la quantité disponible.
|-
| Bon de réception (GRN) || Enregistre les marchandises reçues avant l'arrivée de la facture fournisseur, en comptabilisant sur le compte de régularisation plutôt que sur le compte fournisseur.
|-
| Facture fournisseur || La facture du fournisseur ; si liée à un GRN, réduit le compte de régularisation et transfère le solde au compte fournisseur.
|-
| Retour/Débit || Annule une facture fournisseur lors du retour de marchandises défectueuses.
|-
| Crédit au fournisseur || Utilisé lorsqu'un fournisseur a omis un ou plusieurs articles d'une facture.
|}

=== Factures récurrentes ===
Utilisées pour les factures qui se répètent périodiquement. Clients → Facture fiscale/Devis → sélectionner '''Facture répétée''' comme type de document → compléter et fermer l'écran de saisie pour l'enregistrer comme modèle. L'onglet Planificateur du modèle (absent des documents normaux) permet d'activer la répétition automatique selon un calendrier.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Remarque.''' La génération entièrement automatique et non supervisée des factures récurrentes nécessite le module externe « Solace Grata ».
</div>

Pour générer une facture depuis un modèle manuellement : Clients → double-clic sur '''Facture récurrente''' → suivre l'assistant.

=== Inventaire physique (Stock Take) ===
Effectuez un inventaire physique lors de la première configuration du système, puis au moins une à deux fois par an, pour garder l'inventaire physique et informatique synchronisés. L'assistant (Inventaire → Assistants → Comptage d'inventaire) permet un comptage complet ou partiel pendant que l'activité continue :

# '''Processus''' pour choisir comptage complet ou partiel (laisser la sélection vide pour un comptage complet), puis Fermer.
# '''Processus''' à nouveau pour imprimer la feuille A4 de comptage (sa dernière colonne est vide pour le comptage physique). « Abandonner le comptage d'inventaire » permet de tout recommencer à tout moment.
# Saisir les quantités comptées manuellement (« Entrer l'inventaire manuellement », avec une recherche par code/description) ou importer un fichier CSV (« Importer le comptage d'inventaire » ; colonnes Code, Code-barres, Description, Qté — exporter d'abord le modèle pour obtenir le bon format).
# Vérifier le rapport d'écarts, puis '''Mettre à jour les quantités''' pour appliquer les nouveaux comptages et clore l'inventaire.

== Fabrication (nomenclatures) ==
Une entreprise de fabrication utilise des composants, pièces ou matières premières pour produire un bien fini. Solace évalue l'inventaire selon '''le dernier prix''' (dernier entré, premier sorti) ou le '''coût moyen''' ; le coût des marchandises vendues est le coût cumulé pour produire ce qui a été vendu (main-d'œuvre pour un service, prix d'achat plus coûts d'acquisition pour le détail). Ces paramètres se trouvent dans les paramètres d'inventaire vus en §12.

=== Configuration et articles de nomenclature ===
Une nomenclature (BOM) est la liste des matières premières/pièces/composants nécessaires pour produire un produit fini.

'''Configuration unique :'''
# Créer un journal de type d'écriture dédié aux nomenclatures s'il n'en existe pas : Panneau de configuration → Configuration des types d'écriture → Ajouter → le nommer → OK → Fermer.
# Activer la fabrication : Panneau de configuration → Configuration de l'inventaire → '''Nomenclature (BOM)''' → cocher '''Activer la fabrication''' → définir le prochain numéro de nomenclature, le journal de nomenclature, tout coût supplémentaire et le compte qui l'enregistre → '''Appliquer'''.

'''Exemple :''' fabrication d'une étagère à partir de 3 pièces plus main-d'œuvre. Créer d'abord les articles composants :

{| class="wikitable"
! Code !! Description !! Dernier coût unitaire
|-
| 1BS_PART_A || Étagère Partie A || 140.00
|-
| 1BS_PART_B || Étagère Partie B || 150.00
|-
| 1BS_PART_C || Étagère Partie C || 160.00
|}

'''Pour définir la nomenclature sur l'article produit fini :''' sélectionner l'article → onglet Nomenclature → cocher Activé → saisir le code et la description de nomenclature → définir la quantité produite (ex. « 1 ») → cocher « Imprimer les détails sur la facture » pour lister les composants → ajouter chaque pièce avec sa quantité requise → saisir les coûts supplémentaires → Enregistrer.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Nomenclature ou Kit.''' Le même écran gère les deux. Un article de nomenclature classique doit être fabriqué (voir ci-dessous) avant d'être vendu. Cocher « Utiliser comme kit » construit au contraire la nomenclature à la volée à la facturation — un article kit est un simple assemblage de composants et ne nécessite aucune étape de fabrication (§14.2).
</div>

'''Pour fabriquer et produire le produit fini :'''
# '''Enregistrer la demande :''' Inventaire → Fabrication → '''Nouvelle demande''' → remplir les champs ci-dessous → Enregistrer. Vérifier d'abord la disponibilité du stock via le '''Rapport MR''' (besoin en matériel).
# '''Traiter la demande :''' la sélectionner → '''Processus''' → saisir la quantité à traiter → cocher Terminé pour clore la demande même si la quantité totale n'a pas été produite → OK. Solace crée le produit fini dans le magasin, réduit les quantités des composants, et comptabilise les transactions résultantes. Rapports concernés : rapport du journal de nomenclature, Quantités d'inventaire.

{| class="wikitable"
! Champ !! Signification
|-
| Interne || Cocher si la demande ne provient pas d'une commande client ; laisser décoché pour la lier à un compte client.
|-
| Numéro de fabrication || Rempli automatiquement à partir du prochain numéro de nomenclature.
|-
| Sous-compte || Numéro de sous-compte client, si lié à un.
|-
| Code de nomenclature || Le code de l'article de nomenclature à produire.
|-
| Description || Description libre de la demande.
|-
| Code boursier || Rempli automatiquement avec le code du produit fini.
|-
| Magasin || Le magasin dans lequel le produit fini sera généré.
|-
| Quantité terminée || Total déjà produit pour cette demande (la fabrication à la demande permet une production par étapes).
|}

=== Articles combo/kit ===
Un combo/kit assemble des articles en un seul article vendable sans étape de fabrication. Exemple : une suite de salle à manger combinant une table et six chaises.

{| class="wikitable"
! Code !! Description !! Dernier coût unitaire
|-
| 1CH001 || Chaise de salle à manger || 75
|-
| 1DS001 || Suite salle à manger || (calculé à partir des composants)
|}

Créer l'article kit, cocher « Utiliser comme kit » sur son onglet Nomenclature, et ajouter les articles composants (ajuster le coût d'un composant pour refléter une remise combo si applicable — le prix de vente inclusif du kit est le total de ses composants).

'''Pour vendre un kit,''' le sélectionner sur une facture soit par son propre code (type de ligne « 1 Article en stock »), soit via le type de ligne « 3 Article kit » (filtre la recherche aux seuls articles kit). Si « Imprimer les détails sur la facture » était coché, Solace liste les composants en ligne de commentaire et réduit la quantité de chaque composant proportionnellement à la validation ; les rapports d'analyse des ventes reflètent le même détail.

== Liste de contrôle pour la première configuration ==
# Terminer la configuration de l'entreprise et l'administration des utilisateurs/vendeurs ([[General Setup/fr|Configuration générale]]).
# Vérifier le plan comptable, les types de compte et les catégories financières, ajuster les descriptions si besoin (§2).
# Créer ou importer les comptes généraux nécessaires (§3).
# Créer les comptes clients et fournisseurs, y compris conditions et régimes de prix (§4).
# Configurer les catégories client/fournisseur/inventaire souhaitées pour le reporting (§5).
# Configurer les types d'écriture/journaux, y compris les comptes de caisse (§6).
# Saisir les soldes d'ouverture via le Journal Général, si l'entreprise est nouvelle (§10).
# Pour la vente de stock : configurer les paramètres, groupes et valeurs par défaut de l'inventaire, puis créer les articles (§12–13).
# Pour la fabrication : créer le journal de type d'écriture de nomenclature, activer la fabrication, et définir les nomenclatures/kits des produits finis (§14).
# Saisir les transactions courantes via journaux et documents, et rapprocher la banque chaque mois (§7, §11).

== Glossaire ==
{| class="wikitable"
! Terme !! Signification
|-
| Catégorie financière || La classification prédéfinie (Ventes, Coût des ventes, Immobilisations, etc.) à laquelle appartient chaque compte général ; détermine les rapports financiers standards.
|-
| Type d'écriture || Un journal configuré (caisse ou hors caisse) par lequel les transactions sont saisies et validées.
|-
| Compte Contra (contrepartie) || Le compte d'équilibrage que Solace comptabilise automatiquement pour maintenir un lot en partie double.
|-
| Validation (Posting) || Enregistrer définitivement un lot/document dans le grand livre ; avant validation, les écritures restent modifiables.
|-
| Type de taxe à 100 % || Un type de taxe qui enregistre le montant total de la transaction sur le compte de contrôle fiscal, utilisé pour les écritures de TVA seule.
|-
| Échéance ouverte (Open Item) || Un mode de rapprochement où chaque paiement est lié à un montant dû précis (par opposition au solde à terme).
|-
| Nomenclature (BOM) || La liste des composants/matières premières nécessaires pour produire un produit fini manufacturé.
|-
| Kit/Combo || Un assemblage vendable de composants ne nécessitant aucune étape de fabrication, contrairement à un article de nomenclature.
|-
| Inventaire physique (Stock Take) || Le processus de comptage du stock physique et de son rapprochement avec les quantités enregistrées par le système.
|}

----
[[Category:Comptabilité]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:Guide de configuration]]

Accounting/OHADA Financial Statements

2026-09-18T22:17:49Z

Sylvain: Add language switch

{{DISPLAYTITLE:OHADA Financial Statements (SYSCOHADA)}}
{{Langbar|en=Accounting/OHADA Financial Statements|fr=Accounting/OHADA Financial Statements/fr}}
'''The statutory statements of an OHADA company — Bilan, Compte de résultat with the SIG, Tableau des flux de trésorerie and notes annexes: how to run them, what each line contains and how to check them.'''

This article assumes the company has been set up as described in [[Accounting/OHADA Accounting|OHADA Accounting]]. The chart of accounts is described in [[Accounting/OHADA Chart of Accounts|OHADA Chart of Accounts]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Scope and responsibility.''' The statements are produced from the accounts by fixed rules that follow the revised SYSCOHADA layout. They are a working aid: they do not replace the official filing forms, the notes that need information outside the accounts, or the review of a qualified accountant. Have them reviewed for your own country before you file.
</div>

== 1. Running the Statements ==
Open ''Main Screen → Reports → Financials'' and use the group '''États SYSCOHADA'''.

{| class="wikitable"
! Report !! What it shows
|-
| '''Bilan - Actif''' || Fixed assets, current assets and cash assets, with gross amount, amortisation and depreciation, and net amount.
|-
| '''Bilan - Passif''' || Equity, financial debts, current liabilities and cash liabilities.
|-
| '''Compte de résultat''' || The income statement with the soldes intermédiaires de gestion (marge commerciale, valeur ajoutée, EBE, résultat d'exploitation, résultat financier, résultat HAO and résultat net).
|-
| '''Tableau des flux de trésorerie''' || The cash-flow statement.
|-
| '''Notes 3A et 3C''' || The movement of fixed assets (gross) and of their amortisation and depreciation during the year.
|-
| '''Notes annexes''' || The notes that can be derived from the accounts.
|}

Each report opens an options screen. Choose the period the report runs up to (the field for the final period) and tick '''Print Nil balances''' if you want lines without an amount to be printed. Then print or preview. Every report shows the year you chose and, next to it, the previous year.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Before you print.''' Post every batch: the statements read the posted ledger only.
</div>

== 2. Bilan – Actif ==
The columns are ''Brut'' (gross), ''Amort. et dépréc.'' (amortisation and depreciation), and the net amount for the year and for the previous year. The table shows which accounts feed each line. Ranges list the accounts of the supplied chart from the first to the last of the range.

{| class="wikitable"
|-
! Ref !! Line as printed !! Accounts of the supplied chart
|-
| '''AD''' || '''Immobilisations incorporelles''' || total: AE + AF + AG + AH
|-
| AE || Frais de développement et de prototypes || 211; amortisation / depreciation: 281/001
|-
| AF || Brevets, licences, logiciels et droits similaires || 212–214; amortisation / depreciation: 281/002, 281/003, 281/004
|-
| AG || Fonds commercial et droit au bail || 215, 216; amortisation / depreciation: 281/005, 281/006
|-
| AH || Autres immobilisations incorporelles || 201–206, 217–219; amortisation / depreciation: 291, 281/007, 281/008
|-
| '''AI''' || '''Immobilisations corporelles''' || total: AJ + AK + AL + AM + AN
|-
| AJ || Terrains || 221–229; amortisation / depreciation: 282, 292
|-
| AK || Bâtiments || 231–233, 237, 239; amortisation / depreciation: 293, 283/001, 283/002, 283/003, 283/007
|-
| AL || Aménagements, agencements et installations || 234, 235, 238; amortisation / depreciation: 283/004, 283/005, 283/008
|-
| AM || Matériel, mobilier et actifs biologiques || 241–244, 246–249; amortisation / depreciation: 294, 284/001, 284/002, 284/003, 284/004, 284/006, 284/007, 284/008
|-
| AN || Matériel de transport || 245; amortisation / depreciation: 284/005
|-
| AP || Avances et acomptes versés sur immobilisations || 251, 252; amortisation / depreciation: 295
|-
| '''AQ''' || '''Immobilisations financières''' || total: AR + AS
|-
| AR || Titres de participation || 261–268; amortisation / depreciation: 296
|-
| AS || Autres immobilisations financières || 271–278; amortisation / depreciation: 297
|-
| '''AZ''' || '''TOTAL ACTIF IMMOBILISÉ''' || total: AD + AI + AP + AQ
|-
| BA || Actif circulant HAO || 414, 481–488 (debit balances); amortisation / depreciation: 498
|-
| '''BB''' || '''Stocks et encours''' || total: BC + BD + BE + BF
|-
| BC || Marchandises || 311–318, 381, 387; amortisation / depreciation: 391, 398
|-
| BD || Matières premières et autres approvisionnements || 321–338, 382, 383, 388; amortisation / depreciation: 392, 393
|-
| BE || En-cours || 341–352; amortisation / depreciation: 394, 395
|-
| BF || Produits fabriqués || 361–372, 386; amortisation / depreciation: 396, 397
|-
| '''BG''' || '''Créances et emplois assimilés''' || total: BH + BI + BJ
|-
| BH || Fournisseurs, avances versées || 401–409 (debit balances); amortisation / depreciation: 490
|-
| BI || Clients || 411, 412, 415–419 (debit balances); amortisation / depreciation: 491
|-
| BJ || Autres créances || 421–477 (debit balances); amortisation / depreciation: 492–497
|-
| '''BK''' || '''TOTAL ACTIF CIRCULANT''' || total: BA + BB + BG
|-
| BQ || Titres de placement || 501–508, 541–545; amortisation / depreciation: 590
|-
| BR || Valeurs à encaisser || 511–518; amortisation / depreciation: 591
|-
| BS || Banques, chèques postaux, caisse et assimilés || 571–588; 521–538, 561–566 (debit balances); amortisation / depreciation: 592–594
|-
| '''BT''' || '''TOTAL TRÉSORERIE-ACTIF''' || total: BQ + BR + BS
|-
| BU || Écart de conversion-Actif || 478
|-
| '''BZ''' || '''TOTAL GÉNÉRAL''' || total: AZ + BK + BT + BU
|}

== 3. Bilan – Passif ==
Credit balances are shown as positive amounts. The result of the year is calculated from the income and expense accounts (see [[Accounting/OHADA Accounting#4. Posting Rules That Matter|Posting Rules That Matter]]).

{| class="wikitable"
|-
! Ref !! Line as printed !! Accounts of the supplied chart
|-
| CA || Capital || 101–104
|-
| CB || Apporteurs, capital non appelé (-) || 109
|-
| CC || Primes liées au capital social || 105
|-
| CD || Écarts de réévaluation || 106
|-
| CE || Réserves indisponibles || 111–113
|-
| CF || Réserves libres || 118
|-
| CG || Report à nouveau (+ ou -) || 121, 129
|-
| CH || Résultat net de l'exercice (bénéfice + ou perte -) || 130–139
|-
| CJ || Subventions d'investissement || 141–148
|-
| CL || Provisions réglementées et fonds assimilés || 151–158
|-
| '''CP''' || '''TOTAL CAPITAUX PROPRES ET RESSOURCES ASSIMILÉES''' || total: CA + CB + CC + CD + CE + CF + CG + CH + CJ + CL
|-
| DA || Emprunts et dettes financières diverses || 161–168, 181–188
|-
| DB || Dettes de location-acquisition || 172–178
|-
| DC || Provisions pour risques et charges || 191–198
|-
| '''DD''' || '''TOTAL DETTES FINANCIÈRES ET RESSOURCES ASSIMILÉES''' || total: DA + DB + DC
|-
| '''DF''' || '''TOTAL RESSOURCES STABLES''' || total: CP + DD
|-
| DH || Dettes circulantes HAO || 414, 481–488 (credit balances)
|-
| DI || Clients, avances reçues || 411, 412, 415–419 (credit balances)
|-
| DJ || Fournisseurs d'exploitation || 401–409 (credit balances)
|-
| DK || Dettes fiscales et sociales || 421–449 (credit balances)
|-
| DM || Autres dettes || 451–477 (credit balances)
|-
| DN || Provisions pour risques à court terme || 499, 599
|-
| '''DP''' || '''TOTAL PASSIF CIRCULANT''' || total: DH + DI + DJ + DK + DM + DN
|-
| DQ || Banques, crédits d'escompte || 564, 565 (credit balances)
|-
| DR || Banques, établissements financiers et crédits de trésorerie || 521–538, 561, 566 (credit balances)
|-
| '''DT''' || '''TOTAL TRÉSORERIE-PASSIF''' || total: DQ + DR
|-
| DV || Écart de conversion-Passif || 479
|-
| '''DZ''' || '''TOTAL GÉNÉRAL''' || total: DF + DP + DT + DV
|}

== 4. Compte de résultat and the SIG ==
Income and expenses are both shown as positive amounts, and the intermediate balances are calculated as shown in the second table.

{| class="wikitable"
|-
! Ref !! Line as printed !! Accounts of the supplied chart
|-
| TA || Ventes de marchandises || 701
|-
| RA || Achats de marchandises || 601
|-
| RB || Variation de stocks de marchandises || 603/001
|-
| '''XA''' || '''MARGE COMMERCIALE''' || total: TA − RA − RB
|-
| TB || Ventes de produits fabriqués || 702–704
|-
| TC || Travaux, services vendus || 705, 706
|-
| TD || Produits accessoires || 707
|-
| '''XB''' || '''CHIFFRE D'AFFAIRES''' || total: TA + TB + TC + TD
|-
| TE || Production stockée (ou déstockage) || 734–737
|-
| TF || Production immobilisée || 721–726
|-
| TG || Subventions d'exploitation || 711–718
|-
| TH || Autres produits || 752–759
|-
| TI || Transferts de charges d'exploitation || 781
|-
| RC || Achats de matières premières et fournitures liées || 602
|-
| RD || Variation de stocks de matières premières et fournitures liées || 603/002
|-
| RE || Autres achats || 604–608
|-
| RF || Variation de stocks d'autres approvisionnements || 603/003
|-
| RG || Transports || 611–618
|-
| RH || Services extérieurs || 621–638
|-
| RI || Impôts et taxes || 641–648
|-
| RJ || Autres charges || 651–659
|-
| '''XC''' || '''VALEUR AJOUTÉE''' || total: XA + TB + TC + TD + TE + TF + TG + TH + TI − RC − RD − RE − RF − RG − RH − RI − RJ
|-
| RK || Charges de personnel || 661–668
|-
| '''XD''' || '''EXCÉDENT BRUT D'EXPLOITATION (E.B.E.)''' || total: XC − RK
|-
| TJ || Reprises d'amortissements, de provisions et dépréciations || 791, 798
|-
| RL || Dotations aux amortissements, aux provisions et dépréciations || 681, 691
|-
| '''XE''' || '''RÉSULTAT D'EXPLOITATION''' || total: XD + TJ − RL
|-
| TK || Revenus financiers et assimilés || 771–779
|-
| TL || Reprises de provisions et dépréciations financières || 797
|-
| TM || Transferts de charges financières || 787
|-
| RM || Frais financiers et charges assimilées || 671–679
|-
| RN || Dotations aux provisions et aux dépréciations financières || 687, 697
|-
| '''XF''' || '''RÉSULTAT FINANCIER''' || total: TK + TL + TM − RM − RN
|-
| '''XG''' || '''RÉSULTAT DES ACTIVITÉS ORDINAIRES''' || total: XE + XF
|-
| TN || Produits des cessions d'immobilisations || 821–826
|-
| TO || Autres produits HAO || 841–849, 861–868, 881–888
|-
| RO || Valeurs comptables des cessions d'immobilisations || 811–816
|-
| RP || Autres charges HAO || 831–839, 851–858
|-
| '''XH''' || '''RÉSULTAT HORS ACTIVITÉS ORDINAIRES''' || total: TN + TO − RO − RP
|-
| RQ || Participation des travailleurs || 871–878
|-
| RS || Impôts sur le résultat || 891–899
|-
| '''XI''' || '''RÉSULTAT NET''' || total: XG + XH − RQ − RS
|}

'''The intermediate balances (SIG):'''

{| class="wikitable"
|-
! Ref !! Line as printed !! Formula
|-
| '''XA''' || MARGE COMMERCIALE || TA − RA − RB
|-
| '''XB''' || CHIFFRE D'AFFAIRES || TA + TB + TC + TD
|-
| '''XC''' || VALEUR AJOUTÉE || XA + TB + TC + TD + TE + TF + TG + TH + TI − RC − RD − RE − RF − RG − RH − RI − RJ
|-
| '''XD''' || EXCÉDENT BRUT D'EXPLOITATION (E.B.E.) || XC − RK
|-
| '''XE''' || RÉSULTAT D'EXPLOITATION || XD + TJ − RL
|-
| '''XF''' || RÉSULTAT FINANCIER || TK + TL + TM − RM − RN
|-
| '''XG''' || RÉSULTAT DES ACTIVITÉS ORDINAIRES || XE + XF
|-
| '''XH''' || RÉSULTAT HORS ACTIVITÉS ORDINAIRES || TN + TO − RO − RP
|-
| '''XI''' || RÉSULTAT NET || XG + XH − RQ − RS
|}

== 5. Tableau des flux de trésorerie ==
The statement explains how the cash of the company changed during the year. The operating flows are calculated from the Bilan and the Compte de résultat, and the investing and financing flows from the total debits and credits posted during the year to the accounts concerned.

{| class="wikitable"
|-
! Ref !! Line as printed !! How it is calculated
|-
| ZA || Trésorerie nette au 1er janvier || Cash assets (BT) less cash liabilities (DT) of the previous year, from the Bilan.
|-
| || ''Flux de trésorerie provenant des activités opérationnelles'' ||
|-
| FA || Capacité d'autofinancement globale (CAFG) || EBE (XD) + revenus financiers (TK) + transferts de charges financières (TM) + autres produits HAO (TO) − frais financiers (RM) − autres charges HAO (RP) − participation des travailleurs (RQ) − impôts sur le résultat (RS). Disposals of fixed assets, depreciation and provisions are left out.
|-
| FB || - Actif circulant HAO || Change of Actif circulant HAO (BA) between the two year ends, with the sign reversed (an increase is a cash outflow).
|-
| FC || - Variation des stocks || Change of Stocks et encours (BB), sign reversed.
|-
| FD || - Variation des créances et emplois assimilés || Change of Créances et emplois assimilés (BG), sign reversed.
|-
| FE || + Variation du passif circulant || Change of Passif circulant (DP): an increase is a cash inflow.
|-
| '''ZB''' || '''Flux de trésorerie provenant des activités opérationnelles''' || FA + FB + FC + FD + FE
|-
| || ''Flux de trésorerie provenant des activités d'investissement'' ||
|-
| FF || - Décaissements liés aux acquisitions d'immobilisations incorporelles || Debits posted during the year to accounts 20 and 21.
|-
| FG || - Décaissements liés aux acquisitions d'immobilisations corporelles || Debits posted during the year to accounts 22 to 25 (land, buildings, equipment, advances on fixed assets).
|-
| FH || - Décaissements liés aux acquisitions d'immobilisations financières || Debits posted during the year to accounts 26 and 27.
|-
| FI || + Encaissements liés aux cessions d'immobilisations incorporelles et corporelles || Credits less debits on accounts 821 and 822 (disposals of intangible and tangible assets).
|-
| FJ || + Encaissements liés aux cessions d'immobilisations financières || Credits less debits on account 826 (disposals of financial assets).
|-
| '''ZC''' || '''Flux de trésorerie provenant des activités d'investissement''' || FF + FG + FH + FI + FJ
|-
| || ''Flux de trésorerie provenant du financement par les capitaux propres'' ||
|-
| FK || + Augmentations de capital par apports nouveaux || Credits posted to accounts 101 to 103 and 105 (capital and premiums).
|-
| FL || + Subventions d'investissement reçues || Credits posted to accounts 141, 142 and 148.
|-
| FM || - Prélèvements sur le capital || Debits posted to accounts 101 to 103.
|-
| FN || - Dividendes versés || Debits posted to account 465 (dividends payable).
|-
| '''ZD''' || '''Flux de trésorerie provenant des capitaux propres''' || FK + FL + FM + FN
|-
| || ''Trésorerie provenant du financement par les capitaux étrangers'' ||
|-
| FO || + Emprunts || Credits posted to account 16, except 166 (accrued interest).
|-
| FP || + Autres dettes financières || Credits posted to accounts 17 and 18, except 176 and 183 (accrued interest).
|-
| FQ || - Remboursements des emprunts et autres dettes financières || Debits posted to accounts 16, 17 and 18, except 166, 176 and 183.
|-
| '''ZE''' || '''Flux de trésorerie provenant des capitaux étrangers''' || FO + FP + FQ
|-
| '''ZF''' || '''Flux de trésorerie provenant des activités de financement''' || ZD + ZE
|-
| '''ZG''' || '''VARIATION DE LA TRÉSORERIE NETTE DE LA PÉRIODE''' || ZB + ZC + ZF
|-
| '''ZH''' || '''Trésorerie nette au 31 décembre''' || ZG + ZA
|-
| ZK || Contrôle : trésorerie-actif moins trésorerie-passif || Cash assets (BT) less cash liabilities (DT) at the end of the period, from the Bilan.
|-
| '''ZL''' || '''Écart de contrôle''' || ZH − ZK
|}

'''The control line.''' The last line, ''Écart de contrôle'' (ZL), compares the cash movement calculated from the lines above with the actual change of cash on the Bilan. It should be zero, and a zero prints as a blank. A difference means that the year contains movements that the lines cannot explain, for example an increase of capital by incorporating reserves (which involves no cash), an entry posted directly between two accounts of the same group, or a foreign-exchange difference.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Note.''' The TFT is an indirect-method statement built from balances and totals of movements. It should be reviewed by your accountant, in particular the classification of the movements of capital and of borrowings.
</div>

== 6. Notes 3A and 3C – Fixed Assets ==
Note 3A shows, for each line of fixed assets, the gross value at the start of the year, the additions, the reductions (disposals) and the gross value at the end. Note 3C shows the same for the accumulated amortisation and depreciation: the amount at the start, the charge for the year, the amounts released (for example when an asset is sold) and the amount at the end. The closing amounts agree with the ''Brut'' and ''Amort. et dépréc.'' columns of the Bilan – Actif.

== 7. Notes Annexes ==
The report prints the following notes, each with its accounts. For the notes on assets (4 to 11) the columns are gross, amortisation and depreciation, net and the previous year; for the others, the year and the previous year. A note that has no amount in either year is left out unless you tick '''Print Nil balances'''.

{| class="wikitable"
|-
! Note !! Title !! Columns !! Accounts of the supplied chart
|-
| 4 || Immobilisations financières || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 261–278; amortisation / depreciation: 296, 297
|-
| 5 || Actif circulant HAO || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 414, 481–488; amortisation / depreciation: 498
|-
| 6 || Stocks et encours || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 311–388; amortisation / depreciation: 391–398
|-
| 7 || Clients || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 411, 412, 415–419; amortisation / depreciation: 491
|-
| 8 || Autres créances || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 421–477; amortisation / depreciation: 492–497
|-
| 9 || Titres de placement || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 501–508, 541–545; amortisation / depreciation: 590
|-
| 10 || Valeurs à encaisser || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 511–518; amortisation / depreciation: 591
|-
| 11 || Banques, chèques postaux, caisse et assimilés || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 521–538, 561–588; amortisation / depreciation: 592–594
|-
| 13 || Capital || Year and previous year || 101–104, 109
|-
| 14 || Primes et réserves || Year and previous year || 105, 106, 111–118
|-
| 15A || Subventions d'investissement || Year and previous year || 141–148
|-
| 15B || Provisions réglementées et fonds assimilés || Year and previous year || 151–158
|-
| 16A || Dettes financières et ressources assimilées || Year and previous year || 161–198
|-
| 17 || Fournisseurs d'exploitation || Year and previous year || 401–409
|-
| 18 || Dettes fiscales et sociales || Year and previous year || 421–449
|-
| 19 || Autres dettes et provisions pour risques à court terme || Year and previous year || 451–477, 499, 599
|-
| 20 || Banques, crédits d'escompte et de trésorerie || Year and previous year || 521–538, 561–566
|-
| 21 || Chiffre d'affaires et autres produits || Year and previous year || 701–759, 781
|-
| 22 || Achats || Year and previous year || 601, 602, 604–608
|-
| 23 || Transports || Year and previous year || 611–618
|-
| 24 || Services extérieurs || Year and previous year || 621–638
|-
| 25 || Impôts et taxes || Year and previous year || 641–648
|-
| 26 || Autres charges || Year and previous year || 651–659
|-
| 27A || Charges de personnel || Year and previous year || 661–668
|-
| 28 || Dotations aux amortissements, provisions et dépréciations d'exploitation || Year and previous year || 681, 691
|-
| 29 || Charges et revenus financiers || Year and previous year || 671–679, 687, 697, 771–779, 787, 797
|-
| 30 || Autres charges et produits HAO || Year and previous year || 811–899
|}

== 8. Checking Your Figures ==
{| class="wikitable"
! Check !! What to expect
|-
| '''Total actif (BZ) and Total passif (DZ)''' || They are equal, for the year and for the previous year.
|-
| '''Résultat net (XI) and the result on the Bilan''' || The result on the Compte de résultat equals ''Résultat net de l'exercice'' (CH) on the Bilan – Passif.
|-
| '''Trésorerie (BT, DT) and the TFT''' || The cash at the end of the TFT (ZH) equals cash assets less cash liabilities on the Bilan, so the control line ZL is zero.
|-
| '''Notes and statements''' || The total of a note equals its line on the statement, for example the total of note 6 equals ''Stocks et encours'' (BB) and the total of note 24 equals ''Services extérieurs'' (RH).
|-
| '''Fixed assets''' || The closing amounts of notes 3A and 3C equal the gross and the amortisation of ''Total actif immobilisé'' (AZ).
|}

If Total actif and Total passif differ, check first that every batch has been posted and that the year-end balances were carried forward.

== 9. Limitations ==
* The statements follow the revised SYSCOHADA layout, and the lines are filled from the accounts by the rules in the tables above. Have them reviewed by a qualified accountant for your country before you file.
* The Tableau des flux de trésorerie is built from balances and totals of movements. Non-cash entries and foreign-exchange effects are not separated.
* The notes annexes cover only what the accounts contain. The notes that need other information (for example staff numbers, guarantees and commitments given, and the narrative notes) and the country-specific filing forms are not produced.
* Amounts are in the company's home currency.

----
[[Accounting/OHADA Accounting|OHADA Accounting]] · [[Accounting/OHADA Chart of Accounts|OHADA Chart of Accounts]] · [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]]
[[Category:Accounting]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:OHADA]]

Accounting/OHADA Chart of Accounts

2026-09-18T22:17:48Z

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{{DISPLAYTITLE:OHADA Chart of Accounts and Financial Categories}}
{{Langbar|en=Accounting/OHADA Chart of Accounts|fr=Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr}}
'''How the SYSCOHADA chart of accounts is organised in Solace — classes, account numbers, control accounts and the financial categories that drive the reports.'''

This article describes the chart of accounts that Solace loads for an OHADA company. For the general use of the chart of accounts and financial categories see [[Accounting#Chart of Accounts and Account Types|Chart of Accounts and Account Types]]; for company setup see [[Accounting/OHADA Accounting|OHADA Accounting]]; for the statements see [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]].

__TOC__

== 1. Classes of the Chart ==
The SYSCOHADA chart is organised in nine classes, identified by the first digit of the account number.

{| class="wikitable"
|-
! Class !! Name in the OHADA plan !! Meaning !! Appears on
|-
| 1 || Ressources durables || Equity and long-term resources || Bilan – Passif
|-
| 2 || Actif immobilisé || Fixed assets || Bilan – Actif
|-
| 3 || Stocks || Inventory || Bilan – Actif
|-
| 4 || Comptes de tiers || Third parties (customers, suppliers, staff, State) || Actif or Passif
|-
| 5 || Trésorerie || Cash and bank || Actif or Passif
|-
| 6 || Charges des activités ordinaires || Expenses of ordinary activities || Compte de résultat
|-
| 7 || Produits des activités ordinaires || Income of ordinary activities || Compte de résultat
|-
| 8 || Autres charges et produits (HAO) || Other expenses and income (HAO, outside ordinary activities) || Compte de résultat
|-
| 9 || Engagements hors bilan || Off-balance-sheet commitments || Not on the statements
|}

== 2. Account Numbers and Sub-Accounts ==
An OHADA account has a three-digit number, and Solace adds a three-digit sub-account. The main account is stored with a fourth digit, so the full number has seven digits. Sub-account 000 is the main account itself.

{| class="wikitable"
! What you see in the OHADA plan !! Number in Solace
|-
| 411 – Clients, sub-account 001 || 4110001
|-
| 601 – Achats de marchandises, sub-account 001 || 6010001
|-
| 121 – Report à nouveau créditeur (no sub-accounts) || 1210000
|}

'''Headings and postable accounts.''' In the supplied chart, an account that has sub-accounts (for example 411 Clients) is a heading; only its sub-accounts can receive postings. An account without sub-accounts, such as 121, can be posted to directly. Solace refuses a posting to a heading.

To add an account or a sub-account, follow ''Creating a ledger account'' in [[Accounting#Managing Ledger Accounts|Managing Ledger Accounts]] and keep to the OHADA numbering, because the statements place an account by its number (see [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]]).

== 3. Control Accounts ==
Some accounts play a special role. The New Company Assistant sets them for an OHADA company:

{| class="wikitable"
! Role !! Account
|-
| Customers control account || 4110001 – Clients
|-
| Suppliers control account || 4010001 – Fournisseurs
|-
| Retained income || 1210000 – Report à nouveau créditeur
|-
| Tax control account || 4430001 – T.V.A. facturée sur ventes
|-
| Tax due account || 4440001 – État, T.V.A. due
|-
| Employee control account || 4220000 – Personnel, rémunérations dues
|}

You can review or change them under ''Control Panel → Company Parameters''. A control account must be an account that accepts postings, so choose a sub-account, not a heading.

== 4. Financial Categories ==
Every account belongs to a '''financial category''', which decides where the account appears on the standard Balance Sheet and Revenue Statement reports. Categories 100 to 250 are balance-sheet categories and 300 and above are income-statement categories (see [[Accounting#Chart of Accounts and Account Types|Chart of Accounts and Account Types]]). The OHADA chart uses the general categories and adds five for the needs of the SYSCOHADA statements:

{| class="wikitable"
! Code !! Category !! Purpose
|-
| 355 || Financial Income || Interest and other financial income (class 77), shown apart from ordinary income.
|-
| 356 || Financial Expenses || Interest and other financial charges (class 67).
|-
| 380 || HAO Income || Income outside ordinary activities (class 8).
|-
| 385 || HAO Expenses || Expenses outside ordinary activities (class 8).
|-
| 999 || Not on Financial Statements || Off-balance-sheet commitments (class 9). Accounts in this category are left out of the Revenue Statement and of the profit calculation.
|}

The table below shows every category with its English name, the French name supplied for an OHADA company, and the groups of accounts (first two digits) that use it.

{| class="wikitable"
|-
! Code !! Category (English) !! Category (OHADA chart) !! Used by accounts starting with
|-
| 110 || Share Capital || Capital social || 10x, 14x
|-
| 120 || Retained Income || Réserves et report à nouveau || 11x, 12x, 13x
|-
| 130 || Shareholders loans || Comptes courants d'associés || 18x, 46x
|-
| 140 || Long term borrowings || Emprunts et dettes financières || 16x, 17x
|-
| 150 || Other current liabilities || Autres dettes courantes || 41x, 42x, 43x, 45x, 47x, 48x, 49x, 52x, 53x, 56x
|-
| 160 || Fixed assets || Immobilisations corporelles || 22x, 23x, 24x, 25x, 28x, 29x
|-
| 170 || Investments || Immobilisations financières || 26x, 27x, 29x
|-
| 180 || Other fixed assets || Immobilisations incorporelles et autres || 20x, 21x, 28x, 29x
|-
| 190 || Inventory || Stocks || 31x, 32x, 33x, 34x, 35x, 36x, 37x, 38x, 39x
|-
| 200 || Accounts receivable || Clients et comptes rattachés || 41x
|-
| 210 || Bank || Trésorerie || 50x, 51x, 52x, 53x, 57x, 58x, 59x
|-
| 220 || Other current assets || Autres créances et actifs circulants || 40x, 42x, 43x, 44x, 45x, 46x, 47x, 48x, 49x, 54x
|-
| 230 || Accounts payable || Fournisseurs et comptes rattachés || 40x
|-
| 240 || Tax || État et taxes || 44x
|-
| 250 || Other long term liabilities || Autres dettes à long terme || 15x, 19x
|-
| 310 || Sales || Ventes et produits d'exploitation || 70x
|-
| 330 || Other Income || Autres produits || 71x, 72x, 73x, 75x, 78x, 79x
|-
| 340 || Expenses || Charges d'exploitation || 60x, 61x, 62x, 63x, 64x, 65x, 66x, 68x, 69x
|-
| 355 || Financial Income || Produits financiers || 77x, 78x, 79x
|-
| 356 || Financial Expenses || Charges financières || 67x
|-
| 360 || Taxation || Impôts sur les résultats || 89x
|-
| 380 || HAO Income || Produits HAO || 82x, 84x, 86x, 88x
|-
| 385 || HAO Expenses || Charges HAO || 81x, 83x, 85x, 87x
|-
| 999 || Not on Financial Statements || Hors états financiers || 90x, 91x, 92x, 93x, 94x, 95x, 96x, 97x, 98x, 99x
|}

'''Two categories per account.''' Each account has a category for when its balance is a debit and another for when it is a credit. This is how one account can appear on either side of the balance sheet. For example:

{| class="wikitable"
! Account !! Debit balance !! Credit balance
|-
| 411 Clients || Accounts receivable || Other current liabilities (customer advances)
|-
| 401 Fournisseurs || Other current assets (supplier advances) || Accounts payable
|-
| 44 État || Other current assets (tax to recover) || Tax
|-
| 52 Banques || Bank || Other current liabilities (overdraft)
|}

'''Renaming the categories.''' The category list cannot be restructured, but its names can be changed: ''Control Panel → Company Parameters → Financial Categories → edit the translate column → Apply''. To print the list, use ''Reports → General Ledger → Financial Categories''.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Note.''' The category list itself cannot be restructured, only its names can be changed.
</div>

----
[[Accounting/OHADA Accounting|OHADA Accounting]] · [[Accounting/OHADA Chart of Accounts|OHADA Chart of Accounts]] · [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]]
[[Category:Accounting]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:OHADA]]

Accounting/OHADA Accounting

2026-09-18T22:17:48Z

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{{DISPLAYTITLE:OHADA (SYSCOHADA) Accounting}}
{{Langbar|en=Accounting/OHADA Accounting|fr=Accounting/OHADA Accounting/fr}}
'''How to set up and run a company on the OHADA (SYSCOHADA) chart of accounts — company creation, control accounts, VAT, year end and the statutory financial statements.'''

This article covers what is specific to keeping the books of an OHADA company in Solace Accounting. Journals, customer and supplier accounts and bank reconciliation work as described in [[Accounting]], and company creation in general is described in [[General Setup]]. Two companion articles go deeper: [[Accounting/OHADA Chart of Accounts|OHADA Chart of Accounts and Financial Categories]] and [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Scope and responsibility.''' The statements are produced from the accounts by fixed rules that follow the revised SYSCOHADA layout. They are a working aid: they do not replace the official filing forms, the notes that need information outside the accounts, or the review of a qualified accountant. Have them reviewed for your own country before you file.
</div>

== 1. Purpose and Scope ==
OHADA is the organisation for the harmonisation of business law in Africa. Its member states apply one accounting standard, SYSCOHADA, with a fixed chart of accounts (classes 1 to 9) and a fixed set of statutory statements. Solace Accounting supports it with a ready-made chart, French financial category names and a group of statutory reports.

{| class="wikitable"
! Area !! What Solace provides
|-
| '''Chart of accounts''' || The complete SYSCOHADA chart, classes 1 to 9, loaded when you create the company (see [[Accounting/OHADA Chart of Accounts|OHADA Chart of Accounts]]).
|-
| '''Financial categories''' || Every account is already tied to the category that drives the standard reports, and the category names are supplied in French.
|-
| '''Company defaults''' || Control accounts, financial year, VAT rate, invoice title and the first inventory group are set for an OHADA company (§2).
|-
| '''Statutory statements''' || Bilan (Actif and Passif), Compte de résultat with the soldes intermédiaires de gestion, Tableau des flux de trésorerie, and notes annexes (see [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]]).
|}

'''Not included:''' the earlier (2000) layout of the statements and the TAFIRE; the notes that need information which is not held in the accounts (for example staff numbers, guarantees given and the narrative notes); and country-specific filing forms such as the DRC fiscal return. See §7.

== 2. Creating an OHADA Company ==
Create the company with the '''New Company Assistant''' (see [[General Setup]]). The steps that matter for OHADA are:

# Start the '''New Company Assistant''' and enter the company name, address and registration numbers as for any company.
# On the chart-of-accounts step, select '''OHADA cadre des comptes''' in the list of charts. The grid shows the accounts that will be created.
# Check the financial period. For an OHADA company the assistant proposes a calendar year starting on 1 January, with 12 periods, and names the first period '''EXERCICE''' followed by the year. You can change the start date and the number of periods.
# Finish the assistant. It loads the chart and applies the OHADA settings below.

{| class="wikitable"
! Setting !! Value for an OHADA company
|-
| '''Account numbers''' || The three-digit OHADA number followed by a three-digit sub-account. For example sub-account 001 of account 411 is number 4110001.
|-
| '''Customers control account''' || 4110001 – Clients
|-
| '''Suppliers control account''' || 4010001 – Fournisseurs
|-
| '''Retained income account''' || 1210000 – Report à nouveau créditeur
|-
| '''Tax control account''' || 4430001 – T.V.A. facturée sur ventes
|-
| '''Tax due account''' || 4440001 – État, T.V.A. due
|-
| '''Employee control account''' || 4220000 – Personnel, rémunérations dues
|-
| '''Standard tax type''' || VAT at 16%, the standard rate in the Democratic Republic of Congo. Set the rate for your country under ''Control Panel → Company Parameters → Tax Processing'' before you issue invoices, and check the current rate with your tax authority.
|-
| '''Sales document title''' || FACTURE (copies print as COPIE FACTURE).
|-
| '''Default inventory group''' || Sales 7010001, stock 3110001, cost of sales 6010001, purchase variance 6010001, other variance and adjustments 6030001.
|-
| '''Financial category names''' || In French (for example ''Capital social'', ''Produits financiers''), see ''Control Panel → Company Parameters → Financial Categories''.
|-
| '''Accounting standard''' || The company is recorded as a SYSCOHADA company, which shows the ''États SYSCOHADA'' group of reports (§3).
|}

'''What the assistant does not set up:''' the home currency, the journals and the bank accounts. Set the currency under ''Control Panel → Company Parameters'' before you post. For journals, create the ones your accountant uses (typically purchases, sales, bank, cash and miscellaneous operations) as described in [[Accounting#Setting Up Journals and Entry Types|Setting Up Journals and Entry Types]]. Opening balances are entered as in [[Accounting#Opening Balances|Opening Balances]].

== 3. Existing Companies and the Statements Menu ==
The '''États SYSCOHADA''' group appears under ''Main Screen → Reports → Financials'' only for a company that Solace recognises as an OHADA company. That is a company created with the OHADA chart through the New Company Assistant, and also an older company whose account numbers use the three-plus-three layout and whose customers control account starts with 411. If the group is missing for a company that keeps its books to SYSCOHADA, check that the customers control account under ''Control Panel → Company Parameters'' is a 411 account.

Companies that already exist receive the new financial categories (Financial Income, Financial Expenses, HAO Income, HAO Expenses and Not on Financial Statements) automatically the first time they are opened after the upgrade.

== 4. Posting Rules That Matter ==
{| class="wikitable"
! Rule !! Why
|-
| '''Post to sub-accounts, not to headings.''' || An account that has sub-accounts is a heading, for example 411 Clients. Post to its sub-accounts, for example 411 sub-account 001. Solace refuses a posting to a main account that has sub-accounts.
|-
| '''Use the control accounts for customers and suppliers.''' || Customer and supplier transactions go through the customers control account 4110001 and the suppliers control account 4010001, so that the statements pick up the balances correctly.
|-
| '''Post every batch before printing.''' || The statements read the posted ledger only. Entries that are still in an unposted batch do not appear.
|-
| '''Keep to the OHADA numbering.''' || The statements place an account by its number. A new account numbered 622 is shown under “Services extérieurs”, a new account numbered 701 under “Ventes de marchandises”.
|-
| '''Do not post the result of the year yourself.''' || The Bilan calculates ''Résultat net de l'exercice'' from the income and expense accounts. If you also post the result to accounts 131 or 139, it is counted twice. Leave those accounts unused unless your accountant has closed the year outside Solace.
|}

== 5. Year End ==
Run the '''Year-End Assistant''' (''Control Panel → Tools'') as described in [[General Setup]]. It creates the next financial period and carries the balance-sheet balances forward. The statements show the previous year next to the current year, so keep the previous year's balances unchanged after you have printed the statements.

== 6. First-Time Setup Checklist ==
# Create the company with the New Company Assistant and the chart '''OHADA cadre des comptes'''.
# Set the home currency and check the VAT rate under ''Control Panel → Company Parameters''.
# Create the journals your accountant uses.
# Enter the opening balances and the customer and supplier balances.
# Post the transactions, always to sub-accounts.
# Post all batches, then print the statements from ''Reports → Financials → États SYSCOHADA'' and check them (see [[Accounting/OHADA Financial Statements#8. Checking Your Figures|Checking Your Figures]]).
# Have your accountant review the statements before they are filed.

== 7. Limitations ==
* The statements follow the revised SYSCOHADA layout (Acte uniforme relatif au droit comptable et à l'information financière, in force since 2018). The layout of 2000 and the TAFIRE are not produced.
* The lines are filled from the accounts by fixed rules (listed in [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]]). They have not been checked by a qualified accountant for every country. Review them for your own country before you file.
* Only the notes annexes that can be derived from the accounts are produced. Notes that need other information have to be prepared outside Solace.
* Country-specific filing forms are not produced, for example the fiscal return (liasse fiscale or Déclaration statistique et fiscale) of the Democratic Republic of Congo.
* Solace shows amounts in the company's home currency. The assistant does not choose the currency for you.

== Glossary ==
{| class="wikitable"
! Term !! Meaning
|-
| OHADA || Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires, the organisation whose member states share the accounting standard.
|-
| SYSCOHADA || The OHADA accounting standard: chart of accounts, rules and statutory statements.
|-
| Bilan || Balance sheet, printed as two reports: Actif (assets) and Passif (equity and liabilities).
|-
| Compte de résultat || Income statement.
|-
| SIG || Soldes intermédiaires de gestion: the intermediate balances of the income statement (marge commerciale, valeur ajoutée, EBE, résultat d'exploitation and so on).
|-
| EBE || Excédent brut d'exploitation, gross operating surplus.
|-
| CAFG || Capacité d'autofinancement globale, the cash generated by the year's activity before changes in working capital.
|-
| TFT || Tableau des flux de trésorerie, the cash-flow statement.
|-
| HAO || Hors activités ordinaires: income and expenses outside the ordinary activities of the business (class 8).
|-
| Notes annexes || The notes to the financial statements.
|-
| Poste || A line of a statutory statement, identified by a two-letter reference such as AE or XI.
|}

----
[[Accounting/OHADA Accounting|OHADA Accounting]] · [[Accounting/OHADA Chart of Accounts|OHADA Chart of Accounts]] · [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]]
[[Category:Accounting]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:OHADA]]

Accounting

2026-09-18T22:17:44Z

Sylvain: Add language switch

{{DISPLAYTITLE:Accounting}}
{{Langbar|en=Accounting|fr=Accounting/fr}}
'''A comprehensive guide to Solace Accounting — chart of accounts, customer/supplier accounts, journals and VAT, bank reconciliation, inventory trading, and manufacturing.'''

This article covers the Accounting application end to end. Company creation and user/salesperson administration are shared with Point of Sale and are covered separately in [[General Setup]]; POS-specific till and cashier operations are covered in [[POS]]. Companies that keep their books to the OHADA (SYSCOHADA) standard should also read [[Accounting/OHADA Accounting|OHADA Accounting]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Scope.''' This guide follows the menus of ''Main Screen → Control Panel / General Ledger / Customers / Suppliers / Inventory / Reports'' as they exist in the current version of the application. Screen names quoted below (e.g. “Financial Categories”, “Entry Types”) are the exact menu captions, so you can follow along inside the application.
</div>

== Purpose and Scope ==
This guide walks a user through setting up and using Solace Accounting: building a chart of accounts, configuring customer and supplier accounts, capturing transactions through journals, reconciling the bank, trading in stock, and manufacturing finished goods from raw materials.

Setup order matters: financial categories and account types (§2) come first, since every ledger account depends on them; journal/entry-type setup (§6) comes before transactions can be captured; and inventory setup (§12) comes before stock items can be created and traded.

== Chart of Accounts and Account Types ==
A chart of accounts (COA) is a complete listing of every account in the system. Solace Accounting lets you build your own list of accounts, or use a supplied template to speed up setup and avoid misconfiguration. Every account is linked to an '''account type''' and a '''financial category''' — understanding both is fundamental before creating or changing accounts, since they drive every financial report.

{| class="wikitable"
! Account Type !! Meaning
|-
| '''Balance Sheet Accounts''' || Track the money and values the business owns or owes — its assets and liabilities.
|-
| '''Income Statement Accounts''' || Record income and expenditure from trading activity. '''Income''' is what you receive for time, services, or the use of money (increases Assets/Equity). '''Expense''' is money spent on goods or services for immediate consumption (decreases Equity; decreases Assets if paid immediately, increases Liabilities if paid on credit).
|}

Solace Accounting groups accounts into predefined '''Financial Categories''' to drive standard reports (Income Statement, Balance Sheet, etc.). The category list is fixed, but each category's description can be renamed to suit the business.

{| class="wikitable"
! Code !! Income Statement Category !! Description
|-
| 310 || Sales || Principal income group of accounts, generally the main part of turnover in trading.
|-
| 320 || Cost of Sales || Also called Cost of Goods Sold — turnover generated in trading.
|-
| 330 || Other Income || Income outside of normal trading activities.
|-
| 340 || Expenses || Trading expenses.
|-
| 355 || Financial Income || Interest and other financial income, shown apart from ordinary income (used by the OHADA chart).
|-
| 356 || Financial Expenses || Interest and other financial charges, shown apart from ordinary expenses (used by the OHADA chart).
|-
| 360 || Tax || Trading tax charged.
|-
| 370 || Dividends || Shareholder distributions from the financial year's earnings.
|-
| 380 || HAO Income || Income outside ordinary activities (used by the OHADA chart).
|-
| 385 || HAO Expenses || Expenses outside ordinary activities (used by the OHADA chart).
|}

Code 300 (Unallocated Income Statement) and 350 (Salary and Wage) also exist as system categories but aren't normally assigned to user accounts directly. Code 999 (Not on Financial Statements) is a system category for accounts that must stay out of the income statement and the profit calculation, such as the off-balance-sheet commitments of the OHADA chart. See [[Accounting/OHADA Chart of Accounts|OHADA Chart of Accounts]].

{| class="wikitable"
! Code !! Balance Sheet Category !! Description !! Class
|-
| 110 || Share Capital || Shareholders' funds raised in exchange for shares. || Liability
|-
| 120 || Retained Income || Portion of net income not paid out as dividends, generally from previous years. || Liability
|-
| 130 || Shareholders Loans || Loans given to shareholders. || Liability
|-
| 140 || Long Term Borrowings || Loans repayable over more than a year. || Liability
|-
| 150 || Other Current Liabilities || Current liabilities not assigned to common categories (VAT, provisions, etc.). || Liability
|-
| 160 || Fixed Assets || Long-term tangible property, equipment or plant the business owns (also called noncurrent assets). || Asset
|-
| 170 || Investments || Assets or committed money that will generate income in future. || Asset
|-
| 180 || Other Fixed Assets || Intangible assets: patents, trademarks, copyrights. || Asset
|-
| 190 || Inventory || Raw materials, work-in-progress and finished goods ready for sale. || Asset
|-
| 200 || Accounts Receivable || Money owed to the business, generally by customers. || Asset
|-
| 210 || Bank || Cash on hand at bank and cash overdraft. || Asset
|-
| 220 || Other Current Assets || Non-cash assets convertible within a year: supplier/employee advances, petty cash, prepaid expenses. || Asset
|-
| 230 || Accounts Payable || Money owed to suppliers and other short-term debt obligations. || Liability
|-
| 240 || Taxation || Money owed to tax authorities. || Liability
|-
| 250 || Other Long-Term Liabilities || Other loans repayable over more than a year or financial cycle. || Liability
|}

Code 100 (Unallocated Balance Sheet) also exists as a system category.

'''To print the Financial Categories report:''' Main Screen → '''Reports''' → '''General Ledger''' → double-click '''Financial Categories'''.

'''To edit financial category descriptions:''' Main Screen → '''Control Panel''' → '''Company Parameters''' → '''Financial Categories''' → edit the translate column → '''Apply'''.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Note.''' The category list itself can't be restructured — only its descriptions can be changed.
</div>

== Managing Ledger Accounts ==
{| class="wikitable"
! Task !! Steps
|-
| '''Create a ledger account''' || Main Screen → '''General Ledger''' → double-click '''General Ledger''' (under General Maintenance) → select the financial category in the tree → '''New''' → enter code and description → on the Settings tab select the account type group and financial category → '''Save'''.
|-
| '''Edit a ledger account''' || Open the same screen → type the account code in the bottom-left box (auto-locates it in the tree and fills the edit boxes) → change details → '''Save'''.
|-
| '''Delete a ledger account''' || Open the same screen → locate the account as above → '''Delete'''.
|-
| '''Print the chart of accounts''' || Main Screen → '''Reports''' → '''General Ledger''' → double-click '''Chart of Account''' → fill in options → '''Print'''.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Notes.''' In the chart-of-accounts tree, Income Statement categories are shown in bold black and Balance Sheet categories in bold blue. An account with balances cannot be deleted, and cannot be moved between Income Statement and Balance Sheet classification.
</div>

== Customer and Supplier Accounts ==
Customer and supplier account screens are almost identical and share the same layout.

'''To create a customer account:''' Main Screen → '''Customers''' → double-click '''Customers''' (under Accounts) → '''New''' (proposes a new account code, or type your own) → enter description and details.

=== Processing Tab ===
Controls how the account behaves in journals, documents and other transactions, grouped in five blocks:

{| class="wikitable"
! Block !! Field !! Meaning
|-
| Transactions || Aging || '''Balance Forward''' links every payment to the oldest due amount; '''Open Item''' links each payment to a specific matching due amount.
|-
| Transactions || Currency || In multi-currency mode, the trading currency rate used for this account.
|-
| Documents || Printing || Default print mode used when a document for this account is completed.
|-
| Documents || Email Format || Format used when emailing documents to this account.
|-
| Tax || Mode || Default tax mode.
|-
| Tax || Tax Type || Default tax type used.
|-
| Tax || Tax Reference || Customer/supplier tax number — also printed on documents (invoice, credit note, etc.).
|-
| Others || Sales Person || Default salesperson attached to the account, used for commission (see the salespersons setup in [[General Setup]]).
|-
| Others || Card Number || Customer card number, used when the global card system is enabled.
|}

=== Terms Tab ===
Sets early-payment and pricing terms. Terms themselves are created under '''Control Panel → Payment Terms'''.

{| class="wikitable"
! Field !! Meaning
|-
| Days Based Terms || Ages outstanding balances per day.
|-
| Monthly Based Terms || Ages balances by end of period.
|-
| Early Terms || A percentage discount and number of days within which the customer must pay to earn it (also called settlement/early-payment discount). Enter 00 to disable.
|-
| Normal Term || The period expected for the customer to settle the account, based on the days/monthly selection above.
|-
| Interest From || Whether and when Solace Accounting should charge interest on overdue amounts, in conjunction with Normal Term.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Why set terms.''' Payment terms are what let the system tell you when a customer is overdue — set the Normal Term (and Early Term if you offer a settlement discount) before relying on age-analysis reporting.
</div>

Also on the Entry tab: '''Price Regime''' (which of up to 10 price regimes applies by default to this account, overridable on document entry), '''Credit Limit''' (warns or blocks once the customer balance exceeds it), and '''Discount %''' (an invoice-level trade discount applied automatically, in addition to any line-item discount).

=== Sub-Accounts, Contacts and Notes ===
{| class="wikitable"
! Tab !! Purpose
|-
| Sub-Account || Creates sub-accounts under a customer/supplier (own Code, Surname/Name, Blocked flag, Card Number). Solace then shows the Statement Report and Age Analysis Report broken down by sub-account — useful for a company with branches.
|-
| Contacts || Attach, add, edit and delete contact persons for the account; also used to store extra addresses selectable on document entry.
|-
| Notes || Create dated, public or private notes against the account. Active notes appear in the '''Reminders''' list on the main screen, refreshed every few minutes.
|-
| Extra Details || Attach a picture/photo to the account, used for Point-of-Sale account lookup and verification.
|}

'''To create a note:''' select the account first, then Notes tab → '''New''' → enter Subject, Start Date, End Date, Status and visibility (Public = all users see it; Private = only the creator) → type the note body → '''Save'''.

== Using Categories in Solace Accounting ==
Categories refine report options and produce more detailed reports. Up to 10 category types are available, and the same process applies to customers, suppliers, ledger accounts and inventory items (illustrated here with inventory). For customer/supplier categories specifically, see Control Panel → Customers / Suppliers.

{| class="wikitable"
! Task !! Steps
|-
| Name the category types || Main Screen → '''Control Panel''' → Inventory (or Customer/Supplier) → '''Category Names''' → rename each → '''Apply'''.
|-
| Populate a category tree || Control Panel → Inventory (or Customer/Supplier) → double-click '''Inventory Category''' → select the category type on the left → select the tree root on the right → '''Add''' (inserts a blank “[...]” node) → click the ellipsis or press F2 and type the description. Repeat on the root for a sibling category, or on an existing category for a sub-category.
|-
| Attach an item to a category || On the inventory (or customer/supplier) editor, open the category drop-down → double-click to select the category → OK → Save.
|-
| Filter reports by category || Wherever a report's options list a category selector (e.g. Inventory Price List report), select the category to filter by.
|}

== Setting Up Journals and Entry Types ==
Solace Accounting is batch-driven: every transaction is entered in a batch, checked, then '''posted''' (saved permanently to the ledger). All financial transactions flow through journals, so every transaction can be traced in journal reports. Processing a journal via '''Entry Type''' means: set up the journal's options → capture the transaction lines → list/print for a hard-copy record → post to the ledger.

Solace Accounting enforces double-entry: every debit has an equal, opposite credit. You capture only one side of a transaction; Solace writes the balancing (contra) line automatically using the entry type's settings, and posts a balanced batch. Documents (invoices, purchases, etc.) are posted the same way behind the scenes.

'''To set up a normal (non-cashbook) journal:''' Main Screen → '''Control Panel''' → double-click '''Entry Types''' → '''Add''', then configure:

{| class="wikitable"
! Field !! Meaning
|-
| Description || The entry type's name.
|-
| Cashbook || Whether this is a Cashbook (Payment/Receipt) or Non-Cashbook journal.
|-
| Debit/Credit || Default transaction type captured with this journal (overridable while entering transactions).
|-
| Account Access || Restricts/filters which accounts the lookup box offers in this journal.
|-
| Contra per Line || Adds a column allowing a different contra account per line, instead of one contra account for the whole batch.
|-
| Multi-Currency || Allows a non-local currency, defined in the next field.
|-
| Bank Account (Contra Account) || Default contra account for each new line. Disabled for cashbooks, since those get their contra account (the bank account) automatically.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Cashbook journals are automatic.''' There's no need to create a cashbook journal by hand: creating a bank account (financial category = Bank) automatically creates its Payment and Receipt cashbook journals, listed alongside your non-cashbook journals.
</div>

== Entering and Posting Transactions ==
If you don't need stock control, most transactions are captured directly through Entry Types.

'''Prerequisites:''' a Sales Account and Customer Account exist (§4), and a Sales Journal is defined (§6).

'''To enter and post a transaction:''' Main Screen → '''General Ledger''' → Journals (Process block) → select the journal (e.g. Sales Journal) and press Enter to open a new batch → '''Settings''' to configure the batch:

{| class="wikitable"
! Field !! Meaning
|-
| Contra Account || Same as set when creating the journal; changeable here.
|-
| Consolidate Balances || Merge similar transactions (same account code and tax type) into one summed line.
|-
| Invoke Open Item || Automatically opens the Open Item screen whenever there's an outstanding amount to match, for matching invoices to customer payments.
|-
| Multi-Currency || Enable currencies other than the local one.
|-
| Link to Projects || Adds a project lookup column, linking transactions to a project.
|-
| Increment Reference || Increments the reference by 1 on each new line.
|-
| Repeat Details || Repeats the previous line's details on each new line.
|-
| Repeat Project Code || Repeats the previous line's project code (independent of Repeat Details).
|-
| Process Tax || Default “Do not use Tax”; any other setting adds a Tax Type column, with “Default to Inclusive/Exclusive Mode” controlling which amount column the cursor lands on first.
|-
| Default Tax Type || Default tax type per new line when tax processing is enabled (overridable).
|}

Capture the line (e.g. Reference SAL00001, Date, Description, Tax type, Amount), then '''Post'''. The batch stays open and editable until posted; posting writes the contra line(s) automatically and closes the screen once the date and accounts pass company settings validation.

Ledger detail for a posted transaction: '''Reports''' → '''General Ledger''' → double-click '''Detailed Ledger''' → set the period to cover the transaction date → '''Print'''. Other useful reports: Entry Type Batches, Trial Balance, Tax.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Cashbook vs. non-cashbook VAT allocation differs.''' For an inclusive amount of 114 with standard VAT: in a '''cashbook''' journal (e.g. Petty Cash Payment), the '''inclusive''' amount is allocated to the contra account and balanced by the tax portion (Dr Stationery 100, Dr Tax Control 14, Cr Petty Cash 114). In a '''non-cashbook''' journal (e.g. Sales), the '''exclusive''' amount is allocated to the contra account instead (Dr Client 114, Cr Tax Control 14, Cr Sales 100). Because of this, a journal like Petty Cash should generally be a cashbook type so its VAT portion posts correctly.
</div>

== VAT and the 100% Tax Type ==
The 100% tax type records the '''full''' amount to the Tax Control account and the full balance to the contra account. It covers cases like: VAT-only invoices on imported goods, a VAT-only invoice tied to goods already invoiced/paid, or a small tax-payable adjustment below the remittance threshold.

'''To create the 100% Tax Type:''' Control Panel → '''Company Parameters''' → '''Tax Processing''' → add “Tax Adjustment” with Rate% = 100 → '''Apply'''. Verify it under Reports → Tax → Tax Types.

There are three ways to journalize a 100% VAT amount:

{| class="wikitable"
! Method !! When to use it !! How
|-
| '''1. Via a cashbook journal''' || VAT wasn't claimed at the time of purchase. || Open the Cash Book Payment journal → Settings → enable tax processing for the entry type (adds Exclusive/Inclusive columns). Enter one line: e.g. account = Cost of Sales, tax type = 100%, debit = 8300 (the VAT), and a second line: supplier account, no tax, debit = 570 (the net amount). Only the Dr lines are entered; Solace generates the Cr lines on posting.
|-
| '''2. Via a purchase (non-cashbook) journal''' || The contra account needs to be the expense account itself (e.g. Cost of Sales), since non-cashbook journals let you choose the contra account (unlike cashbooks, which always contra to the bank). || Enter: Cr Supplier with 100% Tax = 8300, Cr same Supplier no tax = 570. Only the Cr lines are entered; Solace generates the Dr lines on posting.
|-
| '''3. Via a purchase document''' || Preferred when the purchased goods must also update inventory/stock quantities. || On the Supplier Invoice entry screen, add a line of type “4 GL Account” using the Cost of Sales account, 100% tax type, price = 8300, quantity = 1, for the tax adjustment; add the goods as a normal stock line with no VAT.
|}

== Repeating Entries and Abbreviations ==
'''Repeating (recurring) journals''' let you capture a transaction once and reuse it every period. Main Screen → '''General Ledger''' → '''Recurring Journals''' → select the entry type → Enter to access the batch lines (the screen is titled “Recurring Batch”). To reuse a normal journal as a template: open it, reach the journal lines, '''Process''' → '''Copy Recurring''' and follow the assistant — the original recurring batch is kept in place for the next period.

'''Abbreviations''' auto-expand a short code into a full description while typing. General Ledger → Recurring Journals navigator → double-click '''Abbreviations''' → '''New''' → enter the Code, press Enter, enter the full Description → '''Save'''. Typing the code (e.g. “P”) in a description field and pressing Enter replaces it with the full text (e.g. “Payment thank you”).

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Note.''' Abbreviation codes are case-sensitive (“P” ≠ “p”) and can be up to 3 characters long.
</div>

== Opening Balances ==
Skip this step if the company is not brand-new. Otherwise, obtain the opening figures from the prior system's trial balance or balance sheet, and enter them via the '''General Journal''' — ideally one day before the current financial year starts, so expenses correctly roll into Retained Income at year start. Enter individual customer and supplier figures to their own accounts.

Set the journal's contra account to your suspense account, enter the trial balance, and post. List the journal before posting to check it, and use the Trial Balance / Balance Sheet reports afterward to confirm.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Retained Income can't be posted to directly.''' To bring in an opening Retained Income balance, post it through an income/expense account instead and let the system transfer the figure to Retained Income at year-end.
</div>

Related: [[:File:Opening_Balance.xlsx|Opening Balance template]] — a starting spreadsheet for gathering the trial balance figures before capturing them.

=== Recording a Loan and its Interest ===
'''Example.''' Retail T borrows R60,000 from us at 12.40% per annum, repaid over 5 years.

* Total interest: 60,000 × 0.124 × 5 = R37,200 (R7,440/year).
* Total repayable: 60,000 + 37,200 = R97,200, over 60 months = R1,620/month.
* Monthly split: principal = 60,000 / 60 = R1,000; interest = 37,200 / 60 = R620.

Each monthly payment is recorded against a liability account and an interest income account:

{| class="wikitable"
! Debit !! Credit
|-
| Loan Receivable (liability) R1,000 || Customer Loan Account R1,620
|-
| Interest Income R620 ||
|}

Solace Accounting records the loan to the corresponding account automatically when the loan is created; each repayment is then matched against the loan transaction as an open item on the customer account, using the receive-loan-payment screen.

== Bank Reconciliation ==
Bank reconciliation matches transactions captured through the cashbook journals against the bank statement, which typically includes items you didn't know about when capturing the cashbook (bank charges, interest, debit orders, direct deposits) — these must be captured in the cashbook journal to conclude the reconciliation. It confirms that your recorded transactions, the bank's transactions, and the bank statement itself all agree. The Solace-side closing balance is called the '''book balance''' (shown on the report as “balance according to Solace”); the bank's own closing figure is the '''bank balance'''.

Related: [[:File:Bank_Statement.xlsx|Bank Statement template]].

'''To do the reconciliation:''' Main Screen → '''Cashbook''' → Process → double-click '''Bank Reconciliation''' → select the bank account and period → enter the Statement Balance from the bank statement → press Enter (or click the central white space) to load all unreconciled transactions.

The info panel shows:

{| class="wikitable"
! Field !! Meaning
|-
| Receipts Total || Total of all unreconciled receipts in the list.
|-
| Payments Total || Total of all unreconciled payments in the list.
|-
| Reconciled Total || Total of all reconciled transactions plus all currently unreconciled ones; shrinks toward Transaction Total as you reconcile.
|-
| Transaction Total || The current posted/ledger transaction total recorded by Solace Accounting.
|-
| Difference || Reconciled Total minus Transaction Total; reaches 0 once everything is reconciled.
|}

'''To reconcile items,''' either:
* '''Search''' — choose Find by Reference or Find by Amount at the bottom, type the value, press Enter to locate and reconcile the matching transaction; or
* '''Scroll and tick''' — scroll the list and click the checkbox (or press Space) on each matching transaction.

Once every matching transaction is ticked, click '''Process''' to commit the work; uncommitted work is discarded if you leave without processing.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Tip.''' Clicking “Show Report” mid-work, or clicking Refresh, both commit the current work first (Refresh also reloads the transaction list) — use Refresh to bring in new transactions while reconciling.
</div>

If a difference remains after ticking everything, it's usually unrecorded bank charges/interest (enter them via the Payment/Receipt Cashbook) or an opening balance not yet entered via the General Journal (§10) — post that, then reprint the reconciliation report; the difference should now be zero.

== Setting Up Inventory for Trading in Stock ==
Complete Module setup for company/user administration ([[General Setup]]) and journals (§6) before configuring inventory. Configure via Main Screen → '''Control Panel''' → double-click '''Inventory'''.

'''General Settings:'''

{| class="wikitable"
! Setting !! Effect when ticked
|-
| Multi Store || Enables multiple stores (otherwise the system uses a single store). Can be turned on later.
|-
| Cannot Sell Out of Stock || Blocks recording a sale when there's no stock; quantities can't go negative.
|-
| Warn When Out of Stock || Shows a warning when a stock item is about to go below zero.
|-
| Create New Item on Missing Code || Allows creating a new item code on the fly while capturing a transaction.
|-
| Warn if Preferred Supplier Not Used || Warns when a purchase uses a supplier outside the item's preferred supplier list.
|-
| Set Average Cost 0.00 When Zero on Hand || Resets an item's average cost to zero once its on-hand quantity reaches zero.
|-
| Sales Order Reserve Inventory || Reduces available quantity and reserves it for the customer's sales order.
|-
| Sales Order Reserve Serial Number || As above, but reserves the serial number.
|-
| No Backorder || Suppresses backorder creation for unfulfilled invoice quantities (otherwise a backorder is created for the shortfall).
|-
| Check Reorder Level || Notifies when an item's quantity nears its defined reorder level.
|}

'''Integration:''' links inventory to the ledger for stock valuation (generating Cost of Sales transactions), using Average Cost or Latest Cost. Select the Cost of Sales journal to use, and decide the integration mode once, before recording any stock valuation or inventory transaction (see §14 for the manufacturing implications).

'''Limits:''' Max Discount Line % (per transaction line) and Max Invoice Discount % (per whole invoice).

'''Groups''' link inventory items to ledger accounts, one tax type serving both sales and purchases:

{| class="wikitable"
! Field !! Meaning
|-
| Description || The group's name.
|-
| Purchase Tax || Tax type used transacting with suppliers.
|-
| Sales Tax || Tax type used transacting with customers.
|-
| Sales || Sales account used when selling.
|-
| Inventory || Inventory control account used for stock valuation.
|-
| Purchase Variance || Records purchase variances (especially relevant in multi-currency trading).
|-
| Count Variance || Records differences found during stock counts.
|-
| Cost of Sales || Records Cost of Goods Sold, used with the Integration setting above.
|-
| Adjustment || Records inventory adjustment transactions.
|}

'''Defaults''' pre-fill new inventory items: Unit, Fixed Description (locks the description on document entry), Inventory Group, Invoicing Store, Service/Physical Item, and Serial Number control.

'''Selling Prices''' — Solace supports up to 10 price regimes; set how many are Available Regimes and name each Regime Name.

Manufacturing (Bills of Materials) is covered in §14; logistics/transportation is covered in a separate module.

== Creating and Using Inventory Items ==
'''To create/edit an inventory item:''' Main Screen → Inventory → double-click Inventory ("Edit Inventory Master") → '''Add''' → enter code, description, unit → select the Group (auto-fills tax from the group) → select the item type → set processing parameters → Save. Example items and their ledger effect:

{| class="wikitable"
! Code !! Description !! Cost Price !! Selling Price !! Opening Stock
|-
| 0DINER || Dinner Table || 750 || 1000 || 20
|-
| 0COFFEE || Coffee Table || 1100 || 1700 || 5
|}

{| class="wikitable"
! Operation !! Debit !! Credit
|-
| Stock Purchase || Stock Item (cost price) || Creditor (cost price)
|-
| Stock Sale || Debtor (selling price) || Sales (selling price)
|-
| || Cost of Sales (cost price) || Stock (cost price)
|}

'''Prices:''' Prices tab → select the store → enter either the inclusive or exclusive price (Solace recalculates the other using the item group's tax rate) per price regime in use. '''Future Prices''' prepare a price change without touching the current price, applied later via the Control Panel assistant. '''Special Prices''' apply a different regime for a specific period, set at the bottom of the Prices tab.

'''Stores, pictures, quantities and reorder levels''' are all set from the same item entry screen: the Store tab (tick which stores carry the item), the Picture tab (Load/Clear — also used as the POS quick-access button image), the Statistics tab (quick on-hand check), and min/max reorder quantities plus preferred suppliers.

=== Using Inventory in Documents ===
All documents (to suppliers and to customers) are batch-driven and linked to inventory: they stay editable until posted, then are sealed. Example: buying 10 items at 1500 each and selling one for 2500.

'''To register a purchase:''' Suppliers → '''Documents''' → select '''Supplier Invoice''' → leave Number as *Auto*, select the account, sub-account if needed, date and reference → enter each line's store, item and description → '''Update''' → '''Current Document Only''' to post, with the option to print/save/email. Updates: Inventory Quantities, Entry Type per Batch, Supplier Transactions, and other reports.

'''To register a sale:''' same process from the Customers menu, via '''Tax Invoice''' or '''Quotation''' (document type is changeable from the entry screen's header). Updates: Inventory Quantities, Entry Type Batch, Customer Transactions, Trial Balance, and Sales Analysis reports.

{| class="wikitable"
! Document !! Purpose
|-
| Quotation || An estimate sent to a customer ahead of a sale.
|-
| Sales Order || Processed prior to an invoice, representing the customer's agreement to buy.
|-
| Invoice || A sale to a customer; affects inventory and ledger accounts.
|-
| Credit Note || Issued when a customer returns part or all of an invoice.
|-
| Debit Note || Issued when one or more items were left off an invoice.
|-
| Delivery Note || Confirms goods delivered to a customer.
|-
| Purchase Order || Records an order placed with a supplier; not posted to the ledger and doesn't update on-hand quantity.
|-
| Goods Received Note (GRN) || Records goods received before the supplier invoice arrives, posting to the Accrual Account rather than the supplier account.
|-
| Supplier Invoice || The supplier's invoice; if linked to a GRN, reduces the Accrual Account and transfers the balance to the supplier account.
|-
| Return/Debit || Reverses a supplier invoice when returning defective goods.
|-
| Credit to Supplier || Used when a supplier left one or more items off an invoice.
|}

=== Recurring Invoices ===
Used for invoices that repeat periodically. Customers → Tax Invoice/Quotation → select '''Repeating Invoice''' as the document type → complete and close the entry screen to save it as a template. The template's Scheduler tab (not present on normal documents) lets you enable automatic repetition on a schedule.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Note.''' Fully automatic, unattended generation of recurring invoices requires the external “Solace Grata” module.
</div>

To generate an invoice from a template manually: Customers → double-click '''Recurring Invoice''' → follow the assistant.

=== Stock Take ===
Perform a stock take when first configuring the system, and at least once or twice a year afterward, to keep physical and computerized inventory in sync. The assistant (Inventory → Assistants → Inventory Count) supports a full or partial count while the business keeps trading:

# '''Process''' to choose full or partial count (leave the item selection empty for a full count), then Close.
# '''Process''' again to print the A4 count sheet (its last column is left blank for physical counting). “Abort Inventory Count” restarts the process at any time.
# Capture the counted quantities either manually (“Enter Inventory Manually”, with a search box to filter by code/description) or by importing a CSV (“Import Inventory Count”; columns Stock Code, Barcode, Description, Qty — export the template first to get the right format).
# Check the Variance report, then '''Update Quantities''' to apply the new counts and close out the stock take.

== Manufacturing (Bills of Materials) ==
A manufacturing business uses components, parts or raw materials to produce a finished good. Solace values inventory using either '''Latest Price''' (last-in-first-out) or '''Average Cost'''; Cost of Goods Sold is the accumulated cost to produce what was sold (labor for a service business, purchase price plus acquisition costs for retail). These settings live in the Inventory settings covered in §12.

=== BOM Setup and Items ===
A Bill of Materials (BOM) is the list of raw materials/parts/components needed to produce an end-product.

'''One-time setup:'''
# Create a dedicated BOM entry-type journal if one doesn't exist: Control Panel → Entry Type setup → Add → name it → OK → Close.
# Enable manufacturing: Control Panel → Inventory setup → '''Bill of Materials (BOM)''' → tick '''Enable Manufacturing''' → set the Next BOM Number, the BOM journal, any additional cost, and the account that records that extra cost → '''Apply'''.

'''Example:''' manufacturing a bookshelf from 3 parts plus labor. First create the component items:

{| class="wikitable"
! Code !! Description !! Last Unit Cost
|-
| 1BS_PART_A || Bookshelf Part A || 140.00
|-
| 1BS_PART_B || Bookshelf Part B || 150.00
|-
| 1BS_PART_C || Bookshelf Part C || 160.00
|}

'''To define the BOM on the end-product item:''' select the item → BOM tab → tick Enabled → enter the BOM code and description → set the produced quantity (e.g. “1”) → tick “Print Details on Invoice” to list components on the invoice → add each part with its required quantity → enter any Extra Cost amounts → Save.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''BOM vs. Kit.''' The same BOM screen handles both. A regular BOM item must be manufactured (see below) before it can be sold. Ticking “Use as Kit” instead builds the BOM on the fly at invoice time — a kit item is just an assembly of components and needs no manufacturing step (§14.2).
</div>

'''To manufacture and produce the end-product:'''
# '''Record the request:''' Inventory → Manufacturing → '''New Request''' → fill in the fields below → Save. Check stock availability first via '''MR Report''' (Material Requirement).
# '''Process the request:''' select it → '''Process''' → enter the processing quantity → tick Completed if the request should close even if the full quantity wasn't produced → OK. Solace creates the end-product in the store, reduces component quantities, and posts the resulting ledger transactions. Affected reports include the BOM Journal report and Inventory Quantities.

{| class="wikitable"
! Field !! Meaning
|-
| Internal || Tick if the request didn't originate from a customer order; leave unticked to link it to a customer account.
|-
| Manufacture Number || Filled automatically from the next BOM number.
|-
| Sub Account || Customer sub-account number, if linked to one.
|-
| BOM Code || The BOM item code to produce.
|-
| Description || Free-text description of the request.
|-
| Stock Code || Filled automatically with the end-product's code.
|-
| Store || The store the end-product will be generated into.
|-
| Quantity Done || Running total already produced against this request (manufacture-on-demand allows staged production).
|}

=== Combo/Kit Items ===
A combo/kit combines items into one sellable whole without a manufacturing step. Example: a Dinner Suite combining a table and six chairs.

{| class="wikitable"
! Code !! Description !! Last Unit Cost
|-
| 1CH001 || Dinner Chair || 75
|-
| 1DS001 || Dinner Suite || (calculated from components)
|}

Create the kit item, tick “Use as Kit” on its BOM tab, and add the component items (adjusting a component's cost to reflect a combo discount if applicable — the kit's inclusive selling price is the total of its components).

'''To sell a kit,''' select it on an invoice either by its own code (line type “1 Stock Item”) or via line type “3 Kit Item” (filters the lookup to kit items only). If “Print Details on Invoice” was set, Solace lists the components as a comment line and reduces each component's quantity proportionally on posting; Sales Analysis reports reflect the same detail.

== First-Time Setup Checklist ==
# Complete company setup and user/salesperson administration ([[General Setup]]).
# Review the chart of accounts, account types and financial categories, adjusting descriptions as needed (§2).
# Create or import the ledger accounts you need (§3).
# Create customer and supplier accounts, including terms and price regimes (§4).
# Set up any customer/supplier/inventory categories you want to report by (§5).
# Set up entry types/journals, including cashbook accounts (§6).
# Enter opening balances via the General Journal, if this is a new company (§10).
# If trading stock: configure Inventory settings, groups and defaults, then create your inventory items (§12–13).
# If manufacturing: create the BOM entry type, enable manufacturing, and define BOMs/kits for your end-products (§14).
# Capture ordinary transactions through journals and documents, and reconcile the bank monthly (§7, §11).

== Glossary ==
{| class="wikitable"
! Term !! Meaning
|-
| Financial Category || The predefined classification (Sales, Cost of Sales, Fixed Assets, etc.) every ledger account belongs to; drives standard financial reports.
|-
| Entry Type || A configured journal (cashbook or non-cashbook) that transactions are captured and posted through.
|-
| Contra Account || The balancing account Solace posts to automatically to keep a batch double-entry balanced.
|-
| Posting || Committing a batch/document permanently to the ledger; before posting, entries remain editable.
|-
| 100% Tax Type || A tax type that records the full transaction amount to the Tax Control account, used for VAT-only entries.
|-
| Open Item || A matching mode where each payment is linked to a specific, matching due amount (as opposed to Balance Forward aging).
|-
| BOM (Bill of Materials) || The list of components/raw materials required to produce a manufactured end-product.
|-
| Kit/Combo || A sellable assembly of components that requires no manufacturing step, unlike a BOM item.
|-
| Stock Take || The process of counting physical inventory and reconciling it against the system's recorded quantities.
|}

----
[[Category:Accounting]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:Setup Guide]]

MediaWiki:Sidebar

2026-09-18T21:51:47Z

Sylvain:

POS/fr

2026-09-18T21:47:00Z

Sylvain: Add OHADA pages

{{DISPLAYTITLE:Point de Vente (POS)}}
'''Un guide complet pour configurer et utiliser Solace Point de Vente (POS) — périphériques pris en charge, configuration des caisses et des modes de paiement, menu à écran tactile, opérations de vente au quotidien et formation des caissiers.'''

Solace POS est une interface en temps réel de Solace Accounting : chaque vente est directement enregistrée dans le grand livre et tous les rapports comptables sont mis à jour immédiatement, sans étape d'import de fin de journée séparée. Ce module suppose que la configuration de l'entreprise, des utilisateurs et des vendeurs décrite dans [[General Setup/fr|Configuration générale]] (en particulier le Module D — Utilisateurs et vendeurs) est déjà effectuée.

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Portée.''' Ce guide suit les menus du ''Panneau de configuration'' et les écrans du poste de vente tels qu'ils existent dans la version actuelle de l'application. Les noms d'écrans et de boutons cités ci-dessous (par ex. « Mode de paiement », « Caisse ») sont les libellés exacts, afin de pouvoir suivre directement dans l'application.
</div>

== Objectif et portée ==
Ce guide accompagne un nouvel utilisateur à travers tout ce qui doit être configuré '''avant''' qu'une caisse puisse être utilisée, puis à travers les fonctions quotidiennes qu'un caissier et un superviseur utilisent pendant la vente, et se termine par une section de formation des caissiers destinée au personnel qui n'utilise que le poste POS sans jamais toucher au Panneau de configuration.

Solace POS peut fonctionner sur son propre poste de travail sans que Solace Accounting y soit installé — tous les paramètres et la configuration résident dans l'entreprise Solace principale — mais le côté comptable de cette entreprise doit être configuré en premier, car POS réutilise ses comptes, ses clients et ses utilisateurs plutôt que d'en garder sa propre copie.

== Périphériques pris en charge ==
Le seul périphérique strictement nécessaire pour faire fonctionner une caisse est une imprimante ; tous les autres sont optionnels et ajoutent une capacité particulière :

{| class="wikitable"
|-
! Périphérique !! Utilité
|-
| Imprimante de bordereau de caisse || Imprime le bordereau/reçu de vente. Le seul périphérique obligatoire.
|-
| Lecteur de codes-barres || Lit les codes-barres standards ainsi que les codes-barres à prix ou poids intégré produits par une balance (§3.5.4).
|-
| Tiroir-caisse || S'ouvre automatiquement au paiement, soit directement via l'imprimante, soit via son propre port série (§3.5.2).
|-
| Lecteur de carte || Lit la carte de compte d'un client pour rappeler son compte (§3.5.5) ; se comporte comme un clavier, un lecteur défectueux peut donc être temporairement remplacé par la saisie au clavier.
|-
| Affichage sur pôle (Pole) || Un afficheur client de deux lignes de 20 caractères ; affiche aussi un message défilant en cas d'inactivité (§3.5.3).
|-
| Plat peseur / Balance || Pèse un article et encode son prix ou son poids dans un code-barres lu ensuite par le lecteur (§3.5.4).
|-
| Lecteur biométrique (empreintes digitales) || Vérifie ou connecte un caissier par empreinte digitale plutôt que par mot de passe (§3.5.6).
|-
| Écran tactile || Permet à l'écran principal de vente de fonctionner comme un menu à boutons plutôt que par saisie de code/code-barres (§3.6).
|}

== Installation et configuration ==
Avant de configurer POS, le côté comptable de l'entreprise doit déjà être configuré — POS lui-même ne nécessite alors que quelques étapes supplémentaires.

=== Interfaces de périphérique ===
La plupart des appareils se connectent en USB (reconnu automatiquement par le système d'exploitation) ou via un port série, qui doit être configuré avant qu'un périphérique série ne fonctionne. Solace regroupe les paramètres de port série afin qu'un même groupe nommé puisse être réutilisé par plusieurs périphériques.

# À partir de l'écran principal, cliquez sur '''Panneau de configuration'''.
# Double-cliquez sur '''Paramètres de l'entreprise'''.
# Cliquez sur le bouton de menu '''Interfaces'''.
# Cliquez sur la croix verte pour ajouter un nouveau paramètre de port série.
# Tapez un nom identifiant le paramètre.
# Saisissez les paramètres du port série (fournis par le guide d'installation du périphérique).
# Cliquez sur '''Enregistrer''', puis sur '''Appliquer'''.

=== Rôle de caissier et caissiers ===
En utilisant le Module D (Utilisateurs et vendeurs) :

# Créez un rôle nommé '''Caissier'''.
# Créez un second rôle nommé '''Superviseur'''.
# Configurez les droits de chaque rôle selon ce que ce rôle doit pouvoir faire.

Les caissiers sont simplement des vendeurs créés avec le rôle Caissier, qui restreint leurs privilèges par rapport à un Superviseur.

=== Modes de paiement ===
Solace Accounting prend en charge un nombre illimité de modes de paiement ; les plus courants sont Espèces, Carte, Chèque et virement électronique (TEF).

# À partir de l'écran principal, cliquez sur '''Panneau de configuration'''.
# Double-cliquez sur '''Mode de paiement'''.
# Sélectionnez une méthode dans la liste et cliquez sur '''Ajouter''' (par ex. tapez '''CASH''' comme description).
# Sélectionnez le compte du grand livre qui enregistre les paiements de ce type.
# Sélectionnez le type de journal qui enregistre les transactions de ce type.
# Cliquez sur '''Enregistrer'''.

Le bloc '''Options''' doit toujours être complété ; le bloc '''Process''' n'est nécessaire que si des détails supplémentaires doivent être capturés pour chaque paiement de ce type.

=== Paramètres POS ===
L'écran principal des paramètres POS (disponible uniquement si le module POS est installé) contient la configuration générale :

# À partir de l'écran principal, cliquez sur '''Panneau de configuration'''.
# Double-cliquez sur '''Point de vente'''.
# Cliquez sur '''Général'''.
# Sélectionnez le '''Compte Caisse''' — le compte client cash par défaut utilisé pour toutes les factures de caisse. Si la liste est vide, créez d'abord un client appelé Cash et définissez-le comme client cash (voir [[Accounting/Module A - Setting up Accounts/fr|Comptabilité, Module A]]).
# Sélectionnez le '''Compte de transfert d'argent''' — enregistre les mouvements de flotteur (argent pris ou mis dans le tiroir en dehors d'une vente).

=== Caisses ===
Une caisse est un poste de travail de caissier ; il n'y a pas de limite au nombre de postes pouvant se connecter au serveur simultanément.

Depuis l'écran des paramètres POS, cliquez sur '''Caisse''' pour afficher la liste des caisses, puis tapez le nombre de caisses dont votre magasin a besoin dans la zone '''Paramètres''' (par ex. 10 génère des caisses numérotées de 1000 à 1009). Sélectionnez chaque caisse et configurez-la dans les onglets ci-dessous.

==== Onglet Global ====
{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Type de PDV || La disposition d'écran de cette caisse. Quatre types sont disponibles ; ''Écran standard'' est le type par défaut décrit à la §5, et ''Écran à emporter'' est la disposition à menu tactile décrite à la §3.6.
|-
| Écran tactile || À cocher si l'écran de ce poste prend en charge le tactile.
|-
| Chemin de mise à jour système || Un dossier partagé utilisé pour centraliser les mises à jour du logiciel POS — chaque poste peut se mettre à jour depuis ce dépôt local unique plutôt que via Internet individuellement.
|}

==== Onglet Tiroir ====
Si un tiroir-caisse est connecté à cette caisse, cochez '''Relié''' et complétez :

{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Via l'imprimante || À cocher si le tiroir s'ouvre via l'imprimante de reçus plutôt que par son propre port.
|-
| Port || Le port série auquel le tiroir est connecté, si non ouvert via l'imprimante. Le port doit déjà exister dans les Interfaces de périphérique (§3.1).
|-
| Chaîne de contrôle || La séquence de commande envoyée pour ouvrir le tiroir ; choisissez-en une dans la liste, ou tapez une séquence personnalisée en séparant chaque commande par un <code>+</code>.
|}

==== Affichage sur pôle ====
L'afficheur standard comporte deux lignes de 20 caractères chacune. Solace peut piloter deux afficheurs simultanément, et affiche un message défilant après un délai d'inactivité configurable.

==== Plat peseur ou balance ====
Une balance (couramment utilisée pour les bars à salade, les fruits secs en vrac et autres articles en vrac) imprime un code-barres qui encode soit le '''prix''', soit le '''poids''' de l'article ; les deux types de code incluent le code d'article de l'inventaire. Toute balance capable d'imprimer un code-barres UPC ou EAN est compatible.

Le format de code-barres par défaut est <code>2CCCCC9XXXXX9</code> :
{| class="wikitable"
|-
! Segment !! Signification
|-
| <code>2</code> en tête || Marque ce code comme généré par une balance ; tout autre chiffre de tête est ignoré comme code intégré.
|-
| <code>CCCCC</code> || Le code de l'article.
|-
| <code>9</code> (chacun) || Un chiffre de contrôle généré par la balance.
|-
| <code>XXXXX</code> || La valeur intégrée — le prix ou le poids, selon la configuration de la balance.
|}

Exemple : avec le format <code>2CCCCC9XXXXX9</code>, un code scanné se décode en code d'article <code>01002</code> et prix <code>20.51</code> ; avec le format <code>20CCCC9XXXXX9</code>, la même valeur se décode en code d'article <code>1002</code>, prix <code>20.51</code>. Pour tester un format, scannez (ou tapez) un code-barres généré par la balance et cliquez sur '''Tester'''.

==== Lecteur de carte ====
Un lecteur de carte se comporte comme un clavier (un lecteur défectueux peut donc être contourné par la saisie manuelle), et sert dans Solace à récupérer le compte d'un client.

==== Biométrique – Lecteur d'empreintes digitales ====
Un lecteur d'empreintes digitales peut être utilisé pour la '''vérification du caissier''' ou la '''connexion du caissier'''. Installez et testez d'abord l'appareil sur le poste de travail — Solace n'interface qu'avec les appareils émulés '''Digital Persona'''. Une fois activée, cette option fait apparaître les boutons biométriques sur l'écran des détails utilisateur.

Pour enregistrer les empreintes d'un caissier :
# Ouvrez la fiche d'un utilisateur ou d'un vendeur en modification.
# Cliquez sur le carré blanc '''Biométrie'''.
# Attendez le message '''Scan Finger''', puis posez un doigt sur le lecteur jusqu'à capture de l'image, et retirez-le.
# Répétez encore 3 fois (4 scans au total, même doigt).
# Cliquez sur '''Enregistrer''' — activé uniquement lorsque les 4 scans sont valides.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Délai d'expiration.''' Le lecteur expire après 10 secondes. Si un scan n'est pas validé à temps, toute la séquence de 4 scans doit être recommencée depuis le début, avec le même doigt.
</div>

=== Gestion du menu à écran tactile ===
Régler le Type de PDV d'une caisse sur un écran non standard (par ex. ''Écran à emporter'', §3.5.1) fait basculer l'écran principal de vente vers un menu à boutons, organisé en groupes (qui ouvrent un sous-menu) et en articles (qui ajoutent directement un article d'inventaire à la vente). Le premier groupe créé devient le menu principal affiché à l'ouverture de l'écran POS.

Pour configurer le menu tactile :
# Depuis le Panneau de configuration, double-cliquez sur '''Point de vente''', puis sur '''Caisse'''.
# Dans l'onglet '''Global''', réglez le Type de PDV sur '''Écran à emporter''' et cliquez sur '''Appliquer'''.
# Cliquez sur '''Menu POS''' ; définissez le nombre de colonnes et de lignes de boutons, et laissez '''l'espacement des boutons''' à 2 ; cliquez sur '''Appliquer'''.
# Cliquez sur le plus vert pour ajouter un groupe/sous-menu.

Un bouton de groupe possède les propriétés suivantes :
{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Type de bouton || Verrouillé sur ''Sous-menu'' pour un bouton de groupe.
|-
| Affichage du bouton || Verrouillé sur ''Afficher le texte'' pour un bouton de groupe.
|-
| Couleur du bouton / Couleur de police || Couleur d'arrière-plan et de texte du bouton.
|-
| Texte du bouton || Jusqu'à 5 lignes de texte affichées sur le bouton.
|}

Après avoir créé un groupe, sélectionnez-le et changez d'onglet (par ex. sélectionnez ''Menu principal'' et ouvrez l'onglet Menu principal) pour quitter l'éditeur de sous-menu et revenir disposer les boutons du niveau supérieur. Cliquez sur un bouton vide pour le lier soit à un sous-menu (choisissez '''Sous-menu''', puis sélectionnez la cible dans la liste), soit à un article d'inventaire (choisissez '''Sélectionner l'article''', choisissez l'article, cochez éventuellement '''Afficher l'image'''). Répétez pour chaque bouton jusqu'à ce que le menu soit complet.

== Utilisation du poste de travail POS ==
Chaque poste de travail lit son propre fichier de configuration (généré depuis Solace Accounting et enregistré dans le dossier des paramètres du poste) pour ses paramètres de démarrage, principalement l'emplacement du serveur et les identifiants de connexion. L'écran principal s'adapte au '''Type de PDV''' sélectionné pour cette caisse (§3.5.1) ; ce guide utilise ''Écran à emporter'' en exemple. POS peut verrouiller le poste de travail à un usage exclusivement POS, et quitter ce verrouillage peut être lié à l'arrêt du poste. Un vendeur ou un utilisateur doit avoir un mot de passe défini pour se connecter à POS.

== L'écran principal POS ==
Une seule zone de saisie accepte l'entrée clavier, et Solace détermine comment l'interpréter selon le contexte : en mode standard (non tactile), la saisie tapée ou scannée est comparée aux codes-barres et codes d'inventaire ; en mode menu tactile, la même vente peut aussi être construite en appuyant sur les boutons de groupes et d'articles.

=== Mise en attente et récupération d'une vente ===
Solace POS peut mettre jusqu'à 3 ventes en attente simultanément. Les boutons 1, 2 et 3 mettent la vente en cours en attente afin de servir un autre client, puis la récupèrent plus tard pour terminer la transaction.

=== Mode Superviseur ===
Toute fonction nécessitant une sécurité élevée demande automatiquement le Mode Superviseur. Toutes les fonctions sont sécurisées ainsi, '''sauf''' Ajouter Qté, Paiement, Réimpression, PLU et Déconnexion.

=== Recherche de prix (PLU) ===
Vérifie le prix d'un article — recherche par code d'inventaire ou code-barres — sans l'ajouter à la vente en cours.

== Traitement d'une vente ==
# Tapez le code de l'article, ou scannez son code-barres. Répétez pour chaque article.
# Appuyez sur '''Paiement'''.
# Saisissez le montant remis et appuyez sur Entrée.

Le bordereau s'imprime et le système est prêt pour la vente suivante.

== Corriger une vente ==
Annuler, Supprimer un élément et Rembourser une facture nécessitent tous de saisir le code superviseur (ou de glisser la carte superviseur) et d'appuyer sur Entrée (si un clavier est utilisé) avant de prendre effet.

{| class="wikitable"
|-
! Fonction !! Ce qu'elle fait
|-
| '''Annuler (Void)''' || Annule entièrement la vente affichée à l'écran ; le système revient prêt pour une nouvelle vente.
|-
| '''Supprimer un élément''' || Retire une ligne indésirable de la vente en cours (sélectionnez-la dans la liste, ou tapez son code d'article) ; elle apparaît avec un signe <code>(-)</code>, puis le système revient à la saisie normale.
|-
| '''Rembourser une facture''' || Crée une note de crédit pour une facture précédente et remet les quantités en stock. Saisissez le numéro de facture d'origine (date, compte et montant sont récupérés automatiquement pour vérification), les coordonnées du client/porteur du bordereau, et un motif le cas échéant, puis le montant réellement remis au client.
|}

== Ventes sur compte, retours et réimpressions ==
{| class="wikitable"
|-
! Fonction !! Ce qu'elle fait
|-
| '''Compte''' || Bascule la vente en cours sur le compte d'un client spécifique (saisissez le code superviseur, puis le code ou la carte client, en modifiant l'adresse si besoin) afin qu'elle puisse ensuite être facturée sur relevé plutôt que payée immédiatement. Si une photo du client est enregistrée, elle s'affiche ici — une bonne vérification contre les abus de compte.
|-
| '''Retours''' || Place la caisse en mode retour, dans lequel chaque article ajouté reçoit un signe négatif <code>(-)</code>, permettant de capturer plusieurs retours sous une seule autorisation superviseur. Le caissier '''doit''' terminer explicitement le mode retour (cliquer à nouveau sur Retours) avant de reprendre les ventes normales.
|-
| '''Réimprimer le dernier bordereau''' || Réimprime le dernier bordereau de facture traité durant ce quart de travail.
|}

== Fonctions de fin de journée ==
En fin de journée, un superviseur exécute les fonctions de fin de journée (via le bouton '''Admin''', ou en saisissant le code superviseur depuis le bouton Retours) pour fermer le quart en cours, effectuer l'encaissement (cash-up) et imprimer le rapport de quart. Toutes les données sont archivées et les rapports comptables correspondants restent disponibles à tout moment par la suite.

== Formation des caissiers ==
Cette section s'adresse au personnel qui n'utilise que le poste POS au quotidien, sans le configurer.

=== Prérequis du poste de caissier ===
* Expérience préalable de caissier ou de vendeur en commerce de détail.
* Aisance de base avec le matériel informatique tel que caisses enregistreuses, scanners et compteurs de monnaie.
* Compétences en communication et en gestion du temps.
* Souci de la satisfaction du client.
* Rigueur et aptitude de base au calcul.

=== Compétences en service à la clientèle ===
{| class="wikitable"
|-
! Compétence !! Pourquoi elle compte
|-
| '''Amabilité générale''' || Une attitude positive et enjouée tout au long de l'interaction garantit une bonne expérience client.
|-
| '''Accueil''' || Le caissier est souvent le premier (ou le dernier) membre du personnel à parler au client — donner le ton, répondre aux questions, orienter dans le magasin.
|-
| '''Vente additionnelle''' || La dernière occasion avant la clôture de la vente de confirmer que le client a trouvé tout ce qu'il cherchait, ou de proposer un petit article complémentaire (cartes-cadeaux, articles de caisse).
|-
| '''Gestion des réclamations''' || Les caissiers sont souvent le premier point de contact pour les retours ou réclamations. Des formules de courtoisie et une écoute active (« je m'excuse », « pourriez-vous... ? » plutôt que « vous devez... ») aident à désamorcer un client mécontent.
|}

=== Tâches et responsabilités du caissier ===
{| class="wikitable"
|-
! Tâches !! Responsabilités
|-
|
* Enregistrer les ventes
* Emballer les articles
* Demander des vérifications de prix
* Honorer les coupons
* Encaisser le paiement et rendre la monnaie correcte
* Traiter les retours et échanges de marchandises
* Proposer un service d'accompagnement en fin de transaction
||
* Accueillir les clients à leur entrée
* Maintenir la zone de caisse propre et ordonnée
* Compter le tiroir-caisse en début de service pour vérifier que le flotteur est correct
* Répondre aux questions sur les procédures ou politiques du magasin
* Surveiller les postes de caisse pour s'assurer qu'ils disposent d'assez de liquide et de personnel
|}

=== Connexion, changement d'utilisateur et déconnexion ===
# Utilisez l'icône du programme sur le bureau pour charger l'écran de fond POS.
# Cliquez (ou, sur un écran tactile, appuyez) sur '''Connexion'''.
# Sur l'écran de connexion, tapez le mot de passe du caissier.

Pour se déconnecter, cliquez sur '''Déconnexion''', ou appuyez sur '''Ctrl+Maj+F2''' au clavier. Pour changer d'utilisateur, déconnectez-vous puis reconnectez-vous avec le nouvel utilisateur.

=== Opérations de fin de service ===
À la fin de chaque service, le caissier ferme sa caisse et vérifie tout écart par rapport au flotteur attendu — c'est l'opération de '''cash-up''' (parfois appelée dépôt de sécurité). Voir §9 pour les fonctions de fin de journée de niveau superviseur qui suivent.

=== Rôle du superviseur ===
Sous supervision générale, un superviseur POS traite les transactions en espèces/carte/dépôt bancaire comme tout caissier, en plus de tâches administratives, et dispose d'un niveau de sécurité élevé qui débloque les fonctions listées aux §5.2 et §7–8. Un caissier fait appel au superviseur pour saisir son mot de passe élevé lorsqu'une de ces fonctions est nécessaire.

== Liste de contrôle pour la première configuration ==
# Configurez d'abord le côté comptable de l'entreprise (plan comptable, clients) — voir [[Accounting/fr|Comptabilité]].
# Configurez les Utilisateurs et vendeurs, y compris les rôles Caissier et Superviseur (§3.2) — voir [[General Setup/fr|Configuration générale]].
# Configurez les Interfaces de périphérique série nécessaires (§3.1).
# Configurez les Modes de paiement (§3.3).
# Configurez les Paramètres POS généraux : Compte Caisse et Compte de transfert d'argent (§3.4).
# Créez et configurez chaque Caisse : Global, Tiroir, Affichage sur pôle, Plat peseur/Balance, Lecteur de carte, Lecteur biométrique selon le cas (§3.5).
# Pour une caisse à écran tactile, construisez le Menu à écran tactile (§3.6).
# Générez le fichier de configuration de chaque poste et vérifiez qu'il peut se connecter (§4).
# Formez les caissiers à l'écran principal, au traitement d'une vente et aux fonctions de correction (§5–8, §10).
# Effectuez les Fonctions de fin de journée avec un superviseur avant la mise en production (§9).

== Glossaire ==
{| class="wikitable"
|-
! Terme !! Signification
|-
| Caisse (Till) || Un poste de travail/enregistreur de caissier ; identifié par un numéro de caisse (par ex. 1000–1009).
|-
| MOP (Mode de paiement) || Une façon configurée de régler une vente (Espèces, Carte, Chèque, TEF, etc.), chacune liée à un compte du grand livre et un type de journal.
|-
| PLU || Recherche de prix — vérifier le prix d'un article sans l'ajouter à la vente.
|-
| Mise en attente / Récupération || Mettre temporairement une vente en attente (jusqu'à 3 simultanément) pour servir un autre client, puis la reprendre plus tard.
|-
| Mode Superviseur || Un état d'accès élevé, débloqué par un code/carte superviseur, requis pour des fonctions comme Annuler, Supprimer un élément, Rembourser, Compte et Retours.
|-
| Code-barres à prix/poids intégré || Un code-barres généré par une balance encodant soit le prix, soit le poids de l'article avec son code d'article (§3.5.4).
|-
| Flotteur || Argent liquide gardé dans le tiroir pour rendre la monnaie ; déplacé via le Compte de transfert d'argent en dehors d'une vente.
|-
| Cash-up || Réconciliation de fin de service entre l'espèce réelle de la caisse et le flotteur attendu plus le total des ventes.
|-
| Fonctions de fin de journée || La clôture de niveau superviseur d'un quart : fermeture de la caisse, cash-up et impression du rapport de quart (§9).
|}

----
[[Category:POS]] [[Category:Solace POS]] [[Category:Setup Guide]]

POS

2026-09-18T21:46:58Z

Sylvain: Add OHADA pages

{{DISPLAYTITLE:Point of Sale (POS)}}
'''A complete guide to setting up and running Solace Point of Sale (POS) — supported devices, till and payment configuration, the touch-screen menu, day-to-day sales operations, and cashier training.'''

Solace POS is a real-time front end to Solace Accounting: every sale is posted directly to the ledger and all accounting reports update immediately, with no separate close-of-day import step. This module assumes company, user and salesperson setup from [[General Setup]] (in particular Module D — Users and Salespersons) is already done.

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Scope.''' This guide follows the menus of ''Control Panel'' and the POS workstation screens as they exist in the current version of the application. Screen and button names quoted below (e.g. “Method of Payment”, “Till”) are the exact captions, so you can follow along inside the application.
</div>

== Purpose and Scope ==
This guide walks a new user through everything that has to be configured '''before''' a till can be used, then through the day-to-day functions a cashier and a supervisor use while trading, and finishes with a cashier training section for staff who only use the POS workstation and never touch Control Panel.

Solace POS can run on its own workstation without Solace Accounting installed locally — all settings and setup live in the main Solace company — but the accounting side of that company must be configured first, since POS reuses its accounts, customers and users rather than keeping its own copy.

== Supported Devices ==
The only device strictly required to run a till is a printer; everything else is optional and adds a specific capability:

{| class="wikitable"
|-
! Device !! Purpose
|-
| Till Slip Printer || Prints the sale slip/receipt. The one required device.
|-
| Barcode Scanner || Reads standard barcodes and the price/weight-embedded barcodes produced by a weighing scale (§3.5.4).
|-
| Cash Drawer || Opens automatically on payment, either directly via a printer or over its own serial port (§3.5.2).
|-
| Card Reader || Reads a customer's account card to recall their account (§3.5.5); behaves like a keyboard, so a faulty reader can be temporarily replaced by typing.
|-
| Pole (Pole Display) || A two-line, 20-character-per-line customer-facing display; also shows a scrolling idle message (§3.5.3).
|-
| Weight Dish / Scale || Weighs an item and encodes its price or weight into a barcode for the scanner to read (§3.5.4).
|-
| Biometric (Fingerprint) Reader || Verifies or logs a cashier by fingerprint instead of a password (§3.5.6).
|-
| Touch Screen || Lets the main sale screen run as a button-driven menu instead of code/barcode entry (§3.6).
|}

== Setup and Configuration ==
Before configuring POS, the accounting side of the company must already be set up — POS itself then takes only a few extra steps.

=== Device Interfaces ===
Most devices connect over USB (picked up automatically by the operating system) or over a serial port, which must be configured before a serial device will work. Solace groups serial port settings so one named group can be reused by more than one device.

# From the main screen, click '''Control Panel'''.
# Double-click '''Company Settings'''.
# Click the '''Interfaces''' menu button.
# Click the green cross to add a new serial port setting.
# Type a name that identifies the setting.
# Enter the serial port parameters (these come from the device's own install guide).
# Click '''Save''', then '''Apply'''.

=== Cashier Role and Cashiers ===
Using Module D (Users and Salespersons):

# Create a role named '''Cashier'''.
# Create a second role named '''Supervisor'''.
# Set up each role's rights according to what that role should be allowed to do.

Cashiers are simply salespersons created with the Cashier role, which restricts their privileges compared to a Supervisor.

=== Methods of Payment ===
Solace Accounting supports any number of payment methods; the most common are Cash, Card, Cheque and electronic transfer (EFT).

# From the main screen, click '''Control Panel'''.
# Double-click '''Method of Payment'''.
# Select a method in the list and click '''Add''' (e.g. type '''CASH''' as the description).
# Select the ledger account that records payments of this type.
# Select the journal type that records transactions of this type.
# Click '''Save'''.

The '''Options''' block must always be completed; the '''Process''' block is only needed if extra detail must be captured for each payment of this type.

=== POS Settings ===
The main POS settings screen (only available if the POS module is installed) holds the general configuration:

# From the main screen, click '''Control Panel'''.
# Double-click '''Point of Sales'''.
# Click '''General'''.
# Select the '''Till Account''' — the default cash-customer account used for all till invoices. If the list is empty, first create a customer called Cash and mark it as the Cash Customer (see [[Accounting/Module A - Setting up Accounts|Accounting, Module A]]).
# Select the '''Cash Transfer Account''' — records float movements (money taken from or put into the drawer outside of a sale).

=== Tills ===
A till is one cashier workstation; there is no limit on how many can connect to the server at once.

From the POS settings screen, click '''Till''' to reveal the till list, then type the number of tills your store needs in the '''Settings''' box (e.g. 10 generates tills numbered 1000–1009). Select each till and configure it in the tabs below.

==== Global Tab ====
{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| POS Type || The screen layout for this till. Four types are available; ''Standard Screen'' is the default described in §5, and ''Take-Away Screen'' is the touch-menu layout described in §3.6.
|-
| Touch Screen || Tick if this workstation's screen supports touch.
|-
| System Update Path || A shared folder used to centralise POS software updates — every workstation can update from this one local repository instead of the internet individually.
|}

==== Drawer Tab ====
If a cash drawer is connected to this till, tick '''Connected''' and complete:

{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| Via Printer || Tick if the drawer is opened through the receipt printer rather than its own port.
|-
| Port || The serial port the drawer is connected to, if not opened via the printer. The port must already exist under Device Interfaces (§3.1).
|-
| Control String || The command sequence sent to open the drawer; pick one from the list, or type a custom sequence separating each command with a <code>+</code>.
|}

==== Pole Display ====
The standard pole display has two lines of 20 characters each. Solace can drive two pole displays at once, and shows a scrolling message after an idle-time delay you configure.

==== Weight Dish or Scale ====
A weighing scale (commonly used for salad bars, bulk nuts/candy, and similar bulk items) prints a barcode that encodes either the item's '''price''' or its '''weight'''; either barcode type includes the inventory item code. Any scale able to print a UPC or EAN barcode is compatible.

The default barcode format is <code>2CCCCC9XXXXX9</code>:
{| class="wikitable"
|-
! Segment !! Meaning
|-
| Leading <code>2</code> || Marks this as a scale-generated code; any other leading digit is ignored as an embedded code.
|-
| <code>CCCCC</code> || The item code.
|-
| <code>9</code> (each) || A checksum digit generated by the scale.
|-
| <code>XXXXX</code> || The embedded value — the price or the weight, depending on scale configuration.
|}

Example: with format <code>2CCCCC9XXXXX9</code>, a scanned code decodes to item code <code>01002</code> and price <code>20.51</code>; with format <code>20CCCC9XXXXX9</code> the same value decodes to item code <code>1002</code>, price <code>20.51</code>. To test a format, scan (or type in) a barcode the scale generated and click '''Test'''.

==== Card Reader ====
A card reader behaves like a keyboard (so a faulty reader can be worked around by typing), and is used in Solace to retrieve a customer's account.

==== Biometric – Fingerprint Reader ====
A fingerprint reader can be used for '''Cashier Verification''' or '''Cashier Logging'''. Install and test the device on the workstation first — Solace only interfaces with '''Digital Persona'''-emulated devices. Once enabled, the biometrics buttons appear on the user details screen.

To record a cashier's fingerprints:
# Open a user's or salesperson's details for edit.
# Click the white '''Biometrics''' square.
# Wait for the '''Scan Finger''' prompt, then place one finger on the reader until the image is captured, and lift.
# Repeat 3 more times (4 scans total, same finger).
# Click '''Save''' — enabled only once all 4 scans are valid.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Timeout.''' The reader times out after 10 seconds. If a scan isn't validated in time, the whole 4-scan sequence must be restarted from scratch, using the same finger throughout.
</div>

=== Managing the Touch Screen Menu ===
Setting a till's POS Type to a non-standard screen (e.g. ''Take-Away Screen'', §3.5.1) switches the main sale screen to a button-driven touch menu, organised as groups (which open a sub-menu) and items (which add an inventory item to the sale directly). The first group created becomes the main menu shown when the POS screen opens.

To set up the touch menu:
# From Control Panel, double-click '''Point of Sales''', then '''Till'''.
# On the '''Global''' tab, set POS Type to '''Take-Away Screen''' and click '''Apply'''.
# Click '''POS Menu'''; set the number of button columns and rows, and leave '''Button Gap''' at 2 (button spacing); click '''Apply'''.
# Click the green plus to add a group/sub-menu.

A group button has these properties:
{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| Button Type || Locked to ''Sub-Menu'' for a group button.
|-
| Button Display || Locked to ''Show Text'' for a group button.
|-
| Button Colour / Font Colour || Background and text colour for the button.
|-
| Button Text || Up to 5 lines of text shown on the button.
|}

After creating a group, select it and switch tabs (e.g. select ''Main menu'' and open the Main Menu tab) to leave the sub-menu editor and return to laying out buttons on the level above. Click an empty button to link it either to a sub-menu (choose '''Sub-Menu''', then pick the target from the list) or to an inventory item (choose '''Select Item''', pick the item, optionally tick '''Show Image'''). Repeat for every button until the menu is complete.

== Using the POS Workstation ==
Each workstation reads its own configuration file (generated from Solace Accounting and saved under the workstation's settings folder) for its start-up parameters, most importantly the server location and login credentials. The main screen adapts itself to the '''POS Type''' selected for that till (§3.5.1); this guide's screenshots use ''Take-Away Screen''. POS can lock the workstation for POS-only use, and exiting that lock can be tied to a workstation shutdown. A salesperson or user must have a password set to log in to POS.

== The POS Main Screen ==
A single entry box accepts keyboard input, and Solace determines how to interpret it from context: in standard (non-touch) mode, typed or scanned input is matched against barcode and inventory codes; in touch-menu mode, the same sale can also be built by tapping group and item buttons.

=== Parking and Retrieving a Sale ===
Solace POS can hold up to 3 sales on a stack at once. Buttons 1, 2 and 3 park the current sale temporarily so a new customer can be served, then retrieve (un-hold) it later to finish the transaction.

=== Supervisor Mode ===
Any function that needs elevated security automatically prompts for Supervisor Mode. Every function is secured this way '''except''' Add Qty, Payment, Reprint, PLU and Logout.

=== Price Look-Up (PLU) ===
Checks the price of an item — searching by inventory code or barcode — without adding it to the current sale.

== Processing a Sale ==
# Type the item code, or scan its barcode. Repeat for every item.
# Press '''Payment'''.
# Enter the tendered amount and press Enter.

The slip prints and the system is ready for the next sale.

== Correcting a Sale ==
Void, Remove Item and Refund an Invoice all require entering the supervisor code (or swiping the supervisor card) and pressing Enter (if using a keyboard) before they take effect.

{| class="wikitable"
|-
! Function !! What it does
|-
| '''Void''' || Cancels the sale currently on screen entirely; the system returns ready for a new sale.
|-
| '''Remove Item''' || Removes one unwanted line from the current sale (select it from the list, or type its item code); it appears with a <code>(-)</code> sign, then the system returns to normal sale entry.
|-
| '''Refund an Invoice''' || Creates a credit note against a previous invoice and returns the stock quantities to inventory. Enter the original invoice number (date, account and amount are fetched automatically for verification), the customer/slip-holder details, and a reason if applicable, then the amount actually tendered back to the customer.
|}

== Account Sales, Returns, and Slip Reprints ==
{| class="wikitable"
|-
! Function !! What it does
|-
| '''Account''' || Switches the current sale onto a specific customer's account (enter the supervisor code, then the customer code or card, adjusting the address if needed) so it can later be billed on a statement instead of paid immediately. If a customer picture is on file it displays here — a useful check against account misuse.
|-
| '''Returns''' || Puts the till into returns mode, in which every item added gets a negative <code>(-)</code> sign, allowing several returned items to be captured under one supervisor authorisation. The cashier '''must''' end returns mode explicitly (click Returns again) before resuming normal sales.
|-
| '''Reprint Last Slip''' || Reprints the last invoice slip processed this shift.
|}

== Day-End Functions ==
At the end of the day, a supervisor runs the day-end functions (via the '''Admin''' button, or by entering the supervisor code from the Returns button) to close the current shift, cash up, and print the shift report. All data is archived and the corresponding accounting reports remain available at any time afterwards.

== Cashier Training ==
This section is aimed at staff who only operate the POS workstation day to day, rather than configuring it.

=== Cashier Job Requirements ===
* Prior retail cashier or salesperson experience.
* Basic comfort with PC equipment such as cash registers, scanners and money counters.
* Communication and time-management skills.
* A focus on customer satisfaction.
* Attention to detail and basic calculation ability.

=== Customer Service Skills ===
{| class="wikitable"
|-
! Skill !! Why it matters
|-
| '''General friendliness''' || A positive, upbeat demeanour throughout the interaction gives the customer a good experience.
|-
| '''Greeting''' || The cashier is often the first (or last) staff member a customer speaks to — set the tone, answer questions, and help with directions.
|-
| '''Cross-selling''' || The last chance before a sale closes to confirm the customer found everything they needed, or offer a small add-on (gift cards, till-point items).
|-
| '''Handling complaints''' || Cashiers are often the first point of contact for returns or complaints. Active-listening phrases of courtesy (“I apologize”, “Will you...?” rather than “You will...”) help de-escalate an upset customer.
|}

=== Duties and Responsibilities of a Cashier ===
{| class="wikitable"
|-
! Duties !! Responsibilities
|-
|
* Ringing up sales
* Bagging items
* Requesting price checks
* Honouring coupons
* Collecting payment and giving correct change
* Processing merchandise returns and exchanges
* Offering carry-out service at the end of a transaction
||
* Greeting customers as they enter
* Keeping the checkout area clean and orderly
* Counting the cash drawer at the start of a shift to confirm the float is correct
* Answering questions on store procedures or policy
* Monitoring checkout stations for adequate cash and staffing
|}

=== Logging In, Switching Users, and Logging Out ===
# Use the desktop program icon to load the POS background screen.
# Click (or, on a touch screen, press) '''Login'''.
# On the logon screen, type the cashier password.

To log out, click '''Logout''', or press '''Ctrl+Shift+F2''' from the keyboard. To switch users, log out, then log in again as the new user.

=== Day-Close Operations ===
At the end of each shift, the cashier closes their till and checks for any discrepancy against the expected float — this is the '''cash-up''' operation (sometimes called a safe drop). See §9 for the supervisor-level day-end functions that follow.

=== Role of the Supervisor ===
Under general supervision, a POS supervisor processes cash/credit/bank-deposit transactions like any cashier, plus administrative duties, and holds an elevated security level that unlocks the functions listed in §5.2 and §7–8. A cashier calls the supervisor over to enter their elevated password when one of those functions is needed.

== First-Time Setup Checklist ==
# Configure the accounting side of the company first (chart of accounts, customers) — see [[Accounting]].
# Set up Users and Salespersons, including the Cashier and Supervisor roles (§3.2) — see [[General Setup]].
# Configure any serial-port Device Interfaces you need (§3.1).
# Set up Methods of Payment (§3.3).
# Configure general POS Settings: Till Account and Cash Transfer Account (§3.4).
# Create and configure each Till: Global, Drawer, Pole Display, Weight Dish/Scale, Card Reader, Biometric Reader as applicable (§3.5).
# If using a touch-screen till, build the Touch Screen Menu (§3.6).
# Generate each workstation's configuration file and confirm it can log in (§4).
# Train cashiers on the main screen, processing a sale, and correction functions (§5–8, §10).
# Walk through Day-End Functions with a supervisor before going live (§9).

== Glossary ==
{| class="wikitable"
|-
! Term !! Meaning
|-
| Till || One cashier workstation/register; identified by a till number (e.g. 1000–1009).
|-
| MOP (Method of Payment) || A configured way a sale can be paid (Cash, Card, Cheque, EFT, etc.), each linked to a ledger account and journal type.
|-
| PLU || Price Look-Up — checking an item's price without adding it to the sale.
|-
| Park / Retrieve || Temporarily holding a sale (up to 3 at once) to serve another customer, then resuming it later.
|-
| Supervisor Mode || An elevated-access state, unlocked with a supervisor code/card, required for functions like Void, Remove Item, Refund, Account, and Returns.
|-
| Price-embedded / Weight-embedded barcode || A scale-generated barcode encoding either the item's price or its weight alongside its item code (§3.5.4).
|-
| Float || Cash kept in the drawer to make change; moved in or out via the Cash Transfer Account outside of a sale.
|-
| Cash-up || End-of-shift reconciliation of the till's actual cash against the expected float and sales total.
|-
| Day-End Functions || The supervisor-level close of a shift: closing the till, cashing up, and printing the shift report (§9).
|}

----
[[Category:POS]] [[Category:Solace POS]] [[Category:Setup Guide]]

POS/Cashier Training

2026-09-18T21:46:57Z

Sylvain: Add OHADA pages

#REDIRECT [[POS#Cashier Training]]

Main Page

2026-09-18T21:46:56Z

Sylvain: Add OHADA pages

= Solace Help Wiki =

Welcome to the Solace documentation wiki. Choose a section below to get started.

* [[Accounting|'''Accounting''']] — chart of accounts, journals, bank reconciliation, stock trading, manufacturing, OHADA (SYSCOHADA) accounting and statements
* [[POS|'''Point of Sale (POS)''']] — till setup, cashier operations, day-end processing
* [[General Setup|'''General Setup''']] — installation, company setup, users and salespersons

Documentation is also available in French where noted (look for the ''fr'' link on a page).

General Setup/Module D - Users and Salespersons/fr

2026-09-18T21:46:56Z

Sylvain: Add OHADA pages

#REDIRECT [[General Setup/fr#Utilisateurs et rôles]]

General Setup/Module B - Create Company and Setup/fr

2026-09-18T21:46:55Z

Sylvain: Add OHADA pages

#REDIRECT [[General Setup/fr#Créer une entreprise]]

General Setup/fr

2026-09-18T21:46:54Z

Sylvain: Add OHADA pages

{{DISPLAYTITLE:Configuration Générale}}
'''Configuration commune à Solace : prérequis d'installation, création et configuration d'une entreprise, succursales, traitement de fin d'année, et administration des utilisateurs et des rôles, utilisée à la fois par [[Accounting]] et [[POS]].'''

Ce guide couvre tout ce qui se configure une seule fois par installation ou par entreprise, indépendamment du fait que vous utilisiez le volet Comptabilité ou le volet Point de Vente de Solace. Effectuez les étapes ci-dessous avant de suivre les modules spécifiques à la comptabilité dans [[Accounting]] ou les modules du point de vente dans [[POS]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Portée.''' Ce guide suit les menus du ''Panneau de configuration'' de Solace tels qu'ils existent dans la version actuelle de l'application. Les noms d'écrans et de boutons cités ci-dessous (par exemple « Paramètres de l'entreprise », « Multi-Devises ») sont les intitulés exacts des menus, afin que vous puissiez suivre directement dans l'application.
</div>

== Objectif et portée ==
Ce guide accompagne une nouvelle installation à travers tout ce qui doit être en place avant de commencer le travail quotidien, que ce soit en Comptabilité ou en Point de Vente : vérifier que le poste respecte la configuration minimale, créer le fichier de données de l'entreprise, définir les paramètres généraux de l'entreprise, puis mettre en place les utilisateurs, les rôles et les vendeurs qui utiliseront le système.

L'ordre de configuration compte : une entreprise doit exister avant que ses paramètres puissent être définis, et au moins un rôle utilisateur doit être créé avant que d'autres membres du personnel n'utilisent le système, car l'ajout du premier utilisateur active immédiatement la sécurité de connexion pour tout le monde.

== Configuration matérielle requise ==
{| class="wikitable"
|-
! !! Minimum !! Recommandé
|-
| Processeur || Pentium III 1.0GHz || Pentium IV 2.0GHz
|-
| Système d'exploitation || Windows XP || Windows 7 et supérieur, Linux (base Debian), macOS 10 et supérieur
|-
| Résolution d'écran || 800x600 || 1024x768
|-
| RAM || 1 Go (XP), 4 Go (Windows 7) || 4 Go ou plus
|}

Si le poste doit aussi exécuter le '''Point de Vente''', prévoyez les périphériques supplémentaires nécessaires en plus du clavier, de la souris et de l'écran standard : imprimante de bordereau de caisse, lecteur de codes-barres, lecteur d'empreinte digitale biométrique, lecteur de carte, afficheur pour client (« pole display »), écran tactile, tiroir-caisse et balance/plateau de pesée. La configuration de l'interface de chaque périphérique est détaillée dans [[POS]].

== Créer une entreprise ==
Solace démarre sur un écran '''Sélectionner une entreprise''' qui répertorie toutes les entreprises connues — celles de la machine locale sous « Poste de travail », et celles du réseau sous « Emplacements réseau ». Vous pouvez rechercher dans cette liste en tapant le nom de l'entreprise.

{| class="wikitable"
|-
! Méthode !! Ce qu'elle fait !! Quand l'utiliser
|-
| '''Créer une société à l'aide d'une existante''' || Copie l'intégralité d'une entreprise existante, en vous laissant choisir quoi conserver lors de la lecture des données existantes. || Mettre en place une seconde entreprise qui doit démarrer à partir d'une configuration déjà validée.
|-
| '''Créer une nouvelle entreprise (vide)''' || Crée un fichier de données complètement vide, sans aucune configuration préalable. || Réservé aux consultants Solace, comptables et utilisateurs avancés ayant déjà maîtrisé les paramètres de Solace et les principes de comptabilité.
|-
| '''Assistant Nouvelle Entreprise''' || Vous guide pas à pas dans la création de l'entreprise. || La méthode recommandée pour la plupart des nouvelles entreprises.
|-
| '''Assistant Convertisseur''' || Migre les données d'un autre logiciel de comptabilité vers Solace. || Migration depuis un système autre que Solace.
|-
| '''Restaurer à partir d'une sauvegarde''' || Crée l'entreprise en restaurant un fichier de sauvegarde Solace. Si une entreprise du même nom existe déjà et n'est pas utilisée, elle est écrasée. || Récupérer une entreprise, ou en cloner une à partir d'une sauvegarde.
|}

=== Configurer une connexion réseau ===
Si les données de l'entreprise se trouvent sur une autre machine, enregistrez cette connexion avant de créer ou d'ouvrir l'entreprise :
# Depuis l'écran '''Sélectionner une entreprise''', cliquez sur '''Serveurs de données'''.
# Cliquez sur le bouton en croix verte et sélectionnez '''Nouvelle connexion'''.
# Renseignez '''l'adresse du serveur''', le '''nom d'utilisateur''' et le '''mot de passe''' PostgreSQL. Cochez '''Sur cet ordinateur''' si la connexion est en fait locale.
# Cliquez sur '''Enregistrer''', puis sur '''Terminé'''.

== Aperçu des paramètres de l'entreprise ==
Une fois l'entreprise ouverte, allez dans '''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise''' pour les réglages généraux, organisés en onglets :

{| class="wikitable"
|-
! Onglet !! Ce que vous y configurez
|-
| '''Informations sur l'entreprise''' || Nom, adresse, pays, coordonnées ; numéro d'enregistrement d'entreprise (société enregistrée, close corporation ou organisation à but non lucratif) et numéro d'enregistrement fiscal (assujetti à la TVA/TPS/taxe de vente). Ces informations s'impriment sur les factures et rapports.
|-
| '''Multi-Devises''' || Devise nationale, et configuration des devises étrangères en cas de commerce international (§5).
|-
| '''Catégories financières''' || Classification des comptes pour le bilan et les rapports associés (§6) — le détail complet du plan comptable se trouve dans [[Accounting]].
|-
| '''Procession générale''' || Paramètres du module de prêt, si l'entreprise suit des prêts avec intérêts accordés à des clients (§6).
|-
| '''Traitement fiscal''' || Types de taxe et compte de contrôle fiscal (§6).
|-
| '''Paramètres Internet''' || Configuration de l'envoi des e-mails sortants (§7).
|-
| '''Logos''' || Logo d'écran et logo de rapport (§7).
|-
| '''Paramètres système''' || Formats d'affichage des montants et des dates, langue du système, recherche par carte client (§7).
|-
| '''Interfaces''' || Ports série/USB — utilisés principalement par [[POS]].
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''À faire en premier.''' Configurez les Informations sur l'entreprise et le format de devise/montant sous Multi-Devises avant de saisir le moindre compte ou transaction — ce format conditionne l'affichage et la saisie des nombres sur tous les écrans par la suite.
</div>

== Configuration multi-devises ==
Depuis '''Paramètres de l'entreprise → Multi-Devises''' :

{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Symbole de la devise nationale || Votre symbole de devise nationale, utilisé dans tous les rapports.
|-
| Utiliser plusieurs devises || À cocher si l'entreprise commerce avec des fournisseurs ou clients étrangers ; active la section devises ci-dessous.
|-
| Type de saisie d'écart de devise || Le journal qui enregistre tout écart de valorisation de devise.
|}

Ajoutez chaque devise étrangère avec le bouton '''+''' vert, sélectionnez son compte de réévaluation, puis '''Enregistrer'''. Pour chaque devise, définissez son format de montant :

{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Symbole de devise || Comme pour la devise nationale.
|-
| Symbole décimal || Par défaut, celui du système d'exploitation ; à adapter selon la convention de la devise.
|-
| Décimales || Généralement 2 ; toute valeur positive est acceptée.
|-
| Symbole débit/crédit || Généralement +/-.
|-
| Symbole de regroupement || Séparateur de milliers — généralement une espace.
|-
| Position du symbole || En tête (avant le montant) ou en fin (après le montant).
|-
| Numéro d'exemple || Aperçu non modifiable reflétant les choix actuels.
|}

== Catégories financières, prêts et traitement fiscal ==
Les '''Catégories financières''' classent les comptes pour le bilan et les rapports associés (par exemple le Compte de résultat). Les catégories sont prédéfinies par le système — seul le libellé peut être adapté selon votre entreprise et votre institution financière. Les codes 100 à 250 correspondent au bilan ; 300 à 370 aux produits/charges. Voir [[Accounting]] pour le détail complet du plan comptable.

'''Module de prêt''' (onglet Procession générale) — si l'entreprise prête de l'argent avec intérêts à ses clients, Solace suit l'échéancier de remboursement :

{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Numéro suivant || Le prochain numéro de référence de prêt, attribué automatiquement à chaque nouveau prêt.
|-
| Compte de prêt || Enregistre toutes les transactions de prêt ; sert à évaluer et contrôler la valeur du prêt.
|-
| Compte d'intérêt || Enregistre tous les intérêts payés par les clients.
|-
| Type d'écriture de versement || Le journal qui enregistre les transactions de prêt, pour pouvoir les tracer.
|}

'''Traitement fiscal''' — Solace utilise un compte de contrôle fiscal unique auquel sont rattachés les types de taxe (ce ne sont pas des sous-comptes de celui-ci). Le type 00 est réservé aux transactions non taxables et reste toujours vide. Un seul type de TVA au taux standard suffit généralement ; Solace détecte automatiquement la taxe en aval (ventes) ou en amont (achats) selon le type de transaction lors de l'impression du rapport de taxe.

== Internet, logos et paramètres système ==
'''Paramètres Internet''' — Solace peut envoyer des e-mails via votre client de messagerie par défaut, ou via son propre module d'e-mail interne. Le module interne est recommandé : certains clients de messagerie bloquent ou exigent une confirmation pour l'envoi automatisé, ce qui est peu pratique pour des envois en masse. Pour l'utiliser, sélectionnez '''Envoyer directement au serveur de messagerie''' et renseignez les paramètres de votre serveur SMTP/FAI. La signature peut être en texte simple ou en HTML, et est ajoutée à chaque e-mail sortant.

'''Logos''' — Solace gère un logo d'écran (affiché en bas à droite de l'écran principal) et un logo de rapport (imprimé sur les relevés et documents de comptes clients/fournisseurs). Utilisez '''Charger''' pour définir un logo et '''Effacer''' pour le supprimer.

'''Paramètres système''' — contrôle l'affichage et l'impression des nombres et des dates (le format de montant suit les mêmes règles que Multi-Devises, §5), ainsi que la langue du système. Si l'entreprise utilise des cartes de fidélité/d'identification client, activez ici la recherche par carte pour retrouver un compte client par lecture de carte, par exemple lors de la facturation.

'''Interfaces''' — configuration des ports série et USB pour les périphériques connectés. Ceci concerne principalement le matériel du Point de Vente ; voir [[POS]] pour la configuration détaillée de chaque périphérique.

== Succursales de l'entreprise ==
Solace est un système multi-succursales et multi-utilisateurs, fonctionnant en réseau local (LAN) ou étendu (WAN), et pouvant également fonctionner en réseau de données distribué (DDN / pair-à-pair), où chaque succursale héberge ses propres données que Solace réplique vers les autres succursales (nœuds). La configuration DDN est technique et est normalement prise en charge par un installateur ou un technicien.

Créez chaque succursale pour consolider les données et garantir un bon contrôle financier de l'entreprise. L'onglet '''Infos''' de chaque succursale reprend les Informations sur l'entreprise des Paramètres de l'entreprise, et les rapports impriment leurs en-têtes de page à partir de l'écran de la succursale. Solace conserve deux jeux de coordonnées bancaires par succursale ; le premier est celui qui s'imprime sur les factures pour indiquer au client où payer.

== Traitement de fin d'année ==
Solace conserve l'historique indéfiniment et fonctionne par périodes financières. À la fin d'une période financière, exécutez l''''Assistant de fin d'année''' (Panneau de configuration → Outils) pour créer la période suivante et reporter les soldes : il transfère les soldes de clôture des comptes de bilan vers le nouvel exercice et met à jour le compte de résultat avec le bénéfice net (ou la perte nette).

L'exécution de la fin d'année ne clôture pas l'exercice précédent pour la saisie — des transactions peuvent encore y être enregistrées ensuite, et Solace continue de produire des rapports corrects sur les deux exercices.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Sauvegardez d'abord.''' Effectuez toujours une sauvegarde avant d'exécuter la fin d'année, ainsi qu'avant toute autre modification massive des données de l'entreprise.
</div>

== Utilisateurs et rôles ==
Solace contrôle les accès par le biais de '''rôles''' : chaque utilisateur se voit attribuer exactement un rôle, et modifier les droits d'accès d'un rôle les modifie pour tous les utilisateurs qui lui sont rattachés.

Depuis '''Panneau de configuration → Accès utilisateur''' (groupe Assistants) :
# Dans l'onglet '''Rôles''', cliquez sur le '''+''' vert pour ajouter un rôle, saisissez sa '''Description''', cochez '''Administrateur''' s'il doit disposer d'un accès complet, puis cochez '''Actif'''. Cliquez sur le bouton disquette pour enregistrer.
# Cochez chaque droit que le rôle doit posséder dans la liste des '''Droits d'accès''', puis cliquez sur '''Appliquer'''.
# Passez à l'onglet '''Liste des utilisateurs''' pour gérer les utilisateurs individuels — '''+''' vert pour ajouter, croix rouge pour supprimer, disquette pour enregistrer. Chaque utilisateur doit être rattaché à un rôle ; ses droits d'accès sont ceux de ce rôle.

{| class="wikitable"
|-
! Champ !! Signification
|-
| Expiration d'accès || Facultatif — dernière date à laquelle cet utilisateur peut accéder à l'entreprise, pour un compte à durée limitée.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Sécurité de connexion.''' Dès l'ajout du premier utilisateur, l'entreprise est sécurisée : chaque ouverture future exige un nom d'utilisateur et un mot de passe valides, et toute tentative d'accès à une ressource restreinte affiche « Accès refusé ». Le dernier rôle administrateur ne peut pas être supprimé (mais peut être renommé) — il reste ainsi toujours un moyen d'accéder au système.
</div>

== Vendeurs et commissions ==
Tout vendeur est un utilisateur (avec les droits supplémentaires liés à la vente que cela implique), mais tout utilisateur n'est pas nécessairement un vendeur. Ajoutez, modifiez ou supprimez-les depuis '''Panneau de configuration → Vendeurs''' — choisissez le rôle utilisateur avec lequel le vendeur se connectera, puis renseignez ses informations.

Solace évalue la commission selon l'une de ces deux méthodes, définie par vendeur dans l'onglet '''Commissions''' :

{| class="wikitable"
|-
! Méthode !! Mode de calcul
|-
| Commission sur les ventes (nettes) || Pourcentage appliqué au montant total de la vente.
|-
| Commission sur la marge brute || Pourcentage appliqué à la marge brute de la vente (valeur de vente moins coût moyen).
|}

Saisissez un barème de pourcentages par vendeur : indiquez la limite basse de chaque tranche et appuyez sur Entrée — Solace calcule automatiquement la limite haute de cette tranche (la '''cible''') — puis saisissez le taux de cette tranche. La commission est calculée au moment de la comptabilisation de la facture de vente, à partir des coûts connus à cet instant ; les rapports ultérieurs se basent sur ces valeurs historiques déjà enregistrées (Rapports → Rapports de vente → Commissions de vente).

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Exemple.''' Un vendeur vend 2 unités à 8 618,40 chacune (coût 7 200,00 chacune) en commission sur marge brute, avec un barème de 4,25 % jusqu'à 1 000 et 3,50 % au-delà. La marge brute est (2 × 8 618,40) − (2 × 7 200,00) = 2 836,80. La commission = (1 000 × 4,25 %) + (1 836,80 × 3,50 %) = 42,50 + 64,29 = '''106,79'''. Un barème en commission sur ventes fonctionne de la même manière, mais applique ses tranches au montant de la vente plutôt qu'à la marge brute.
</div>

Le détail des coûts et prix avant facturation est disponible via Rapports → Inventaire → Coûts d'inventaire.

== Liste de contrôle pour la première configuration ==
# Vérifier que le poste respecte la configuration minimale, et identifier les périphériques POS supplémentaires nécessaires (§2).
# Enregistrer une connexion réseau vers le serveur de données, si les données de l'entreprise ne sont pas locales (§3).
# Créer l'entreprise — copie d'une existante, assistant nouvelle entreprise, convertisseur, ou restauration depuis une sauvegarde (§3).
# Renseigner les Informations sur l'entreprise, puis la devise et le format de montant sous Multi-Devises (§4–5).
# Vérifier les Catégories financières, et configurer le module de prêt et le traitement fiscal si nécessaire (§6).
# Configurer les Paramètres Internet, les logos et les Paramètres système (§7).
# Créer les succursales supplémentaires si nécessaire (§8).
# Créer au moins un rôle et un utilisateur administrateur avant de déployer le système auprès des autres membres du personnel (§10).
# Ajouter les vendeurs et leurs barèmes de commission, le cas échéant (§11).
# Effectuer une sauvegarde une fois la configuration initiale terminée.

== Glossaire ==
{| class="wikitable"
|-
! Terme !! Signification
|-
| Rôle || Un ensemble nommé de droits d'accès ; chaque utilisateur se voit attribuer exactement un rôle.
|-
| Catégorie financière || Un regroupement prédéfini (100–250 bilan, 300–370 produits/charges) utilisé pour classer les comptes dans les rapports financiers.
|-
| DDN (Réseau de données distribué) || Le mode de réplication pair-à-pair de Solace, où chaque succursale héberge ses propres données et réplique les modifications vers les autres.
|-
| Cible || La limite haute d'une tranche de commission, calculée automatiquement à partir de la valeur de départ de la tranche suivante.
|-
| Assistant de fin d'année || L'outil qui reporte les soldes du bilan et le résultat net dans une nouvelle période financière sans clôturer l'exercice précédent à la saisie.
|}

----
[[Category:General Setup]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:Solace POS]] [[Category:Setup Guide]]

General Setup/Module D - Users and Salespersons

2026-09-18T21:46:53Z

Sylvain: Add OHADA pages

#REDIRECT [[General Setup#Users and Roles]]

General Setup/Module B - Create Company and Setup

2026-09-18T21:46:53Z

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#REDIRECT [[General Setup#Creating a Company]]

General Setup/Installation Guide

2026-09-18T21:46:52Z

Sylvain: Add OHADA pages

#REDIRECT [[General Setup#System Requirements]]

General Setup

2026-09-18T21:46:51Z

Sylvain: Add OHADA pages

{{DISPLAYTITLE:General Setup}}
'''Shared setup for Solace: installation requirements, creating and configuring a company, company branches, year-end processing, and user/role administration used by both [[Accounting]] and [[POS]].'''

This guide covers everything that is configured once per installation or per company, independently of whether you are using the Accounting or the POS side of Solace. Complete the steps here before working through the accounting-specific modules in [[Accounting]] or the point-of-sale modules in [[POS]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Scope.''' This guide follows the menus of the Solace ''Control Panel'' as they exist in the current version of the application. Screen and button names quoted below (e.g. “Company Parameters”, “Multi-Currencies”) are the exact menu captions, so you can follow along inside the application.
</div>

== Purpose and Scope ==
This guide walks a new installation through everything that needs to be in place before day-to-day work begins in either Accounting or POS: confirming the machine meets the minimum requirements, creating the company data file, setting company-wide parameters, and setting up the users, roles and salespersons who will use the system.

The setup order matters: a company must exist before its parameters can be set, and at least one user role should be defined before other staff start using the system, since adding the first user immediately turns on login security for everyone.

== System Requirements ==
{| class="wikitable"
|-
! !! Minimum !! Recommended
|-
| Processor || Pentium III 1.0GHz || Pentium IV 2.0GHz
|-
| Operating System || Windows XP || Windows 7 and up, Linux (Debian-based), macOS 10 and up
|-
| Screen Resolution || 800x600 || 1024x768
|-
| RAM || 1GB (XP), 4GB (Windows 7) || 4GB or more
|}

If the machine will also run '''POS''', plan for the extra peripherals it needs beside the standard keyboard, mouse and screen — till slip printer, barcode scanner, biometric fingerprint reader, card reader, pole display, touch screen, cash drawer and dish/weight scale. Device interface setup for each is covered in [[POS]].

== Creating a Company ==
Solace opens on a '''Select Company''' screen that lists every company it knows about — those on the local machine under “My Computer”, and networked companies under “Network Places”. You can search this list by typing the company name.

{| class="wikitable"
|-
! Method !! What it does !! When to use it
|-
| '''Create Company by Using Existing''' || Copies an entire existing company, letting you choose what to keep while reading the existing data. || Setting up a second company that should start from a validated configuration.
|-
| '''Start New Company''' || Creates a completely empty data file, with nothing pre-configured. || Reserved for Solace consultants, accountants and advanced users who have already mastered Solace's settings and bookkeeping principles.
|-
| '''New Company Assistant''' || Walks you through company creation step by step. || The recommended route for most new companies.
|-
| '''Converter Assistant''' || Migrates data from another accounting package into Solace. || Moving from an existing non-Solace system.
|-
| '''Restore From Backup''' || Creates the company by restoring a Solace backup file. If a company of the same name already exists and isn't in use, it is overwritten. || Recovering a company, or cloning one from a backup.
|}

=== Setting up a network connection ===
If the company's data lives on another machine, register that connection before creating or opening the company:
# From the '''Select Company''' screen, click '''Data Servers'''.
# Click the green cross button and select '''New Connection'''.
# Fill in the '''Server Address''', '''User Name''' and PostgreSQL '''Password'''. Tick '''On this Computer''' if the connection is actually local.
# Click '''Save''', then '''Done'''.

== Company Parameters Overview ==
Once a company is open, go to '''Control Panel → Company Parameters''' for the company-wide settings, organised in tabs:

{| class="wikitable"
|-
! Tab !! What you set here
|-
| '''Company Info''' || Company name, address, country, contact details; Business Registration number (for a registered company, close corporation or non-profit) and Tax Registration number (for a VAT/GST/sales tax vendor). Prints on invoices and reports.
|-
| '''Multi-Currencies''' || Home currency, and foreign currency setup if trading internationally (§5).
|-
| '''Financial Categories''' || Classification of accounts for the balance sheet and related reports (§6) — full chart-of-accounts detail is in [[Accounting]].
|-
| '''General Processing''' || Loan module settings, if the company tracks interest-bearing loans to customers (§6).
|-
| '''Tax Processing''' || Tax types and the tax control account (§6).
|-
| '''Internet Settings''' || Outgoing email configuration (§7).
|-
| '''Logos''' || Screen logo and report logo (§7).
|-
| '''System Parameters''' || Amount and date display formats, system language, customer card lookup (§7).
|-
| '''Interfaces''' || Serial/USB device ports — mainly used by [[POS]].
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Do this first.''' Set Company Info and the currency/amount format under Multi-Currencies before capturing any accounts or transactions — the format chosen affects how every screen afterwards displays and accepts numbers.
</div>

== Multi-Currency Setup ==
From '''Company Parameters → Multi-Currencies''':

{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| Home Currency Symbol || Your home currency symbol, used throughout reporting.
|-
| Use Multi-Currency || Tick if the company trades with foreign suppliers or customers; enables the currency section below.
|-
| Currency Variance Entry Type || The journal that records any variance in currency valuation.
|}

Add each foreign currency with the green '''+''' button, select its revaluation account, then '''Save'''. For each currency, set its amount format:

{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| Currency Symbol || As for the home currency.
|-
| Decimal Symbol || Defaults to the operating system's setting; change to match the currency's own convention.
|-
| Decimal Digits || Usually 2; any positive value is allowed.
|-
| Debit/Credit Symbol || Usually +/-.
|-
| Grouping Symbol || Thousands separator — usually a space.
|-
| Symbol Position || Leading (before the amount) or trailing (after it).
|-
| Sample Number || A read-only preview reflecting the current selections.
|}

== Financial Categories, Loans and Tax Processing ==
'''Financial Categories''' classify accounts for the balance sheet and related reports (e.g. the Revenue Statement). Categories are predefined by the system — you can only relabel them to match your business and financial institution's wording. Codes 100–250 are balance-sheet categories; 300–370 are income/expense categories. See [[Accounting]] for full chart-of-accounts detail.

'''Loan Module''' (General Processing tab) — if the business lends money to customers with interest, Solace tracks the installment and repayment schedule:

{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| Next Number || The next loan reference number, assigned automatically to each new loan.
|-
| Loan Account || Registers all loan transactions; used to evaluate and control the loan value.
|-
| Interest Account || Registers all interest paid by customers.
|-
| Installment Entry Type || The journal that records loan transactions, for tracing them later.
|}

'''Tax Processing''' — Solace uses a single Tax Control Account attached to tax types (not sub-accounts of it). Type 00 is reserved for non-taxable transactions and is always left blank. You generally need only one standard-rate VAT type; Solace detects output (sales) vs. input (purchase) tax automatically by transaction type when printing the tax report.

== Internet, Logos and System Parameters ==
'''Internet Settings''' — Solace can send email via your default mail client, or via its own internal email module. The internal module is recommended: some mail clients block or require confirmation for automated sending, which is impractical for bulk email. To use it, select '''Send Directly to Mail Server''' and fill in your SMTP server/ISP parameters. The email signature can be plain text or HTML, and is appended to every outgoing email.

'''Logos''' — Solace supports a screen logo (shown at the bottom right of the main screen) and a report logo (printed on statements and customer/supplier account documents). Use '''Load''' to set a logo and '''Clear''' to remove it.

'''System Parameters''' — controls how numbers and dates display and print (the amount format follows the same rules as Multi-Currencies, §5), plus the system language. If the company uses customer loyalty/ID cards, enable card lookup here so a card can be swiped to find a customer account, e.g. when invoicing.

'''Interfaces''' — serial and USB port configuration for connected devices. This is mostly relevant to POS hardware; see [[POS]] for device-by-device setup.

== Company Branches ==
Solace is a multi-branch, multi-user system that works over a LAN or WAN, and can also run as a Distributed Data Network (DDN / peer-to-peer), where each branch hosts its own data and Solace replicates it to the other branches (nodes). DDN setup is technical and is normally handled by an installer or technician.

Create every branch to consolidate data and keep proper financial control across the company. Each branch's '''Info''' tab mirrors Company Parameters → Company Info, and reports print their page-header details from the branch screen. Solace holds two sets of bank details per branch; the first is the one that prints on invoices to tell customers where to pay.

== Year-End Processing ==
Solace keeps history indefinitely and works in financial periods. At the end of a financial period, run the '''Year-End Assistant''' (Control Panel → Tools) to create the next period and roll balances forward: it transfers balance-sheet closing balances to the new financial year and updates the revenue account with the net profit or loss.

Running year-end does not close the old year for posting — transactions can still be processed against it afterwards, and Solace continues to report correctly across both years.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Back up first.''' Always take a backup before running Year-End, and before any other bulk change to company data.
</div>

== Users and Roles ==
Solace controls access through '''roles''': each user is assigned exactly one role, and changing a role's access rights changes it for every user assigned to that role.

From '''Control Panel → User Access''' (in the Assistants group):
# On the '''Roles''' tab, click the green '''+''' to add a role, type its '''Description''', tick '''Administrator''' if it should have full access, and tick '''Active'''. Click the diskette button to save.
# Tick each permission the role should have in the '''Access Rights''' list, then click '''Apply'''.
# Switch to the '''User List''' tab to manage individual users — green '''+''' to add, red cross to remove, diskette to save. Each user must be assigned a role; their access rights follow that role.

{| class="wikitable"
|-
! Field !! Meaning
|-
| Access Expire || Optional — the last date this user may access the company, for a time-limited account.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Login security.''' The moment the first user is added, the company is secured: every future open of the company requires a valid user name and password, and any attempt to reach a restricted resource shows “Access Denied”. The last administrator role cannot be deleted (though it can be renamed) — there is always at least one way in.
</div>

== Salespersons and Commissions ==
Every salesperson is a user (with the extra sales-related permissions that implies), though not every user is a salesperson. Add, edit or delete them from '''Control Panel → Salespersons''' — pick the user role the salesperson will log in with, then fill in their details.

Solace evaluates commission by one of two methods, set per salesperson on the '''Commissions''' tab:

{| class="wikitable"
|-
! Method !! How it's calculated
|-
| Commission on (Net) Sales || Percentage applied to the full sale amount.
|-
| Commission on Gross Profit || Percentage applied to the sale's gross profit (sale value less average cost).
|}

Enter a percentage table per salesperson: type the low limit of each range and press Enter — Solace fills in that range's upper limit (the '''Target''') automatically — then enter the rate for that range. Commission is calculated at the point the sales invoice is posted, using cost data as of that moment; reporting afterwards is done from the historical figures already saved (Reports → Sales Reports → Sales Commissions).

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Worked example.''' A salesperson sells 2 units at 8,618.40 each (cost 7,200.00 each) on gross-profit commission, with a range table of 4.25% up to 1,000 and 3.50% above it. Gross profit is (2 × 8,618.40) − (2 × 7,200.00) = 2,836.80. Commission = (1,000 × 4.25%) + (1,836.80 × 3.50%) = 42.50 + 64.29 = '''106.79'''. A commission-on-sales table works the same way, but applies its ranges to the sale value instead of the gross profit.
</div>

Cost and price detail ahead of invoicing is available from Reports → Inventory → Inventory Costs.

== First-Time Setup Checklist ==
# Confirm the machine meets the minimum requirements, and identify any extra POS peripherals needed (§2).
# Register a network data-server connection, if the company's data isn't local (§3).
# Create the company — existing copy, new company assistant, converter, or restore from backup (§3).
# Set Company Info, then the currency and amount format under Multi-Currencies (§4–5).
# Review Financial Categories, and configure the Loan module and Tax Processing if needed (§6).
# Configure Internet Settings, logos and System Parameters (§7).
# Create any additional branches (§8).
# Create at least one administrator role and user before rolling the system out to other staff (§10).
# Add salespersons and their commission tables, if applicable (§11).
# Take a backup once initial setup is complete.

== Glossary ==
{| class="wikitable"
|-
! Term !! Meaning
|-
| Role || A named set of access rights; every user is assigned exactly one role.
|-
| Financial Category || A predefined grouping (100–250 balance sheet, 300–370 income/expense) used to classify accounts on financial reports.
|-
| DDN (Distributed Data Network) || Solace's peer-to-peer replication mode, where each branch hosts its own data and replicates changes to the others.
|-
| Target || The automatically calculated upper limit of a commission range, derived from the next range's starting value.
|-
| Year-End Assistant || The tool that rolls balance-sheet balances and net profit/loss into a new financial period without closing the old one to posting.
|}

----
[[Category:General Setup]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:Solace POS]] [[Category:Setup Guide]]

Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr

2026-09-18T21:46:51Z

Sylvain: Add OHADA pages

{{DISPLAYTITLE:Plan comptable et catégories financières OHADA}}
'''Comment le plan comptable SYSCOHADA est organisé dans Solace — classes, numéros de compte, comptes collectifs et catégories financières qui pilotent les rapports.'''

Cet article décrit le plan comptable que Solace charge pour une société OHADA. Pour l'usage général du plan comptable et des catégories financières, voir [[Accounting/fr#Plan comptable et types de compte|Plan comptable et types de compte]] ; pour la configuration de la société, voir [[Accounting/OHADA Accounting/fr|Comptabilité OHADA]] ; pour les états, voir [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]].

__TOC__

== 1. Classes du plan ==
Le plan SYSCOHADA est organisé en neuf classes, identifiées par le premier chiffre du numéro de compte.

{| class="wikitable"
|-
! Classe !! Intitulé !! Contenu !! Figure sur
|-
| 1 || Ressources durables || Capitaux propres et ressources durables || Bilan – Passif
|-
| 2 || Actif immobilisé || Actif immobilisé || Bilan – Actif
|-
| 3 || Stocks || Stocks || Bilan – Actif
|-
| 4 || Comptes de tiers || Tiers (clients, fournisseurs, personnel, État) || Actif ou Passif
|-
| 5 || Trésorerie || Banques, caisse, trésorerie || Actif ou Passif
|-
| 6 || Charges des activités ordinaires || Charges des activités ordinaires || Compte de résultat
|-
| 7 || Produits des activités ordinaires || Produits des activités ordinaires || Compte de résultat
|-
| 8 || Autres charges et produits (HAO) || Autres charges et produits (HAO) || Compte de résultat
|-
| 9 || Engagements hors bilan || Engagements hors bilan || Hors états financiers
|}

== 2. Numéros de compte et sous-comptes ==
Un compte OHADA a un numéro à trois chiffres, et Solace ajoute un sous-compte à trois chiffres. Le compte principal est enregistré avec un quatrième chiffre, de sorte que le numéro complet compte sept chiffres. Le sous-compte 000 est le compte principal lui-même.

{| class="wikitable"
! Ce que vous voyez dans le plan OHADA !! Numéro dans Solace
|-
| 411 – Clients, sous-compte 001 || 4110001
|-
| 601 – Achats de marchandises, sous-compte 001 || 6010001
|-
| 121 – Report à nouveau créditeur (sans sous-comptes) || 1210000
|}

'''Comptes titres et comptes de saisie.''' Dans le plan fourni, un compte qui possède des sous-comptes (par exemple 411 Clients) est un compte titre : seuls ses sous-comptes reçoivent des écritures. Un compte sans sous-comptes, comme 121, peut recevoir des écritures directement. Solace refuse une écriture sur un compte titre.

Pour ajouter un compte ou un sous-compte, suivez ''Créer un compte général'' dans [[Accounting/fr#Gestion des comptes généraux|Gestion des comptes généraux]] et respectez la numérotation OHADA, car les états placent un compte selon son numéro (voir [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]]).

== 3. Comptes collectifs ==
Certains comptes jouent un rôle particulier. L'Assistant Nouvelle Entreprise les paramètre pour une société OHADA :

{| class="wikitable"
! Rôle !! Compte
|-
| Compte collectif clients || 4110001 – Clients
|-
| Compte collectif fournisseurs || 4010001 – Fournisseurs
|-
| Report à nouveau || 1210000 – Report à nouveau créditeur
|-
| Compte de contrôle de la taxe || 4430001 – T.V.A. facturée sur ventes
|-
| Compte de taxe due || 4440001 – État, T.V.A. due
|-
| Compte collectif du personnel || 4220000 – Personnel, rémunérations dues
|}

Vous pouvez les consulter ou les modifier sous ''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise''. Un compte collectif doit être un compte qui accepte des écritures : choisissez un sous-compte, pas un compte titre.

== 4. Catégories financières ==
Chaque compte appartient à une '''catégorie financière''', qui détermine où le compte apparaît dans les rapports standard Bilan et État des revenus. Les catégories 100 à 250 sont des catégories de bilan et celles à partir de 300 sont des catégories de compte de résultat (voir [[Accounting/fr#Plan comptable et types de compte|Plan comptable et types de compte]]). Le plan OHADA utilise les catégories générales et en ajoute cinq pour les besoins des états SYSCOHADA :

{| class="wikitable"
! Code !! Catégorie !! Rôle
|-
| 355 || Produits financiers || Intérêts et autres produits financiers (classe 77), présentés à part des produits ordinaires.
|-
| 356 || Charges financières || Intérêts et autres charges financières (classe 67).
|-
| 380 || Produits HAO || Produits hors activités ordinaires (classe 8).
|-
| 385 || Charges HAO || Charges hors activités ordinaires (classe 8).
|-
| 999 || Hors états financiers || Engagements hors bilan (classe 9). Les comptes de cette catégorie sont exclus de l'état des revenus et du calcul du résultat.
|}

Le tableau ci-dessous présente toutes les catégories avec leur nom anglais, le nom français fourni pour une société OHADA, et les groupes de comptes (deux premiers chiffres) qui les utilisent.

{| class="wikitable"
|-
! Code !! Catégorie (anglais) !! Catégorie (plan OHADA) !! Utilisée par les comptes commençant par
|-
| 110 || Share Capital || Capital social || 10x, 14x
|-
| 120 || Retained Income || Réserves et report à nouveau || 11x, 12x, 13x
|-
| 130 || Shareholders loans || Comptes courants d'associés || 18x, 46x
|-
| 140 || Long term borrowings || Emprunts et dettes financières || 16x, 17x
|-
| 150 || Other current liabilities || Autres dettes courantes || 41x, 42x, 43x, 45x, 47x, 48x, 49x, 52x, 53x, 56x
|-
| 160 || Fixed assets || Immobilisations corporelles || 22x, 23x, 24x, 25x, 28x, 29x
|-
| 170 || Investments || Immobilisations financières || 26x, 27x, 29x
|-
| 180 || Other fixed assets || Immobilisations incorporelles et autres || 20x, 21x, 28x, 29x
|-
| 190 || Inventory || Stocks || 31x, 32x, 33x, 34x, 35x, 36x, 37x, 38x, 39x
|-
| 200 || Accounts receivable || Clients et comptes rattachés || 41x
|-
| 210 || Bank || Trésorerie || 50x, 51x, 52x, 53x, 57x, 58x, 59x
|-
| 220 || Other current assets || Autres créances et actifs circulants || 40x, 42x, 43x, 44x, 45x, 46x, 47x, 48x, 49x, 54x
|-
| 230 || Accounts payable || Fournisseurs et comptes rattachés || 40x
|-
| 240 || Tax || État et taxes || 44x
|-
| 250 || Other long term liabilities || Autres dettes à long terme || 15x, 19x
|-
| 310 || Sales || Ventes et produits d'exploitation || 70x
|-
| 330 || Other Income || Autres produits || 71x, 72x, 73x, 75x, 78x, 79x
|-
| 340 || Expenses || Charges d'exploitation || 60x, 61x, 62x, 63x, 64x, 65x, 66x, 68x, 69x
|-
| 355 || Financial Income || Produits financiers || 77x, 78x, 79x
|-
| 356 || Financial Expenses || Charges financières || 67x
|-
| 360 || Taxation || Impôts sur les résultats || 89x
|-
| 380 || HAO Income || Produits HAO || 82x, 84x, 86x, 88x
|-
| 385 || HAO Expenses || Charges HAO || 81x, 83x, 85x, 87x
|-
| 999 || Not on Financial Statements || Hors états financiers || 90x, 91x, 92x, 93x, 94x, 95x, 96x, 97x, 98x, 99x
|}

'''Deux catégories par compte.''' Chaque compte a une catégorie pour le cas où son solde est débiteur et une autre pour le cas où il est créditeur. C'est ainsi qu'un même compte peut figurer de chaque côté du bilan. Par exemple :

{| class="wikitable"
! Compte !! Solde débiteur !! Solde créditeur
|-
| 411 Clients || Comptes clients (Accounts receivable) || Autres dettes courantes (avances clients)
|-
| 401 Fournisseurs || Autres actifs courants (avances aux fournisseurs) || Comptes fournisseurs (Accounts payable)
|-
| 44 État || Autres actifs courants (taxes à récupérer) || Taxe (Tax)
|-
| 52 Banques || Banque (Bank) || Autres dettes courantes (découvert)
|}

'''Renommer les catégories.''' La liste des catégories ne peut pas être restructurée, mais ses noms peuvent être modifiés : ''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise → Catégories Financières → modifier la colonne de traduction → Appliquer''. Pour imprimer la liste, utilisez ''Rapports → Grand livre → Catégories Financières''.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Remarque.''' La liste des catégories elle-même ne peut pas être restructurée : seuls ses noms peuvent être modifiés.
</div>

----
[[Accounting/OHADA Accounting/fr|Comptabilité OHADA]] · [[Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr|Plan comptable OHADA]] · [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]]
[[Category:Comptabilité]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:OHADA]]

Accounting/OHADA Financial Statements/fr

2026-09-18T21:46:50Z

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{{DISPLAYTITLE:États financiers OHADA (SYSCOHADA)}}
'''Les états réglementaires d'une société OHADA — bilan, compte de résultat avec les SIG, tableau des flux de trésorerie et notes annexes : comment les produire, ce que contient chaque ligne et comment les vérifier.'''

Cet article suppose que la société a été configurée comme décrit dans [[Accounting/OHADA Accounting/fr|Comptabilité OHADA]]. Le plan comptable est décrit dans [[Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr|Plan comptable OHADA]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Portée et responsabilité.''' Les états sont produits à partir des comptes par des règles fixes qui suivent la présentation révisée du SYSCOHADA. Ils constituent une aide au travail : ils ne remplacent ni les formulaires officiels de dépôt, ni les notes qui exigent des informations extérieures à la comptabilité, ni la relecture d'un comptable qualifié. Faites-les relire pour votre pays avant de les déposer.
</div>

== 1. Produire les états ==
Ouvrez ''Écran principal → Rapports → rapports financiers (Financials)'' et utilisez le groupe '''États SYSCOHADA'''.

{| class="wikitable"
! Rapport !! Contenu
|-
| '''Bilan - Actif''' || Actif immobilisé, actif circulant et trésorerie-actif, avec le montant brut, les amortissements et dépréciations, et le montant net.
|-
| '''Bilan - Passif''' || Capitaux propres, dettes financières, passif circulant et trésorerie-passif.
|-
| '''Compte de résultat''' || Le compte de résultat avec les soldes intermédiaires de gestion (marge commerciale, valeur ajoutée, EBE, résultat d'exploitation, résultat financier, résultat HAO et résultat net).
|-
| '''Tableau des flux de trésorerie''' || Le tableau des flux de trésorerie.
|-
| '''Notes 3A et 3C''' || Le mouvement des immobilisations (brut) et de leurs amortissements et dépréciations pendant l'exercice.
|-
| '''Notes annexes''' || Les notes qui peuvent être déduites de la comptabilité.
|}

Chaque rapport ouvre un écran d'options. Choisissez la période jusqu'à laquelle le rapport s'exécute (le champ de la période finale) et cochez l'option d'impression des soldes nuls (''Print Nil balances'') si vous voulez imprimer les lignes sans montant. Puis imprimez ou prévisualisez. Chaque rapport présente l'exercice choisi et, à côté, l'exercice précédent.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Avant d'imprimer.''' Validez tous les lots : les états lisent uniquement le grand livre validé.
</div>

== 2. Bilan – Actif ==
Les colonnes sont ''Brut'', ''Amort. et dépréc.'' (amortissements et dépréciations), et le montant net de l'exercice et de l'exercice précédent. Le tableau indique quels comptes alimentent chaque ligne. Les plages énumèrent les comptes du plan fourni, du premier au dernier de la plage.

{| class="wikitable"
|-
! Réf. !! Ligne imprimée !! Comptes du plan fourni
|-
| '''AD''' || '''Immobilisations incorporelles''' || total: AE + AF + AG + AH
|-
| AE || Frais de développement et de prototypes || 211; amortissements / dépréciations: 281/001
|-
| AF || Brevets, licences, logiciels et droits similaires || 212–214; amortissements / dépréciations: 281/002, 281/003, 281/004
|-
| AG || Fonds commercial et droit au bail || 215, 216; amortissements / dépréciations: 281/005, 281/006
|-
| AH || Autres immobilisations incorporelles || 201–206, 217–219; amortissements / dépréciations: 291, 281/007, 281/008
|-
| '''AI''' || '''Immobilisations corporelles''' || total: AJ + AK + AL + AM + AN
|-
| AJ || Terrains || 221–229; amortissements / dépréciations: 282, 292
|-
| AK || Bâtiments || 231–233, 237, 239; amortissements / dépréciations: 293, 283/001, 283/002, 283/003, 283/007
|-
| AL || Aménagements, agencements et installations || 234, 235, 238; amortissements / dépréciations: 283/004, 283/005, 283/008
|-
| AM || Matériel, mobilier et actifs biologiques || 241–244, 246–249; amortissements / dépréciations: 294, 284/001, 284/002, 284/003, 284/004, 284/006, 284/007, 284/008
|-
| AN || Matériel de transport || 245; amortissements / dépréciations: 284/005
|-
| AP || Avances et acomptes versés sur immobilisations || 251, 252; amortissements / dépréciations: 295
|-
| '''AQ''' || '''Immobilisations financières''' || total: AR + AS
|-
| AR || Titres de participation || 261–268; amortissements / dépréciations: 296
|-
| AS || Autres immobilisations financières || 271–278; amortissements / dépréciations: 297
|-
| '''AZ''' || '''TOTAL ACTIF IMMOBILISÉ''' || total: AD + AI + AP + AQ
|-
| BA || Actif circulant HAO || 414, 481–488 (soldes débiteurs); amortissements / dépréciations: 498
|-
| '''BB''' || '''Stocks et encours''' || total: BC + BD + BE + BF
|-
| BC || Marchandises || 311–318, 381, 387; amortissements / dépréciations: 391, 398
|-
| BD || Matières premières et autres approvisionnements || 321–338, 382, 383, 388; amortissements / dépréciations: 392, 393
|-
| BE || En-cours || 341–352; amortissements / dépréciations: 394, 395
|-
| BF || Produits fabriqués || 361–372, 386; amortissements / dépréciations: 396, 397
|-
| '''BG''' || '''Créances et emplois assimilés''' || total: BH + BI + BJ
|-
| BH || Fournisseurs, avances versées || 401–409 (soldes débiteurs); amortissements / dépréciations: 490
|-
| BI || Clients || 411, 412, 415–419 (soldes débiteurs); amortissements / dépréciations: 491
|-
| BJ || Autres créances || 421–477 (soldes débiteurs); amortissements / dépréciations: 492–497
|-
| '''BK''' || '''TOTAL ACTIF CIRCULANT''' || total: BA + BB + BG
|-
| BQ || Titres de placement || 501–508, 541–545; amortissements / dépréciations: 590
|-
| BR || Valeurs à encaisser || 511–518; amortissements / dépréciations: 591
|-
| BS || Banques, chèques postaux, caisse et assimilés || 571–588; 521–538, 561–566 (soldes débiteurs); amortissements / dépréciations: 592–594
|-
| '''BT''' || '''TOTAL TRÉSORERIE-ACTIF''' || total: BQ + BR + BS
|-
| BU || Écart de conversion-Actif || 478
|-
| '''BZ''' || '''TOTAL GÉNÉRAL''' || total: AZ + BK + BT + BU
|}

== 3. Bilan – Passif ==
Les soldes créditeurs sont présentés en montants positifs. Le résultat de l'exercice est calculé à partir des comptes de produits et de charges (voir [[Accounting/OHADA Accounting/fr#4. Règles de saisie importantes|Règles de saisie importantes]]).

{| class="wikitable"
|-
! Réf. !! Ligne imprimée !! Comptes du plan fourni
|-
| CA || Capital || 101–104
|-
| CB || Apporteurs, capital non appelé (-) || 109
|-
| CC || Primes liées au capital social || 105
|-
| CD || Écarts de réévaluation || 106
|-
| CE || Réserves indisponibles || 111–113
|-
| CF || Réserves libres || 118
|-
| CG || Report à nouveau (+ ou -) || 121, 129
|-
| CH || Résultat net de l'exercice (bénéfice + ou perte -) || 130–139
|-
| CJ || Subventions d'investissement || 141–148
|-
| CL || Provisions réglementées et fonds assimilés || 151–158
|-
| '''CP''' || '''TOTAL CAPITAUX PROPRES ET RESSOURCES ASSIMILÉES''' || total: CA + CB + CC + CD + CE + CF + CG + CH + CJ + CL
|-
| DA || Emprunts et dettes financières diverses || 161–168, 181–188
|-
| DB || Dettes de location-acquisition || 172–178
|-
| DC || Provisions pour risques et charges || 191–198
|-
| '''DD''' || '''TOTAL DETTES FINANCIÈRES ET RESSOURCES ASSIMILÉES''' || total: DA + DB + DC
|-
| '''DF''' || '''TOTAL RESSOURCES STABLES''' || total: CP + DD
|-
| DH || Dettes circulantes HAO || 414, 481–488 (soldes créditeurs)
|-
| DI || Clients, avances reçues || 411, 412, 415–419 (soldes créditeurs)
|-
| DJ || Fournisseurs d'exploitation || 401–409 (soldes créditeurs)
|-
| DK || Dettes fiscales et sociales || 421–449 (soldes créditeurs)
|-
| DM || Autres dettes || 451–477 (soldes créditeurs)
|-
| DN || Provisions pour risques à court terme || 499, 599
|-
| '''DP''' || '''TOTAL PASSIF CIRCULANT''' || total: DH + DI + DJ + DK + DM + DN
|-
| DQ || Banques, crédits d'escompte || 564, 565 (soldes créditeurs)
|-
| DR || Banques, établissements financiers et crédits de trésorerie || 521–538, 561, 566 (soldes créditeurs)
|-
| '''DT''' || '''TOTAL TRÉSORERIE-PASSIF''' || total: DQ + DR
|-
| DV || Écart de conversion-Passif || 479
|-
| '''DZ''' || '''TOTAL GÉNÉRAL''' || total: DF + DP + DT + DV
|}

== 4. Compte de résultat et SIG ==
Les produits et les charges sont présentés en montants positifs, et les soldes intermédiaires sont calculés comme indiqué dans le second tableau.

{| class="wikitable"
|-
! Réf. !! Ligne imprimée !! Comptes du plan fourni
|-
| TA || Ventes de marchandises || 701
|-
| RA || Achats de marchandises || 601
|-
| RB || Variation de stocks de marchandises || 603/001
|-
| '''XA''' || '''MARGE COMMERCIALE''' || total: TA − RA − RB
|-
| TB || Ventes de produits fabriqués || 702–704
|-
| TC || Travaux, services vendus || 705, 706
|-
| TD || Produits accessoires || 707
|-
| '''XB''' || '''CHIFFRE D'AFFAIRES''' || total: TA + TB + TC + TD
|-
| TE || Production stockée (ou déstockage) || 734–737
|-
| TF || Production immobilisée || 721–726
|-
| TG || Subventions d'exploitation || 711–718
|-
| TH || Autres produits || 752–759
|-
| TI || Transferts de charges d'exploitation || 781
|-
| RC || Achats de matières premières et fournitures liées || 602
|-
| RD || Variation de stocks de matières premières et fournitures liées || 603/002
|-
| RE || Autres achats || 604–608
|-
| RF || Variation de stocks d'autres approvisionnements || 603/003
|-
| RG || Transports || 611–618
|-
| RH || Services extérieurs || 621–638
|-
| RI || Impôts et taxes || 641–648
|-
| RJ || Autres charges || 651–659
|-
| '''XC''' || '''VALEUR AJOUTÉE''' || total: XA + TB + TC + TD + TE + TF + TG + TH + TI − RC − RD − RE − RF − RG − RH − RI − RJ
|-
| RK || Charges de personnel || 661–668
|-
| '''XD''' || '''EXCÉDENT BRUT D'EXPLOITATION (E.B.E.)''' || total: XC − RK
|-
| TJ || Reprises d'amortissements, de provisions et dépréciations || 791, 798
|-
| RL || Dotations aux amortissements, aux provisions et dépréciations || 681, 691
|-
| '''XE''' || '''RÉSULTAT D'EXPLOITATION''' || total: XD + TJ − RL
|-
| TK || Revenus financiers et assimilés || 771–779
|-
| TL || Reprises de provisions et dépréciations financières || 797
|-
| TM || Transferts de charges financières || 787
|-
| RM || Frais financiers et charges assimilées || 671–679
|-
| RN || Dotations aux provisions et aux dépréciations financières || 687, 697
|-
| '''XF''' || '''RÉSULTAT FINANCIER''' || total: TK + TL + TM − RM − RN
|-
| '''XG''' || '''RÉSULTAT DES ACTIVITÉS ORDINAIRES''' || total: XE + XF
|-
| TN || Produits des cessions d'immobilisations || 821–826
|-
| TO || Autres produits HAO || 841–849, 861–868, 881–888
|-
| RO || Valeurs comptables des cessions d'immobilisations || 811–816
|-
| RP || Autres charges HAO || 831–839, 851–858
|-
| '''XH''' || '''RÉSULTAT HORS ACTIVITÉS ORDINAIRES''' || total: TN + TO − RO − RP
|-
| RQ || Participation des travailleurs || 871–878
|-
| RS || Impôts sur le résultat || 891–899
|-
| '''XI''' || '''RÉSULTAT NET''' || total: XG + XH − RQ − RS
|}

'''Les soldes intermédiaires de gestion (SIG) :'''

{| class="wikitable"
|-
! Réf. !! Ligne imprimée !! Formule
|-
| '''XA''' || MARGE COMMERCIALE || TA − RA − RB
|-
| '''XB''' || CHIFFRE D'AFFAIRES || TA + TB + TC + TD
|-
| '''XC''' || VALEUR AJOUTÉE || XA + TB + TC + TD + TE + TF + TG + TH + TI − RC − RD − RE − RF − RG − RH − RI − RJ
|-
| '''XD''' || EXCÉDENT BRUT D'EXPLOITATION (E.B.E.) || XC − RK
|-
| '''XE''' || RÉSULTAT D'EXPLOITATION || XD + TJ − RL
|-
| '''XF''' || RÉSULTAT FINANCIER || TK + TL + TM − RM − RN
|-
| '''XG''' || RÉSULTAT DES ACTIVITÉS ORDINAIRES || XE + XF
|-
| '''XH''' || RÉSULTAT HORS ACTIVITÉS ORDINAIRES || TN + TO − RO − RP
|-
| '''XI''' || RÉSULTAT NET || XG + XH − RQ − RS
|}

== 5. Tableau des flux de trésorerie ==
Ce tableau explique comment la trésorerie de la société a varié pendant l'exercice. Les flux opérationnels sont calculés à partir du bilan et du compte de résultat, et les flux d'investissement et de financement à partir du total des débits et des crédits passés pendant l'exercice sur les comptes concernés.

{| class="wikitable"
|-
! Réf. !! Ligne imprimée !! Mode de calcul
|-
| ZA || Trésorerie nette au 1er janvier || Trésorerie-actif (BT) moins trésorerie-passif (DT) de l'exercice précédent, d'après le bilan.
|-
| || ''Flux de trésorerie provenant des activités opérationnelles'' ||
|-
| FA || Capacité d'autofinancement globale (CAFG) || EBE (XD) + revenus financiers (TK) + transferts de charges financières (TM) + autres produits HAO (TO) − frais financiers (RM) − autres charges HAO (RP) − participation des travailleurs (RQ) − impôts sur le résultat (RS). Les cessions d'immobilisations, les amortissements et les provisions sont exclus.
|-
| FB || - Actif circulant HAO || Variation de l'actif circulant HAO (BA) entre les deux clôtures, signe inversé (une augmentation est un décaissement).
|-
| FC || - Variation des stocks || Variation des stocks et encours (BB), signe inversé.
|-
| FD || - Variation des créances et emplois assimilés || Variation des créances et emplois assimilés (BG), signe inversé.
|-
| FE || + Variation du passif circulant || Variation du passif circulant (DP) : une augmentation est un encaissement.
|-
| '''ZB''' || '''Flux de trésorerie provenant des activités opérationnelles''' || FA + FB + FC + FD + FE
|-
| || ''Flux de trésorerie provenant des activités d'investissement'' ||
|-
| FF || - Décaissements liés aux acquisitions d'immobilisations incorporelles || Débits passés pendant l'exercice sur les comptes 20 et 21.
|-
| FG || - Décaissements liés aux acquisitions d'immobilisations corporelles || Débits passés pendant l'exercice sur les comptes 22 à 25 (terrains, bâtiments, matériel, avances sur immobilisations).
|-
| FH || - Décaissements liés aux acquisitions d'immobilisations financières || Débits passés pendant l'exercice sur les comptes 26 et 27.
|-
| FI || + Encaissements liés aux cessions d'immobilisations incorporelles et corporelles || Crédits moins débits sur les comptes 821 et 822 (cessions d'immobilisations incorporelles et corporelles).
|-
| FJ || + Encaissements liés aux cessions d'immobilisations financières || Crédits moins débits sur le compte 826 (cessions d'immobilisations financières).
|-
| '''ZC''' || '''Flux de trésorerie provenant des activités d'investissement''' || FF + FG + FH + FI + FJ
|-
| || ''Flux de trésorerie provenant du financement par les capitaux propres'' ||
|-
| FK || + Augmentations de capital par apports nouveaux || Crédits passés sur les comptes 101 à 103 et 105 (capital et primes).
|-
| FL || + Subventions d'investissement reçues || Crédits passés sur les comptes 141, 142 et 148.
|-
| FM || - Prélèvements sur le capital || Débits passés sur les comptes 101 à 103.
|-
| FN || - Dividendes versés || Débits passés sur le compte 465 (dividendes à payer).
|-
| '''ZD''' || '''Flux de trésorerie provenant des capitaux propres''' || FK + FL + FM + FN
|-
| || ''Trésorerie provenant du financement par les capitaux étrangers'' ||
|-
| FO || + Emprunts || Crédits passés sur le compte 16, sauf 166 (intérêts courus).
|-
| FP || + Autres dettes financières || Crédits passés sur les comptes 17 et 18, sauf 176 et 183 (intérêts courus).
|-
| FQ || - Remboursements des emprunts et autres dettes financières || Débits passés sur les comptes 16, 17 et 18, sauf 166, 176 et 183.
|-
| '''ZE''' || '''Flux de trésorerie provenant des capitaux étrangers''' || FO + FP + FQ
|-
| '''ZF''' || '''Flux de trésorerie provenant des activités de financement''' || ZD + ZE
|-
| '''ZG''' || '''VARIATION DE LA TRÉSORERIE NETTE DE LA PÉRIODE''' || ZB + ZC + ZF
|-
| '''ZH''' || '''Trésorerie nette au 31 décembre''' || ZG + ZA
|-
| ZK || Contrôle : trésorerie-actif moins trésorerie-passif || Trésorerie-actif (BT) moins trésorerie-passif (DT) à la fin de la période, d'après le bilan.
|-
| '''ZL''' || '''Écart de contrôle''' || ZH − ZK
|}

'''La ligne de contrôle.''' La dernière ligne, ''Écart de contrôle'' (ZL), compare la variation de trésorerie calculée avec les lignes ci-dessus à la variation réelle de la trésorerie au bilan. Elle doit être nulle, et un zéro s'imprime en blanc. Un écart signifie que l'exercice contient des mouvements que les lignes ne peuvent pas expliquer, par exemple une augmentation de capital par incorporation de réserves (qui n'implique aucun flux de trésorerie), une écriture passée directement entre deux comptes du même groupe, ou une différence de change.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Remarque.''' Le TFT est un tableau à méthode indirecte construit à partir des soldes et des totaux de mouvements. Il doit être relu par votre comptable, en particulier le classement des mouvements de capital et d'emprunts.
</div>

== 6. Notes 3A et 3C – Immobilisations ==
La note 3A présente, pour chaque ligne d'immobilisations, la valeur brute au début de l'exercice, les augmentations, les diminutions (cessions) et la valeur brute à la fin. La note 3C présente la même chose pour les amortissements et dépréciations cumulés : le montant au début, la dotation de l'exercice, les montants repris (par exemple lors de la vente d'un bien) et le montant à la fin. Les montants de clôture concordent avec les colonnes ''Brut'' et ''Amort. et dépréc.'' du Bilan – Actif.

== 7. Notes annexes ==
Le rapport imprime les notes suivantes, chacune avec ses comptes. Pour les notes sur l'actif (4 à 11), les colonnes sont brut, amortissements et dépréciations, net et exercice précédent ; pour les autres, l'exercice et l'exercice précédent. Une note sans montant sur les deux exercices est omise, sauf si vous cochez l'option d'impression des soldes nuls.

{| class="wikitable"
|-
! Note !! Titre !! Colonnes !! Comptes du plan fourni
|-
| 4 || Immobilisations financières || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 261–278; amortissements / dépréciations: 296, 297
|-
| 5 || Actif circulant HAO || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 414, 481–488; amortissements / dépréciations: 498
|-
| 6 || Stocks et encours || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 311–388; amortissements / dépréciations: 391–398
|-
| 7 || Clients || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 411, 412, 415–419; amortissements / dépréciations: 491
|-
| 8 || Autres créances || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 421–477; amortissements / dépréciations: 492–497
|-
| 9 || Titres de placement || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 501–508, 541–545; amortissements / dépréciations: 590
|-
| 10 || Valeurs à encaisser || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 511–518; amortissements / dépréciations: 591
|-
| 11 || Banques, chèques postaux, caisse et assimilés || Brut, amortissements/dépréciations, net, exercice précédent || 521–538, 561–588; amortissements / dépréciations: 592–594
|-
| 13 || Capital || Exercice et exercice précédent || 101–104, 109
|-
| 14 || Primes et réserves || Exercice et exercice précédent || 105, 106, 111–118
|-
| 15A || Subventions d'investissement || Exercice et exercice précédent || 141–148
|-
| 15B || Provisions réglementées et fonds assimilés || Exercice et exercice précédent || 151–158
|-
| 16A || Dettes financières et ressources assimilées || Exercice et exercice précédent || 161–198
|-
| 17 || Fournisseurs d'exploitation || Exercice et exercice précédent || 401–409
|-
| 18 || Dettes fiscales et sociales || Exercice et exercice précédent || 421–449
|-
| 19 || Autres dettes et provisions pour risques à court terme || Exercice et exercice précédent || 451–477, 499, 599
|-
| 20 || Banques, crédits d'escompte et de trésorerie || Exercice et exercice précédent || 521–538, 561–566
|-
| 21 || Chiffre d'affaires et autres produits || Exercice et exercice précédent || 701–759, 781
|-
| 22 || Achats || Exercice et exercice précédent || 601, 602, 604–608
|-
| 23 || Transports || Exercice et exercice précédent || 611–618
|-
| 24 || Services extérieurs || Exercice et exercice précédent || 621–638
|-
| 25 || Impôts et taxes || Exercice et exercice précédent || 641–648
|-
| 26 || Autres charges || Exercice et exercice précédent || 651–659
|-
| 27A || Charges de personnel || Exercice et exercice précédent || 661–668
|-
| 28 || Dotations aux amortissements, provisions et dépréciations d'exploitation || Exercice et exercice précédent || 681, 691
|-
| 29 || Charges et revenus financiers || Exercice et exercice précédent || 671–679, 687, 697, 771–779, 787, 797
|-
| 30 || Autres charges et produits HAO || Exercice et exercice précédent || 811–899
|}

== 8. Vérifier vos chiffres ==
{| class="wikitable"
! Vérification !! Résultat attendu
|-
| '''Total actif (BZ) et total passif (DZ)''' || Ils sont égaux, pour l'exercice et pour l'exercice précédent.
|-
| '''Résultat net (XI) et résultat au bilan''' || Le résultat du compte de résultat est égal au ''Résultat net de l'exercice'' (CH) du Bilan – Passif.
|-
| '''Trésorerie (BT, DT) et TFT''' || La trésorerie à la fin du TFT (ZH) est égale à la trésorerie-actif moins la trésorerie-passif du bilan : la ligne de contrôle ZL est donc nulle.
|-
| '''Notes et états''' || Le total d'une note est égal à sa ligne de l'état, par exemple le total de la note 6 est égal aux ''Stocks et encours'' (BB) et celui de la note 24 aux ''Services extérieurs'' (RH).
|-
| '''Immobilisations''' || Les montants de clôture des notes 3A et 3C sont égaux au brut et aux amortissements du ''Total actif immobilisé'' (AZ).
|}

Si le total actif et le total passif diffèrent, vérifiez d'abord que tous les lots ont été validés et que les soldes de fin d'exercice ont été reportés.

== 9. Limites ==
* Les états suivent la présentation révisée du SYSCOHADA, et les lignes sont alimentées à partir des comptes par les règles des tableaux ci-dessus. Faites-les relire par un comptable qualifié de votre pays avant de les déposer.
* Le tableau des flux de trésorerie est construit à partir des soldes et des totaux de mouvements. Les écritures sans flux de trésorerie et les effets de change ne sont pas isolés.
* Les notes annexes ne couvrent que ce que contient la comptabilité. Les notes qui exigent d'autres informations (par exemple les effectifs, les garanties et engagements donnés, et les notes narratives) et les formulaires de déclaration propres à un pays ne sont pas produits.
* Les montants sont exprimés dans la devise locale de la société.

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[[Accounting/OHADA Accounting/fr|Comptabilité OHADA]] · [[Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr|Plan comptable OHADA]] · [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]]
[[Category:Comptabilité]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:OHADA]]

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{{DISPLAYTITLE:Comptabilité OHADA (SYSCOHADA)}}
'''Comment configurer et utiliser une société avec le plan comptable OHADA (SYSCOHADA) — création de la société, comptes collectifs, TVA, clôture annuelle et états financiers réglementaires.'''

Cet article couvre ce qui est propre à la tenue de la comptabilité d'une société OHADA dans Solace Accounting. Les journaux, les comptes clients et fournisseurs et le rapprochement bancaire fonctionnent comme décrit dans [[Accounting/fr|Comptabilité]], et la création d'une société en général est décrite dans [[General Setup/fr|Configuration générale]]. Deux articles complémentaires approfondissent le sujet : [[Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr|Plan comptable et catégories financières OHADA]] et [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Portée et responsabilité.''' Les états sont produits à partir des comptes par des règles fixes qui suivent la présentation révisée du SYSCOHADA. Ils constituent une aide au travail : ils ne remplacent ni les formulaires officiels de dépôt, ni les notes qui exigent des informations extérieures à la comptabilité, ni la relecture d'un comptable qualifié. Faites-les relire pour votre pays avant de les déposer.
</div>

== 1. Objectif et portée ==
L'OHADA est l'Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires. Ses États membres appliquent un même référentiel comptable, le SYSCOHADA, avec un plan comptable fixe (classes 1 à 9) et un ensemble fixe d'états financiers. Solace Accounting le prend en charge avec un plan comptable prêt à l'emploi, des noms de catégories financières en français et un groupe de rapports réglementaires.

{| class="wikitable"
! Domaine !! Ce que fournit Solace
|-
| '''Plan comptable''' || Le plan SYSCOHADA complet, classes 1 à 9, chargé à la création de la société (voir [[Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr|Plan comptable OHADA]]).
|-
| '''Catégories financières''' || Chaque compte est déjà rattaché à la catégorie qui pilote les rapports standard, et les noms des catégories sont fournis en français.
|-
| '''Paramètres par défaut''' || Comptes collectifs, exercice, taux de TVA, intitulé des factures et premier groupe d'inventaire sont paramétrés pour une société OHADA (§2).
|-
| '''États réglementaires''' || Bilan (Actif et Passif), compte de résultat avec les soldes intermédiaires de gestion, tableau des flux de trésorerie et notes annexes (voir [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]]).
|}

'''Non inclus :''' la présentation ancienne (2000) des états et le TAFIRE ; les notes qui exigent des informations absentes de la comptabilité (par exemple les effectifs, les garanties données et les notes narratives) ; et les formulaires de déclaration propres à un pays, comme la déclaration fiscale de la République démocratique du Congo. Voir le §7.

== 2. Créer une société OHADA ==
Créez la société avec l'''Assistant Nouvelle Entreprise''' (voir [[General Setup/fr|Configuration générale]]). Les étapes importantes pour l'OHADA sont :

# Lancez l''''Assistant Nouvelle Entreprise''' et saisissez le nom, l'adresse et les numéros d'immatriculation comme pour toute société.
# À l'étape du plan comptable, sélectionnez '''OHADA cadre des comptes''' dans la liste des plans. La grille affiche les comptes qui seront créés.
# Vérifiez la période financière. Pour une société OHADA, l'assistant propose une année civile commençant le 1er janvier, avec 12 périodes, et nomme la première période '''EXERCICE''' suivi de l'année. Vous pouvez modifier la date de début et le nombre de périodes.
# Terminez l'assistant. Il charge le plan comptable et applique les paramètres OHADA ci-dessous.

{| class="wikitable"
! Paramètre !! Valeur pour une société OHADA
|-
| '''Numéros de compte''' || Le numéro OHADA à trois chiffres suivi d'un sous-compte à trois chiffres. Par exemple, le sous-compte 001 du compte 411 porte le numéro 4110001.
|-
| '''Compte collectif clients''' || 4110001 – Clients
|-
| '''Compte collectif fournisseurs''' || 4010001 – Fournisseurs
|-
| '''Compte de report à nouveau''' || 1210000 – Report à nouveau créditeur
|-
| '''Compte de contrôle de la taxe''' || 4430001 – T.V.A. facturée sur ventes
|-
| '''Compte de taxe due''' || 4440001 – État, T.V.A. due
|-
| '''Compte collectif du personnel''' || 4220000 – Personnel, rémunérations dues
|-
| '''Type de taxe standard''' || TVA à 16 %, taux normal en République démocratique du Congo. Réglez le taux de votre pays sous ''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise → Traitement fiscal'' avant d'émettre des factures, et vérifiez le taux en vigueur auprès de votre administration fiscale.
|-
| '''Intitulé des documents de vente''' || FACTURE (les copies s'impriment COPIE FACTURE).
|-
| '''Groupe d'inventaire par défaut''' || Ventes 7010001, stock 3110001, coût des ventes 6010001, écart d'achat 6010001, autres écarts et ajustements 6030001.
|-
| '''Noms des catégories financières''' || En français (par exemple ''Capital social'', ''Produits financiers''), voir ''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise → Catégories Financières''.
|-
| '''Référentiel comptable''' || La société est enregistrée comme société SYSCOHADA, ce qui affiche le groupe de rapports ''États SYSCOHADA'' (§3).
|}

'''Ce que l'assistant ne paramètre pas :''' la devise locale, les journaux et les comptes bancaires. Réglez la devise sous ''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise'' avant de saisir des écritures. Pour les journaux, créez ceux qu'utilise votre comptable (en général achats, ventes, banque, caisse et opérations diverses) comme décrit dans [[Accounting/fr#Configuration des journaux et types d'écriture|Configuration des journaux et types d'écriture]]. Les soldes d'ouverture se saisissent comme dans [[Accounting/fr#Soldes d'ouverture|Soldes d'ouverture]].

== 3. Sociétés existantes et menu des états ==
Le groupe '''États SYSCOHADA''' apparaît sous ''Écran principal → Rapports → rapports financiers (Financials)'' uniquement pour une société que Solace reconnaît comme société OHADA. Il s'agit d'une société créée avec le plan OHADA par l'Assistant Nouvelle Entreprise, ainsi que d'une société plus ancienne dont les numéros de compte suivent la présentation trois plus trois chiffres et dont le compte collectif clients commence par 411. Si le groupe est absent pour une société qui tient sa comptabilité selon le SYSCOHADA, vérifiez que le compte collectif clients, sous ''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise'', est bien un compte 411.

Les sociétés existantes reçoivent automatiquement les nouvelles catégories financières (Produits financiers, Charges financières, Produits HAO, Charges HAO et Hors états financiers) à leur première ouverture après la mise à jour.

== 4. Règles de saisie importantes ==
{| class="wikitable"
! Règle !! Pourquoi
|-
| '''Saisir sur les sous-comptes, pas sur les comptes titres.''' || Un compte qui possède des sous-comptes est un compte titre, par exemple 411 Clients. Saisissez sur ses sous-comptes, par exemple le sous-compte 001 du compte 411. Solace refuse une écriture sur un compte principal qui possède des sous-comptes.
|-
| '''Utiliser les comptes collectifs pour les clients et les fournisseurs.''' || Les opérations clients et fournisseurs passent par le compte collectif clients 4110001 et le compte collectif fournisseurs 4010001, afin que les états reprennent correctement les soldes.
|-
| '''Valider tous les lots avant d'imprimer.''' || Les états lisent uniquement le grand livre validé. Les écritures encore dans un lot non validé n'apparaissent pas.
|-
| '''Respecter la numérotation OHADA.''' || Les états placent un compte selon son numéro. Un nouveau compte numéroté 622 apparaît sous « Services extérieurs », un nouveau compte numéroté 701 sous « Ventes de marchandises ».
|-
| '''Ne pas passer soi-même le résultat de l'exercice.''' || Le bilan calcule le ''Résultat net de l'exercice'' à partir des comptes de produits et de charges. Si vous passez aussi le résultat sur les comptes 131 ou 139, il est compté deux fois. Laissez ces comptes inutilisés, sauf si votre comptable a clôturé l'exercice en dehors de Solace.
|}

== 5. Clôture annuelle ==
Exécutez l''''Assistant de fin d'année''' (''Panneau de configuration → Outils'') comme décrit dans [[General Setup/fr|Configuration générale]]. Il crée la période financière suivante et reporte les soldes du bilan. Les états affichent l'exercice précédent à côté de l'exercice en cours : ne modifiez donc plus les soldes de l'exercice précédent après avoir imprimé les états.

== 6. Liste de contrôle de première configuration ==
# Créez la société avec l'Assistant Nouvelle Entreprise et le plan '''OHADA cadre des comptes'''.
# Réglez la devise locale et vérifiez le taux de TVA sous ''Panneau de configuration → Paramètres de l'entreprise''.
# Créez les journaux qu'utilise votre comptable.
# Saisissez les soldes d'ouverture et les soldes clients et fournisseurs.
# Saisissez les écritures, toujours sur des sous-comptes.
# Validez tous les lots, puis imprimez les états depuis ''Rapports → rapports financiers → États SYSCOHADA'' et vérifiez-les (voir [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr#8. Vérifier vos chiffres|Vérifier vos chiffres]]).
# Faites relire les états par votre comptable avant de les déposer.

== 7. Limites ==
* Les états suivent la présentation révisée du SYSCOHADA (Acte uniforme relatif au droit comptable et à l'information financière, en vigueur depuis 2018). La présentation de 2000 et le TAFIRE ne sont pas produits.
* Les lignes sont alimentées à partir des comptes par des règles fixes (listées dans [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]]). Elles n'ont pas été vérifiées par un comptable qualifié pour chaque pays. Relisez-les pour votre pays avant de déposer vos états.
* Seules les notes annexes qui peuvent être déduites de la comptabilité sont produites. Les notes qui exigent d'autres informations doivent être préparées en dehors de Solace.
* Les formulaires de déclaration propres à un pays ne sont pas produits, par exemple la déclaration fiscale (liasse fiscale ou déclaration statistique et fiscale) de la République démocratique du Congo.
* Solace affiche les montants dans la devise locale de la société. L'assistant ne choisit pas la devise à votre place.

== Glossaire ==
{| class="wikitable"
! Terme !! Signification
|-
| OHADA || Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires, dont les États membres partagent le référentiel comptable.
|-
| SYSCOHADA || Le référentiel comptable de l'OHADA : plan comptable, règles et états financiers réglementaires.
|-
| Bilan || Imprimé en deux rapports : Actif et Passif (capitaux propres et dettes).
|-
| Compte de résultat || État des produits et des charges de l'exercice.
|-
| SIG || Soldes intermédiaires de gestion : marge commerciale, valeur ajoutée, EBE, résultat d'exploitation, etc.
|-
| EBE || Excédent brut d'exploitation.
|-
| CAFG || Capacité d'autofinancement globale : la trésorerie générée par l'activité de l'exercice avant variation du besoin de financement.
|-
| TFT || Tableau des flux de trésorerie.
|-
| HAO || Hors activités ordinaires : produits et charges étrangers à l'activité ordinaire de l'entreprise (classe 8).
|-
| Notes annexes || Les notes qui accompagnent les états financiers.
|-
| Poste || Une ligne d'un état réglementaire, identifiée par une référence à deux lettres comme AE ou XI.
|}

----
[[Accounting/OHADA Accounting/fr|Comptabilité OHADA]] · [[Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr|Plan comptable OHADA]] · [[Accounting/OHADA Financial Statements/fr|États financiers OHADA]]
[[Category:Comptabilité]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:OHADA]]

Accounting/Module G - Using Manufacturing/fr

2026-09-18T21:46:48Z

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#REDIRECT [[Accounting/fr#Fabrication (nomenclatures)]]

Accounting/Module F - Trading in Stock/fr

2026-09-18T21:46:48Z

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#REDIRECT [[Accounting/fr#Configuration de l'inventaire pour la vente de stock]]

Accounting/Module E - Using Journals/fr

2026-09-18T21:46:47Z

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#REDIRECT [[Accounting/fr#Configuration des journaux et types d'écriture]]

Accounting/Module C - Bank Reconciliation/fr

2026-09-18T21:46:46Z

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#REDIRECT [[Accounting/fr#Rapprochement bancaire]]

Accounting/Module A - Setting up Accounts/fr

2026-09-18T21:46:45Z

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#REDIRECT [[Accounting/fr#Plan comptable et types de compte]]

Accounting/fr

2026-09-18T21:46:45Z

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{{DISPLAYTITLE:Comptabilité}}
'''Un guide complet de Solace Accounting — plan comptable, comptes clients/fournisseurs, journaux et TVA, rapprochement bancaire, gestion des stocks et fabrication.'''

Cet article couvre l'application de comptabilité de bout en bout. La création de la société et l'administration des utilisateurs/vendeurs sont partagées avec le point de vente et sont traitées séparément dans [[General Setup/fr|Configuration générale]] ; les opérations de caisse et de guichet propres au point de vente sont traitées dans [[POS/fr|POS]]. Les sociétés qui tiennent leur comptabilité selon le référentiel OHADA (SYSCOHADA) doivent aussi lire [[Accounting/OHADA Accounting/fr|Comptabilité OHADA]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Portée.''' Ce guide suit les menus ''Écran principal → Panneau de configuration / Grand livre / Clients / Fournisseurs / Inventaire / Rapports'' tels qu'ils existent dans la version actuelle de l'application. Les noms d'écran cités ci-dessous (par exemple « Catégories Financières », « Types d'écriture ») sont les intitulés exacts des menus, afin que vous puissiez suivre directement dans l'application.
</div>

== Objectif et portée ==
Ce guide accompagne l'utilisateur dans la configuration et l'utilisation de Solace Accounting : construire un plan comptable, configurer les comptes clients et fournisseurs, saisir les transactions via les journaux, rapprocher la banque, gérer les stocks et fabriquer des produits finis à partir de matières premières.

L'ordre de configuration est important : les catégories financières et types de compte (§2) viennent en premier, car chaque compte général en dépend ; la configuration des journaux/types d'écriture (§6) précède la saisie des transactions ; et la configuration de l'inventaire (§12) précède la création et la vente des articles en stock.

== Plan comptable et types de compte ==
Un plan comptable (COA) est une liste complète de chaque compte du système. Solace Accounting permet de créer sa propre liste de comptes, ou d'utiliser un modèle fourni pour accélérer la configuration et éviter les erreurs. Chaque compte est lié à un '''type de compte''' et à une '''catégorie financière''' — comprendre les deux est fondamental avant de créer ou modifier des comptes, car ils déterminent chaque rapport financier.

{| class="wikitable"
! Type de compte !! Signification
|-
| '''Comptes de bilan''' || Suivent l'argent et les valeurs que l'entreprise possède ou doit — son actif et son passif.
|-
| '''Comptes de résultat''' || Enregistrent les revenus et dépenses de l'activité commerciale. '''Le revenu''' est ce que l'on reçoit pour du temps, des services, ou l'utilisation d'argent (augmente l'actif/les capitaux propres). '''La dépense''' est de l'argent dépensé pour des biens ou services à consommation immédiate (diminue les capitaux propres ; diminue l'actif si payé immédiatement, augmente le passif si payé à crédit).
|}

Solace Accounting regroupe les comptes en '''catégories financières''' prédéfinies pour produire les rapports standards (compte de résultat, bilan, etc.). La liste des catégories est fixe, mais la description de chacune peut être renommée selon l'entreprise.

{| class="wikitable"
! Code !! Catégorie (compte de résultat) !! Description
|-
| 310 || Ventes || Groupe de comptes de revenu principal, constituant généralement l'essentiel du chiffre d'affaires.
|-
| 320 || Coût des ventes || Aussi appelé coût des marchandises vendues — chiffre d'affaires généré par le négoce.
|-
| 330 || Autres revenus || Revenus en dehors des activités commerciales normales.
|-
| 340 || Dépenses || Frais de négociation.
|-
| 355 || Produits financiers || Intérêts et autres produits financiers, présentés à part des produits ordinaires (utilisé par le plan OHADA).
|-
| 356 || Charges financières || Intérêts et autres charges financières, présentés à part des charges ordinaires (utilisé par le plan OHADA).
|-
| 360 || Taxe || Taxe commerciale perçue.
|-
| 370 || Dividendes || Distributions aux actionnaires sur les résultats de l'exercice.
|-
| 380 || Produits HAO || Produits hors activités ordinaires (utilisé par le plan OHADA).
|-
| 385 || Charges HAO || Charges hors activités ordinaires (utilisé par le plan OHADA).
|}

Les codes 300 (Compte de résultat non affecté) et 350 (Salaires et traitements) existent aussi comme catégories système mais ne sont normalement pas affectés directement à des comptes utilisateur. Le code 999 (Hors états financiers) est une catégorie système pour les comptes qui doivent rester en dehors du compte de résultat et du calcul du résultat, comme les engagements hors bilan du plan OHADA. Voir [[Accounting/OHADA Chart of Accounts/fr|Plan comptable OHADA]].

{| class="wikitable"
! Code !! Catégorie (bilan) !! Description !! Classe
|-
| 110 || Capital social || Fonds des actionnaires levés en échange d'actions. || Passif
|-
| 120 || Revenus non répartis || Portion du bénéfice net non versée en dividendes, généralement des années précédentes. || Passif
|-
| 130 || Prêts aux actionnaires || Prêts accordés aux actionnaires. || Passif
|-
| 140 || Emprunts à long terme || Prêts remboursables sur plus d'un an. || Passif
|-
| 150 || Autres passifs à court terme || Passifs à court terme non affectés aux catégories courantes (TVA, provisions, etc.). || Passif
|-
| 160 || Immobilisations || Biens, équipements ou installations corporels à long terme possédés par l'entreprise (actifs non courants). || Actif
|-
| 170 || Investissements || Actifs ou sommes engagées qui généreront des revenus futurs. || Actif
|-
| 180 || Autres immobilisations || Actifs incorporels : brevets, marques, droits d'auteur. || Actif
|-
| 190 || Inventaire || Matières premières, en-cours de production et produits finis prêts à la vente. || Actif
|-
| 200 || Comptes débiteurs || Sommes dues à l'entreprise, généralement par des clients. || Actif
|-
| 210 || Banque || Liquidités en banque et découverts. || Actif
|-
| 220 || Autres actifs circulants || Actifs hors trésorerie convertibles en un an : avances aux fournisseurs/employés, petite caisse, charges payées d'avance. || Actif
|-
| 230 || Comptes créditeurs || Sommes dues aux fournisseurs et autres dettes à court terme. || Passif
|-
| 240 || Taxation || Sommes dues à l'administration fiscale. || Passif
|-
| 250 || Autres passifs à long terme || Autres prêts remboursables sur plus d'un an ou d'un cycle financier. || Passif
|}

Le code 100 (Bilan non affecté) existe aussi comme catégorie système.

'''Pour imprimer le rapport des catégories financières :''' Écran principal → '''Rapports''' → '''Grand livre''' → double-cliquer sur '''Catégories Financières'''.

'''Pour modifier les descriptions des catégories financières :''' Écran principal → '''Panneau de configuration''' → '''Paramètres de l'entreprise''' → '''Catégories Financières''' → modifier la colonne de traduction → '''Appliquer'''.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Remarque.''' La liste des catégories elle-même ne peut pas être restructurée — seules les descriptions peuvent être modifiées.
</div>

== Gestion des comptes généraux ==
{| class="wikitable"
! Tâche !! Étapes
|-
| '''Créer un compte général''' || Écran principal → '''Grand livre''' → double-clic sur '''Grand livre''' (sous Maintenance générale) → sélectionner la catégorie financière dans l'arborescence → '''Nouveau''' → saisir code et description → sur l'onglet Paramètres, sélectionner le groupe de type de compte et la catégorie financière → '''Enregistrer'''.
|-
| '''Modifier un compte général''' || Ouvrir le même écran → saisir le code du compte dans la case en bas à gauche (localise automatiquement le compte et remplit les zones d'édition) → modifier les détails → '''Enregistrer'''.
|-
| '''Supprimer un compte général''' || Ouvrir le même écran → localiser le compte comme ci-dessus → '''Supprimer'''.
|-
| '''Imprimer le plan comptable''' || Écran principal → '''Rapports''' → '''Grand livre''' → double-clic sur '''Rapport Plan de compte''' → renseigner les options → '''Imprimer'''.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Remarques.''' Dans l'arborescence du plan comptable, les catégories de compte de résultat apparaissent en noir gras et celles du bilan en bleu gras. Un compte avec des soldes ne peut pas être supprimé, ni changé entre compte de résultat et bilan.
</div>

== Comptes clients et fournisseurs ==
Les écrans de comptes clients et fournisseurs sont presque identiques et partagent la même disposition.

'''Pour créer un compte client :''' Écran principal → '''Clients''' → double-clic sur '''Clients''' (sous Comptes) → '''Nouveau''' (propose un nouveau code de compte, ou saisir le vôtre) → saisir la description et les coordonnées.

=== Onglet Traitement ===
Détermine le comportement du compte dans les journaux, documents et autres transactions, regroupé en cinq blocs :

{| class="wikitable"
! Bloc !! Champ !! Signification
|-
| Opérations || Vieillissement || '''Solde à terme''' lie chaque paiement au montant dû le plus ancien ; '''Échéance''' lie chaque paiement à un montant d'échéance précis.
|-
| Opérations || Monnaie || En mode multidevises, le taux de change de trading utilisé pour ce compte.
|-
| Documents || Impression || Mode d'impression par défaut utilisé à la finalisation d'un document lié à ce compte.
|-
| Documents || Format e-mail || Format utilisé pour l'envoi de documents par e-mail à ce compte.
|-
| Fiscalité || Mode || Mode fiscal par défaut.
|-
| Fiscalité || Type de taxe || Type de taxe par défaut utilisé.
|-
| Fiscalité || Référence fiscale || Numéro fiscal du client/fournisseur — imprimé également sur les documents (facture, note de crédit, etc.).
|-
| Autres || Vendeur || Vendeur par défaut rattaché au compte, utilisé pour la commission (voir la configuration des vendeurs dans [[General Setup/fr|Configuration générale]]).
|-
| Autres || Numéro de carte || Numéro de carte client, utilisé lorsque le système de carte global est activé.
|}

=== Onglet Conditions ===
Définit les conditions de paiement anticipé et le régime de tarification. Les conditions elles-mêmes sont créées sous '''Panneau de configuration → Conditions de paiement'''.

{| class="wikitable"
! Champ !! Signification
|-
| Conditions basées sur les jours || Ancienneté des soldes impayés par jour.
|-
| Conditions mensuelles || Ancienneté par fin de période.
|-
| Conditions anticipées || Un pourcentage de remise et un nombre de jours pour l'obtenir (remise de règlement anticipé). Saisir 00 pour désactiver.
|-
| Durée normale || Délai attendu pour que le client règle son compte, basé sur la sélection jours/mensuel ci-dessus.
|-
| Intérêts à partir de || Si et quand Solace doit facturer des intérêts sur les montants en souffrance, en conjonction avec la Durée normale.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Pourquoi définir des conditions.''' Les conditions de paiement permettent au système de déterminer quand un client est en retard — définissez la Durée normale (et la Condition anticipée si une remise de règlement est offerte) avant de vous fier au rapport d'analyse d'ancienneté.
</div>

Également sur l'onglet Entrée : '''Régime de prix''' (lequel des 10 régimes de prix s'applique par défaut à ce compte, modifiable à la saisie des documents), '''Limite de crédit''' (avertit ou bloque au-delà du solde autorisé), et '''% de remise''' (une remise commerciale appliquée automatiquement à la facture, en plus de toute remise de ligne).

=== Sous-comptes, contacts et notes ===
{| class="wikitable"
! Onglet !! Rôle
|-
| Sous-compte || Crée des sous-comptes sous un client/fournisseur (Code, Nom/Surnom, indicateur Bloqué, Numéro de carte propres). Solace affiche alors le rapport de relevé et le rapport d'analyse d'ancienneté détaillés par sous-compte — utile pour une entreprise ayant des succursales.
|-
| Contacts || Ajouter, modifier et supprimer des personnes de contact pour le compte ; sert aussi à stocker des adresses supplémentaires sélectionnables à la saisie des documents.
|-
| Notes || Créer des notes datées, publiques ou privées, sur le compte. Les notes actives apparaissent dans la liste '''Rappels''' de l'écran principal, actualisée toutes les quelques minutes.
|-
| Détails supplémentaires || Attacher une image/photo au compte, utilisée pour la recherche et la vérification de compte au point de vente.
|}

'''Pour créer une note :''' sélectionner d'abord le compte, puis onglet Notes → '''Nouveau''' → saisir l'objet, la date de début, la date de fin, le statut et la visibilité (Public = visible par tous les utilisateurs ; Privé = visible uniquement par son créateur) → saisir le corps de la note → '''Enregistrer'''.

== Utilisation des catégories dans Solace Accounting ==
Les catégories affinent les options de rapport et produisent des rapports plus détaillés. Jusqu'à 10 types de catégorie sont disponibles, et le même processus s'applique aux clients, fournisseurs, comptes généraux et articles de stock (illustré ici avec l'inventaire). Pour les catégories clients/fournisseurs, voir Panneau de configuration → Clients / Fournisseurs.

{| class="wikitable"
! Tâche !! Étapes
|-
| Nommer les types de catégorie || Écran principal → '''Panneau de configuration''' → Inventaire (ou Client/Fournisseur) → '''Noms des catégories''' → renommer chacun → '''Appliquer'''.
|-
| Peupler une arborescence de catégories || Panneau de configuration → Inventaire (ou Client/Fournisseur) → double-clic sur '''Catégorie d'inventaire''' → sélectionner le type de catégorie à gauche → sélectionner la racine de l'arbre à droite → '''Ajouter''' (insère un nœud vide « [...] ») → cliquer sur les points de suspension ou appuyer sur F2 et saisir la description. Répéter sur la racine pour une catégorie sœur, ou sur une catégorie existante pour une sous-catégorie.
|-
| Rattacher un article à une catégorie || Sur l'éditeur d'inventaire (ou client/fournisseur), ouvrir la liste déroulante de catégorie → double-cliquer pour sélectionner → OK → Enregistrer.
|-
| Filtrer les rapports par catégorie || Partout où les options d'un rapport listent un sélecteur de catégorie (ex. rapport Liste de prix des stocks), sélectionner la catégorie souhaitée.
|}

== Configuration des journaux et types d'écriture ==
Solace Accounting est piloté par lots : chaque transaction est saisie dans un lot, vérifiée, puis '''validée''' (enregistrée définitivement dans le grand livre). Toutes les transactions financières passent par des journaux, afin que chaque transaction puisse être tracée dans les rapports de journaux. Traiter un journal via '''Type d'écriture''' signifie : configurer les options du journal → saisir les lignes de transaction → lister/imprimer pour archive papier → valider dans le grand livre.

Solace Accounting applique la partie double : chaque débit a un crédit égal et opposé. Une seule face de la transaction est saisie ; Solace écrit automatiquement la ligne de contrepartie selon les paramètres du type d'écriture, et valide un lot équilibré. Les documents (factures, achats, etc.) sont comptabilisés de la même façon en arrière-plan.

'''Pour configurer un journal normal (hors livre de caisse) :''' Écran principal → '''Panneau de configuration''' → double-clic sur '''Types d'entrée''' → '''Ajouter''', puis configurer :

{| class="wikitable"
! Champ !! Signification
|-
| Description || Le nom du type d'écriture.
|-
| Livre de caisse || S'il s'agit d'un journal de caisse (Paiement/Reçu) ou hors livre de caisse.
|-
| Débit/Crédit || Type de transaction par défaut saisi avec ce journal (modifiable à la saisie).
|-
| Accès au compte || Restreint/filtre les comptes proposés par la recherche dans ce journal.
|-
| Contrepartie par ligne || Ajoute une colonne permettant un compte de contrepartie différent par ligne, plutôt qu'un seul pour tout le lot.
|-
| Multi-devises || Autorise une devise non locale, définie dans le champ suivant.
|-
| Compte bancaire (Contrepartie) || Compte de contrepartie par défaut pour chaque nouvelle ligne. Désactivé pour les livres de caisse, qui reçoivent leur contrepartie (le compte bancaire) automatiquement.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Les journaux de caisse sont automatiques.''' Il n'est pas nécessaire de créer un journal de caisse manuellement : la création d'un compte bancaire (catégorie financière = Banque) crée automatiquement ses journaux de Paiement et de Réception, listés avec les journaux hors livre de caisse.
</div>

== Saisie et validation des transactions ==
Sans contrôle de stock, la plupart des transactions sont saisies directement via les Types d'écriture.

'''Prérequis :''' un compte de vente et un compte client existent (§4), et un Journal des ventes est défini (§6).

'''Pour saisir et valider une transaction :''' Écran principal → '''Grand livre''' → Journaux (bloc Traitement) → sélectionner le journal (ex. Journal des ventes) et appuyer sur Entrée pour ouvrir un nouveau lot → '''Paramètres''' pour configurer le lot :

{| class="wikitable"
! Champ !! Signification
|-
| Compte Contra || Identique à celui défini à la création du journal ; modifiable ici.
|-
| Consolider les soldes || Fusionne les transactions similaires (même code de compte et type de taxe) en une seule ligne totalisée.
|-
| Appeler l'échéance || Ouvre automatiquement l'écran des échéances dès qu'un montant reste impayé, pour rapprocher les factures des paiements clients.
|-
| Multi-devises || Autorise des devises autres que la devise locale.
|-
| Lien vers les projets || Ajoute une colonne de recherche de projet, liant les transactions à un projet.
|-
| Référence d'incrément || Incrémente la référence de 1 à chaque nouvelle ligne.
|-
| Répéter les détails || Répète les détails de la ligne précédente sur chaque nouvelle ligne.
|-
| Répéter le code du projet || Répète le code projet de la ligne précédente (indépendamment de Répéter les détails).
|-
| Taxe sur les processus || Par défaut « Ne pas utiliser la taxe » ; tout autre choix ajoute une colonne Type de taxe, avec « Par défaut en mode inclusif/exclusif » déterminant la colonne où le curseur se place en premier.
|-
| Type de taxe par défaut || Type de taxe par défaut sur chaque nouvelle ligne lorsque le traitement de la taxe est activé (modifiable).
|}

Saisir la ligne (ex. Référence SAL00001, Date, Description, Type de taxe, Montant), puis '''Valider'''. Le lot reste ouvert et modifiable jusqu'à validation ; la validation écrit automatiquement les lignes de contrepartie et ferme l'écran si la date et les comptes respectent les paramètres de l'entreprise.

Détail du grand livre pour une transaction validée : '''Rapports''' → '''Grand livre''' → double-clic sur '''Grand livre détaillé''' → définir la période couvrant la date de transaction → '''Imprimer'''. Autres rapports utiles : Lots de type d'entrée, Balance de vérification, Taxe.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''L'allocation de la TVA diffère entre livre de caisse et hors livre de caisse.''' Pour un montant inclusif de 114 avec TVA standard : dans un journal de '''caisse''' (ex. Paiement Petite Caisse), le montant '''inclusif''' est alloué au compte de contrepartie et équilibré par la portion de taxe (Dr Papeterie 100, Dr Contrôle Fiscal 14, Cr Petite Caisse 114). Dans un journal '''hors livre de caisse''' (ex. Ventes), le montant '''exclusif''' est alloué à la contrepartie (Dr Client 114, Cr Contrôle Fiscal 14, Cr Ventes 100). Pour cette raison, un journal comme la Petite Caisse doit généralement être de type livre de caisse pour que sa portion de TVA soit comptabilisée correctement.
</div>

== TVA et le type de taxe à 100 % ==
Le type de taxe à 100 % enregistre le montant '''total''' sur le compte de contrôle fiscal et le solde complet sur le compte de contrepartie. Il couvre des cas comme : une facture entièrement TVA sur des marchandises importées, une facture TVA seule liée à des marchandises déjà facturées/payées, ou un petit ajustement de taxe à payer sous le seuil de versement.

'''Pour créer le type de taxe à 100 % :''' Panneau de configuration → '''Paramètres de l'entreprise''' → '''Traitement fiscal''' → ajouter « Redressement fiscal » avec Taux % = 100 → '''Appliquer'''. Vérifier sous Rapports → Taxe → Types de taxe.

Il existe trois façons de comptabiliser un montant de TVA à 100 % :

{| class="wikitable"
! Méthode !! Quand l'utiliser !! Comment
|-
| '''1. Via un journal de caisse''' || La TVA n'a pas été réclamée au moment de l'achat. || Ouvrir le journal Paiement Livre de Caisse → Paramètres → activer le traitement fiscal pour ce type d'écriture (ajoute les colonnes Exclusif/Inclusif). Saisir une ligne : compte = Coût des ventes, type de taxe = 100 %, débit = 8300 (la TVA), puis une seconde ligne : compte fournisseur, sans taxe, débit = 570 (le montant net). Seules les lignes Dr sont saisies ; Solace génère les lignes Cr à la validation.
|-
| '''2. Via un journal d'achat (hors livre de caisse)''' || Le compte de contrepartie doit être le compte de dépense lui-même (ex. Coût des ventes), car les journaux hors livre de caisse permettent de choisir le compte de contrepartie (contrairement aux livres de caisse, toujours en contrepartie de la banque). || Saisir : Cr Fournisseur avec 100 % de taxe = 8300, Cr même fournisseur sans taxe = 570. Seules les lignes Cr sont saisies ; Solace génère les lignes Dr à la validation.
|-
| '''3. Via un document d'achat''' || Préférable lorsque les marchandises achetées doivent aussi mettre à jour les quantités d'inventaire/stock. || Sur l'écran de saisie de la facture fournisseur, ajouter une ligne de type « 4 Compte GL » utilisant le compte Coût des ventes, type de taxe 100 %, prix = 8300, quantité = 1, pour l'ajustement de taxe ; ajouter les marchandises comme ligne de stock normale sans TVA.
|}

== Écritures répétitives et abréviations ==
Les '''journaux récurrents''' permettent de saisir une transaction une fois et de la réutiliser à chaque période. Écran principal → '''Grand livre''' → '''Journaux récurrents''' → sélectionner le type d'écriture → Entrée pour accéder aux lignes du lot (l'écran affiche « Lot récurrent »). Pour réutiliser un journal normal comme modèle : l'ouvrir, atteindre les lignes du journal, '''Traiter''' → '''Copier récurrent''' et suivre l'assistant — le lot récurrent d'origine est conservé pour la période suivante.

Les '''abréviations''' développent automatiquement un code court en description complète pendant la saisie. Grand livre → navigateur Journaux récurrents → double-clic sur '''Abréviations''' → '''Nouveau''' → saisir le Code, appuyer sur Entrée, saisir la Description complète → '''Enregistrer'''. Taper le code (ex. « P ») dans une zone de description et appuyer sur Entrée le remplace par le texte complet (ex. « Paiement merci »).

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Remarque.''' Les codes d'abréviation sont sensibles à la casse (« P » ≠ « p ») et peuvent comporter jusqu'à 3 caractères.
</div>

== Soldes d'ouverture ==
Ignorez cette étape si l'entreprise n'est pas nouvelle. Sinon, obtenez les chiffres d'ouverture depuis la balance de vérification ou le bilan de l'ancien système, et saisissez-les via le '''Journal Général''' — idéalement un jour avant le début de l'exercice en cours, afin que les dépenses basculent correctement dans le compte de report à nouveau au début de l'exercice. Saisissez les chiffres individuels des clients et fournisseurs sur leurs propres comptes.

Définissez le compte de contrepartie du journal sur votre compte d'attente, saisissez la balance de vérification, puis validez. Listez le journal avant validation pour le vérifier, et utilisez ensuite les rapports Balance de vérification / Bilan pour confirmer.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Le compte de report à nouveau ne peut pas être débité/crédité directement.''' Pour saisir un solde d'ouverture sur ce compte, passez par un compte de revenu/dépense et laissez le système transférer le montant vers le report à nouveau en fin d'exercice.
</div>

Voir aussi : [[:File:Opening_Balance.xlsx|Modèle de solde d'ouverture]] — un tableur de départ pour rassembler les chiffres de la balance avant leur saisie.

=== Enregistrer un prêt et ses intérêts ===
'''Exemple.''' Retail T nous emprunte 60 000 R à un taux de 12,40 % par an, remboursable sur 5 ans.

* Intérêt total : 60 000 × 0,124 × 5 = 37 200 R (7 440 R/an).
* Total à rembourser : 60 000 + 37 200 = 97 200 R, sur 60 mois = 1 620 R/mois.
* Répartition mensuelle : principal = 60 000 / 60 = 1 000 R ; intérêt = 37 200 / 60 = 620 R.

Chaque paiement mensuel est enregistré sur un compte de passif et un compte de revenu d'intérêts :

{| class="wikitable"
! Débit !! Crédit
|-
| Prêt à recevoir (passif) 1 000 R || Compte prêt client 1 620 R
|-
| Revenu d'intérêts 620 R ||
|}

Solace Accounting enregistre automatiquement le prêt sur le compte correspondant à sa création ; chaque remboursement est ensuite rapproché de la transaction de prêt en tant qu'échéance ouverte sur le compte client, via l'écran de réception de paiement de prêt.

== Rapprochement bancaire ==
Le rapprochement bancaire compare les transactions saisies via les journaux de caisse au relevé bancaire, qui contient généralement des éléments inconnus au moment de la saisie (frais bancaires, intérêts, ordres de débit, dépôts directs) — ceux-ci doivent être saisis dans le journal de caisse pour conclure le rapprochement. Il confirme que vos transactions enregistrées, celles de la banque et le relevé bancaire lui-même concordent. Le solde de clôture côté Solace est appelé '''solde comptable''' (affiché sur le rapport comme « solde selon Solace ») ; le solde de la banque est le '''solde bancaire'''.

Voir aussi : [[:File:Bank_Statement.xlsx|Modèle de relevé bancaire]].

'''Pour effectuer le rapprochement :''' Écran principal → '''Caisse''' → Processus → double-clic sur '''Rapprochement bancaire''' → sélectionner le compte bancaire et la période → saisir le Solde du relevé bancaire → appuyer sur Entrée (ou cliquer dans l'espace blanc central) pour charger toutes les transactions non rapprochées.

Le panneau d'informations affiche :

{| class="wikitable"
! Champ !! Signification
|-
| Total des réceptions || Total de toutes les réceptions non rapprochées de la liste.
|-
| Total des paiements || Total de tous les paiements non rapprochés de la liste.
|-
| Total rapproché || Total de toutes les transactions rapprochées plus toutes celles actuellement non rapprochées ; diminue vers le Total de transaction au fur et à mesure du rapprochement.
|-
| Total de la transaction || Le total des transactions validées/du grand livre enregistré par Solace Accounting.
|-
| Différence || Total rapproché moins Total de transaction ; atteint 0 une fois tout rapproché.
|}

'''Pour rapprocher des éléments,''' soit :
* '''Recherche''' — choisir Rechercher par référence ou par montant en bas, saisir la valeur, appuyer sur Entrée pour localiser et rapprocher la transaction correspondante ; soit
* '''Défilement et coche''' — faire défiler la liste et cocher la case (ou appuyer sur Espace) sur chaque transaction correspondante.

Une fois toutes les transactions correspondantes cochées, cliquer sur '''Processus''' pour valider le travail ; le travail non validé est perdu si vous quittez sans le valider.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Astuce.''' Cliquer sur « Afficher le rapport » en cours de travail, ou sur Actualiser, valide d'abord le travail en cours (Actualiser recharge aussi la liste des transactions) — utilisez Actualiser pour intégrer de nouvelles transactions pendant le rapprochement.
</div>

S'il reste une différence après avoir tout coché, il s'agit généralement de frais bancaires/intérêts non enregistrés (à saisir via le livre de caisse Paiement/Réception) ou d'un solde d'ouverture non encore saisi via le Journal Général (§10) — validez-le, puis réimprimez le rapport de rapprochement ; la différence devrait alors être nulle.

== Configuration de l'inventaire pour la vente de stock ==
Terminez la configuration de l'entreprise et des utilisateurs ([[General Setup/fr|Configuration générale]]) ainsi que celle des journaux (§6) avant de configurer l'inventaire. Configuration via Écran principal → '''Panneau de configuration''' → double-clic sur '''Inventaire'''.

'''Paramètres généraux :'''

{| class="wikitable"
! Paramètre !! Effet si coché
|-
| Multi Store || Active plusieurs magasins (sinon le système fonctionne avec un seul). Activable plus tard.
|-
| Impossible de vendre en rupture de stock || Bloque l'enregistrement d'une vente sans stock ; les quantités ne peuvent pas devenir négatives.
|-
| Avertir en cas de rupture de stock || Affiche un avertissement lorsqu'un article approche de zéro.
|-
| Créer un nouvel élément sur code manquant || Permet de créer un nouveau code à la volée lors de la saisie.
|-
| Avertir si le fournisseur préféré n'est pas utilisé || Avertit lors d'un achat auprès d'un fournisseur hors de la liste préférée de l'article.
|-
| Coût moyen à 0,00 si quantité nulle || Réinitialise le coût moyen d'un article à zéro lorsque sa quantité disponible atteint zéro.
|-
| Réserve d'inventaire pour commande client || Réduit la quantité disponible et la réserve pour le client.
|-
| Réserve du numéro de série pour commande client || Comme ci-dessus, mais réserve le numéro de série.
|-
| Pas de commande en souffrance || Supprime la création d'une commande en souffrance pour les quantités non livrées (sinon une commande en souffrance est créée pour l'écart).
|-
| Vérifier le niveau de réapprovisionnement || Notifie lorsqu'un article approche de son niveau de réapprovisionnement défini.
|}

'''Intégration :''' relie l'inventaire au grand livre pour l'évaluation des stocks (génère les transactions de Coût des ventes), au coût moyen ou au dernier coût. Sélectionnez le journal Coût des ventes à utiliser, et fixez le mode d'intégration une bonne fois avant toute évaluation ou transaction d'inventaire (voir §14 pour les implications sur la fabrication).

'''Limites :''' Remise maximale par ligne (%) et Remise maximale par facture (%).

'''Groupes''' relient les articles d'inventaire aux comptes du grand livre, un même type de taxe pouvant servir aux ventes et aux achats :

{| class="wikitable"
! Champ !! Signification
|-
| Description || Le nom du groupe.
|-
| Taxe d'achat || Type de taxe utilisé avec les fournisseurs.
|-
| Taxe de vente || Type de taxe utilisé avec les clients.
|-
| Ventes || Compte de vente utilisé lors de la vente.
|-
| Inventaire || Compte de contrôle des stocks utilisé pour l'évaluation.
|-
| Écart d'achat || Enregistre les écarts d'achat (utile en négoce multidevises).
|-
| Écart de comptage || Enregistre les différences constatées lors des comptages de stock.
|-
| Coût des ventes || Enregistre le coût des marchandises vendues, utilisé avec le paramètre d'intégration.
|-
| Ajustement || Enregistre les transactions d'ajustement de stock.
|}

'''Valeurs par défaut''' pré-remplissent les nouveaux articles : Unité, Description fixe (verrouille la description à la saisie), Groupe d'inventaire, Magasin de facturation, Article de service/physique, et contrôle du numéro de série.

'''Prix de vente''' — Solace prend en charge jusqu'à 10 régimes de prix ; définissez le nombre de régimes disponibles et nommez chaque régime.

La fabrication (nomenclatures) est traitée en §14 ; la logistique/transport est traitée dans un module séparé.

== Création et utilisation des articles d'inventaire ==
'''Pour créer/modifier un article d'inventaire :''' Écran principal → Inventaire → double-clic sur Inventaire (« Modifier le maître d'inventaire ») → '''Ajouter''' → saisir code, description, unité → sélectionner le Groupe (remplit automatiquement la taxe) → sélectionner le type d'article → définir les paramètres de traitement → Enregistrer. Exemple d'articles et leur effet comptable :

{| class="wikitable"
! Code !! Description !! Prix de revient !! Prix de vente !! Stock d'ouverture
|-
| 0DINER || Table de dîner || 750 || 1000 || 20
|-
| 0COFFEE || Table basse || 1100 || 1700 || 5
|}

{| class="wikitable"
! Opération !! Débit !! Crédit
|-
| Achat de stock || Article en stock (prix de revient) || Créancier (prix de revient)
|-
| Vente de stock || Débiteur (prix de vente) || Ventes (prix de vente)
|-
| || Coût des ventes (prix de revient) || Stock (prix de revient)
|}

'''Prix :''' onglet Prix → sélectionner le magasin → saisir le prix inclusif ou exclusif (Solace recalcule l'autre selon le taux de taxe du groupe de l'article) pour chaque régime en usage. Les '''prix futurs''' préparent un changement de prix sans toucher au prix courant, appliqué plus tard via l'assistant du Panneau de configuration. Les '''prix spéciaux''' appliquent un régime différent pour une période donnée, en bas de l'onglet Prix.

'''Magasins, images, quantités et niveaux de réapprovisionnement''' se configurent tous depuis le même écran de saisie d'article : l'onglet Magasin (cocher les magasins concernés), l'onglet Image (Charger/Effacer — aussi utilisée comme bouton d'accès rapide au point de vente), l'onglet Statistiques (vérification rapide du stock disponible), et les quantités min/max de réapprovisionnement avec les fournisseurs préférés.

=== Utilisation de l'inventaire dans les documents ===
Tous les documents (fournisseurs et clients) sont pilotés par lots et liés à l'inventaire : ils restent modifiables jusqu'à validation, puis sont scellés. Exemple : achat de 10 articles à 1500 chacun et vente d'un article à 2500.

'''Pour enregistrer un achat :''' Fournisseurs → '''Documents''' → sélectionner '''Facture fournisseur''' → laisser le Numéro sur *Auto*, sélectionner le compte, le sous-compte si nécessaire, la date et la référence → saisir pour chaque ligne le magasin, l'article et la description → '''Mettre à jour''' → '''Document actif uniquement''' pour valider, avec option d'impression/enregistrement/e-mail. Mises à jour : Quantités d'inventaire, Type d'entrée par lot, Transactions fournisseur, et autres rapports.

'''Pour enregistrer une vente :''' même processus depuis le menu Clients, via '''Facture fiscale''' ou '''Devis''' (le type de document se change depuis l'en-tête de l'écran de saisie). Mises à jour : Quantités d'inventaire, Lot de type d'entrée, Transactions client, Balance de vérification, et rapports d'analyse des ventes.

{| class="wikitable"
! Document !! But
|-
| Devis || Une estimation envoyée à un client avant une vente.
|-
| Commande client || Traitée avant une facture, représentant l'accord du client pour acheter.
|-
| Facture || Une vente à un client ; affecte l'inventaire et les comptes du grand livre.
|-
| Note de crédit || Émise lorsqu'un client retourne tout ou partie d'une facture.
|-
| Note de débit || Émise lorsqu'un ou plusieurs articles ont été omis d'une facture.
|-
| Bon de livraison || Confirme les marchandises livrées à un client.
|-
| Bon de commande || Enregistre une commande passée à un fournisseur ; non validé au grand livre et ne met pas à jour la quantité disponible.
|-
| Bon de réception (GRN) || Enregistre les marchandises reçues avant l'arrivée de la facture fournisseur, en comptabilisant sur le compte de régularisation plutôt que sur le compte fournisseur.
|-
| Facture fournisseur || La facture du fournisseur ; si liée à un GRN, réduit le compte de régularisation et transfère le solde au compte fournisseur.
|-
| Retour/Débit || Annule une facture fournisseur lors du retour de marchandises défectueuses.
|-
| Crédit au fournisseur || Utilisé lorsqu'un fournisseur a omis un ou plusieurs articles d'une facture.
|}

=== Factures récurrentes ===
Utilisées pour les factures qui se répètent périodiquement. Clients → Facture fiscale/Devis → sélectionner '''Facture répétée''' comme type de document → compléter et fermer l'écran de saisie pour l'enregistrer comme modèle. L'onglet Planificateur du modèle (absent des documents normaux) permet d'activer la répétition automatique selon un calendrier.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Remarque.''' La génération entièrement automatique et non supervisée des factures récurrentes nécessite le module externe « Solace Grata ».
</div>

Pour générer une facture depuis un modèle manuellement : Clients → double-clic sur '''Facture récurrente''' → suivre l'assistant.

=== Inventaire physique (Stock Take) ===
Effectuez un inventaire physique lors de la première configuration du système, puis au moins une à deux fois par an, pour garder l'inventaire physique et informatique synchronisés. L'assistant (Inventaire → Assistants → Comptage d'inventaire) permet un comptage complet ou partiel pendant que l'activité continue :

# '''Processus''' pour choisir comptage complet ou partiel (laisser la sélection vide pour un comptage complet), puis Fermer.
# '''Processus''' à nouveau pour imprimer la feuille A4 de comptage (sa dernière colonne est vide pour le comptage physique). « Abandonner le comptage d'inventaire » permet de tout recommencer à tout moment.
# Saisir les quantités comptées manuellement (« Entrer l'inventaire manuellement », avec une recherche par code/description) ou importer un fichier CSV (« Importer le comptage d'inventaire » ; colonnes Code, Code-barres, Description, Qté — exporter d'abord le modèle pour obtenir le bon format).
# Vérifier le rapport d'écarts, puis '''Mettre à jour les quantités''' pour appliquer les nouveaux comptages et clore l'inventaire.

== Fabrication (nomenclatures) ==
Une entreprise de fabrication utilise des composants, pièces ou matières premières pour produire un bien fini. Solace évalue l'inventaire selon '''le dernier prix''' (dernier entré, premier sorti) ou le '''coût moyen''' ; le coût des marchandises vendues est le coût cumulé pour produire ce qui a été vendu (main-d'œuvre pour un service, prix d'achat plus coûts d'acquisition pour le détail). Ces paramètres se trouvent dans les paramètres d'inventaire vus en §12.

=== Configuration et articles de nomenclature ===
Une nomenclature (BOM) est la liste des matières premières/pièces/composants nécessaires pour produire un produit fini.

'''Configuration unique :'''
# Créer un journal de type d'écriture dédié aux nomenclatures s'il n'en existe pas : Panneau de configuration → Configuration des types d'écriture → Ajouter → le nommer → OK → Fermer.
# Activer la fabrication : Panneau de configuration → Configuration de l'inventaire → '''Nomenclature (BOM)''' → cocher '''Activer la fabrication''' → définir le prochain numéro de nomenclature, le journal de nomenclature, tout coût supplémentaire et le compte qui l'enregistre → '''Appliquer'''.

'''Exemple :''' fabrication d'une étagère à partir de 3 pièces plus main-d'œuvre. Créer d'abord les articles composants :

{| class="wikitable"
! Code !! Description !! Dernier coût unitaire
|-
| 1BS_PART_A || Étagère Partie A || 140.00
|-
| 1BS_PART_B || Étagère Partie B || 150.00
|-
| 1BS_PART_C || Étagère Partie C || 160.00
|}

'''Pour définir la nomenclature sur l'article produit fini :''' sélectionner l'article → onglet Nomenclature → cocher Activé → saisir le code et la description de nomenclature → définir la quantité produite (ex. « 1 ») → cocher « Imprimer les détails sur la facture » pour lister les composants → ajouter chaque pièce avec sa quantité requise → saisir les coûts supplémentaires → Enregistrer.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Nomenclature ou Kit.''' Le même écran gère les deux. Un article de nomenclature classique doit être fabriqué (voir ci-dessous) avant d'être vendu. Cocher « Utiliser comme kit » construit au contraire la nomenclature à la volée à la facturation — un article kit est un simple assemblage de composants et ne nécessite aucune étape de fabrication (§14.2).
</div>

'''Pour fabriquer et produire le produit fini :'''
# '''Enregistrer la demande :''' Inventaire → Fabrication → '''Nouvelle demande''' → remplir les champs ci-dessous → Enregistrer. Vérifier d'abord la disponibilité du stock via le '''Rapport MR''' (besoin en matériel).
# '''Traiter la demande :''' la sélectionner → '''Processus''' → saisir la quantité à traiter → cocher Terminé pour clore la demande même si la quantité totale n'a pas été produite → OK. Solace crée le produit fini dans le magasin, réduit les quantités des composants, et comptabilise les transactions résultantes. Rapports concernés : rapport du journal de nomenclature, Quantités d'inventaire.

{| class="wikitable"
! Champ !! Signification
|-
| Interne || Cocher si la demande ne provient pas d'une commande client ; laisser décoché pour la lier à un compte client.
|-
| Numéro de fabrication || Rempli automatiquement à partir du prochain numéro de nomenclature.
|-
| Sous-compte || Numéro de sous-compte client, si lié à un.
|-
| Code de nomenclature || Le code de l'article de nomenclature à produire.
|-
| Description || Description libre de la demande.
|-
| Code boursier || Rempli automatiquement avec le code du produit fini.
|-
| Magasin || Le magasin dans lequel le produit fini sera généré.
|-
| Quantité terminée || Total déjà produit pour cette demande (la fabrication à la demande permet une production par étapes).
|}

=== Articles combo/kit ===
Un combo/kit assemble des articles en un seul article vendable sans étape de fabrication. Exemple : une suite de salle à manger combinant une table et six chaises.

{| class="wikitable"
! Code !! Description !! Dernier coût unitaire
|-
| 1CH001 || Chaise de salle à manger || 75
|-
| 1DS001 || Suite salle à manger || (calculé à partir des composants)
|}

Créer l'article kit, cocher « Utiliser comme kit » sur son onglet Nomenclature, et ajouter les articles composants (ajuster le coût d'un composant pour refléter une remise combo si applicable — le prix de vente inclusif du kit est le total de ses composants).

'''Pour vendre un kit,''' le sélectionner sur une facture soit par son propre code (type de ligne « 1 Article en stock »), soit via le type de ligne « 3 Article kit » (filtre la recherche aux seuls articles kit). Si « Imprimer les détails sur la facture » était coché, Solace liste les composants en ligne de commentaire et réduit la quantité de chaque composant proportionnellement à la validation ; les rapports d'analyse des ventes reflètent le même détail.

== Liste de contrôle pour la première configuration ==
# Terminer la configuration de l'entreprise et l'administration des utilisateurs/vendeurs ([[General Setup/fr|Configuration générale]]).
# Vérifier le plan comptable, les types de compte et les catégories financières, ajuster les descriptions si besoin (§2).
# Créer ou importer les comptes généraux nécessaires (§3).
# Créer les comptes clients et fournisseurs, y compris conditions et régimes de prix (§4).
# Configurer les catégories client/fournisseur/inventaire souhaitées pour le reporting (§5).
# Configurer les types d'écriture/journaux, y compris les comptes de caisse (§6).
# Saisir les soldes d'ouverture via le Journal Général, si l'entreprise est nouvelle (§10).
# Pour la vente de stock : configurer les paramètres, groupes et valeurs par défaut de l'inventaire, puis créer les articles (§12–13).
# Pour la fabrication : créer le journal de type d'écriture de nomenclature, activer la fabrication, et définir les nomenclatures/kits des produits finis (§14).
# Saisir les transactions courantes via journaux et documents, et rapprocher la banque chaque mois (§7, §11).

== Glossaire ==
{| class="wikitable"
! Terme !! Signification
|-
| Catégorie financière || La classification prédéfinie (Ventes, Coût des ventes, Immobilisations, etc.) à laquelle appartient chaque compte général ; détermine les rapports financiers standards.
|-
| Type d'écriture || Un journal configuré (caisse ou hors caisse) par lequel les transactions sont saisies et validées.
|-
| Compte Contra (contrepartie) || Le compte d'équilibrage que Solace comptabilise automatiquement pour maintenir un lot en partie double.
|-
| Validation (Posting) || Enregistrer définitivement un lot/document dans le grand livre ; avant validation, les écritures restent modifiables.
|-
| Type de taxe à 100 % || Un type de taxe qui enregistre le montant total de la transaction sur le compte de contrôle fiscal, utilisé pour les écritures de TVA seule.
|-
| Échéance ouverte (Open Item) || Un mode de rapprochement où chaque paiement est lié à un montant dû précis (par opposition au solde à terme).
|-
| Nomenclature (BOM) || La liste des composants/matières premières nécessaires pour produire un produit fini manufacturé.
|-
| Kit/Combo || Un assemblage vendable de composants ne nécessitant aucune étape de fabrication, contrairement à un article de nomenclature.
|-
| Inventaire physique (Stock Take) || Le processus de comptage du stock physique et de son rapprochement avec les quantités enregistrées par le système.
|}

----
[[Category:Comptabilité]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:Guide de configuration]]

Accounting/Module E - Using Journals/Recording Loan and Interest

2026-09-18T21:46:44Z

Sylvain: Add OHADA pages

#REDIRECT [[Accounting#Recording a Loan and its Interest]]

Accounting/OHADA Financial Statements

2026-09-18T21:46:43Z

Sylvain: Add OHADA pages

{{DISPLAYTITLE:OHADA Financial Statements (SYSCOHADA)}}
'''The statutory statements of an OHADA company — Bilan, Compte de résultat with the SIG, Tableau des flux de trésorerie and notes annexes: how to run them, what each line contains and how to check them.'''

This article assumes the company has been set up as described in [[Accounting/OHADA Accounting|OHADA Accounting]]. The chart of accounts is described in [[Accounting/OHADA Chart of Accounts|OHADA Chart of Accounts]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Scope and responsibility.''' The statements are produced from the accounts by fixed rules that follow the revised SYSCOHADA layout. They are a working aid: they do not replace the official filing forms, the notes that need information outside the accounts, or the review of a qualified accountant. Have them reviewed for your own country before you file.
</div>

== 1. Running the Statements ==
Open ''Main Screen → Reports → Financials'' and use the group '''États SYSCOHADA'''.

{| class="wikitable"
! Report !! What it shows
|-
| '''Bilan - Actif''' || Fixed assets, current assets and cash assets, with gross amount, amortisation and depreciation, and net amount.
|-
| '''Bilan - Passif''' || Equity, financial debts, current liabilities and cash liabilities.
|-
| '''Compte de résultat''' || The income statement with the soldes intermédiaires de gestion (marge commerciale, valeur ajoutée, EBE, résultat d'exploitation, résultat financier, résultat HAO and résultat net).
|-
| '''Tableau des flux de trésorerie''' || The cash-flow statement.
|-
| '''Notes 3A et 3C''' || The movement of fixed assets (gross) and of their amortisation and depreciation during the year.
|-
| '''Notes annexes''' || The notes that can be derived from the accounts.
|}

Each report opens an options screen. Choose the period the report runs up to (the field for the final period) and tick '''Print Nil balances''' if you want lines without an amount to be printed. Then print or preview. Every report shows the year you chose and, next to it, the previous year.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Before you print.''' Post every batch: the statements read the posted ledger only.
</div>

== 2. Bilan – Actif ==
The columns are ''Brut'' (gross), ''Amort. et dépréc.'' (amortisation and depreciation), and the net amount for the year and for the previous year. The table shows which accounts feed each line. Ranges list the accounts of the supplied chart from the first to the last of the range.

{| class="wikitable"
|-
! Ref !! Line as printed !! Accounts of the supplied chart
|-
| '''AD''' || '''Immobilisations incorporelles''' || total: AE + AF + AG + AH
|-
| AE || Frais de développement et de prototypes || 211; amortisation / depreciation: 281/001
|-
| AF || Brevets, licences, logiciels et droits similaires || 212–214; amortisation / depreciation: 281/002, 281/003, 281/004
|-
| AG || Fonds commercial et droit au bail || 215, 216; amortisation / depreciation: 281/005, 281/006
|-
| AH || Autres immobilisations incorporelles || 201–206, 217–219; amortisation / depreciation: 291, 281/007, 281/008
|-
| '''AI''' || '''Immobilisations corporelles''' || total: AJ + AK + AL + AM + AN
|-
| AJ || Terrains || 221–229; amortisation / depreciation: 282, 292
|-
| AK || Bâtiments || 231–233, 237, 239; amortisation / depreciation: 293, 283/001, 283/002, 283/003, 283/007
|-
| AL || Aménagements, agencements et installations || 234, 235, 238; amortisation / depreciation: 283/004, 283/005, 283/008
|-
| AM || Matériel, mobilier et actifs biologiques || 241–244, 246–249; amortisation / depreciation: 294, 284/001, 284/002, 284/003, 284/004, 284/006, 284/007, 284/008
|-
| AN || Matériel de transport || 245; amortisation / depreciation: 284/005
|-
| AP || Avances et acomptes versés sur immobilisations || 251, 252; amortisation / depreciation: 295
|-
| '''AQ''' || '''Immobilisations financières''' || total: AR + AS
|-
| AR || Titres de participation || 261–268; amortisation / depreciation: 296
|-
| AS || Autres immobilisations financières || 271–278; amortisation / depreciation: 297
|-
| '''AZ''' || '''TOTAL ACTIF IMMOBILISÉ''' || total: AD + AI + AP + AQ
|-
| BA || Actif circulant HAO || 414, 481–488 (debit balances); amortisation / depreciation: 498
|-
| '''BB''' || '''Stocks et encours''' || total: BC + BD + BE + BF
|-
| BC || Marchandises || 311–318, 381, 387; amortisation / depreciation: 391, 398
|-
| BD || Matières premières et autres approvisionnements || 321–338, 382, 383, 388; amortisation / depreciation: 392, 393
|-
| BE || En-cours || 341–352; amortisation / depreciation: 394, 395
|-
| BF || Produits fabriqués || 361–372, 386; amortisation / depreciation: 396, 397
|-
| '''BG''' || '''Créances et emplois assimilés''' || total: BH + BI + BJ
|-
| BH || Fournisseurs, avances versées || 401–409 (debit balances); amortisation / depreciation: 490
|-
| BI || Clients || 411, 412, 415–419 (debit balances); amortisation / depreciation: 491
|-
| BJ || Autres créances || 421–477 (debit balances); amortisation / depreciation: 492–497
|-
| '''BK''' || '''TOTAL ACTIF CIRCULANT''' || total: BA + BB + BG
|-
| BQ || Titres de placement || 501–508, 541–545; amortisation / depreciation: 590
|-
| BR || Valeurs à encaisser || 511–518; amortisation / depreciation: 591
|-
| BS || Banques, chèques postaux, caisse et assimilés || 571–588; 521–538, 561–566 (debit balances); amortisation / depreciation: 592–594
|-
| '''BT''' || '''TOTAL TRÉSORERIE-ACTIF''' || total: BQ + BR + BS
|-
| BU || Écart de conversion-Actif || 478
|-
| '''BZ''' || '''TOTAL GÉNÉRAL''' || total: AZ + BK + BT + BU
|}

== 3. Bilan – Passif ==
Credit balances are shown as positive amounts. The result of the year is calculated from the income and expense accounts (see [[Accounting/OHADA Accounting#4. Posting Rules That Matter|Posting Rules That Matter]]).

{| class="wikitable"
|-
! Ref !! Line as printed !! Accounts of the supplied chart
|-
| CA || Capital || 101–104
|-
| CB || Apporteurs, capital non appelé (-) || 109
|-
| CC || Primes liées au capital social || 105
|-
| CD || Écarts de réévaluation || 106
|-
| CE || Réserves indisponibles || 111–113
|-
| CF || Réserves libres || 118
|-
| CG || Report à nouveau (+ ou -) || 121, 129
|-
| CH || Résultat net de l'exercice (bénéfice + ou perte -) || 130–139
|-
| CJ || Subventions d'investissement || 141–148
|-
| CL || Provisions réglementées et fonds assimilés || 151–158
|-
| '''CP''' || '''TOTAL CAPITAUX PROPRES ET RESSOURCES ASSIMILÉES''' || total: CA + CB + CC + CD + CE + CF + CG + CH + CJ + CL
|-
| DA || Emprunts et dettes financières diverses || 161–168, 181–188
|-
| DB || Dettes de location-acquisition || 172–178
|-
| DC || Provisions pour risques et charges || 191–198
|-
| '''DD''' || '''TOTAL DETTES FINANCIÈRES ET RESSOURCES ASSIMILÉES''' || total: DA + DB + DC
|-
| '''DF''' || '''TOTAL RESSOURCES STABLES''' || total: CP + DD
|-
| DH || Dettes circulantes HAO || 414, 481–488 (credit balances)
|-
| DI || Clients, avances reçues || 411, 412, 415–419 (credit balances)
|-
| DJ || Fournisseurs d'exploitation || 401–409 (credit balances)
|-
| DK || Dettes fiscales et sociales || 421–449 (credit balances)
|-
| DM || Autres dettes || 451–477 (credit balances)
|-
| DN || Provisions pour risques à court terme || 499, 599
|-
| '''DP''' || '''TOTAL PASSIF CIRCULANT''' || total: DH + DI + DJ + DK + DM + DN
|-
| DQ || Banques, crédits d'escompte || 564, 565 (credit balances)
|-
| DR || Banques, établissements financiers et crédits de trésorerie || 521–538, 561, 566 (credit balances)
|-
| '''DT''' || '''TOTAL TRÉSORERIE-PASSIF''' || total: DQ + DR
|-
| DV || Écart de conversion-Passif || 479
|-
| '''DZ''' || '''TOTAL GÉNÉRAL''' || total: DF + DP + DT + DV
|}

== 4. Compte de résultat and the SIG ==
Income and expenses are both shown as positive amounts, and the intermediate balances are calculated as shown in the second table.

{| class="wikitable"
|-
! Ref !! Line as printed !! Accounts of the supplied chart
|-
| TA || Ventes de marchandises || 701
|-
| RA || Achats de marchandises || 601
|-
| RB || Variation de stocks de marchandises || 603/001
|-
| '''XA''' || '''MARGE COMMERCIALE''' || total: TA − RA − RB
|-
| TB || Ventes de produits fabriqués || 702–704
|-
| TC || Travaux, services vendus || 705, 706
|-
| TD || Produits accessoires || 707
|-
| '''XB''' || '''CHIFFRE D'AFFAIRES''' || total: TA + TB + TC + TD
|-
| TE || Production stockée (ou déstockage) || 734–737
|-
| TF || Production immobilisée || 721–726
|-
| TG || Subventions d'exploitation || 711–718
|-
| TH || Autres produits || 752–759
|-
| TI || Transferts de charges d'exploitation || 781
|-
| RC || Achats de matières premières et fournitures liées || 602
|-
| RD || Variation de stocks de matières premières et fournitures liées || 603/002
|-
| RE || Autres achats || 604–608
|-
| RF || Variation de stocks d'autres approvisionnements || 603/003
|-
| RG || Transports || 611–618
|-
| RH || Services extérieurs || 621–638
|-
| RI || Impôts et taxes || 641–648
|-
| RJ || Autres charges || 651–659
|-
| '''XC''' || '''VALEUR AJOUTÉE''' || total: XA + TB + TC + TD + TE + TF + TG + TH + TI − RC − RD − RE − RF − RG − RH − RI − RJ
|-
| RK || Charges de personnel || 661–668
|-
| '''XD''' || '''EXCÉDENT BRUT D'EXPLOITATION (E.B.E.)''' || total: XC − RK
|-
| TJ || Reprises d'amortissements, de provisions et dépréciations || 791, 798
|-
| RL || Dotations aux amortissements, aux provisions et dépréciations || 681, 691
|-
| '''XE''' || '''RÉSULTAT D'EXPLOITATION''' || total: XD + TJ − RL
|-
| TK || Revenus financiers et assimilés || 771–779
|-
| TL || Reprises de provisions et dépréciations financières || 797
|-
| TM || Transferts de charges financières || 787
|-
| RM || Frais financiers et charges assimilées || 671–679
|-
| RN || Dotations aux provisions et aux dépréciations financières || 687, 697
|-
| '''XF''' || '''RÉSULTAT FINANCIER''' || total: TK + TL + TM − RM − RN
|-
| '''XG''' || '''RÉSULTAT DES ACTIVITÉS ORDINAIRES''' || total: XE + XF
|-
| TN || Produits des cessions d'immobilisations || 821–826
|-
| TO || Autres produits HAO || 841–849, 861–868, 881–888
|-
| RO || Valeurs comptables des cessions d'immobilisations || 811–816
|-
| RP || Autres charges HAO || 831–839, 851–858
|-
| '''XH''' || '''RÉSULTAT HORS ACTIVITÉS ORDINAIRES''' || total: TN + TO − RO − RP
|-
| RQ || Participation des travailleurs || 871–878
|-
| RS || Impôts sur le résultat || 891–899
|-
| '''XI''' || '''RÉSULTAT NET''' || total: XG + XH − RQ − RS
|}

'''The intermediate balances (SIG):'''

{| class="wikitable"
|-
! Ref !! Line as printed !! Formula
|-
| '''XA''' || MARGE COMMERCIALE || TA − RA − RB
|-
| '''XB''' || CHIFFRE D'AFFAIRES || TA + TB + TC + TD
|-
| '''XC''' || VALEUR AJOUTÉE || XA + TB + TC + TD + TE + TF + TG + TH + TI − RC − RD − RE − RF − RG − RH − RI − RJ
|-
| '''XD''' || EXCÉDENT BRUT D'EXPLOITATION (E.B.E.) || XC − RK
|-
| '''XE''' || RÉSULTAT D'EXPLOITATION || XD + TJ − RL
|-
| '''XF''' || RÉSULTAT FINANCIER || TK + TL + TM − RM − RN
|-
| '''XG''' || RÉSULTAT DES ACTIVITÉS ORDINAIRES || XE + XF
|-
| '''XH''' || RÉSULTAT HORS ACTIVITÉS ORDINAIRES || TN + TO − RO − RP
|-
| '''XI''' || RÉSULTAT NET || XG + XH − RQ − RS
|}

== 5. Tableau des flux de trésorerie ==
The statement explains how the cash of the company changed during the year. The operating flows are calculated from the Bilan and the Compte de résultat, and the investing and financing flows from the total debits and credits posted during the year to the accounts concerned.

{| class="wikitable"
|-
! Ref !! Line as printed !! How it is calculated
|-
| ZA || Trésorerie nette au 1er janvier || Cash assets (BT) less cash liabilities (DT) of the previous year, from the Bilan.
|-
| || ''Flux de trésorerie provenant des activités opérationnelles'' ||
|-
| FA || Capacité d'autofinancement globale (CAFG) || EBE (XD) + revenus financiers (TK) + transferts de charges financières (TM) + autres produits HAO (TO) − frais financiers (RM) − autres charges HAO (RP) − participation des travailleurs (RQ) − impôts sur le résultat (RS). Disposals of fixed assets, depreciation and provisions are left out.
|-
| FB || - Actif circulant HAO || Change of Actif circulant HAO (BA) between the two year ends, with the sign reversed (an increase is a cash outflow).
|-
| FC || - Variation des stocks || Change of Stocks et encours (BB), sign reversed.
|-
| FD || - Variation des créances et emplois assimilés || Change of Créances et emplois assimilés (BG), sign reversed.
|-
| FE || + Variation du passif circulant || Change of Passif circulant (DP): an increase is a cash inflow.
|-
| '''ZB''' || '''Flux de trésorerie provenant des activités opérationnelles''' || FA + FB + FC + FD + FE
|-
| || ''Flux de trésorerie provenant des activités d'investissement'' ||
|-
| FF || - Décaissements liés aux acquisitions d'immobilisations incorporelles || Debits posted during the year to accounts 20 and 21.
|-
| FG || - Décaissements liés aux acquisitions d'immobilisations corporelles || Debits posted during the year to accounts 22 to 25 (land, buildings, equipment, advances on fixed assets).
|-
| FH || - Décaissements liés aux acquisitions d'immobilisations financières || Debits posted during the year to accounts 26 and 27.
|-
| FI || + Encaissements liés aux cessions d'immobilisations incorporelles et corporelles || Credits less debits on accounts 821 and 822 (disposals of intangible and tangible assets).
|-
| FJ || + Encaissements liés aux cessions d'immobilisations financières || Credits less debits on account 826 (disposals of financial assets).
|-
| '''ZC''' || '''Flux de trésorerie provenant des activités d'investissement''' || FF + FG + FH + FI + FJ
|-
| || ''Flux de trésorerie provenant du financement par les capitaux propres'' ||
|-
| FK || + Augmentations de capital par apports nouveaux || Credits posted to accounts 101 to 103 and 105 (capital and premiums).
|-
| FL || + Subventions d'investissement reçues || Credits posted to accounts 141, 142 and 148.
|-
| FM || - Prélèvements sur le capital || Debits posted to accounts 101 to 103.
|-
| FN || - Dividendes versés || Debits posted to account 465 (dividends payable).
|-
| '''ZD''' || '''Flux de trésorerie provenant des capitaux propres''' || FK + FL + FM + FN
|-
| || ''Trésorerie provenant du financement par les capitaux étrangers'' ||
|-
| FO || + Emprunts || Credits posted to account 16, except 166 (accrued interest).
|-
| FP || + Autres dettes financières || Credits posted to accounts 17 and 18, except 176 and 183 (accrued interest).
|-
| FQ || - Remboursements des emprunts et autres dettes financières || Debits posted to accounts 16, 17 and 18, except 166, 176 and 183.
|-
| '''ZE''' || '''Flux de trésorerie provenant des capitaux étrangers''' || FO + FP + FQ
|-
| '''ZF''' || '''Flux de trésorerie provenant des activités de financement''' || ZD + ZE
|-
| '''ZG''' || '''VARIATION DE LA TRÉSORERIE NETTE DE LA PÉRIODE''' || ZB + ZC + ZF
|-
| '''ZH''' || '''Trésorerie nette au 31 décembre''' || ZG + ZA
|-
| ZK || Contrôle : trésorerie-actif moins trésorerie-passif || Cash assets (BT) less cash liabilities (DT) at the end of the period, from the Bilan.
|-
| '''ZL''' || '''Écart de contrôle''' || ZH − ZK
|}

'''The control line.''' The last line, ''Écart de contrôle'' (ZL), compares the cash movement calculated from the lines above with the actual change of cash on the Bilan. It should be zero, and a zero prints as a blank. A difference means that the year contains movements that the lines cannot explain, for example an increase of capital by incorporating reserves (which involves no cash), an entry posted directly between two accounts of the same group, or a foreign-exchange difference.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Note.''' The TFT is an indirect-method statement built from balances and totals of movements. It should be reviewed by your accountant, in particular the classification of the movements of capital and of borrowings.
</div>

== 6. Notes 3A and 3C – Fixed Assets ==
Note 3A shows, for each line of fixed assets, the gross value at the start of the year, the additions, the reductions (disposals) and the gross value at the end. Note 3C shows the same for the accumulated amortisation and depreciation: the amount at the start, the charge for the year, the amounts released (for example when an asset is sold) and the amount at the end. The closing amounts agree with the ''Brut'' and ''Amort. et dépréc.'' columns of the Bilan – Actif.

== 7. Notes Annexes ==
The report prints the following notes, each with its accounts. For the notes on assets (4 to 11) the columns are gross, amortisation and depreciation, net and the previous year; for the others, the year and the previous year. A note that has no amount in either year is left out unless you tick '''Print Nil balances'''.

{| class="wikitable"
|-
! Note !! Title !! Columns !! Accounts of the supplied chart
|-
| 4 || Immobilisations financières || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 261–278; amortisation / depreciation: 296, 297
|-
| 5 || Actif circulant HAO || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 414, 481–488; amortisation / depreciation: 498
|-
| 6 || Stocks et encours || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 311–388; amortisation / depreciation: 391–398
|-
| 7 || Clients || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 411, 412, 415–419; amortisation / depreciation: 491
|-
| 8 || Autres créances || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 421–477; amortisation / depreciation: 492–497
|-
| 9 || Titres de placement || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 501–508, 541–545; amortisation / depreciation: 590
|-
| 10 || Valeurs à encaisser || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 511–518; amortisation / depreciation: 591
|-
| 11 || Banques, chèques postaux, caisse et assimilés || Gross, amortisation/depreciation, net, previous year || 521–538, 561–588; amortisation / depreciation: 592–594
|-
| 13 || Capital || Year and previous year || 101–104, 109
|-
| 14 || Primes et réserves || Year and previous year || 105, 106, 111–118
|-
| 15A || Subventions d'investissement || Year and previous year || 141–148
|-
| 15B || Provisions réglementées et fonds assimilés || Year and previous year || 151–158
|-
| 16A || Dettes financières et ressources assimilées || Year and previous year || 161–198
|-
| 17 || Fournisseurs d'exploitation || Year and previous year || 401–409
|-
| 18 || Dettes fiscales et sociales || Year and previous year || 421–449
|-
| 19 || Autres dettes et provisions pour risques à court terme || Year and previous year || 451–477, 499, 599
|-
| 20 || Banques, crédits d'escompte et de trésorerie || Year and previous year || 521–538, 561–566
|-
| 21 || Chiffre d'affaires et autres produits || Year and previous year || 701–759, 781
|-
| 22 || Achats || Year and previous year || 601, 602, 604–608
|-
| 23 || Transports || Year and previous year || 611–618
|-
| 24 || Services extérieurs || Year and previous year || 621–638
|-
| 25 || Impôts et taxes || Year and previous year || 641–648
|-
| 26 || Autres charges || Year and previous year || 651–659
|-
| 27A || Charges de personnel || Year and previous year || 661–668
|-
| 28 || Dotations aux amortissements, provisions et dépréciations d'exploitation || Year and previous year || 681, 691
|-
| 29 || Charges et revenus financiers || Year and previous year || 671–679, 687, 697, 771–779, 787, 797
|-
| 30 || Autres charges et produits HAO || Year and previous year || 811–899
|}

== 8. Checking Your Figures ==
{| class="wikitable"
! Check !! What to expect
|-
| '''Total actif (BZ) and Total passif (DZ)''' || They are equal, for the year and for the previous year.
|-
| '''Résultat net (XI) and the result on the Bilan''' || The result on the Compte de résultat equals ''Résultat net de l'exercice'' (CH) on the Bilan – Passif.
|-
| '''Trésorerie (BT, DT) and the TFT''' || The cash at the end of the TFT (ZH) equals cash assets less cash liabilities on the Bilan, so the control line ZL is zero.
|-
| '''Notes and statements''' || The total of a note equals its line on the statement, for example the total of note 6 equals ''Stocks et encours'' (BB) and the total of note 24 equals ''Services extérieurs'' (RH).
|-
| '''Fixed assets''' || The closing amounts of notes 3A and 3C equal the gross and the amortisation of ''Total actif immobilisé'' (AZ).
|}

If Total actif and Total passif differ, check first that every batch has been posted and that the year-end balances were carried forward.

== 9. Limitations ==
* The statements follow the revised SYSCOHADA layout, and the lines are filled from the accounts by the rules in the tables above. Have them reviewed by a qualified accountant for your country before you file.
* The Tableau des flux de trésorerie is built from balances and totals of movements. Non-cash entries and foreign-exchange effects are not separated.
* The notes annexes cover only what the accounts contain. The notes that need other information (for example staff numbers, guarantees and commitments given, and the narrative notes) and the country-specific filing forms are not produced.
* Amounts are in the company's home currency.

----
[[Accounting/OHADA Accounting|OHADA Accounting]] · [[Accounting/OHADA Chart of Accounts|OHADA Chart of Accounts]] · [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]]
[[Category:Accounting]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:OHADA]]

Accounting/OHADA Chart of Accounts

2026-09-18T21:46:42Z

Sylvain: Add OHADA pages

{{DISPLAYTITLE:OHADA Chart of Accounts and Financial Categories}}
'''How the SYSCOHADA chart of accounts is organised in Solace — classes, account numbers, control accounts and the financial categories that drive the reports.'''

This article describes the chart of accounts that Solace loads for an OHADA company. For the general use of the chart of accounts and financial categories see [[Accounting#Chart of Accounts and Account Types|Chart of Accounts and Account Types]]; for company setup see [[Accounting/OHADA Accounting|OHADA Accounting]]; for the statements see [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]].

__TOC__

== 1. Classes of the Chart ==
The SYSCOHADA chart is organised in nine classes, identified by the first digit of the account number.

{| class="wikitable"
|-
! Class !! Name in the OHADA plan !! Meaning !! Appears on
|-
| 1 || Ressources durables || Equity and long-term resources || Bilan – Passif
|-
| 2 || Actif immobilisé || Fixed assets || Bilan – Actif
|-
| 3 || Stocks || Inventory || Bilan – Actif
|-
| 4 || Comptes de tiers || Third parties (customers, suppliers, staff, State) || Actif or Passif
|-
| 5 || Trésorerie || Cash and bank || Actif or Passif
|-
| 6 || Charges des activités ordinaires || Expenses of ordinary activities || Compte de résultat
|-
| 7 || Produits des activités ordinaires || Income of ordinary activities || Compte de résultat
|-
| 8 || Autres charges et produits (HAO) || Other expenses and income (HAO, outside ordinary activities) || Compte de résultat
|-
| 9 || Engagements hors bilan || Off-balance-sheet commitments || Not on the statements
|}

== 2. Account Numbers and Sub-Accounts ==
An OHADA account has a three-digit number, and Solace adds a three-digit sub-account. The main account is stored with a fourth digit, so the full number has seven digits. Sub-account 000 is the main account itself.

{| class="wikitable"
! What you see in the OHADA plan !! Number in Solace
|-
| 411 – Clients, sub-account 001 || 4110001
|-
| 601 – Achats de marchandises, sub-account 001 || 6010001
|-
| 121 – Report à nouveau créditeur (no sub-accounts) || 1210000
|}

'''Headings and postable accounts.''' In the supplied chart, an account that has sub-accounts (for example 411 Clients) is a heading; only its sub-accounts can receive postings. An account without sub-accounts, such as 121, can be posted to directly. Solace refuses a posting to a heading.

To add an account or a sub-account, follow ''Creating a ledger account'' in [[Accounting#Managing Ledger Accounts|Managing Ledger Accounts]] and keep to the OHADA numbering, because the statements place an account by its number (see [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]]).

== 3. Control Accounts ==
Some accounts play a special role. The New Company Assistant sets them for an OHADA company:

{| class="wikitable"
! Role !! Account
|-
| Customers control account || 4110001 – Clients
|-
| Suppliers control account || 4010001 – Fournisseurs
|-
| Retained income || 1210000 – Report à nouveau créditeur
|-
| Tax control account || 4430001 – T.V.A. facturée sur ventes
|-
| Tax due account || 4440001 – État, T.V.A. due
|-
| Employee control account || 4220000 – Personnel, rémunérations dues
|}

You can review or change them under ''Control Panel → Company Parameters''. A control account must be an account that accepts postings, so choose a sub-account, not a heading.

== 4. Financial Categories ==
Every account belongs to a '''financial category''', which decides where the account appears on the standard Balance Sheet and Revenue Statement reports. Categories 100 to 250 are balance-sheet categories and 300 and above are income-statement categories (see [[Accounting#Chart of Accounts and Account Types|Chart of Accounts and Account Types]]). The OHADA chart uses the general categories and adds five for the needs of the SYSCOHADA statements:

{| class="wikitable"
! Code !! Category !! Purpose
|-
| 355 || Financial Income || Interest and other financial income (class 77), shown apart from ordinary income.
|-
| 356 || Financial Expenses || Interest and other financial charges (class 67).
|-
| 380 || HAO Income || Income outside ordinary activities (class 8).
|-
| 385 || HAO Expenses || Expenses outside ordinary activities (class 8).
|-
| 999 || Not on Financial Statements || Off-balance-sheet commitments (class 9). Accounts in this category are left out of the Revenue Statement and of the profit calculation.
|}

The table below shows every category with its English name, the French name supplied for an OHADA company, and the groups of accounts (first two digits) that use it.

{| class="wikitable"
|-
! Code !! Category (English) !! Category (OHADA chart) !! Used by accounts starting with
|-
| 110 || Share Capital || Capital social || 10x, 14x
|-
| 120 || Retained Income || Réserves et report à nouveau || 11x, 12x, 13x
|-
| 130 || Shareholders loans || Comptes courants d'associés || 18x, 46x
|-
| 140 || Long term borrowings || Emprunts et dettes financières || 16x, 17x
|-
| 150 || Other current liabilities || Autres dettes courantes || 41x, 42x, 43x, 45x, 47x, 48x, 49x, 52x, 53x, 56x
|-
| 160 || Fixed assets || Immobilisations corporelles || 22x, 23x, 24x, 25x, 28x, 29x
|-
| 170 || Investments || Immobilisations financières || 26x, 27x, 29x
|-
| 180 || Other fixed assets || Immobilisations incorporelles et autres || 20x, 21x, 28x, 29x
|-
| 190 || Inventory || Stocks || 31x, 32x, 33x, 34x, 35x, 36x, 37x, 38x, 39x
|-
| 200 || Accounts receivable || Clients et comptes rattachés || 41x
|-
| 210 || Bank || Trésorerie || 50x, 51x, 52x, 53x, 57x, 58x, 59x
|-
| 220 || Other current assets || Autres créances et actifs circulants || 40x, 42x, 43x, 44x, 45x, 46x, 47x, 48x, 49x, 54x
|-
| 230 || Accounts payable || Fournisseurs et comptes rattachés || 40x
|-
| 240 || Tax || État et taxes || 44x
|-
| 250 || Other long term liabilities || Autres dettes à long terme || 15x, 19x
|-
| 310 || Sales || Ventes et produits d'exploitation || 70x
|-
| 330 || Other Income || Autres produits || 71x, 72x, 73x, 75x, 78x, 79x
|-
| 340 || Expenses || Charges d'exploitation || 60x, 61x, 62x, 63x, 64x, 65x, 66x, 68x, 69x
|-
| 355 || Financial Income || Produits financiers || 77x, 78x, 79x
|-
| 356 || Financial Expenses || Charges financières || 67x
|-
| 360 || Taxation || Impôts sur les résultats || 89x
|-
| 380 || HAO Income || Produits HAO || 82x, 84x, 86x, 88x
|-
| 385 || HAO Expenses || Charges HAO || 81x, 83x, 85x, 87x
|-
| 999 || Not on Financial Statements || Hors états financiers || 90x, 91x, 92x, 93x, 94x, 95x, 96x, 97x, 98x, 99x
|}

'''Two categories per account.''' Each account has a category for when its balance is a debit and another for when it is a credit. This is how one account can appear on either side of the balance sheet. For example:

{| class="wikitable"
! Account !! Debit balance !! Credit balance
|-
| 411 Clients || Accounts receivable || Other current liabilities (customer advances)
|-
| 401 Fournisseurs || Other current assets (supplier advances) || Accounts payable
|-
| 44 État || Other current assets (tax to recover) || Tax
|-
| 52 Banques || Bank || Other current liabilities (overdraft)
|}

'''Renaming the categories.''' The category list cannot be restructured, but its names can be changed: ''Control Panel → Company Parameters → Financial Categories → edit the translate column → Apply''. To print the list, use ''Reports → General Ledger → Financial Categories''.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Note.''' The category list itself cannot be restructured, only its names can be changed.
</div>

----
[[Accounting/OHADA Accounting|OHADA Accounting]] · [[Accounting/OHADA Chart of Accounts|OHADA Chart of Accounts]] · [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]]
[[Category:Accounting]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:OHADA]]

Accounting/OHADA Accounting

2026-09-18T21:46:41Z

Sylvain: Add OHADA pages

{{DISPLAYTITLE:OHADA (SYSCOHADA) Accounting}}
'''How to set up and run a company on the OHADA (SYSCOHADA) chart of accounts — company creation, control accounts, VAT, year end and the statutory financial statements.'''

This article covers what is specific to keeping the books of an OHADA company in Solace Accounting. Journals, customer and supplier accounts and bank reconciliation work as described in [[Accounting]], and company creation in general is described in [[General Setup]]. Two companion articles go deeper: [[Accounting/OHADA Chart of Accounts|OHADA Chart of Accounts and Financial Categories]] and [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Scope and responsibility.''' The statements are produced from the accounts by fixed rules that follow the revised SYSCOHADA layout. They are a working aid: they do not replace the official filing forms, the notes that need information outside the accounts, or the review of a qualified accountant. Have them reviewed for your own country before you file.
</div>

== 1. Purpose and Scope ==
OHADA is the organisation for the harmonisation of business law in Africa. Its member states apply one accounting standard, SYSCOHADA, with a fixed chart of accounts (classes 1 to 9) and a fixed set of statutory statements. Solace Accounting supports it with a ready-made chart, French financial category names and a group of statutory reports.

{| class="wikitable"
! Area !! What Solace provides
|-
| '''Chart of accounts''' || The complete SYSCOHADA chart, classes 1 to 9, loaded when you create the company (see [[Accounting/OHADA Chart of Accounts|OHADA Chart of Accounts]]).
|-
| '''Financial categories''' || Every account is already tied to the category that drives the standard reports, and the category names are supplied in French.
|-
| '''Company defaults''' || Control accounts, financial year, VAT rate, invoice title and the first inventory group are set for an OHADA company (§2).
|-
| '''Statutory statements''' || Bilan (Actif and Passif), Compte de résultat with the soldes intermédiaires de gestion, Tableau des flux de trésorerie, and notes annexes (see [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]]).
|}

'''Not included:''' the earlier (2000) layout of the statements and the TAFIRE; the notes that need information which is not held in the accounts (for example staff numbers, guarantees given and the narrative notes); and country-specific filing forms such as the DRC fiscal return. See §7.

== 2. Creating an OHADA Company ==
Create the company with the '''New Company Assistant''' (see [[General Setup]]). The steps that matter for OHADA are:

# Start the '''New Company Assistant''' and enter the company name, address and registration numbers as for any company.
# On the chart-of-accounts step, select '''OHADA cadre des comptes''' in the list of charts. The grid shows the accounts that will be created.
# Check the financial period. For an OHADA company the assistant proposes a calendar year starting on 1 January, with 12 periods, and names the first period '''EXERCICE''' followed by the year. You can change the start date and the number of periods.
# Finish the assistant. It loads the chart and applies the OHADA settings below.

{| class="wikitable"
! Setting !! Value for an OHADA company
|-
| '''Account numbers''' || The three-digit OHADA number followed by a three-digit sub-account. For example sub-account 001 of account 411 is number 4110001.
|-
| '''Customers control account''' || 4110001 – Clients
|-
| '''Suppliers control account''' || 4010001 – Fournisseurs
|-
| '''Retained income account''' || 1210000 – Report à nouveau créditeur
|-
| '''Tax control account''' || 4430001 – T.V.A. facturée sur ventes
|-
| '''Tax due account''' || 4440001 – État, T.V.A. due
|-
| '''Employee control account''' || 4220000 – Personnel, rémunérations dues
|-
| '''Standard tax type''' || VAT at 16%, the standard rate in the Democratic Republic of Congo. Set the rate for your country under ''Control Panel → Company Parameters → Tax Processing'' before you issue invoices, and check the current rate with your tax authority.
|-
| '''Sales document title''' || FACTURE (copies print as COPIE FACTURE).
|-
| '''Default inventory group''' || Sales 7010001, stock 3110001, cost of sales 6010001, purchase variance 6010001, other variance and adjustments 6030001.
|-
| '''Financial category names''' || In French (for example ''Capital social'', ''Produits financiers''), see ''Control Panel → Company Parameters → Financial Categories''.
|-
| '''Accounting standard''' || The company is recorded as a SYSCOHADA company, which shows the ''États SYSCOHADA'' group of reports (§3).
|}

'''What the assistant does not set up:''' the home currency, the journals and the bank accounts. Set the currency under ''Control Panel → Company Parameters'' before you post. For journals, create the ones your accountant uses (typically purchases, sales, bank, cash and miscellaneous operations) as described in [[Accounting#Setting Up Journals and Entry Types|Setting Up Journals and Entry Types]]. Opening balances are entered as in [[Accounting#Opening Balances|Opening Balances]].

== 3. Existing Companies and the Statements Menu ==
The '''États SYSCOHADA''' group appears under ''Main Screen → Reports → Financials'' only for a company that Solace recognises as an OHADA company. That is a company created with the OHADA chart through the New Company Assistant, and also an older company whose account numbers use the three-plus-three layout and whose customers control account starts with 411. If the group is missing for a company that keeps its books to SYSCOHADA, check that the customers control account under ''Control Panel → Company Parameters'' is a 411 account.

Companies that already exist receive the new financial categories (Financial Income, Financial Expenses, HAO Income, HAO Expenses and Not on Financial Statements) automatically the first time they are opened after the upgrade.

== 4. Posting Rules That Matter ==
{| class="wikitable"
! Rule !! Why
|-
| '''Post to sub-accounts, not to headings.''' || An account that has sub-accounts is a heading, for example 411 Clients. Post to its sub-accounts, for example 411 sub-account 001. Solace refuses a posting to a main account that has sub-accounts.
|-
| '''Use the control accounts for customers and suppliers.''' || Customer and supplier transactions go through the customers control account 4110001 and the suppliers control account 4010001, so that the statements pick up the balances correctly.
|-
| '''Post every batch before printing.''' || The statements read the posted ledger only. Entries that are still in an unposted batch do not appear.
|-
| '''Keep to the OHADA numbering.''' || The statements place an account by its number. A new account numbered 622 is shown under “Services extérieurs”, a new account numbered 701 under “Ventes de marchandises”.
|-
| '''Do not post the result of the year yourself.''' || The Bilan calculates ''Résultat net de l'exercice'' from the income and expense accounts. If you also post the result to accounts 131 or 139, it is counted twice. Leave those accounts unused unless your accountant has closed the year outside Solace.
|}

== 5. Year End ==
Run the '''Year-End Assistant''' (''Control Panel → Tools'') as described in [[General Setup]]. It creates the next financial period and carries the balance-sheet balances forward. The statements show the previous year next to the current year, so keep the previous year's balances unchanged after you have printed the statements.

== 6. First-Time Setup Checklist ==
# Create the company with the New Company Assistant and the chart '''OHADA cadre des comptes'''.
# Set the home currency and check the VAT rate under ''Control Panel → Company Parameters''.
# Create the journals your accountant uses.
# Enter the opening balances and the customer and supplier balances.
# Post the transactions, always to sub-accounts.
# Post all batches, then print the statements from ''Reports → Financials → États SYSCOHADA'' and check them (see [[Accounting/OHADA Financial Statements#8. Checking Your Figures|Checking Your Figures]]).
# Have your accountant review the statements before they are filed.

== 7. Limitations ==
* The statements follow the revised SYSCOHADA layout (Acte uniforme relatif au droit comptable et à l'information financière, in force since 2018). The layout of 2000 and the TAFIRE are not produced.
* The lines are filled from the accounts by fixed rules (listed in [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]]). They have not been checked by a qualified accountant for every country. Review them for your own country before you file.
* Only the notes annexes that can be derived from the accounts are produced. Notes that need other information have to be prepared outside Solace.
* Country-specific filing forms are not produced, for example the fiscal return (liasse fiscale or Déclaration statistique et fiscale) of the Democratic Republic of Congo.
* Solace shows amounts in the company's home currency. The assistant does not choose the currency for you.

== Glossary ==
{| class="wikitable"
! Term !! Meaning
|-
| OHADA || Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires, the organisation whose member states share the accounting standard.
|-
| SYSCOHADA || The OHADA accounting standard: chart of accounts, rules and statutory statements.
|-
| Bilan || Balance sheet, printed as two reports: Actif (assets) and Passif (equity and liabilities).
|-
| Compte de résultat || Income statement.
|-
| SIG || Soldes intermédiaires de gestion: the intermediate balances of the income statement (marge commerciale, valeur ajoutée, EBE, résultat d'exploitation and so on).
|-
| EBE || Excédent brut d'exploitation, gross operating surplus.
|-
| CAFG || Capacité d'autofinancement globale, the cash generated by the year's activity before changes in working capital.
|-
| TFT || Tableau des flux de trésorerie, the cash-flow statement.
|-
| HAO || Hors activités ordinaires: income and expenses outside the ordinary activities of the business (class 8).
|-
| Notes annexes || The notes to the financial statements.
|-
| Poste || A line of a statutory statement, identified by a two-letter reference such as AE or XI.
|}

----
[[Accounting/OHADA Accounting|OHADA Accounting]] · [[Accounting/OHADA Chart of Accounts|OHADA Chart of Accounts]] · [[Accounting/OHADA Financial Statements|OHADA Financial Statements]]
[[Category:Accounting]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:OHADA]]

Accounting/Module G - Using Manufacturing

2026-09-18T21:46:41Z

Sylvain: Add OHADA pages

#REDIRECT [[Accounting#Manufacturing (Bills of Materials)]]

Accounting/Module F - Trading in Stock

2026-09-18T21:46:40Z

Sylvain: Add OHADA pages

#REDIRECT [[Accounting#Setting Up Inventory for Trading in Stock]]

Accounting/Module E - Using Journals

2026-09-18T21:46:39Z

Sylvain: Add OHADA pages

#REDIRECT [[Accounting#Setting Up Journals and Entry Types]]

Accounting/Module C - Bank Reconciliation

2026-09-18T21:46:39Z

Sylvain: Add OHADA pages

#REDIRECT [[Accounting#Bank Reconciliation]]

Accounting/Module A - Setting up Accounts

2026-09-18T21:46:38Z

Sylvain: Add OHADA pages

#REDIRECT [[Accounting#Chart of Accounts and Account Types]]

Accounting

2026-09-18T21:46:37Z

Sylvain: Add OHADA pages

{{DISPLAYTITLE:Accounting}}
'''A comprehensive guide to Solace Accounting — chart of accounts, customer/supplier accounts, journals and VAT, bank reconciliation, inventory trading, and manufacturing.'''

This article covers the Accounting application end to end. Company creation and user/salesperson administration are shared with Point of Sale and are covered separately in [[General Setup]]; POS-specific till and cashier operations are covered in [[POS]]. Companies that keep their books to the OHADA (SYSCOHADA) standard should also read [[Accounting/OHADA Accounting|OHADA Accounting]].

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Scope.''' This guide follows the menus of ''Main Screen → Control Panel / General Ledger / Customers / Suppliers / Inventory / Reports'' as they exist in the current version of the application. Screen names quoted below (e.g. “Financial Categories”, “Entry Types”) are the exact menu captions, so you can follow along inside the application.
</div>

== Purpose and Scope ==
This guide walks a user through setting up and using Solace Accounting: building a chart of accounts, configuring customer and supplier accounts, capturing transactions through journals, reconciling the bank, trading in stock, and manufacturing finished goods from raw materials.

Setup order matters: financial categories and account types (§2) come first, since every ledger account depends on them; journal/entry-type setup (§6) comes before transactions can be captured; and inventory setup (§12) comes before stock items can be created and traded.

== Chart of Accounts and Account Types ==
A chart of accounts (COA) is a complete listing of every account in the system. Solace Accounting lets you build your own list of accounts, or use a supplied template to speed up setup and avoid misconfiguration. Every account is linked to an '''account type''' and a '''financial category''' — understanding both is fundamental before creating or changing accounts, since they drive every financial report.

{| class="wikitable"
! Account Type !! Meaning
|-
| '''Balance Sheet Accounts''' || Track the money and values the business owns or owes — its assets and liabilities.
|-
| '''Income Statement Accounts''' || Record income and expenditure from trading activity. '''Income''' is what you receive for time, services, or the use of money (increases Assets/Equity). '''Expense''' is money spent on goods or services for immediate consumption (decreases Equity; decreases Assets if paid immediately, increases Liabilities if paid on credit).
|}

Solace Accounting groups accounts into predefined '''Financial Categories''' to drive standard reports (Income Statement, Balance Sheet, etc.). The category list is fixed, but each category's description can be renamed to suit the business.

{| class="wikitable"
! Code !! Income Statement Category !! Description
|-
| 310 || Sales || Principal income group of accounts, generally the main part of turnover in trading.
|-
| 320 || Cost of Sales || Also called Cost of Goods Sold — turnover generated in trading.
|-
| 330 || Other Income || Income outside of normal trading activities.
|-
| 340 || Expenses || Trading expenses.
|-
| 355 || Financial Income || Interest and other financial income, shown apart from ordinary income (used by the OHADA chart).
|-
| 356 || Financial Expenses || Interest and other financial charges, shown apart from ordinary expenses (used by the OHADA chart).
|-
| 360 || Tax || Trading tax charged.
|-
| 370 || Dividends || Shareholder distributions from the financial year's earnings.
|-
| 380 || HAO Income || Income outside ordinary activities (used by the OHADA chart).
|-
| 385 || HAO Expenses || Expenses outside ordinary activities (used by the OHADA chart).
|}

Code 300 (Unallocated Income Statement) and 350 (Salary and Wage) also exist as system categories but aren't normally assigned to user accounts directly. Code 999 (Not on Financial Statements) is a system category for accounts that must stay out of the income statement and the profit calculation, such as the off-balance-sheet commitments of the OHADA chart. See [[Accounting/OHADA Chart of Accounts|OHADA Chart of Accounts]].

{| class="wikitable"
! Code !! Balance Sheet Category !! Description !! Class
|-
| 110 || Share Capital || Shareholders' funds raised in exchange for shares. || Liability
|-
| 120 || Retained Income || Portion of net income not paid out as dividends, generally from previous years. || Liability
|-
| 130 || Shareholders Loans || Loans given to shareholders. || Liability
|-
| 140 || Long Term Borrowings || Loans repayable over more than a year. || Liability
|-
| 150 || Other Current Liabilities || Current liabilities not assigned to common categories (VAT, provisions, etc.). || Liability
|-
| 160 || Fixed Assets || Long-term tangible property, equipment or plant the business owns (also called noncurrent assets). || Asset
|-
| 170 || Investments || Assets or committed money that will generate income in future. || Asset
|-
| 180 || Other Fixed Assets || Intangible assets: patents, trademarks, copyrights. || Asset
|-
| 190 || Inventory || Raw materials, work-in-progress and finished goods ready for sale. || Asset
|-
| 200 || Accounts Receivable || Money owed to the business, generally by customers. || Asset
|-
| 210 || Bank || Cash on hand at bank and cash overdraft. || Asset
|-
| 220 || Other Current Assets || Non-cash assets convertible within a year: supplier/employee advances, petty cash, prepaid expenses. || Asset
|-
| 230 || Accounts Payable || Money owed to suppliers and other short-term debt obligations. || Liability
|-
| 240 || Taxation || Money owed to tax authorities. || Liability
|-
| 250 || Other Long-Term Liabilities || Other loans repayable over more than a year or financial cycle. || Liability
|}

Code 100 (Unallocated Balance Sheet) also exists as a system category.

'''To print the Financial Categories report:''' Main Screen → '''Reports''' → '''General Ledger''' → double-click '''Financial Categories'''.

'''To edit financial category descriptions:''' Main Screen → '''Control Panel''' → '''Company Parameters''' → '''Financial Categories''' → edit the translate column → '''Apply'''.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Note.''' The category list itself can't be restructured — only its descriptions can be changed.
</div>

== Managing Ledger Accounts ==
{| class="wikitable"
! Task !! Steps
|-
| '''Create a ledger account''' || Main Screen → '''General Ledger''' → double-click '''General Ledger''' (under General Maintenance) → select the financial category in the tree → '''New''' → enter code and description → on the Settings tab select the account type group and financial category → '''Save'''.
|-
| '''Edit a ledger account''' || Open the same screen → type the account code in the bottom-left box (auto-locates it in the tree and fills the edit boxes) → change details → '''Save'''.
|-
| '''Delete a ledger account''' || Open the same screen → locate the account as above → '''Delete'''.
|-
| '''Print the chart of accounts''' || Main Screen → '''Reports''' → '''General Ledger''' → double-click '''Chart of Account''' → fill in options → '''Print'''.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Notes.''' In the chart-of-accounts tree, Income Statement categories are shown in bold black and Balance Sheet categories in bold blue. An account with balances cannot be deleted, and cannot be moved between Income Statement and Balance Sheet classification.
</div>

== Customer and Supplier Accounts ==
Customer and supplier account screens are almost identical and share the same layout.

'''To create a customer account:''' Main Screen → '''Customers''' → double-click '''Customers''' (under Accounts) → '''New''' (proposes a new account code, or type your own) → enter description and details.

=== Processing Tab ===
Controls how the account behaves in journals, documents and other transactions, grouped in five blocks:

{| class="wikitable"
! Block !! Field !! Meaning
|-
| Transactions || Aging || '''Balance Forward''' links every payment to the oldest due amount; '''Open Item''' links each payment to a specific matching due amount.
|-
| Transactions || Currency || In multi-currency mode, the trading currency rate used for this account.
|-
| Documents || Printing || Default print mode used when a document for this account is completed.
|-
| Documents || Email Format || Format used when emailing documents to this account.
|-
| Tax || Mode || Default tax mode.
|-
| Tax || Tax Type || Default tax type used.
|-
| Tax || Tax Reference || Customer/supplier tax number — also printed on documents (invoice, credit note, etc.).
|-
| Others || Sales Person || Default salesperson attached to the account, used for commission (see the salespersons setup in [[General Setup]]).
|-
| Others || Card Number || Customer card number, used when the global card system is enabled.
|}

=== Terms Tab ===
Sets early-payment and pricing terms. Terms themselves are created under '''Control Panel → Payment Terms'''.

{| class="wikitable"
! Field !! Meaning
|-
| Days Based Terms || Ages outstanding balances per day.
|-
| Monthly Based Terms || Ages balances by end of period.
|-
| Early Terms || A percentage discount and number of days within which the customer must pay to earn it (also called settlement/early-payment discount). Enter 00 to disable.
|-
| Normal Term || The period expected for the customer to settle the account, based on the days/monthly selection above.
|-
| Interest From || Whether and when Solace Accounting should charge interest on overdue amounts, in conjunction with Normal Term.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Why set terms.''' Payment terms are what let the system tell you when a customer is overdue — set the Normal Term (and Early Term if you offer a settlement discount) before relying on age-analysis reporting.
</div>

Also on the Entry tab: '''Price Regime''' (which of up to 10 price regimes applies by default to this account, overridable on document entry), '''Credit Limit''' (warns or blocks once the customer balance exceeds it), and '''Discount %''' (an invoice-level trade discount applied automatically, in addition to any line-item discount).

=== Sub-Accounts, Contacts and Notes ===
{| class="wikitable"
! Tab !! Purpose
|-
| Sub-Account || Creates sub-accounts under a customer/supplier (own Code, Surname/Name, Blocked flag, Card Number). Solace then shows the Statement Report and Age Analysis Report broken down by sub-account — useful for a company with branches.
|-
| Contacts || Attach, add, edit and delete contact persons for the account; also used to store extra addresses selectable on document entry.
|-
| Notes || Create dated, public or private notes against the account. Active notes appear in the '''Reminders''' list on the main screen, refreshed every few minutes.
|-
| Extra Details || Attach a picture/photo to the account, used for Point-of-Sale account lookup and verification.
|}

'''To create a note:''' select the account first, then Notes tab → '''New''' → enter Subject, Start Date, End Date, Status and visibility (Public = all users see it; Private = only the creator) → type the note body → '''Save'''.

== Using Categories in Solace Accounting ==
Categories refine report options and produce more detailed reports. Up to 10 category types are available, and the same process applies to customers, suppliers, ledger accounts and inventory items (illustrated here with inventory). For customer/supplier categories specifically, see Control Panel → Customers / Suppliers.

{| class="wikitable"
! Task !! Steps
|-
| Name the category types || Main Screen → '''Control Panel''' → Inventory (or Customer/Supplier) → '''Category Names''' → rename each → '''Apply'''.
|-
| Populate a category tree || Control Panel → Inventory (or Customer/Supplier) → double-click '''Inventory Category''' → select the category type on the left → select the tree root on the right → '''Add''' (inserts a blank “[...]” node) → click the ellipsis or press F2 and type the description. Repeat on the root for a sibling category, or on an existing category for a sub-category.
|-
| Attach an item to a category || On the inventory (or customer/supplier) editor, open the category drop-down → double-click to select the category → OK → Save.
|-
| Filter reports by category || Wherever a report's options list a category selector (e.g. Inventory Price List report), select the category to filter by.
|}

== Setting Up Journals and Entry Types ==
Solace Accounting is batch-driven: every transaction is entered in a batch, checked, then '''posted''' (saved permanently to the ledger). All financial transactions flow through journals, so every transaction can be traced in journal reports. Processing a journal via '''Entry Type''' means: set up the journal's options → capture the transaction lines → list/print for a hard-copy record → post to the ledger.

Solace Accounting enforces double-entry: every debit has an equal, opposite credit. You capture only one side of a transaction; Solace writes the balancing (contra) line automatically using the entry type's settings, and posts a balanced batch. Documents (invoices, purchases, etc.) are posted the same way behind the scenes.

'''To set up a normal (non-cashbook) journal:''' Main Screen → '''Control Panel''' → double-click '''Entry Types''' → '''Add''', then configure:

{| class="wikitable"
! Field !! Meaning
|-
| Description || The entry type's name.
|-
| Cashbook || Whether this is a Cashbook (Payment/Receipt) or Non-Cashbook journal.
|-
| Debit/Credit || Default transaction type captured with this journal (overridable while entering transactions).
|-
| Account Access || Restricts/filters which accounts the lookup box offers in this journal.
|-
| Contra per Line || Adds a column allowing a different contra account per line, instead of one contra account for the whole batch.
|-
| Multi-Currency || Allows a non-local currency, defined in the next field.
|-
| Bank Account (Contra Account) || Default contra account for each new line. Disabled for cashbooks, since those get their contra account (the bank account) automatically.
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Cashbook journals are automatic.''' There's no need to create a cashbook journal by hand: creating a bank account (financial category = Bank) automatically creates its Payment and Receipt cashbook journals, listed alongside your non-cashbook journals.
</div>

== Entering and Posting Transactions ==
If you don't need stock control, most transactions are captured directly through Entry Types.

'''Prerequisites:''' a Sales Account and Customer Account exist (§4), and a Sales Journal is defined (§6).

'''To enter and post a transaction:''' Main Screen → '''General Ledger''' → Journals (Process block) → select the journal (e.g. Sales Journal) and press Enter to open a new batch → '''Settings''' to configure the batch:

{| class="wikitable"
! Field !! Meaning
|-
| Contra Account || Same as set when creating the journal; changeable here.
|-
| Consolidate Balances || Merge similar transactions (same account code and tax type) into one summed line.
|-
| Invoke Open Item || Automatically opens the Open Item screen whenever there's an outstanding amount to match, for matching invoices to customer payments.
|-
| Multi-Currency || Enable currencies other than the local one.
|-
| Link to Projects || Adds a project lookup column, linking transactions to a project.
|-
| Increment Reference || Increments the reference by 1 on each new line.
|-
| Repeat Details || Repeats the previous line's details on each new line.
|-
| Repeat Project Code || Repeats the previous line's project code (independent of Repeat Details).
|-
| Process Tax || Default “Do not use Tax”; any other setting adds a Tax Type column, with “Default to Inclusive/Exclusive Mode” controlling which amount column the cursor lands on first.
|-
| Default Tax Type || Default tax type per new line when tax processing is enabled (overridable).
|}

Capture the line (e.g. Reference SAL00001, Date, Description, Tax type, Amount), then '''Post'''. The batch stays open and editable until posted; posting writes the contra line(s) automatically and closes the screen once the date and accounts pass company settings validation.

Ledger detail for a posted transaction: '''Reports''' → '''General Ledger''' → double-click '''Detailed Ledger''' → set the period to cover the transaction date → '''Print'''. Other useful reports: Entry Type Batches, Trial Balance, Tax.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Cashbook vs. non-cashbook VAT allocation differs.''' For an inclusive amount of 114 with standard VAT: in a '''cashbook''' journal (e.g. Petty Cash Payment), the '''inclusive''' amount is allocated to the contra account and balanced by the tax portion (Dr Stationery 100, Dr Tax Control 14, Cr Petty Cash 114). In a '''non-cashbook''' journal (e.g. Sales), the '''exclusive''' amount is allocated to the contra account instead (Dr Client 114, Cr Tax Control 14, Cr Sales 100). Because of this, a journal like Petty Cash should generally be a cashbook type so its VAT portion posts correctly.
</div>

== VAT and the 100% Tax Type ==
The 100% tax type records the '''full''' amount to the Tax Control account and the full balance to the contra account. It covers cases like: VAT-only invoices on imported goods, a VAT-only invoice tied to goods already invoiced/paid, or a small tax-payable adjustment below the remittance threshold.

'''To create the 100% Tax Type:''' Control Panel → '''Company Parameters''' → '''Tax Processing''' → add “Tax Adjustment” with Rate% = 100 → '''Apply'''. Verify it under Reports → Tax → Tax Types.

There are three ways to journalize a 100% VAT amount:

{| class="wikitable"
! Method !! When to use it !! How
|-
| '''1. Via a cashbook journal''' || VAT wasn't claimed at the time of purchase. || Open the Cash Book Payment journal → Settings → enable tax processing for the entry type (adds Exclusive/Inclusive columns). Enter one line: e.g. account = Cost of Sales, tax type = 100%, debit = 8300 (the VAT), and a second line: supplier account, no tax, debit = 570 (the net amount). Only the Dr lines are entered; Solace generates the Cr lines on posting.
|-
| '''2. Via a purchase (non-cashbook) journal''' || The contra account needs to be the expense account itself (e.g. Cost of Sales), since non-cashbook journals let you choose the contra account (unlike cashbooks, which always contra to the bank). || Enter: Cr Supplier with 100% Tax = 8300, Cr same Supplier no tax = 570. Only the Cr lines are entered; Solace generates the Dr lines on posting.
|-
| '''3. Via a purchase document''' || Preferred when the purchased goods must also update inventory/stock quantities. || On the Supplier Invoice entry screen, add a line of type “4 GL Account” using the Cost of Sales account, 100% tax type, price = 8300, quantity = 1, for the tax adjustment; add the goods as a normal stock line with no VAT.
|}

== Repeating Entries and Abbreviations ==
'''Repeating (recurring) journals''' let you capture a transaction once and reuse it every period. Main Screen → '''General Ledger''' → '''Recurring Journals''' → select the entry type → Enter to access the batch lines (the screen is titled “Recurring Batch”). To reuse a normal journal as a template: open it, reach the journal lines, '''Process''' → '''Copy Recurring''' and follow the assistant — the original recurring batch is kept in place for the next period.

'''Abbreviations''' auto-expand a short code into a full description while typing. General Ledger → Recurring Journals navigator → double-click '''Abbreviations''' → '''New''' → enter the Code, press Enter, enter the full Description → '''Save'''. Typing the code (e.g. “P”) in a description field and pressing Enter replaces it with the full text (e.g. “Payment thank you”).

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Note.''' Abbreviation codes are case-sensitive (“P” ≠ “p”) and can be up to 3 characters long.
</div>

== Opening Balances ==
Skip this step if the company is not brand-new. Otherwise, obtain the opening figures from the prior system's trial balance or balance sheet, and enter them via the '''General Journal''' — ideally one day before the current financial year starts, so expenses correctly roll into Retained Income at year start. Enter individual customer and supplier figures to their own accounts.

Set the journal's contra account to your suspense account, enter the trial balance, and post. List the journal before posting to check it, and use the Trial Balance / Balance Sheet reports afterward to confirm.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Retained Income can't be posted to directly.''' To bring in an opening Retained Income balance, post it through an income/expense account instead and let the system transfer the figure to Retained Income at year-end.
</div>

Related: [[:File:Opening_Balance.xlsx|Opening Balance template]] — a starting spreadsheet for gathering the trial balance figures before capturing them.

=== Recording a Loan and its Interest ===
'''Example.''' Retail T borrows R60,000 from us at 12.40% per annum, repaid over 5 years.

* Total interest: 60,000 × 0.124 × 5 = R37,200 (R7,440/year).
* Total repayable: 60,000 + 37,200 = R97,200, over 60 months = R1,620/month.
* Monthly split: principal = 60,000 / 60 = R1,000; interest = 37,200 / 60 = R620.

Each monthly payment is recorded against a liability account and an interest income account:

{| class="wikitable"
! Debit !! Credit
|-
| Loan Receivable (liability) R1,000 || Customer Loan Account R1,620
|-
| Interest Income R620 ||
|}

Solace Accounting records the loan to the corresponding account automatically when the loan is created; each repayment is then matched against the loan transaction as an open item on the customer account, using the receive-loan-payment screen.

== Bank Reconciliation ==
Bank reconciliation matches transactions captured through the cashbook journals against the bank statement, which typically includes items you didn't know about when capturing the cashbook (bank charges, interest, debit orders, direct deposits) — these must be captured in the cashbook journal to conclude the reconciliation. It confirms that your recorded transactions, the bank's transactions, and the bank statement itself all agree. The Solace-side closing balance is called the '''book balance''' (shown on the report as “balance according to Solace”); the bank's own closing figure is the '''bank balance'''.

Related: [[:File:Bank_Statement.xlsx|Bank Statement template]].

'''To do the reconciliation:''' Main Screen → '''Cashbook''' → Process → double-click '''Bank Reconciliation''' → select the bank account and period → enter the Statement Balance from the bank statement → press Enter (or click the central white space) to load all unreconciled transactions.

The info panel shows:

{| class="wikitable"
! Field !! Meaning
|-
| Receipts Total || Total of all unreconciled receipts in the list.
|-
| Payments Total || Total of all unreconciled payments in the list.
|-
| Reconciled Total || Total of all reconciled transactions plus all currently unreconciled ones; shrinks toward Transaction Total as you reconcile.
|-
| Transaction Total || The current posted/ledger transaction total recorded by Solace Accounting.
|-
| Difference || Reconciled Total minus Transaction Total; reaches 0 once everything is reconciled.
|}

'''To reconcile items,''' either:
* '''Search''' — choose Find by Reference or Find by Amount at the bottom, type the value, press Enter to locate and reconcile the matching transaction; or
* '''Scroll and tick''' — scroll the list and click the checkbox (or press Space) on each matching transaction.

Once every matching transaction is ticked, click '''Process''' to commit the work; uncommitted work is discarded if you leave without processing.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Tip.''' Clicking “Show Report” mid-work, or clicking Refresh, both commit the current work first (Refresh also reloads the transaction list) — use Refresh to bring in new transactions while reconciling.
</div>

If a difference remains after ticking everything, it's usually unrecorded bank charges/interest (enter them via the Payment/Receipt Cashbook) or an opening balance not yet entered via the General Journal (§10) — post that, then reprint the reconciliation report; the difference should now be zero.

== Setting Up Inventory for Trading in Stock ==
Complete Module setup for company/user administration ([[General Setup]]) and journals (§6) before configuring inventory. Configure via Main Screen → '''Control Panel''' → double-click '''Inventory'''.

'''General Settings:'''

{| class="wikitable"
! Setting !! Effect when ticked
|-
| Multi Store || Enables multiple stores (otherwise the system uses a single store). Can be turned on later.
|-
| Cannot Sell Out of Stock || Blocks recording a sale when there's no stock; quantities can't go negative.
|-
| Warn When Out of Stock || Shows a warning when a stock item is about to go below zero.
|-
| Create New Item on Missing Code || Allows creating a new item code on the fly while capturing a transaction.
|-
| Warn if Preferred Supplier Not Used || Warns when a purchase uses a supplier outside the item's preferred supplier list.
|-
| Set Average Cost 0.00 When Zero on Hand || Resets an item's average cost to zero once its on-hand quantity reaches zero.
|-
| Sales Order Reserve Inventory || Reduces available quantity and reserves it for the customer's sales order.
|-
| Sales Order Reserve Serial Number || As above, but reserves the serial number.
|-
| No Backorder || Suppresses backorder creation for unfulfilled invoice quantities (otherwise a backorder is created for the shortfall).
|-
| Check Reorder Level || Notifies when an item's quantity nears its defined reorder level.
|}

'''Integration:''' links inventory to the ledger for stock valuation (generating Cost of Sales transactions), using Average Cost or Latest Cost. Select the Cost of Sales journal to use, and decide the integration mode once, before recording any stock valuation or inventory transaction (see §14 for the manufacturing implications).

'''Limits:''' Max Discount Line % (per transaction line) and Max Invoice Discount % (per whole invoice).

'''Groups''' link inventory items to ledger accounts, one tax type serving both sales and purchases:

{| class="wikitable"
! Field !! Meaning
|-
| Description || The group's name.
|-
| Purchase Tax || Tax type used transacting with suppliers.
|-
| Sales Tax || Tax type used transacting with customers.
|-
| Sales || Sales account used when selling.
|-
| Inventory || Inventory control account used for stock valuation.
|-
| Purchase Variance || Records purchase variances (especially relevant in multi-currency trading).
|-
| Count Variance || Records differences found during stock counts.
|-
| Cost of Sales || Records Cost of Goods Sold, used with the Integration setting above.
|-
| Adjustment || Records inventory adjustment transactions.
|}

'''Defaults''' pre-fill new inventory items: Unit, Fixed Description (locks the description on document entry), Inventory Group, Invoicing Store, Service/Physical Item, and Serial Number control.

'''Selling Prices''' — Solace supports up to 10 price regimes; set how many are Available Regimes and name each Regime Name.

Manufacturing (Bills of Materials) is covered in §14; logistics/transportation is covered in a separate module.

== Creating and Using Inventory Items ==
'''To create/edit an inventory item:''' Main Screen → Inventory → double-click Inventory ("Edit Inventory Master") → '''Add''' → enter code, description, unit → select the Group (auto-fills tax from the group) → select the item type → set processing parameters → Save. Example items and their ledger effect:

{| class="wikitable"
! Code !! Description !! Cost Price !! Selling Price !! Opening Stock
|-
| 0DINER || Dinner Table || 750 || 1000 || 20
|-
| 0COFFEE || Coffee Table || 1100 || 1700 || 5
|}

{| class="wikitable"
! Operation !! Debit !! Credit
|-
| Stock Purchase || Stock Item (cost price) || Creditor (cost price)
|-
| Stock Sale || Debtor (selling price) || Sales (selling price)
|-
| || Cost of Sales (cost price) || Stock (cost price)
|}

'''Prices:''' Prices tab → select the store → enter either the inclusive or exclusive price (Solace recalculates the other using the item group's tax rate) per price regime in use. '''Future Prices''' prepare a price change without touching the current price, applied later via the Control Panel assistant. '''Special Prices''' apply a different regime for a specific period, set at the bottom of the Prices tab.

'''Stores, pictures, quantities and reorder levels''' are all set from the same item entry screen: the Store tab (tick which stores carry the item), the Picture tab (Load/Clear — also used as the POS quick-access button image), the Statistics tab (quick on-hand check), and min/max reorder quantities plus preferred suppliers.

=== Using Inventory in Documents ===
All documents (to suppliers and to customers) are batch-driven and linked to inventory: they stay editable until posted, then are sealed. Example: buying 10 items at 1500 each and selling one for 2500.

'''To register a purchase:''' Suppliers → '''Documents''' → select '''Supplier Invoice''' → leave Number as *Auto*, select the account, sub-account if needed, date and reference → enter each line's store, item and description → '''Update''' → '''Current Document Only''' to post, with the option to print/save/email. Updates: Inventory Quantities, Entry Type per Batch, Supplier Transactions, and other reports.

'''To register a sale:''' same process from the Customers menu, via '''Tax Invoice''' or '''Quotation''' (document type is changeable from the entry screen's header). Updates: Inventory Quantities, Entry Type Batch, Customer Transactions, Trial Balance, and Sales Analysis reports.

{| class="wikitable"
! Document !! Purpose
|-
| Quotation || An estimate sent to a customer ahead of a sale.
|-
| Sales Order || Processed prior to an invoice, representing the customer's agreement to buy.
|-
| Invoice || A sale to a customer; affects inventory and ledger accounts.
|-
| Credit Note || Issued when a customer returns part or all of an invoice.
|-
| Debit Note || Issued when one or more items were left off an invoice.
|-
| Delivery Note || Confirms goods delivered to a customer.
|-
| Purchase Order || Records an order placed with a supplier; not posted to the ledger and doesn't update on-hand quantity.
|-
| Goods Received Note (GRN) || Records goods received before the supplier invoice arrives, posting to the Accrual Account rather than the supplier account.
|-
| Supplier Invoice || The supplier's invoice; if linked to a GRN, reduces the Accrual Account and transfers the balance to the supplier account.
|-
| Return/Debit || Reverses a supplier invoice when returning defective goods.
|-
| Credit to Supplier || Used when a supplier left one or more items off an invoice.
|}

=== Recurring Invoices ===
Used for invoices that repeat periodically. Customers → Tax Invoice/Quotation → select '''Repeating Invoice''' as the document type → complete and close the entry screen to save it as a template. The template's Scheduler tab (not present on normal documents) lets you enable automatic repetition on a schedule.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Note.''' Fully automatic, unattended generation of recurring invoices requires the external “Solace Grata” module.
</div>

To generate an invoice from a template manually: Customers → double-click '''Recurring Invoice''' → follow the assistant.

=== Stock Take ===
Perform a stock take when first configuring the system, and at least once or twice a year afterward, to keep physical and computerized inventory in sync. The assistant (Inventory → Assistants → Inventory Count) supports a full or partial count while the business keeps trading:

# '''Process''' to choose full or partial count (leave the item selection empty for a full count), then Close.
# '''Process''' again to print the A4 count sheet (its last column is left blank for physical counting). “Abort Inventory Count” restarts the process at any time.
# Capture the counted quantities either manually (“Enter Inventory Manually”, with a search box to filter by code/description) or by importing a CSV (“Import Inventory Count”; columns Stock Code, Barcode, Description, Qty — export the template first to get the right format).
# Check the Variance report, then '''Update Quantities''' to apply the new counts and close out the stock take.

== Manufacturing (Bills of Materials) ==
A manufacturing business uses components, parts or raw materials to produce a finished good. Solace values inventory using either '''Latest Price''' (last-in-first-out) or '''Average Cost'''; Cost of Goods Sold is the accumulated cost to produce what was sold (labor for a service business, purchase price plus acquisition costs for retail). These settings live in the Inventory settings covered in §12.

=== BOM Setup and Items ===
A Bill of Materials (BOM) is the list of raw materials/parts/components needed to produce an end-product.

'''One-time setup:'''
# Create a dedicated BOM entry-type journal if one doesn't exist: Control Panel → Entry Type setup → Add → name it → OK → Close.
# Enable manufacturing: Control Panel → Inventory setup → '''Bill of Materials (BOM)''' → tick '''Enable Manufacturing''' → set the Next BOM Number, the BOM journal, any additional cost, and the account that records that extra cost → '''Apply'''.

'''Example:''' manufacturing a bookshelf from 3 parts plus labor. First create the component items:

{| class="wikitable"
! Code !! Description !! Last Unit Cost
|-
| 1BS_PART_A || Bookshelf Part A || 140.00
|-
| 1BS_PART_B || Bookshelf Part B || 150.00
|-
| 1BS_PART_C || Bookshelf Part C || 160.00
|}

'''To define the BOM on the end-product item:''' select the item → BOM tab → tick Enabled → enter the BOM code and description → set the produced quantity (e.g. “1”) → tick “Print Details on Invoice” to list components on the invoice → add each part with its required quantity → enter any Extra Cost amounts → Save.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''BOM vs. Kit.''' The same BOM screen handles both. A regular BOM item must be manufactured (see below) before it can be sold. Ticking “Use as Kit” instead builds the BOM on the fly at invoice time — a kit item is just an assembly of components and needs no manufacturing step (§14.2).
</div>

'''To manufacture and produce the end-product:'''
# '''Record the request:''' Inventory → Manufacturing → '''New Request''' → fill in the fields below → Save. Check stock availability first via '''MR Report''' (Material Requirement).
# '''Process the request:''' select it → '''Process''' → enter the processing quantity → tick Completed if the request should close even if the full quantity wasn't produced → OK. Solace creates the end-product in the store, reduces component quantities, and posts the resulting ledger transactions. Affected reports include the BOM Journal report and Inventory Quantities.

{| class="wikitable"
! Field !! Meaning
|-
| Internal || Tick if the request didn't originate from a customer order; leave unticked to link it to a customer account.
|-
| Manufacture Number || Filled automatically from the next BOM number.
|-
| Sub Account || Customer sub-account number, if linked to one.
|-
| BOM Code || The BOM item code to produce.
|-
| Description || Free-text description of the request.
|-
| Stock Code || Filled automatically with the end-product's code.
|-
| Store || The store the end-product will be generated into.
|-
| Quantity Done || Running total already produced against this request (manufacture-on-demand allows staged production).
|}

=== Combo/Kit Items ===
A combo/kit combines items into one sellable whole without a manufacturing step. Example: a Dinner Suite combining a table and six chairs.

{| class="wikitable"
! Code !! Description !! Last Unit Cost
|-
| 1CH001 || Dinner Chair || 75
|-
| 1DS001 || Dinner Suite || (calculated from components)
|}

Create the kit item, tick “Use as Kit” on its BOM tab, and add the component items (adjusting a component's cost to reflect a combo discount if applicable — the kit's inclusive selling price is the total of its components).

'''To sell a kit,''' select it on an invoice either by its own code (line type “1 Stock Item”) or via line type “3 Kit Item” (filters the lookup to kit items only). If “Print Details on Invoice” was set, Solace lists the components as a comment line and reduces each component's quantity proportionally on posting; Sales Analysis reports reflect the same detail.

== First-Time Setup Checklist ==
# Complete company setup and user/salesperson administration ([[General Setup]]).
# Review the chart of accounts, account types and financial categories, adjusting descriptions as needed (§2).
# Create or import the ledger accounts you need (§3).
# Create customer and supplier accounts, including terms and price regimes (§4).
# Set up any customer/supplier/inventory categories you want to report by (§5).
# Set up entry types/journals, including cashbook accounts (§6).
# Enter opening balances via the General Journal, if this is a new company (§10).
# If trading stock: configure Inventory settings, groups and defaults, then create your inventory items (§12–13).
# If manufacturing: create the BOM entry type, enable manufacturing, and define BOMs/kits for your end-products (§14).
# Capture ordinary transactions through journals and documents, and reconcile the bank monthly (§7, §11).

== Glossary ==
{| class="wikitable"
! Term !! Meaning
|-
| Financial Category || The predefined classification (Sales, Cost of Sales, Fixed Assets, etc.) every ledger account belongs to; drives standard financial reports.
|-
| Entry Type || A configured journal (cashbook or non-cashbook) that transactions are captured and posted through.
|-
| Contra Account || The balancing account Solace posts to automatically to keep a batch double-entry balanced.
|-
| Posting || Committing a batch/document permanently to the ledger; before posting, entries remain editable.
|-
| 100% Tax Type || A tax type that records the full transaction amount to the Tax Control account, used for VAT-only entries.
|-
| Open Item || A matching mode where each payment is linked to a specific, matching due amount (as opposed to Balance Forward aging).
|-
| BOM (Bill of Materials) || The list of components/raw materials required to produce a manufactured end-product.
|-
| Kit/Combo || A sellable assembly of components that requires no manufacturing step, unlike a BOM item.
|-
| Stock Take || The process of counting physical inventory and reconciling it against the system's recorded quantities.
|}

----
[[Category:Accounting]] [[Category:Solace Accounting]] [[Category:Setup Guide]]

RDC Payroll

2026-09-15T21:09:03Z

Sylvain: Remove duplicate TOC numbering

{{DISPLAYTITLE:Payroll Processing in the Democratic Republic of Congo}}
'''A practical guide to salary structure, statutory contributions, income-tax withholding (IPR) and monthly compliance filings.'''

Coverage: national office staff, field/credit staff, supervisors, expatriate staff · Currencies: USD and CDF · Institutions: DGI · CNSS (formerly INSS) · INPP · ONEM

This article assumes the application itself is already set up (companies, employee classes, earnings, deductions). For that, see [[How to setup your Payroll]] first.

__TOC__

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Disclaimer.''' Percentages, brackets and deadlines in this article reflect the calculation logic built into the reference workbook and commonly applied DRC payroll practice at the time it was prepared. They are provided for internal reference only and must be verified against current legislation before use in a live payroll run.
</div>

== Purpose and Scope ==
This guide documents how monthly payroll is calculated and filed for a Democratic Republic of Congo (DRC) payroll operation. It explains, in order: the statutory bodies involved, how gross pay is built up, how each statutory deduction and employer contribution is computed, how the workbook moves data from staff records to individual payslips and government declarations, and what has to be filed each month.

It is written for a payroll administrator or accountant who will operate the workbook (or an equivalent payroll system) month to month. It is not a substitute for DRC tax and labour law and does not replace advice from the tax authority (DGI), the social security fund (CNSS), or a licensed local fiduciaire. Rates, thresholds and filing deadlines in the Congolese system are revised periodically by ministerial decree — always confirm current figures before relying on the values reproduced here.

== Institutions and Legal Framework ==
DRC payroll compliance involves four separate administrations, each with its own registration number, declaration form and payment schedule.

{| class="wikitable"
|-
! Institution !! Role !! What it collects
|-
| '''DGI – Direction Générale des Impôts''' || Tax authority || Withholds and collects the IPR (professional tax on remuneration) deducted from every employee's pay, and the IERE surtax on expatriate remuneration.
|-
| '''CNSS – Caisse Nationale de Sécurité Sociale''' (forms still headed “I.N.S.S.”) || Social security fund || Old-age pension, family-benefit and occupational-risk contributions, split between employee and employer shares.
|-
| '''INPP – Institut National de Préparation Professionnelle''' || Vocational training fund || An employer-only payroll levy that funds staff vocational training.
|-
| '''ONEM – Office National de l’Emploi''' || Employment promotion agency || An employer-only payroll levy that funds employment-promotion programmes.
|}

In practice, CNSS, INPP and ONEM contributions are usually remitted together on a single combined form — the ''Déclaration de Versement des Cotisations'' (“Modèle DC”) — while the CNSS also requires a separate nominal roll, the ''Relevé Mensuel des Rémunérations'' (“Modèle V”), listing every employee and their declared remuneration for the month. Keep blank copies of these forms on hand, or obtain them from the relevant institution.

== Dual-Currency Payroll: USD and CDF ==
Many DRC employers contract and pay salaries in US Dollars, which is legally permitted, but statutory filings and payments to the DGI and CNSS must be expressed — and settled — in Congolese Francs (CDF), the sole legal tender for tax and social-security purposes. The reference workbook keeps a complete USD payroll for internal management and staff payslips, and mirrors every figure into a parallel CDF payroll purely to produce the tax and CNSS numbers that must be declared.

The conversion uses a single exchange rate entered once per month (“Taux de Mois”) — 2,800 CDF/USD in the April 2025 model. Because the CDF has historically been prone to depreciation, this rate must be re-entered every month, ideally using the Banque Centrale du Congo (BCC) indicative rate or the rate the organisation actually applies to its statutory remittances.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Operational rule.''' Update the exchange-rate figure first, before entering any other figures for the month — every downstream CDF value, the IPR bracket calculation and the CNSS declaration all depend on it.
</div>

== Staff Categories in the Model ==
{| class="wikitable"
|-
! Category !! Where recorded !! Notes
|-
| Office staff (national) || “Staff de Bureau” block || Standard national CNSS/IPR treatment; eligible for a discretionary office “Prime” tied to report timeliness.
|-
| Field / credit staff (national) || “PRIME STAFF TERRAIN” block || Bonus driven by portfolio size, arrears (“Principal en Cours” / “Arrieres”) and reporting errors — typical of a microfinance loan-officer scheme.
|-
| Supervisors (national) || “PRIME SUPERVISEURS” block || Bonus driven by the number of groups/branches supervised (“BaCos”) and portfolio-at-risk.
|-
| Expatriate staff || “Staff Expatries” block || Different CNSS rates, flat-rate IPR, and an additional exceptional tax (IERE) — see §7.5.
|}

Every employee also carries a matricule (CNSS registration number), contract type (e.g. CDD – fixed-term), start date, contract-end/renewal status, and days actually worked in the month (26 being a full standard month in this model).

== Monthly Workbook Workflow ==
# '''Staff Info Input''' – confirm the pay month, refresh the monthly exchange rate, update base salary, allowances, loans, deductions, dependants and days worked.
# '''Prime Input''' – enter the month's performance bonus data for office, field and supervisory staff.
# '''Fiche de Paie USD''' (Nationaux / Expatries) – gross pay, CNSS base, CNSS contributions and net pay computed in USD.
# '''Fiche de Paie CDF''' (Nationaux / Expatries) – every USD figure converted to CDF at the monthly rate.
# '''Calcul IPR''' – the CDF taxable base for each national employee is run through the DGI's progressive bracket table.
# '''Individual payslip sheets''' – the final Bulletin de Paie, ready to print and sign.
# '''Mod.V-INSS''' – the CNSS nominal roll, generated automatically from the CDF payslip totals.
# '''IPR Historique Input''' – the month's total IPR logged for the annual DGI reconciliation.

== Components of Gross Remuneration ==
Only base salary, prime and “autres avantages” feed the CNSS/INPP/ONEM contribution base and, after deducting the employee CNSS share, the IPR taxable base; housing, transport, medical and family allowances are added to gross pay but are treated as non-contributory / non-taxable in this model (see the caveat in §7.2).

{| class="wikitable"
|-
! Element !! How it is computed !! In CNSS/INPP base? !! In IPR base?
|-
| Salaire de Base || Entered per employee || Yes || Yes
|-
| Prime || From the Prime Input sheet || Yes || Yes
|-
| Autres Avantages || Entered per employee || Yes || Yes
|-
| Logement (housing) || 30% of base salary, calculated automatically || No || No
|-
| Indemnité Médicale || Entered per employee || No || No
|-
| Transport || Entered per employee (flat monthly amount) || No || No
|-
| Allocations Familiales || 5,040 CDF per dependant child (max. 9), converted to USD || No || No
|}

== Statutory Deductions and Employer Contributions ==

=== CNSS Social Security (INSS on the older forms) ===
CNSS contributions are split between an employee share ('''QPO''' – Quote-Part Ouvrière) and an employer share ('''QPP''' – Quote-Part Patronale), both calculated on the CNSS/INPP base (Base + Prime + Autres Avantages).

{| class="wikitable"
|-
! Staff category !! Employee share (QPO) !! Employer share (QPP) !! Combined
|-
| National staff || 5% || 13% || 18%
|-
| Expatriate staff || 3.5% || 9% || 12.5%
|}

The employee share is deducted from pay; the employer share is an additional cost to the employer. Expatriate staff frequently have a different contribution profile because part of their social cover may sit with a home-country scheme — confirm the correct branch allocation and whether an exemption applies with CNSS before using the expatriate rate on a new contract.

=== IPR – Impôt Professionnel sur les Rémunérations (income tax withholding) ===
For national staff, IPR is withheld monthly using the DGI's progressive bracket table, applied to the taxable base (CNSS/INPP base less the employee's CNSS contribution), expressed in CDF.

{| class="wikitable"
|-
! Bracket !! Monthly taxable income (CDF) !! Rate
|-
| 1st || 0 – 162,000 || 0%
|-
| 2nd || 162,001 – 1,800,000 || 15%
|-
| 3rd || 1,800,001 – 3,600,000 || 30%
|-
| 4th || above 3,600,000 || 40%
|}

Two further adjustments apply before the withholding is finalised:
* '''Family relief''' – the computed tax is reduced by 2% per dependent child (up to 9 children), applied to the cumulative tax on the lower brackets.
* '''30% cap''' – the final IPR withheld can never exceed 30% of the employee's monthly taxable base, regardless of what the bracket calculation produces.

The bracket table is maintained in annual CDF terms and divided by 12 to give the monthly thresholds above; if the DGI revises the official scale, update the annual figures rather than the monthly ones, so the ÷12 conversion stays consistent.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Simplification to verify.''' This model excludes housing, transport, medical and family allowances entirely from both the CNSS and IPR bases. DRC rules in fact exempt several of these benefits only up to a regulatory ceiling, with any excess becoming taxable. Confirm current ceilings with the DGI/CNSS whenever an employee's allowances are unusually large relative to base salary.
</div>

=== INPP – Vocational Training Contribution ===
An employer-only levy of '''3%''' of the CNSS/INPP base, paid to the Institut National de Préparation Professionnelle. Not deducted from the employee's pay.

=== ONEM – Employment Promotion Contribution ===
An employer-only levy of '''0.2%''' of the CNSS/INPP base, paid to the Office National de l’Emploi. Not deducted from the employee's pay.

=== Expatriate-Specific Rules ===
* '''Flat-rate IPR''' – rather than the progressive bracket table, IPR is charged at a flat '''30%''' of the taxable base (base pay less employee CNSS), with no family relief applied.
* '''IERE – Impôt Exceptionnel sur la Rémunération des Expatriés''' – an additional exceptional tax of '''25%''' of the same taxable base, charged on top of IPR and specific to expatriate remuneration.

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
Expatriate income tax treatment is one of the more frequently revised areas of DRC tax practice and can depend on residency status, tax-equalisation clauses and any applicable double-tax treaty. Have a local tax advisor confirm the flat-rate/IERE treatment for each expatriate contract before running payroll on a new hire.
</div>

== Worked Example — April 2025 ==
Figures for a national office employee (Chef Exécutif, base salary US$585, no dependants, no prime that month):

{| class="wikitable"
|-
! Line !! Formula !! USD !! CDF (× 2,800)
|-
| Salaire de Base || input || 585.00 || 1,638,000
|-
| + Logement || 30% × base || 175.50 || 491,400
|-
| + Transport || input || 43.00 || 120,400
|-
| = Salaire Brut || sum of gains || 803.50 || 2,249,800
|-
| Base CNSS/INPP || base + prime + autres avantages || 585.00 || 1,638,000
|-
| − CNSS employee (5%) || 5% × base || 29.25 || 81,900
|-
| Base IPR (DGI) || CNSS base − CNSS employee || 555.75 || 1,556,100
|-
| − IPR (bracket calc.) || progressive brackets, 0 dependants || 74.68 || 209,115
|-
| = Net à payer || brut − CNSS employee − IPR || 699.57 || 1,958,785
|-
| Employer cost: CNSS (13%) || 13% × base || 76.05 || 212,940
|}

For the full five-person office team in this pay run, the company-wide totals were: gross pay '''US$3,147.15''' (8,812,020 CDF); CNSS '''US$406.00''' split US$112.78 employee / US$293.22 employer (1,136,772 CDF); IPR '''US$285.19''' (798,518 CDF); INPP '''US$67.67''' (189,462 CDF); ONEM '''US$4.51''' (12,631 CDF); net pay '''US$2,749.18''' (7,697,732 CDF).

== Bonus (“Prime”) Scheme ==
{| class="wikitable"
|-
! Staff group !! Bonus driver !! Reductions applied
|-
| Office staff || Timeliness of reports submitted (“Rapports à Temps”) || Deduction for missing/erroneous reports
|-
| Field / credit staff || Client numbers and portfolio quality (principal outstanding, arrears %) || Deduction per error
|-
| Supervisors || Number of groups/branches supervised (“BaCos”) and portfolio-at-risk || Deduction for missing/erroneous reports
|}
Each block computes a raw bonus, then rounds it to “Total Prime (Arrondit)” — use the rounded figure, since that is what flows through to the payslips.

== Producing Individual Payslips (Bulletin de Paie) ==
Each employee has a dedicated payslip layout pulling every figure from the USD payslip row: gains (base salary, prime, housing, medical, transport, family allowance) at the top, retenues (IPR, CNSS, loans, salary advances, union dues) below, and the net amount payable at the bottom, with signature blocks for HR and the employee.

== Statutory Filings and Reference Forms ==
{| class="wikitable"
|-
! Form !! Filed with !! Populated from
|-
| CNSS VIERGE (Modèle V) || CNSS || Mod.V-INSS sheet
|-
| MOD-DC – Déclaration de Versement des Cotisations || CNSS / INPP / ONEM (combined) || CNSS, INPP and ONEM totals on the Fiche de Paie CDF sheets
|-
| INPP VIERGE || INPP || “INPP (CDF)” total
|-
| ONEM VIERGE || ONEM || “ONEM (CDF)” total
|-
| IRPP VIERGE (IPR declaration) || DGI || “IPR (CDF)” total, and the IPR Historique Input log
|}

<div style="background:#f2e6c9;border:1px solid #b8860b;padding:10px 14px;margin:10px 0;">
'''Typical filing rhythm.''' CNSS, INPP and ONEM contributions and the IPR withholding are commonly declared and paid on a monthly cycle, widely referenced as due by the 15th of the month following the pay period. Confirm the current due dates for the employer's specific registration category before each submission.
</div>

== Monthly Closing Checklist ==
# Confirm the pay month and update the exchange rate.
# Update base salaries, allowances, loans, deductions, dependants and days worked for every employee.
# Enter this month's bonus data for office, field and supervisory staff.
# Review the USD payslips for each category for sense-check errors.
# Confirm the CDF conversion and the IPR bracket output for every national employee.
# Print, sign and file each employee's individual Bulletin de Paie.
# Generate the CNSS Modèle V roll and reconcile its total to the CDF payslip totals.
# Complete the MOD-DC combined remittance for CNSS, INPP and ONEM, and the IRPP declaration for IPR.
# Pay all statutory amounts by the applicable due date and retain proof of payment.
# Log the month's IPR totals for the annual reconciliation.

== Compliance Notes and Good Practice ==
* '''Rates change by decree.''' Re-validate CNSS, INPP, ONEM percentages and the IPR bracket table at least once a year and whenever official guidance is published.
* '''Keep both currencies reconciled.''' Check that the exchange rate used for filings matches the rate the organisation actually applies — an outdated rate under- or over-states the CDF tax base.
* '''Retain records.''' Keep signed payslips, the CNSS Modèle V, the MOD-DC remittance form and proof of payment — these are typically requested during a CNSS or DGI audit.
* '''Treat expatriate payroll separately.''' The flat-rate IPR and IERE surtax are materially different from the national progressive scale; confirm treatment before onboarding a new expatriate.
* '''Sense-check allowance ceilings.''' If housing, transport or medical allowances grow large relative to base salary, confirm whether current CNSS/DGI ceilings would make part of them contributory or taxable.

== Appendix A: Rate Summary ==
{| class="wikitable"
|-
! Item !! Rate / basis !! Paid by
|-
| CNSS – national staff || 5% (employee) + 13% (employer) of Base+Prime+Autres Avantages || Employee & employer
|-
| CNSS – expatriate staff || 3.5% (employee) + 9% (employer) of Base+Prime+Autres Avantages || Employee & employer
|-
| INPP || 3% of Base+Prime+Autres Avantages || Employer
|-
| ONEM || 0.2% of Base+Prime+Autres Avantages || Employer
|-
| IPR – national staff || Progressive: 0% / 15% / 30% / 40% by monthly CDF bracket, less 2% per dependant, capped at 30% of taxable base || Employee (withheld)
|-
| IPR – expatriate staff || Flat 30% of taxable base || Employee (withheld)
|-
| IERE – expatriate staff || Flat 25% of taxable base || Employee (withheld)
|-
| Logement (housing) || 30% of base salary || Employer-funded benefit
|-
| Allocation Familiale || 5,040 CDF per dependant child (max. 9) || Employer-funded benefit
|}

== Appendix B: Glossary ==
{| class="wikitable"
|-
! Term !! Meaning
|-
| Salaire Brut || Gross pay – all gains before deductions
|-
| Base Imposable (CNSS/INPP) || The portion of gross pay subject to social-security and INPP/ONEM contributions
|-
| Base Imposable (DGI) || The portion of pay subject to IPR income-tax withholding
|-
| QPO / QPP || Quote-Part Ouvrière / Patronale – employee share / employer share of a contribution
|-
| IPR || Impôt Professionnel sur les Rémunérations – payroll income tax withheld monthly
|-
| IERE || Impôt Exceptionnel sur la Rémunération des Expatriés – surtax on expatriate pay
|-
| Matricule || Employee's CNSS registration number
|-
| Bulletin de Paie || Individual payslip
|-
| Modèle V || Monthly CNSS nominal roll of remuneration
|-
| Taux de Mois || The USD/CDF exchange rate applied for the month
|}

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[[Category:Payroll]] [[Category:DRC]] [[Category:Solace Payroll]]